Inkoop- en Aanbestedingsbeleid Graafstroom (Graafstroom)

Inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeenschappelijke regeling De Waard Incl. de gemeenten Graafstroom, Liesveld en Nieuw-Lekkerland 1 Inleiding Voorgeschiedenis De werkgroep Harmonisatie inkoopbeleid heeft naar aanleiding van de voorgenomen samenwerking tussen de drie gemeenten het initiatief genomen om een nieuw gemeenschappelijk aanbestedingsbeleid te ontwikkelen. Op het deelterrein Inkoop waren redelijke verschillen te constateren tussen zowel beleid als uitvoering. Om de samenwerking op inkoopgebied optimaal in te richten was het noodzakelijk een aantal gemeenschappelijke beleidsuitgangspunten te formuleren. Deze nieuwe beleidsnota is daarvan het resultaat. Ook sluit de nota aan op hedendaagse ontwikkelingen met betrekking tot bijv. duurzaam en rechtmatig inkopen en zijn bevindingen van de Regionale Rekenkamer Alblasserwaard-Vijfherenlanden, bij het uitvoeren van onderzoek naar de stand van zaken m.b.t. inkopen en aanbesteden, in de betrokken gemeenten, meegenomen. Raamwerk Het nieuwe inkoop- en aanbestedingsbeleid geeft een raamwerk waarbinnen iedereen, die betrokken is bij het uitoefenen van de inkoopfunctie, geacht wordt rechtmatig en doelmatig te handelen. Het vormt de inkoopleidraad voor de drie betrokken gemeenten Graafstroom, Liesveld en Nieuw- Lekkerland alsmede de gemeenschappelijke regeling De Waard. Met dit document wordt bovendien een fundament gelegd voor een verdere professionalisering en maatschappelijk verantwoorde invulling van de inkoopfunctie van de drie samenwerkende gemeenten en de gemeenschappelijke regeling De Waard. Dit document vervangt bij vaststelling; het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Liesveld, vastgesteld in maart 2008; het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Nieuw-Lekkerland, vastgesteld op 17 maart 2005; het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Graafstroom, vastgesteld op 5 november 2004 door het College van B&W. Aanbestedende diensten De gemeenschappelijke regeling De Waard is qua organisatiestructuur zodanig van opzet dat er sprake is van een gemeenschappelijke uitvoeringsorganisatie in welke 4 lijnafdelingen en een stafafdeling zijn opgenomen. De algemeen directeur is tevens gemeentesecretaris voor de drie gemeentebesturen. Bestuurlijk gezien blijven de gemeentebesturen tot datum herindeling verantwoordelijk voor de besluitvorming in de eigen gemeente. Met de vorming van De Waard ontstaat een nieuwe, ambtelijke (uitvoerings-)organisatie die, naast de drie gemeenten Graafstroom, Nieuw-Lekkerland en Liesveld, eveneens als aanbestedende dienst aangemerkt dient te worden. In beleidsregel 3.2 wordt dit punt nader toegelicht. Het aanbestedingsbeleid Deze nota heeft betrekking op alle opdrachten voor zowel diensten als leveringen als werken van de deelnemende organisaties in De Waard. Deze nota geeft de algemeen geldende kaders aan waarbij de volgende uitgangspunten en randvoorwaarden dienen te worden gehanteerd: de vigerende nationale en EG-regelgeving; integriteit, transparantie, non-discriminatie, objectiviteit en zorgvuldigheid; het bedingen van de meest voordelige prijs bij een omschreven kwaliteitsniveau. De bedoeling is een gemeenschappelijk beleid te creëren waaraan alle partijen zich conformeren. Daarbij is het ten behoeve van de uniformiteit onvermijdelijk ook enkele processen in het beleid neer te leggen. Voorbeelden hiervan zijn de gemeenschappelijke inkoopvoorwaarden resp. de toepassing, de procedure groslijst leveranciers/aannemers en de richtlijnen voor het aanleggen van een compleet en rechtmatig aanbestedingsdossier per aanbesteding. Door een gezamenlijk beleid zijn veel voordelen te realiseren. Het is mogelijk om tot een betere stroomlijning van de inkoopprocessen te komen, anderzijds kunnen door bundeling resp. volumevergroting kostenbesparingen worden gerealiseerd. Uitvoering Inkoopfunctie In dit beleidsdocument maakt de werkgroep