Beleid inkoop en aanbestedingINKOOP- en AANBESTEDINGSBELEID Vastgesteld bij besluit van de Raad d.d. 1-6-2004, BW04.00437 AANBESTEDEN GOED BESTEDEN Notitie inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Beuningen Werkgroep inkoop en aanbesteding Maart 2004 Inhoudsopgave 2 Samenvatting en conclusies 3 Inleiding 5 1. Inleiding 5 Wat is inkoop en wat is aanbesteden 5 Leeswijzer 5 2. Beleidsuitgangspunten inkoop- en aanbestedingsbeleid 6 1 Mogelijke beleidsuitgangspunten inkoop- en aanbestedingsbeleid 6 2 Naleven van wet en regelgeving 6 3 Waarborgen van de integriteit bij de aanbesteding, zowel intern als extern 7 2.3.1 De Nederlandse Mededingingsautoriteit (Nma) 7 2.3.2 Bureau BIBOB 7 4 Bevorderen van economisch aanbesteden 8 2.4.1 Te hanteren aanbestedingsprocedure 8 2.4.2 Openbaar of onderhands aanbesteden? 8 2.4.3 Selectie- en gunningcriteria 9 5 Streven naar inkoopsynergie10 6 Locale werkgelegenheid 10 Innovatief aanbesteden 11 Duurzaam inkopen 12 3. Wettelijke regelgeving 13 1 EG-verdrag 13 2 Europese Richtlijnen 13 3 Aanbesteden gezien in het licht van de Europese Richtlijnen 13 3.3.1 Is er sprake van een aanbestedende dienst? 13 3.3.2 Valt de opdracht onder de Richtlijnen? 14 3.3.3 Wordt het drempelbedrag overschreden? 15 4 Nationale regelgeving 16 5 Gemeentelijke regels 16 Aanbestedingsreglementen 16 4. Aanbestedingsprocedures 18 1 Aanbestedingsvormen 18 4.1.1 Openbare aanbestedingsprocedure 18 4.1.2 Onderhandse aanbestedingsprocedure 18 4.1.3 Enkelvoudige uitnodiging 18 2 Voor- en nadelen van de verschillende aanbestedingsprocedures 18 4.2.1 De openbare aanbesteding 18 4.2.2 De aanbesteding met voorafgaande selectie 19 4.2.3 De onderhandse aanbesteding 19 4.2.4 De enkelvoudige uitnodiging 19 3 Bijzondere contractvormen 20 4.3.1 Mantelovereenkomsten 20 Bijlagen: Bijlage 1: Begrippenlijst 22 Bijlage 2: Drempelbedragen voor de diverse aanbestedingsprocedures 24 Samenvatting en conclusies Aanbestedingsbeleid……sinds de parlementaire enquête inzake de bouwfraude een politiek beladen onderwerp. Maatschappelijk wordt er veel belang gehecht aan de wijze waarop de overheid haar opdrachten aan derden verstrekt. Integriteit, betrouwbaarheid en transparantie van zowel opdrachtgever als opdrachtnemer zijn daarbij de kernwoorden. De gemeente Beuningen heeft de verantwoordelijkheid om de aan haar toevertrouwde gemeenschapsgelden op een rechtmatige, efficiënte en integere wijze te besteden. Om aan deze taak een invulling te geven is deze nota “aanbesteden, goed besteden” opgesteld. Deze nota is bedoeld om heldere uitgangspunten en randvoorwaarden te formuleren en vast te leggen die door de gehele gemeentelijke organisatie gehanteerd dienen te worden bij de uitvoering van alle inkoop- en aanbestedingen. In het volgende overzicht is in het kort het voorstel voor het nieuwe inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Beuningen samengevat: Hanteren van wet- en regelgeving Bevorderen integriteit van de opdrachtgever en opdrachtnemer. Ter beoordeling van de integriteit van de opdrachtnemer wordt indien nodig ondersteuning gevraagd bij de Nederlandse Mededingingsautoriteit (Nma) en het Bureau BIBOB(Bevordering Integriteitbeoordeling door het Openbaar bestuur). Voor het inschakelen van het Bureau BIBOB wordt aangesloten bij het regionaal beleid dat hiervoor momenteel wordt ontwikkeld. De integriteit van de opdrachtnemer wordt verder bevorderd door de regeling dat een aannemer die werk onder handen heeft voor de gemeente Beuningen gedurende dit werk geen uitnodiging krijgt voor nieuwe aanbestedingen van gelijksoortige opdrachten (schuiven met kosten tussen opdrachten wordt hierdoor tegengegaan). Toepassen van het aanbestedingsreglement UAR-2001 respectievelijk UAR-EG 1991 voor de aanbesteding van werken (paragraaf 3.6). Bevorderen economisch aanbesteden: Aanbesteden volgens de volgende kaders Type aanbesteding Aantal offertes Drempelbedrag (excl. BTW) Bonnenboekje n.v.t a. Werken tot 2.500 euro b. Leveringen en diensten tot 500 euro Enkelvoudig 1 a. Werken van 2.500 tot 30.000 euro b. Leveringen en diensten van 500 tot 30.000 euro c. Bij calamiteiten en niet voorziene situaties en werken in regie op basis van eenheidsprijzen d. Alleenrecht (octrooi of auteursrecht) tot EU-bedragen e. Technische of artistieke kwaliteiten tot EU-bedragen Onderhands Minimaal 3 a. Opdracht betreft specialisme dat slechts door (voor werken Enkele bedrijven kan worden uitgevoerd tot EU-bedragen UAR-2001) b. Opdrachten groenonderhoud c. Werken van 30.000 tot 200.000 euro d. Leveringen en diensten van 30.000 tot de Europese aanbestedings- grenzen conform officiële publicaties. Openbaar (UAR 2001 voor werken) Werken van 200.000 tot de Europese aanbestedingsgrenzen voor werken zoals a. op de website van het Ministerie van EZ. b.Leveringen en diensten: n.v.t. Europees (UAR-EG 1991 voor werken) Werken vanaf de Europese aanbestedingsgrenzen a. zoals vermeld op de website van het Ministerie van EZ. Leveringen en diensten vanaf de Europese aanbestedingsgrenzen b. zoals vermeld op de website van het Ministerie van EZ. Hanteren van objectieve selectie- en gunningscriteria bij het selecteren van de “beste” inschrijver. Deze criteria bevorderen de objectiviteit en transparantie van het beslissingsproces om de “beste” inschrijver te selecteren Onderzoek opstarten naar mogelijkheden van kostenbesparing door een efficiënte inkoop en streven naar inkoopsynergie waarbij ook naar de mogelijkheden gekeken wordt om in samenwerking met andere gemeenten in te kopen. Opdrachten tot groenonderhoudswerken aanbesteden met als gunningscriterium een preferentie voor gehandicapten zodat aanbesteden aan Breed mogelijk blijft. Het bericht van gunning moet bij opdrachten groter dan de Europese aanbestedingsgrenzen openbaar (Europees) worden gepubliceerd De meeste werken die de gemeente Beuningen aanbesteedt zijn standaard werken. Bij die incidentele werken waar wel innovatief kan worden aanbesteed, het ook doen. Mantelcontracten: voor producten die regelmatig worden besteld kunnen mantelcontracten worden afgesloten. Het gebruik van mantelcontracten maakt het mogelijk om producten die regelmatig worden besteld ingekocht kunnen worden zonder dat elke keer het totale aanbestedingsproces doorlopen hoeft te worden. Mantelcontracten moeten volgens de richtlijnen van de gemeente Beuningen worden aanbesteedt. In geval van samenwerking van de gemeente Beuningen met een marktpartij wordt uiterst zorgvuldig, en bij voorkeur voor het leggen van contacten met marktpartijen, bezien of de daaruit voortvloeiende samenwerkingsvorm danwel de opdracht (Europees) moet worden aanbesteed (paragraaf 3.3.1.) Het college kan, in afwijking van het bovengenoemde aanbestedingsbeleid, ontheffing verlenen van de gestelde kaders, indien naleving daarvan redelijkerwijs niet kan worden verlangd/nagekomen. Ontheffing kan niet worden verleend voor de kaders zoals gesteld in de Europese wet- en regelgeving, Door het college verleende ontheffingen worden ter kennisname gebracht van de gemeenteraad. Hoofdstuk 1: Inleiding 1 Inleiding Het huidig inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Beuningen dateert van 21 april 1981 en heeft alleen betrekking op het aanbestedingsbeleid voor civieltechnische werken. Het is van belang om deze nota te herzien omdat voor de overige werken en leveringen en diensten van de gemeente geen gemeentelijk beleid is vastgelegd. Doordat de uitvoering van de inkoop “versnipperd” door de organisatie plaatsvindt en hiervoor geen beleid is vastgelegd bestaat het risico, dat de gemeente als organisatie niet eenduidig handelt. Hierdoor kan bij (potentiële) opdrachtnemers een onduidelijk beeld ontstaan van de wijze waarop de gemeente zich als opdrachtgever gedraagt, hetgeen uiteraard niet wenselijk is en zoveel mogelijk moet worden voorkomen. Ook in verband met de aangescherpte Europese regelgeving, de commotie rond de bouwfraude van 2001 en de herziening van de gemeentewet, die leidde tot de invoering van een rechtmatigheidstoets bij de accountantscontrole van de gemeentelijke uitgaven is het belangrijk een nieuw inkoop- en aanbestedingsbeleid voor de gemeente Beuningen vast te stellen. Middels deze notitie vragen wij u om de beleidsuitgangspunten vast te stellen alsmede kaders en richtlijnen aan te geven, waarbinnen de inkoopfunctie alsmede het aanbesteden gemeentebreed dient te worden uitgevoerd. 