Verordening op de auditcommissie 2011De raad van de gemeente Súdwest Fryslân; gelezen het voorstel van de werkgroep ‘instelling auditcommissie’ d.d. 3 mei 2011; gelet op het besluit van het presidium d.d. 12 mei 2011; b e s l u i t:
- een auditcommissie in te stellen ex artikel 82 van de Gemeentewet en het aantal leden vast te stellen op maximaal zes, waarvan evenveel raadsleden uit de coalitie als uit de oppositie;
- de volgende raadsleden te benoemen tot lid:a. P.K. de Vriesb. H. Bandstrac. P. Dijkstrad. J. Kostere. K.J. Semploniusf. B.W. Gerdingh;
- na een periode van twee jaar de werkwijze van de auditcommissie te evalueren;
- vast te stellen de Verordening op de Auditcommissie 2011 Artikel1Instelling en begripsomschrijvingen 1Er is een auditcommissie. 2In deze verordening wordt verstaan onder:a. de commissie: de auditcommissie;b. de raad: de gemeenteraad;c. het college: het college van burgemeester en wethouders;d. de accountant: de in de Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de gemeentelijke organisatie van de gemeente Súdwest Fryslân bedoelde accountant die belast is met de controle op de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening;e. het controleprotocol: het controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening;f. controleverordening: de Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de gemeentelijke organisatie van de gemeente Súdwest Fryslân, vastgesteld 26 mei
- Artikel2Doel 1De commissie heeft als doel afstemmingsoverleg te voeren met de accountant als bedoeld in artikel 1 van de controleverordening en uitvoering te geven aan de taken als omschreven in artikel
- 2De commissie treedt niet in de onderscheiden bevoegdheden van raad en college. Artikel3Taken en bevoegdheid 1De commissie heeft als aandachtsgebied alle activiteiten die van belang zijn voor een goede beheersing van de gemeente op het gebied van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid in het kader van de kaderstellende en controlerende verantwoordelijkheidvan de raad. 2Onder de in het eerste lid bedoelde activiteiten wordt in ieder geval begrepen:a. de voorbereiding van het door de raad vast te stellen controleprotocol;b. het zijn van eerste aanspreekpunt voor de accountant richting de raad betreffende de opzet en uitvoering van de accountantscontrole;c. een overlegplatform te zijn voor de voorgenomen controleaanpak door de accountant met de mogelijkheid om specifieke aandacht te doen besteden aan bepaalde posten of organisatieonderdelen, zoals ook bedoeld in artikel 2, vierde lid van de controleverordening;d. een overlegplatform te zijn over de uitkomsten van de door de accountant uitgevoerde controles;e. het evalueren van de werkzaamheden van de accountant;f. het voorbereiden van de selectie van de accountant na afloop van het contract met de accountant en het adviseren van de raad over de aanwijzing van een accountant;g. een afstemmingsoverleg te zijn over de voorgenomen onderzoeken door accountant, rekenkamercommissie en college;h. het ontwikkelen van de instrumenten in de planning- en controlcyclus, waaronder de programmabegroting;i. het adviseren aan de gemeenteraad over genoemde taken. 3De commissie heeft geen directe opdrachtgevende rol naar de externe accountant, andere onderzoeksbureaus of de gemeentelijke organisatie. Artikel4Samenstelling en benoeming 1De commissie bestaat uit maximaal zes door de raad benoemde raadsleden. 2De commissie wijst een voorzitter en één of meer plaatsvervangende voorzitters aan. 3Een lid kan zich bij verhindering laten vervangen door een ander lid van zijn fractie. 4De commissie heeft als adviseurs de wethouder van financiën, het hoofd van de afdeling financiën, de financial controller en de gemeentesecretaris, dan wel een door de gemeentesecretaris aan te wijzen vervanger. 5De griffier (of zijn plaatsvervanger) is secretaris van de commissie en kan eveneens aan de beraadslagingen deelnemen. 6De commissie kan andere interne en externe adviseurs verzoeken de vergadering bij te wonen en advies uit te brengen aan de commissie. Artikel5Zittingsduur 1De zittingsperiode van de leden eindigt in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van de raad of bij ontslag als lid van de raad. 2De raad kan een lid tussentijds ontslaan. 3Een lid kan te allen tijde ontslag nemen. Artikel6Voorzitter De voorzitter draagt zorg voor het tijdig en periodiek bijeenroepen van de commissie, het leiden van de vergaderingen, het bewaken van de uitgangspunten en het bevorderen van een heldere besluitvorming over commissieaangelegenheden. De voorzitter wordt daarbijondersteund door de secretaris van de commissie. Artikel7Vergaderingen en verslaglegging 1De commissie vergadert zoveel als zij nodig acht, ter bespreking van procedurele en inhoudelijke aspecten van de taken van de commissie. 2De adviseurs worden in principe voor elke vergadering van de commissie uitgenodigd.De commissie kan besluiten om te vergaderen zonder één of meerdere adviseurs. 3De vergaderingen van de commissie zijn niet openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt. 4De besluiten en adviezen van de commissie zijn openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt. 5Van iedere vergadering wordt een verslag gemaakt onder verantwoordelijkheid van de secretaris. Het verslag wordt vastgesteld door de commissie. 6Het vastgestelde verslag van niet openbare vergaderingen wordt vertrouwelijk ter kennis gebracht aan het presidium en aan het college en ligt voor de overige raadsleden vertrouwelijk ter inzage op de griffie. Artikel8Informeren raad 1De commissie informeert de raad via de commissie Bestjoer en Finânsjes en het college over gemaakte afspraken met de accountant en/of andere adviserende leden en beoordeelt of het wenselijk is de raad tussentijds te informeren over bevindingen aangaande haar werkzaamheden. 2Op verzoek van de raad geeft de voorzitter van de commissie een toelichting in de gemeenteraad. Vertrouwelijke mededelingen worden in een besloten vergadering gedaan. Artikel9Citeertitel en inwerkingtreding 1De verordening kan worden aangehaald als Verordening auditcommissie. 2De verordening treedt in werking met ingang van de dag volgend op de dag van bekendmaking. Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 23 juni 2011Drs. H.H. Apotheker , voorzitter. G.W. Stegenga , plaatsvervangend griffier.