Harmonisatie inkoopbeleid een onderscheid tussen beleid en uitvoering. Uitvoeringshandelingen van de medewerkers aanbestedings- en inkoopbeleid of budgethouders blijven in het beleid, behoudens beschrijvingen in de bijlagen, buiten beschouwing. In bijlage 4 “inkooptaken en verantwoordelijkheden” wordt bijv. in hoofdlijnen ingegaan op de verantwoordelijkheden van de diverse functies in het aanbestedingsproces. Nieuwe inkoopfunctie De aan te stellen inkoopfunctionarissen vervullen een adviserende, coördinerende rol in het inkoopproces. Zij houden zich enerzijds bezig met het vaststellen van gemeentebrede kaders op inkoop- en aanbestedingsgebied, het ontwikkelen van inkooptools, verrichten initiërende en toetsende inkoopwerkzaamheden, maar ook met het begeleiden van en adviseren van budgethouders over strategische en tactische (Europese) inkoop- en aanbestedingstrajecten. De werkgroep kiest voor een centraal gecoördineerde inkoop. Argumenten: de verantwoordelijkheid voor aanbestedingen blijft bij de budgethouder; de inkoopfunctionarissen werken nauw samen met budgethouders, faciliteren, adviseren en ondersteunen gevraagd en ongevraagd (relatie met integraal management); zij hebben echter ook een uitvoerende en toetsende rol (inkoop is niet vrijblijvend); de inkoopfunctionarissen bieden een deskundige inkoopexpertise op centraal niveau via de GR De Waard aan; -de inkoopfunctionarissen maken gebruik van de schaalvoordelen door het bundelen van volumes en het aanbesteden van raamcontracten; -de inkoopfunctionarissen kunnen, in overleg met budgethouders, (tijdelijke) inkoopteams samenstellen bij omvangrijke, gezamenlijke inkoopprojecten; -de inkoopfunctionarissen toetsen, vooraf, verplicht alle aanbestedingen boven de drempelwaarde van meervoudig onderhands aanbesteden (inzet: waarborg rechtmatigheid); -deze vorm is uitermate geschikt voor producten en diensten die voor méér dan één afdeling binnen een gemeente of gemeenten met enige regelmaat worden ingekocht. Leeswijzer In de inleiding wordt duidelijk dat door de samenwerking tussen de betrokken gemeenten een nieuw, gezamenlijk beleid nodig is als overkoepelend kader voor het verantwoord (rechtmatig) en kostenefficiënt (doelmatig) uitgeven van de toevertrouwde budgetten. Getracht is dit beleid zo pragmatisch en leesbaar mogelijk op te stellen. Dit vindt zijn weerslag in de korte en heldere beleidsregels in hoofdstuk 3 alsmede een korte toelichting direct onder elke beleidsregel. In de bijlagen wordt vervolgens ingegaan op de dagelijkse inkooppraktijk, inkoopprocessen, rollen en verantwoordelijkheden en de gemeenschappelijke inkoopvoorwaarden. 2 Doelstellingen van het beleid De algemene doelstelling van het gemeenschappelijke aanbestedingsbeleid is als volgt verwoord: “Het verbeteren van het inkoop- en aanbestedingsproces op een zodanig professionele wijze dat de samenwerkende gemeenten en de GR De Waard de juiste kwaliteit van de te leveren producten, diensten en werken tegen de laagst mogelijke integrale kosten verkrijgen”. Subdoelstellingen: -‘’De gemeenten en de GR De Waard willen betrouwbare en integere opdrachtgevers zijn die zowel lokale, regionale als (inter-)nationale leveranciers eerlijke en gelijke kansen bieden’’; -‘’Het proces van inkopen en aanbesteden is controleerbaar voor bestuur, management, burgers en bedrijven’’; -Waar mogelijk worden lokale en regionale leveranciers in staat gesteld deel te nemen aan enkelvoudige en meervoudig onderhandse procedures”. Jaarlijks kopen de gezamenlijke gemeenten voor ca. 25-30 miljoen aan diensten, leveringen en werken in. Dat schept verantwoordelijkheid; niet alleen naar inwoners, maar ook naar overige belanghebbenden. De gemeenten en De GR De Waard willen de gemeenschapsgelden op een efficiënte, verantwoorde en rechtmatige wijze besteden. Bij de procedures die voorafgaan aan opdrachten moeten de samenwerkende gemeenten en De Waard zich opstellen als betrouwbare partijen, die bij het verlenen van opdrachten