1.2. Wat is inkoop en wat is aanbesteden? Om de relatie tussen inkoop en aanbesteden helder te krijgen, is allereerst nodig te weten wat precies onder deze begrippen moet worden verstaan. Inkoop kan gedefinieerd worden als: alle handelingen waar een externe factuur tegenover staat. Dit betekent dat inkoop betrekking heeft op het inschakelen van derden en het kan daarbij dus gaan zowel om de levering van goederen (koop, huur, lease etc.), als om het verrichten van diensten of om de uitvoering van werken. Het inkoopbeleid gaat dus niet alleen over de inkoop van facilitaire zaken als de pennen, de gummetjes en de koffieautomaten, maar ook over opdrachten voor werken en dienstverlening. Aanbesteden kan worden omschreven als: de uitnodiging aan een of meer ondernemers om deel te nemen aan een procedure, met als doel het doen van een aanbod (offerte) voor de uitvoering van een opdracht. Aanbesteden heeft dus betrekking op de wijze waarop de inkoper de (externe) markt benadert. 1.3. Leeswijzer Deze notitie is als volgt opgebouwd: In hoofdstuk 2 wordt ingegaan op een zevental mogelijke beleidsuitgangspunten voor het inkoop- en aanbestedingsbeleid. De Europese en nationale wetgeving worden uitvoerig belicht in hoofdstuk 3. De diverse aanbestedingsprocedures en de daarbij behorende voor- en nadelen worden in hoofdstuk 4 beschreven. De gehanteerde begrippen zijn toegelicht in bijlage 1 en een uitgebreid schema met drempelbedragen voor de diverse aanbestedingsprocedures is opgenomen in bijlage 2. Hoofdstuk 2: Beleidsuitgangspunten inkoop- en aanbestedingsbeleid 2.1 Mogelijke beleidsuitgangspunten inkoop- en aanbestedingsbeleid Wat vinden we als lokale overheid belangrijk op het gebied van inkopen en aanbesteden? Bij het inkopen en aanbesteden worden gemeenschapsgelden aangewend. De gemeente heeft de verantwoordelijkheid deze gelden op een rechtmatige, efficiënte en integere wijze te besteden. Gelet op deze verantwoordelijkheid kunnen meerdere doelstellingen van het inkoop- en aanbestedingsbeleid worden geformuleerd. De belangrijkste zijn: Naleven van wet- en regelgeving Waarborgen van de integriteit bij de aanbesteding, zowel intern als extern Bevorderen van economisch aanbesteden, dat wil zeggen het op zodanige wijze aanbesteden dat de prijs en kwaliteit van het product in de juiste verhouding tot elkaar staan. Kiezen van de meest geschikte inkoop- aanbestedingsprocedure Hanteren van duidelijke selectie- en gunningscriteria Streven naar inkoopsynergie Bevorderen lokale werkgelegenheid Innovatief aanbesteden Duurzaam inkopen In deze notitie wordt voorgesteld om de beleidsuitgangspunten 1 t/m 4 en 6 te hanteren voor het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Beuningen. Het beleidsuitgangspunt duurzaam inkopen wordt niet ondersteund door het milieubeleidsplan 2000-2005 van de gemeente Beuningen. 