volgens vaste regels en zonder willekeur of bevoordeling van partijen werken en hierbij zorgvuldig en integer optreden. Bovendien moet de gemeentebesturen daar op een goede wijze verantwoording over af kunnen leggen aan de burgers. Procedures moeten controleerbaar zijn, hetgeen specifieke eisen stelt aan de openheid en transparantie van de procedures. Deze eisen gelden ook voor het ambtelijk apparaat dat de gemeentebesturen ter zijde staat bij het uitoefenen van haar taken. Het ambtelijk apparaat dient openheid, objectiviteit en zorgvuldigheid te betrachten naar het gemeentebestuur en naar de contractpartners. Het beleid biedt niet altijd de ruimte om lokale en regionale leveranciers een voorkeurspositie te geven, hetgeen niet onlogisch is omdat bij grotere bedragen de drempelwaarden gekoppeld zijn aan openbare dan wel Europese aanbesteding. Bij lagere bedragen (onder de drempels van Openbaar Aanbesteden) kunnen de gemeenten en De Waard echter wél lokale en regionale bedrijven uitnodigen voor deelname aan aanbestedingen. Deelname impliceert overigens niet dat er direct sprake is van opdrachtverlening; ook bij kleinere opdrachten zullen lokale en regionale bedrijven aan de gestelde criteria (selectie- en gunningscriteria) en eisen uit de offerteaanvraag of het bestek moeten voldoen. 3 Beleidsregels 3.1 Voor het aanbesteden van werken, leveringen en diensten worden door de gemeenten en de GR De Waard de geldende regels nageleefd. De overheid (waartoe gemeenten en openbare lichamen van gemeenschappelijke regelingen behoren) is een grote afnemer van goederen en diensten. Zij mag echter in de meeste gevallen, behoudens bij de procedure van enkelvoudig of meervoudig onderhands aanbesteden, niet een willekeurig bedrijf kiezen dat de goederen of diensten levert. Hetzelfde geldt voor het laten uitvoeren van een werk. Voor het kiezen van ondernemingen gelden speciale procedures die moeten worden nageleefd volgens het geldende aanbestedingsrecht. Boven vastgestelde drempelwaarden voor leveringen, diensten en werken is de Nederlandse overheid verplicht om opdrachten Europees aan te besteden. 3.2 De aanbestedende dienst is altijd de “gemeente” of de “gemeenschappelijke regeling De Waard”. In het Burgerlijk Wetboek is bepaald dat gemeenten en andere (openbare) lichamen waaraan een deel van de overheidstaak is opgedragen, zoals de GR De Waard, rechtspersoonlijkheid bezitten. Organisatieonderdelen van gemeenten of van de GR De Waard hebben geen rechtspersoonlijkheid en kunnen om die reden niet aan het rechtsverkeer deelnemen. De aanbestedende dienst is daarom altijd de rechtspersoon: de gemeente (specifiek; de gemeente Graafstroom, Liesveld of Nieuw- Lekkerland) of de GR de Waard. 3.3 Bij opdrachten boven de Europese drempelbedragen is Europees aanbesteden verplicht. De drempelbedragen waarboven Europees dient te worden aanbesteed worden elke twee jaar opnieuw vastgesteld door de Europese Commissie. De meest actuele stand van zaken met betrekking tot de drempelbedragen is te vinden op de website van het ministerie van Economische Zaken (www.minez.nl). Op het moment van vaststellen van dit beleid bedragen deze drempelbedragen voor 2010 (ingangsdatum: vanaf 1 januari 2010): voor overheidsopdrachten voor werken: € 4.845.000,- (excl. BTW) voor overheidsopdrachten voor leveringen: € 193.000,- ,, voor overheidsopdrachten voor diensten: € 193.000,- ,, Wil een aanbestedende dienst een opdracht geven die boven deze bedragen uitkomt, dan dient Europees te worden aanbesteed. De drempelbedragen worden elke twee jaar geactualiseerd. Voor het bepalen van de drempelwaarde dient uitgegaan te worden van het totaalbedrag van de incidentele investering of aankoop (indien van toepassing), het project (bijv. de bouw van een brug) of de gezamenlijke waarde van de herhalingsaankopen (goederen of diensten) over een periode van 4 jaar. 3.4 Bij opdrachten onder de Europese drempelbedragen besteden de gemeenten of de GR De Waard aan volgens de procedure die hoort bij de in het beleid vastgestelde drempelwaarde. De te volgen aanbestedingsprocedure is afhankelijk van de drempelwaarde. Het is altijd toegestaan om een procedure te volgen die hoort bij een hoger drempelbedrag. Aanbestedingsvorm Werken Leveringen Diensten Europees (met of zonder voorselectie) > het door de EC vastgestelde drempelbedrag > het door de EC vastgestelde drempelbedrag > het door de EC vastgestelde drempelbedrag Openbaar (met of zonder voorselectie) > € 1.500.000,- > € 150.000,- > € 150.000,- Meervoudig onderhands (min. 3 offertes) > € 75.000,- > € 25.000,- > € 25.000,- Enkelvoudig onderhands (min. 1 offerte) < € 75.000,- < € 25.000,- < € 25.000,- Bovenstaande drempelbedragen en bijbehorende aanbestedingsvormen dragen bij aan het doel dat met dit gemeenschappelijke aanbestedingsbeleid wordt beoogd: doelmatig, integer, professioneel, rechtmatig en verantwoord aanbesteden. Voor enkelvoudig onderhands geldt het uitgangspunt dat opdrachten voor leveringen, diensten of werken niet voorbehouden kunnen worden aan één bedrijf. Er wordt door de gemeenten en de GR De Waard bij enkelvoudig onderhands gebruikt gemaakt van wisselende bedrijven. Bij aanwezigheid van een groslijst voor aannemers kan de keuze beperkt worden tot de aannemers die zich middels eerdere opdrachten bewezen hebben. Voor meervoudig onderhands geldt het uitgangspunt dat, indien mogelijk, in ieder geval één lokaal bedrijf, of regionaal bedrijf, mee kan dingen naar de opdracht. Eén keer per drie, gelijksoortige, aanbestedingen selecteren de aanbestedende diensten, voor zover dit mogelijk is, een nieuw bedrijf dat uitgenodigd zal worden voor deelname aan de aanbesteding (vooral bij toepassing bij werken). Een nieuw bedrijf hoeft geen onderdeel van de groslijst aannemers uit te maken. Zie voor een aanvullende toelichting beleidsregel 3.

1. Jaarlijks zullen de drempelwaarden onder het door de Europese Commissie vastgestelde drempelbedrag door de aanbestedende diensten, onder regie van de inkoopfunctionaris, geëvalueerd worden. Het toetsingskader zal o.a. bestaan uit de meest recente ontwikkelingen in de markt, de wetgeving en de ervaringen van de aanbestedende diensten met deze drempels c.q. de praktische toepasbaarheid. In bijlage 8 is een beschrijving, en toepassing, van alle aanbestedingsprocedures opgenomen. 3.5 Vanaf een drempel van € 150.000 besteden de gemeenten of de GR De Waard opdrachten voor diensten en leveringen aan volgens de openbare aanbestedingsprocedure; voor werken geldt een drempel van € 1.500.000,- of hoger. Een openbare aanbesteding (nationale procedure) verschilt van de Europese procedure op bepaalde punten; de termijnen die nageleefd moeten worden en de wijze van publiceren. Bij een openbare aanbesteding hebben alleen nationale aanbieders toegang tot de aanbesteding, waardoor een aankondiging alleen in de Staatscourant, vakblad, de eigen website(s) of op een aanbestedingswebsite (www. Aanbestedingskalender.nl of Tenderned (vermoedelijk vanaf 2010 operationeel)) behoeft te worden gepubliceerd. Laat onverlet dat voor openbare aanbestedingen dezelfde uitgangspunten als Europees aanbesteden gelden; het naleven van de beginselen van het aanbestedingsrecht (gelijke behandeling, nondiscriminatie en transparantie). Bij openbare aanbestedingen gelden overigens geen belemmeringen voor deelname van bedrijven uit de regio of gemeenten. Ook zij kunnen meedingen naar grotere opdrachten mits zij aan de gestelde selectie- of kwalificatiecriteria voldoen. 