2.2 Naleven van wet en regelgeving Hoewel het voor de hand ligt dat de gemeente de wet en regelgeving naleeft, is het van belang dit expliciet als uitgangspunt op te nemen voor de bewustwording van het beleid en meer aandacht te schenken aan de relevante regelgeving. Het is ook van belang bij het toezien op de naleving van de procedureafspraken en de Europese aanbestedingsrichtlijnen. De specifieke wet en regelgeving op het terrein van inkopen en aanbesteden door overheden is: De Europese aanbestedingsrichtlijnen Leveringen, Diensten en Werken, voor het uitvoeren van aanbestedingen van leveringen, diensten en werken door overheden. Deze richtlijnen gelden voor opdrachten die een bepaalde waarde te boven gaan Deze richtlijnen hebben alle ten doel, de algemene beginselen van het Europees aanbestedingsrecht te realiseren, te weten: gelijkheid, objectiviteit, transparantie en concurrentie (non-discriminatie) De Raamwet EEG-voorschriften aanbestedingen en het Besluit Overheidsaanbestedingen verplichten Nederlandse overheden om de Europese aanbestedingsrichtlijnen toe te passen Voor de aanbesteding van werken heeft der rijksoverheid reglementen vastgesteld: het Uniform Aanbestedingsreglement (UAR 2001) en UAR-EG 1991 (voor Europese aanbestedingen). Deze zijn niet verplicht van toepassing voor lokale overheden. Voor leveringen en diensten zijn geen standaardreglementen vastgesteld. De wet Structuur Uitvoering Werk en Inkomen (SUWI) voor aanbesteding van reintegratiediensten De Wet BIBOB (Bevordering Integriteitbeoordelingen door het Openbaar Bestuur) biedt de mogelijkheid aan aanbestedende diensten om bij het Bureau BIBOB in concrete aanbestedingen advies te vragen over de aanwezigheid van feiten en omstandigheden die (binnen de Europese aanbestedingsrichtlijnen) aanleiding kunnen zijn partijen uit sluiten Een uitgebreide toelichting op de Europese- en nationale wetgeving is opgenomen in hoofdstuk 3 van deze nota. 2.3 Waarborgen van de integriteit bij de aanbesteding, zowel intern als extern Naast de integriteit van de interne organisatie, dient de nodige aandacht te worden besteed aan de zogenoemde externe integriteit, de integriteit van de (kandidaat)inschrijvers. De eisen die gesteld worden aan de integriteit van de gemeentelijke bestuurders en ambtenaren zijn verwoord in de de gedragscode bestuurlijke integriteit collegeleden van 19 november 2002 en de notitie “integriteit” van d.d. 27 januari 2004. De interne integriteit is verder gewaarborgd door een goede inrichting van de administratieve organisatie van het inkoopproces (voorbeeld een strikte functiescheiding voorschrijven, bestellen en betalen niet in een hand). De problematiek omtrent bouwfraude en ongeoorloofde prijsafspraken tussen ondernemers in de bouw is inmiddels bekend. In de praktijk blijkt het echter weerbarstig om dergelijke praktijken te voorkomen. Om die reden zijn er instanties met een toetsende c.q. controlerende functie in het leven geroepen, die de gemeente als aanbesteder hierbij kunnen ondersteunen te weten de Nederlandse Mededingingsautoriteit (Nma) en het Bureau BIBOB. 2.3.1 De Nederlandse Mededingingsautoriteit (Nma) De Nma ziet erop toe, dat de mededinging niet wordt verhinderd, vervalst of beperkt door overeenkomsten tussen ondernemingen of onderling afgestemde feitelijke gedragingen. Voorgesteld wordt om indien er reële vermoedens zijn dat de (veel) te hoge inschrijfbedragen verband houden met onregelmatigheden aan de zijde van de inschrijver(s), zoals vooroverleg en/of prijsafspraken tussen inschrijvers, door tussenkomst van het College van Burgemeester en Wethouders, contact wordt opgenomen met de Nederlandse Mededingingsautoriteit (Nma) 2.3.2 Bureau BIBOB Op 1 juni 2003 is de Wet Bevordering Integriteitbeoordeling door het Openbaarbestuur (Wet BIBOB) volledig in werking getreden. De Wet BIBOB biedt de mogelijkheid aan o.a gemeenten om vergunningen, subsidies en opdrachten voor organisaties te weigeren indien er gerede twijfel bestaat over de integriteit van de betreffende aanvrager (als het vermoeden bestaat dat de verleende dienst wordt gebruikt voor criminele doeleinden). Daarmee wordt beoogd te voorkomen dat de overheid criminelen of criminele organisaties faciliteert. Gemeenten kunnen naast het eigen onderzoek (geschiktsheidseisen inschrijvers: zie paragraaf 2.4.2 selectiecriteria) het Bureau BIBOB van het ministerie van Justitie inschakelen voor een nader advies over de aanvrager van de dienst. Dit bureau heeft toegang tot de gesloten bronnen zoals politieregisters, de Kamer van Koophandel en de Belastingdienst. Het bureau BIBOB onderzoekt niet alleen de antecedenten van de aanvrager, maar onderzoekt ook zijn of haar directe omgeving zoals andere leidinggevenden in de betreffende organisaties en de zakelijke relaties. De Wet BIBOB beperkt zich voor wat betreft de aanbestedingen tot de branches bouw, ICT en milieu. Voor subsidies geldt dat in iedere afzonderlijke subsidieregeling opgenomen kan worden dat de Wet BIBOB van toepassing is. Een BIBOB-weigerings- of intrekkinggrond komt pas aan de orde als er géén andere weigeringsgronden zijn. Daarnaast dient er sprake te zijn van een overheidsopdracht die een aanzienlijke maatschappelijke of economische waarde heeft. Zowel overheidsopdrachten die onder de Europese aanbestedingsrichtlijnen vallen als overheidsopdrachten die krachtens het nationale recht aanbesteed (dienen te worden) of onderhands kunnen worden verstrekt, vallen onder het bereik van de Wet BIBOB. Een BIBOB advies is niet bindend. De gemeente dient zelf een afweging te maken of een eventueel door het Bureau BIBOB vastgesteld gevaar zo zwaarwegend is, dat een opdracht niet aan een gegadigde kan worden gegund. Voorgesteld wordt om beleid te ontwikkelen omtrent de vraag in welke situaties een BIBOB advies wordt ingewonnen. Hiervoor kan worden aangesloten bij het “modelbeleid” dat in regioverband wordt ontwikkeld en medio mei beschikbaar komt. Bevorderen van economisch aanbesteden 2.4.1 Te hanteren aanbestedingsprocedure Voor wat betreft opdrachten die niet verplicht via een Europese aanbesteding tot stand komen, kan een keuze tussen meerdere procedures worden gemaakt. Daarbij gaat het om de keuze tussen een enkelvoudige uitnodiging, een onderhandse of openbare aanbesteding. Een toelichting op de diverse 2procedures en hun voor- en nadelen is opgenomen in hoofdstuk 4. Essentieel is dat de gekozen procedure pas bij de aard en omvang van de opdracht, de situatie op de markt en voldoende concurrentie waarborgt. Een voorstel hiertoe is in onderstaand overzicht opgenomen: Type aanbesteding Aantal offertes Drempelbedrag (excl. BTW) Bonnenboekje n.v.t a. Werken tot 2.500 euro b. Leveringen en diensten tot 500 euro Enkelvoudig 1 a. Werken van 2.500 tot 30.000 euro b. Leveringen en diensten van 500 tot 30.000 euro c. Bij calamiteiten en niet voorziene situaties en werken in regie op basis van eenheidsprijzen d. Alleenrecht (octrooi of auteursrecht) tot EU-bedragen e. Technische of artistieke kwaliteiten tot EU-bedragen Onderhands Minimaal 3 (voor werken UAR-2011) a. Opdracht betreft specialisme dat slechts door enkele bedrijven kan worden uitgevoerd tot EU-bedragen b. Opdrachten groenonderhoud c. Werken van 30.000 tot 200.000 euro d. Leveringen en diensten van 30.000 tot de Europese aanbestedings- grenzen zoals vermeld in officiële publicaties. Openbaar (UAR 2001 voor werken) a. Werken van 200.000 tot de Europese aanbestedingsgrenzen voor werken zoals vermeld in officiële publicaties. b. Leveringen en diensten: n.v.t. Europees (UAR-EG 1991 voor werken) Werken vanaf de Europese aanbestedingsgrenzen a. zoals vermeld op de website van het Ministerie van EZ. Leveringen en diensten vanaf de Europese aanbestedingsgrenzen b. zoals vermeld op de website van het Ministerie van EZ. Met uitzondering van de wettelijke drempelbedragen voor Europees aanbesteden is het mogelijk andere drempelwaarden te kiezen. Daarbij geldt dat naarmate we concurrentiestelling hoger waarderen, de drempelwaarden voor openbaar aanbesteden lager komen te liggen. Oftewel waar leggen we de grens tussen openbaar en onderhands aanbesteden? 