3.6 Bij het aanbesteden worden opdrachten voor gelijksoortige diensten, leveringen en werken zoveel mogelijk gebundeld. De gemeenten fuseren de ambtelijke organisaties vanaf 1 september 2009 in één gemeenschappelijke uitvoeringsorganisatie; de gemeenschappelijke regeling De Waard. Vanuit het oogpunt van doelmatigheid kan door de uitvoeringsorganisatie door bundeling een optimaal aanbestedingsresultaat worden behaald. Bundeling van inkoopvolumes genereert voordelen die de gemeenten apart niet of minder eenvoudig kunnen realiseren. Gelijksoortige leveringen en diensten moeten in ieder geval organisatiebreed, d.w.z. binnen de individuele gemeenten of de GR De Waard, gebundeld worden. In de praktijk is vast te stellen dat bundeling van volumes elkaar niet bijt, omdat gemeenten zeer vaak dezelfde leveringen en diensten inkopen. Waar mogelijk, en als dit kosteneffectief is, zullen de aanbestedende diensten initiatieven tot regionale bundeling met andere gemeenten in de Alblasserwaard nemen. In het voorstel van stuurgroep De Waard d.d. 24-03-2009 staat expliciet dat opschalen helpt en zelfs noodzakelijk is om de kwaliteitsslag effectief te kunnen maken. En door “massa maken”’ zijn er per definitie minder meerkosten. Bundeling van gelijksoortige opdrachten binnen alle deelnemende gemeenten en de GR De Waard is daarmee een pré c.q. een kans om gezamenlijk doelmatig en effectief in te kunnen kopen. Aan de hand van het totale gezamenlijke bedrag kan bepaald worden welke procedure gevolgd moet worden. Om knippen te voorkomen kunnen bepaalde inkooppakketten via een centrale afdeling in de GR De Waard verlopen. De inhuur of detachering van personeel kan bijv. via P&O lopen, de inkoop van kantoorartikelen en meubelen via de facilitaire afdeling. Opdrachten in het algemeen, die niet onder bepaalde afdelingen vallen, kunnen via de inkoopfunctionarissen worden gebundeld, omdat zij goed zicht kunnen hebben op andere gelijksoortige opdrachten binnen alle aanbestedende diensten. De inkoopfunctionarissen maken jaarlijks een ronde langs de aanbestedende diensten ter inventarisatie van de inkopen en aanbestedingen die in een kalenderjaar plaatsvinden. De verkregen informatie benutten zij voor het opstellen van een inkoopjaarplan waarin de prioriteiten voor dat jaar benoemd worden. Het jaarplan wordt ter besluitvorming aan het Dagelijks Bestuur voorgelegd. Initiatieven tot bundeling vormen een vast onderdeel bij het opstellen van de prioriteiten. Eén keer per jaar wordt een inkoopscan (analyse van alle jaarfacturen) uitgevoerd om zodoende een nauwkeurig beeld van alle jaarlijkse uitgaven te verkrijgen en na te gaan of bundeling tot stand komt c.q. er nog initiatieven tot bundeling genomen moeten worden. 3.7 Opdrachten mogen niet worden gesplitst in kleinere opdrachten met het doel de werking van de Europese richtlijnen of andere voorgeschreven aanbestedingsvormen te ontwijken. Splitsen van opdrachten om het principe van Europees aanbesteden te ontlopen is niet toegestaan. De berekening van de waarde van een opdracht dient te worden gebaseerd op het totale bedrag van de opdracht, exclusief omzetbelasting. Bij de berekening moet de aanbestedende dienst ook rekening houden met eventuele opties en verlengingen van het contract. Uitgangspunt is derhalve de geraamde waarde van de opdracht of het project gedurende de maximale contractduur. In lid 1 t/m 16 van artikel 9 van het BAO is opgenomen hoe de raming van de opdracht tot stand komt. Daarnaast zijn er in artikel 9 ook opties opgenomen om de aanbesteding in percelen te gunnen. De percelenregeling biedt mogelijkheden om kleinere bedrijven in de markt naar een deel van de opdracht (een perceel) mee te laten dingen. Voor andere aanbestedingsvormen geldt het beginsel van niet-splitsen eveneens. 3.8 De gemeenten en de GR De Waard passen zoveel mogelijk uniforme aanbestedingsreglementen toe. Daar waar het werken betreft zullen de gemeenten of de GR De Waard het ARW 2005 toepassen (ARW = Aanbestedingsreglement Werken). De algemene beginselen van behoorlijk bestuur worden bevorderd door het hanteren van aanbestedingsreglementen en standaardbestekken. Om de aanbestedingsprocedures te regelen bestaan er diverse reglementen. Met de komst van het ARW 2005, dat weliswaar niet verplicht gesteld is voor de lokale overheid, maar uitstekend bruikbaar is en door het VNG wordt aanbevolen, is er geen belemmering om deze toe te passen. Het ARW 2005 is op dezelfde basis geschoeid als de Europese aanbestedingsrichtlijnen (BAO). Er wordt gebruik gemaakt van vaste termijnen voor het indienen van inschrijvingen, de wijze van aanbesteden (meervoudig, openbaar, niet-openbaar) wordt beschreven, bij elektronische publicatie van de aankondiging van de opdracht mag de inschrijvingstermijn worden ingekort, etc. Het ARW 2005 kan naast de Europese aanbestedingsregelgeving worden toegepast. 