2.4.2 Openbaar of onderhands aanbesteden? In deze notitie wordt voorgesteld om de drempelwaarde voor het openbaar aanbesteden van werken te leggen op 200.000 euro, beneden dit bedrag mag dan onderhands worden aanbesteedt. Voor de gemeente Beuningen betekent dit dat investeringen in de grondexploitatie, grote reconstructies/aanleg van wegen en bouwwerken openbaar moeten worden aanbesteed. Voor leveringen en diensten wordt voorgesteld om tot de Europese grensbedragen alleen onderhands aan te besteden. Indien de voorgenomen opdracht een specialisme betreft dat slechts door enkele bedrijven kan worden uitgevoerd, lijkt een onderhandse aanbesteding de meest geëigende vorm te zijn. Dat is ook zo, zolang de markt inzichtelijk is en dus bekend is, welke bedrijven de opdracht zouden kunnen uitvoeren. Als er echter onvoldoende marktkennis aanwezig is, dient een openbare aanbesteding te worden gehouden. Hierdoor wordt de nodige marktkennis opgedaan en is het risico dat een geschikte kandidaat over het hoofd wordt gezien klein, mits ook voldoende aandacht wordt besteed aan de wijze van bekendmaken van de aanbesteding (advertenties in vakbladen e.d.). Indien sprake is van een situatie, waarbij er maar één opdrachtnemer in aanmerking komt (bijvoorbeeld omdat deze beschikt over een alleenrecht (Octrooi of Auteursrecht) of over specifieke technische of artistieke kwaliteiten), kan gekozen worden voor de enkelvoudige uitnodiging tot de EU-drempelwaarde. Ingeval van een calamiteit is de enkelvoudige uitnodiging toegestaan Tot +/- 10 jaar geleden besteedde de gemeente Beuningen regelmatig openbaar (met en zonder voorafgaande selectie) aan. Het was veel werk en de laagste inschrijvers kwamen meestal uit de buurt. Hierdoor zijn de aanbestedingen de afgelopen 10 jaar over het algemeen onderhands gehouden waarbij minimaal 1 bedrijf van verre is uitgenodigd om het concurrentie-element er in te houden. Voorgesteld wordt dat slechts na het uitdrukkelijk vastleggen van afwijkingsvoorstellen aan en goedkeuring ervan door het college, van de openbare danwel onderhandse aanbestedingsprocedure mag worden afgeweken. 2.4.3 Selectie- en gunningcriteria Om uiteindelijk de “beste” inschrijver te kunnen selecteren, dient zowel de inschrijver als zijn aanbod te worden beoordeeld ten opzichte van de andere(n). De objectiviteit en transparantie van dit beslissingsproces wordt bevorderd door het hanteren van eenduidige selectie- en gunningscriteria. Selectiecriteria definiëren de minimumeisen waaraan een leverancier moet voldoen oftewel deze dienen ertoe om de geschiktheid van de aanbieder vast te stellen. Pas wanneer de leverancier voldoet beoordeelt men de aanbiedingen aan de hand van de vooraf bepaalde gunningcriteria. Selectiecriteria Ten aanzien van Europese aanbestedingen, voor werken, leveringen en diensten, schrijven de richtlijnen de te hanteren selectiecriteria voor. Deze criteria kunnen ook worden toegepast op openbare aanbestedingen. Bij de overige aanbestedingsvormen (onderhands en enkelvoudig) gelden dezelfde uitgangspunten maar er bestaat een grotere vrijheid bij het vaststellen van de selectiecriteria. De selectiecriteria moeten objectief zijn, in verhouding tot de opdracht staan en voor alle geïnteresseerde inschrijvers gelijk zijn en ook op gelijke wijze worden toegepast. De selectiecriteria moeten tevens vooraf bekend worden gemaakt hebben betrekking op: Uitsluitingsgronden: De uitsluitingsgronden hebben betrekking op de betrouwbaarheid van de onderneming. Een inschrijver kan van deelname worden uitgesloten als bijvoorbeeld een faillissement of surseance van betaling is aangevraagd, de afdracht van belastingen en sociale premies niet heeft plaatsgevonden of een ernstige beroepsfout of beroepsdelict is begaan. In dit verband is ook de zgn. BIBOB-toets van belang. Zie hiervoor par. 2.3.2. Beroepsbekwaamheid: Ten bewijze van de beroepsbekwaamheid wordt gecontroleerd of de gegadigde in ingeschreven in het beroeps- of handelsregister conform de wetgeving van de lidstaat waar deze is gevestigd. In Nederland is dat de Kamer van Koophandel. Indien