3.9 In de planning van projecten horen de aanbestedingsprocedures en de bijbehorende termijnen in acht te worden genomen. Tijdsduur of –gebrek kan geen reden zijn om af te wijken van de eigen drempelwaarden of geldende nationale en/of Europese richtlijnen. Goed aanbesteden betekent op tijd beginnen. In de gemeentelijke processen moet rekening gehouden worden met het gegeven dat aanbesteden een projectmatige aanpak voorstaat en diverse stappen onderkent; de voorbereidingsfase, de uitvoeringsfase en de contracteringsfase. Bij elke stap hebben diverse expertises een rol, enerzijds als adviseur anderzijds als uitvoerende en/of belanghebbende. De periode van uitvoering hangt vooral af van de drempelwaarde en de bijbehorende wijze van aanbesteding. Voor openbaar of Europees aanbesteden dient meer tijd ingeruimd te worden dan een meervoudig onderhandse aanbesteding; een tijdsduur van 5 of 6 maanden is niet ongewoon. Tijdgebrek komt vaak voort uit een gebrekkige planning en/of een verkeerde perceptie van de doorlooptijd van een aanbesteding. Tijdgebrek is echter geen argument om onderhands in plaats van openbaar of Europees aan te besteden. 3.11 Als aanbesteden volgens het aanbestedingsbeleid niet meer doelmatig is, kan gemotiveerd van het beleid worden afgeweken. Er kunnen zich (wettelijk omschreven) omstandigheden voordoen dat het niet doelmatig is om volgens de, in de drempelwaardentabel omschreven procedures, aan te besteden. Dit kan te maken hebben met de waarde van de opdracht, met de aard van het werk, de levering of dienst dan wel marktomstandigheden; er is bijv. maar één leverancier (monopolie) of het onderhoud c.q. levering van het merendeel van de al aanwezige pompgemalen is uitbesteed aan een leverancier. Afwijking is alleen mogelijk na advies van de inkoopfunctionaris en na besluitvorming door; de directeur van de GR De Waard bij afwijking van de procedure meervoudig onderhands; het College bij afwijking van Openbaar aanbesteden. Het is vrij complex om alle factoren en omstandigheden te benoemen die de rechtvaardiging kunnen bieden voor een rechtmatige of toegestane afwijking. Er is door de GR De Waard en de gemeenten gekozen om aan de voorkant een verplichte toets door de inkoopfunctionaris te laten plaatsvinden. Afwijkingsbesluiten worden via een jaarverslag aan het Dagelijks Bestuur (DB) gerapporteerd. Afwijking Europees aanbesteden Bij opdrachten die boven de Europese drempelbedragen uitkomen, is afwijken niet toegestaan, behalve wanneer dit in overeenstemming met het BAO is. In artikel 31 van het BAO zijn enkele omstandigheden omschreven binnen welke dit wel mogelijk is. Voorbeeld: art. 31 lid 1 sub b uit het BAO: “Wanneer de overheidsopdracht om technische en/of artistieke redenen of om redenen van bescherming van uitsluitende rechten slechts aan een bepaalde ondernemer kan worden toevertrouwd”. De aanbestedende dienst kan dan een procedure volgen van gunning door onderhandeling zonder voorafgaande bekendmaking van een overheidsopdracht. Voor de interpretatie van het BAO wordt, in alle gevallen, de inkoopfunctionaris benaderd. Zo nodig wint de inkoopfunctionaris advies in bij een jurist of juridisch adviesbureau. Afwijkingen meervoudig onderhands en Openbaar aanbesteden De volgende redenen kunnen aanleiding zijn om, in uitzonderingsgevallen af te wijken van de procedure meervoudig onderhands of Openbaar aanbesteden: bij specialistische producten (slechts leverbaar door één of enkele leverancier(s)); bij dwingende spoed als gevolg van onvoorziene omstandigheden die niet