de uitoefening van het beroep in het land van vestiging is voorbehouden aan een beroepsorganisatie of een vergunning is vereist, kan het lidmaatschap resp. het houden van de vergunningen worden geëist. Financiële en economische geschiktheid: bankverklaring, uittreksel bedrijfsbalans Technisch geschiktheid: ervaringsgegeven met betrekking tot (naar aard en omvang) vergelijkbare opdrachten Gunningcriteria Er zijn slechts twee gunningcriteria waaraan een aanbieding kan worden getoetst, te weten: De laagste prijs. De economisch meest voordelige aanbieding Indien gekozen wordt voor de laagste prijs, dient de opdracht te worden gegund aan de aanbieder met het goedkoopste aanbod. Er vindt dan buiten het prijsaanbod geen onderlinge vergelijking plaats tussen de inschrijvingen. Het criterium “laagste prijs” kan alleen gebruikt worden indien de gestelde eisen en randvoorwaarden zodanig zijn omschreven dat zij voldoende waarborg zijn voor een goede uitvoering van het project. In de regel is er dan sprak van relatief eenvoudige, standaard of routinematige opdrachten die niet voor meervoudige interpretatie vatbaar zijn en eenvoudig meetbaar en beheersbaar zijn. Voorgesteld wordt om gunnen tegen de laagste prijs te beperken tot inkopen die een hoge mate van standaardisatie kennen en goed technisch te specificeren zijn zoals bijvoorbeeld kantoorartikelen, schoonmaak e.d. In alle andere gevallen dient gekozen te worden voor het criterium “de economisch meest voordelige aanbieding”. Naast “prijs” formuleren we in dat geval aanvullende gunningcriteria. Deze kunnen betrekking hebben op het in te kopen product (zoals kwaliteit, garantie, milieuvriendelijkheid, levertijd), maar bijvoorbeeld ook op het beheer en onderhoud daarvan. De gunningcriteria zijn variabel en afhankelijk van de in te kopen producten, diensten en werken. Als gebruikt wordt gemaakt van het gunningscriterium de economisch voordeligste aanbieding dan moet of in de aankondiging van de opdracht of in het bestek worden vermeld welke criteria men wil hanteren, met indien mogelijk een aanduiding van de rangorde van de criteria of het relatieve belang dat eraan wordt gehecht. Streven naar inkoopsynergie Het streven naar inkoopsynergie en kostenbesparing door een efficiënte inkoop is een beleidsuitgangspunt dat gericht is op de verbetering van de bedrijfsvoering ten aanzien van inkoop. Hierbij kan gedacht worden aan; onderzoek naar de optimale organisatievorm van de inkoopfunctie. Te onderscheiden zijn een centraal georganiseerde inkoopfunctie, een decentraal georganiseerde inkoopfunctie en een gecoördineerde inkoopfunctie of een mengvorm hiervan. Daarnaast bezien wat de mogelijkheden zijn om in samenwerking met andere gemeenten in te kopen. Analyse van het huidig inkoopproces; middels een analyse van de crediteurenadministratie die een overzicht geeft van onder meer de inkoopvolumes, het aantal leveranciers en het aantal facturen kan worden beoordeeldof de inkoop efficiënter kan worden georganiseerd. Locale werkgelegenheid Veel gemeenten ‘worstelen’ met de vraag hoe zij bij het plaatsen van opdrachten om moeten gaan met het plaatselijke bedrijfsleven. Kan het aanbestedingsbeleid een instrument kan zijn om de lokale of regionale werkgelegenheid te versterken en zijn er mogelijkheden om bij aanbestedingen rekening te houden met aspecten als sociale werkgelegenheid. Voor de beantwoording van deze vragen moet onderscheid worden gemaakt al naar gelang de Europese aanbestedingsrichtlijnen wel of niet van toepassing zijn op een aanbesteding. Europese aanbestedingen: Aanbestedingen die onder de Europese Richtlijnen vallen, met uitzondering van de zogenoemde 1B diensten, bieden de gemeente slechts in beperkte zin mogelijkheden voor het verwerken van sociale (werkgelegenheids)aspecten. Het hanteren van sociale selectie- en gunningscriteria is namelijk niet toegestaan. Alleen in het (na de aanbestedingsprocedure) te