aan de gemeenten of de GR De Waard zijn toe te rekenen; bij een complex uitvoeringsproces; bij verwevenheid met parallelle processen; indien het gaat om producten die om artistieke of technische redenen slechts aan één bepaalde ondernemer kunnen worden toevertrouwd; -bij vervolgopdrachten, indien de keuze van een andere opdrachtnemer onaanvaardbaar hoge kosten of technische moeilijkheden met zich mee zou brengen. Bij afwijking op grond van bovengenoemde redenen kan een lagere aanbestedingsprocedure door de aanbestedende dienst worden toegepast; onderhands in plaats van meervoudig onderhands of onderhands dan wel meervoudig onderhands in plaats van openbare aanbesteding. 3.12 Bij opdrachtverlening wordt waar mogelijk door de gemeenten of de GR De Waard gebruik gemaakt van raamovereenkomsten met leveranciers, dienstverleners of aannemers. Onder 3.6 is sprake van de beleidsregel zoveel mogelijk bundelen. Vooral gebundelde opdrachten lenen zich bij uitstek ter vastlegging in een raamovereenkomst. Ook raamovereenkomsten moeten Europees worden aanbesteden indien de drempelwaarde overschreden wordt. Indien het een opdracht met onbepaalde duur geldt of waarvan de looptijd niet kan worden bepaald dient het maandelijks te betalen bedrag vermenigvuldigd worden met
2. Nb.: Raamovereenkomsten mogen volgende de Europese aanbestedingsregels geen langere looptijd dan 48 maanden hebben tenzij er sprake is van een (goed gemotiveerd) uitzonderingsgeval. Raamovereenkomsten kunnen zowel overeenkomsten met of zonder afnameverplichting betreffen. 3.13 Bij enkelvoudige en meervoudig onderhandse aanbestedingen worden waar mogelijk lokale of regionale bedrijven in staat gesteld om aan de aanbesteding deel te nemen. De drie gemeentebesturen en de GR De Waard willen de regionale, economische bedrijvigheid stimuleren De mogelijkheden daartoe vinden hun grenzen in wet- en regelgeving (zoals het Bao en onderhavig beleid) en in de algemene beginselen van behoorlijk bestuur (non-discriminatie, transparantie). Dit betekent dat regionale bedrijven zoveel mogelijk in staat moeten worden gesteld om mee te dingen naar opdrachten van de gemeenten of de GR De Waard, zonder dat dit ten koste gaat van de rechten van niet-regionale bedrijven. Als voorbeeld kan worden genoemd dat bij een meervoudig onderhandse aanbestedingsprocedure van de drie aan te vragen offertes, één daarvan wordt aangevraagd bij een bedrijf dat een vestiging in het verzorgingsgebied van De Waard heeft. Waar het mogelijk is en voor zover het zinvol is, worden steeds één of meer regionale bedrijven in de gelegenheid gesteld om aan de onderhandse aanbesteding mee te doen. Voorkeursbehandelingen en automatismen moeten op dit punt uiteraard worden vermeden. Bij enkelvoudige aanbestedingen wordt zoveel mogelijk gewisseld van bedrijven. Voor het aanbesteden van werken is het uitgangspunt dat aannemers voor deelname aan een enkelvoudige of meervoudig onderhandse aanbesteding op de groslijst moeten staan. In uitzonderingsgevallen kan hiervan afgeweken worden. De procedure met betrekking tot de groslijst is nader uitgewerkt in bijlage
3. 3.14 De gemeenten en de GR De Waard verwachten met het oog op ethisch beleid dat haar medewerkers bij het doen van inkopen of uitvoeren van aanbestedingen integer handelen. Alle inkopen van de gemeenten en de GR De Waard worden op transparante, objectieve en niet discriminerende wijze uitgevoerd. Bestuurders en ambtenaren onderhouden een zakelijke relatie met de opdrachtnemer en moeten te allen tijde integer zijn. De gemeenten en de GR De Waard verwachten dat haar medewerkers zodanig handelen, dat dit in overeenstemming is met de gedragcodes bestuurlijke en ambtelijke integriteit. De gedragscode bestuurlijke integriteit is de gedragscode voor het College van B&W en de raadsleden, terwijl de gedragscode ambtelijke integriteit direct te maken heeft met het handelen van de ambtenaren. Een ambtenaar dient bijv. het algemene belang te dienen, maar ook belangenverstrengeling te vermijden. De afdeling Kwaliteit zal in een, nog te ontwikkelen, ethisch beleid voor de GR De Waard en gemeenten het voortouw nemen om o.a. gedragsregels op te stellen voor bijvoorbeeld het vermijden van de aanname van cadeaus van leveranciers/aannemers en een verbod op het bedingen van gereduceerde prijzen bij leveranciers voor persoonlijk niet-zakelijk gebruik. 3.15 Bij alle aanbestedingsprocedure worden objectieve en nietdiscriminerende selectiecriteria gebruikt. Selectiecriteria zijn alle maatschappelijke, technische, organisatorische en financieel economische eisen waaraan een onderneming (“de inschrijver”) moet voldoen om deel te kunnen nemen aan de aanbestedingsprocedure. Selectiecriteria moeten niet verward worden met de hierna te behandelen gunningscriteria. Selectiecriteria zijn criteria die betrekking hebben op beoordeling van de eigenschappen van de onderneming. De regels ten behoeve van uitsluiting en selectie van ondernemingen kunnen onderscheiden worden in de volgende drie categorieën: Uitsluitingsgronden; Geschiktheidseisen (minimumeisen); Selectiecriteria. In bijlage 6 is een nadere toelichting opgenomen over het onderscheid tussen deze drie categorieën. 3.16 Gunning vindt plaats op basis van een objectief gunningscriterium. Het gunningscriterium heeft altijd betrekking op de beoordeling van de eigenschappen van de inschrijving (en dus niet de inschrijver). De aanbestedende diensten moeten een keuze maken uit één van de volgende gunningscriteria: Laagste prijs Economisch meest voordeling inschrijving (afgekort: EMVI) Voor laagste prijs wordt vaak gekozen bij opdrachten waarbij redelijk in detail kan worden omschreven wat de vraag is (bijv. een technisch bestek voor werken). Wanneer er gekozen wordt voor het gunningscriterium de “economisch meest voordelige inschrijving” is van belang dat gunningscriteria nader worden uitgewerkt die verband houden met het voorwerp van de aanbesteding, zoals kwaliteit en prijs. Voor het begrip kwaliteit worden subcriteria opgenomen zoals bijv. planning, uitvoeringstermijn, garanties, plan van aanpak, technische waarde en esthetische kenmerken. De inschrijvers moeten vervolgens weten welke waarde (weging) aan deze nadere gunningscriteria worden toegekend. Gunningscriteria moeten in een openbare of Europese aanbesteding altijd in de publicatie van de aankondiging van de opdracht worden opgenomen. In het programma van eisen of het bestek dienen de uitgewerkte gunningscriteria, inclusief weging van mogelijke subcriteria, volledig te zijn opgenomen. 3.17 Bij het inkopen van producten en diensten moet er zoveel mogelijk sprake zijn van duurzaam en maarschappelijk verantwoord inkopen. De gemeenten en de GR De Waard conformeren zich aan het standpunt van de VNG; 75% duurzaam inkopen in 2010 en 100% duurzaam inkopen in
4. Het staat de gemeenten en de GR De Waard vrij om hun eigen ambitieniveau in de periode van 2010 – 2015 hoger te stellen. Het programma Duurzaam Inkopen stimuleert overheden om milieuaspecten en sociale aspecten mee te nemen bij de inkoop van producten en diensten. Het programma loopt tot
5. Het Kenniscentrum Duurzaam Inkopen heeft duurzaamheidscriteria ontwikkeld, die de gemeenten en de GR De Waard kunnen toepassen bij hun inkopen en bij het volgen van aanbestedingsprocedures. Met deze criteria voor duurzaam inkopen kan de aanbestedende dienst bepalen of een inkoop wel of niet duurzaam is. De vastgestelde duurzaamheidscriteria zijn te vinden op www.senternovem.nl/duurzaaminkopen/criteria. Vooralsnog zijn deze duurzaamheidscriteria de criteria waaraan op grond van dit beleid moet worden voldaan. Deze criteria, die zowel eisen, gunnings- als selectiecriteria kunnen betreffen, zijn per product of dienst één op één over te nemen in bestekken of offerteaanvragen. Procedureel gezien moeten medewerkers, die inkopen, verplicht bij elke aanbesteding een afweging maken omtrent de mogelijkheid tot duurzaam inkopen. Dit impliceert dat