sluiten contract, kunnen voorwaarden voor de uitvoering van de opdracht worden opgenomen als bijvoorbeeld: De verplichting om ten behoeve van de uitvoering van de opdracht werkzoekenden of langdurig werkelozen te werven De verplichting om ten behoeve van de uitvoering van de opdracht een aantal mensen met een handicap aan te werven of een sociale werkplaats in te schakelen De verplichting om (een deel van) de werknemers van de vorige opdrachtnemer over te nemen Hierbij geldt dat er geen sprake mag zijn van discriminatie ten nadele van inschrijvers uit andere Lidstaten; de voorwaarden moeten reeds bij de aankondiging bekend worden gemaakt en mogen geen invloed hebben op de beoordeling van de geschiktheid van de inschrijvers. Opdrachten die niet onder de Europese aanbestedingsrichtlijnen vallen Ten aanzien van openbare aanbestedingen zijn gemeenten vrij om te beslissen of zij bij de procedures voor het plaatsen van overheidsopdrachten andere doelen dan de beste prijs/kwaliteitsverhouding wensen na te streven en zodoende sociale selectie- en gunningcriteria wensen te hanteren. Hierbij dient echter wel het gelijkheids- en transparantiebeginsel in acht te worden genomen en mag er geen sprake zijn van strijdigheid met de mededingingswetgeving. Dit betekent dat een preferentie voor bijvoorbeeld gehandicapten (sociale werkplaatsen) bij de gunning van opdrachten mogelijk is, maar alleen indien deze inhoudt dat de aanbestedingsprocedures ook open staan voor sociale werkplaatsen van andere Lidstaten. Een preferentie voor lokale en/of regionale ondernemers is niet mogelijk. Deze “ruimere” mogelijkheden overigens gelden ook voor de diensten die worden vermeld in Bijlage 1B van de Richtlijn Diensten. Het betreft hier de diensten die niet behoeven te worden aanbesteed volgens een van de in de Richtlijn vermelde procedures. Voor de gemeente Beuningen heeft dit betrekking op opdrachten tot het verrichten van groenonderhoudswerken. Voorgesteld wordt om deze opdrachten onderhands te gunnen aan sociale werkplaatsen ongeacht de omvang van de opdracht Ten aanzien van (meervoudige) onderhandse aanbestedingen kan de gemeente rekening houden met de kansen van lokale en/of regionale ondernemers. Dit staat echter op gespannen voet met de beginselen van objectiviteit, transparantie en non-discriminatie die ten grondslag liggen aan de Europese richtlijnen. Het is dus niet toegestaan dat bij het vergelijken van offertes van verschillende leveranciers een onderscheid gemaakt mag worden op basis van de plaats waar een bedrijf is gevestigd (dit zou discriminatie van niet-plaatselijke bedrijven betekenen). Voorgesteld wordt dat de gemeente Beuningen erna streeft om lokale ondernemers gelijke kansen te bieden op het verwerven van opdrachten. Gezien het non-discriminatiebeginsel is het inkoop- en aanbestedingsbeleid niet de aangewezen weg ter bevordering van de locale werkgelegenheid. 2.7 Innovatief aanbesteden Er kunnen twee vormen van aanbesteden worden onderscheiden: traditioneel en innovatief. Traditioneel betekent dat de aanbesteder zelf het concept en het bestek ontwikkelt, dat in stukjes geknipt aanbesteedt en de goedkoopste uitvoerders selecteert. De opdrachtgever houdt het hoogwaardige werk in huis en heeft maximaal greep op de technische uitvoering. De overheid kan ook innovatief aanbesteden. Dat houdt in dat ze hoge prestatie-eisen stelt maar de technische invulling overlaat aan uitvoerende partijen. De eisen zijn bijv. zware milieueisen en functionele eisen, integratie van meerdere aspecten of van meerdere fasen zoals ontwikkeling-realisatie-onderhoud. De effecten van innovatief aanbesteden zijn dat het bedrijfsleven wordt geprikkeld nieuwe technieken en totaaloplossingen te ontwikkelen en complementaire partners te zoeken. Een aantal voor- en nadelen en randvoorwaarden van innovatief aanbesteden: Randvoorwaarden: er moet een vernieuwende aanpak nodig en mogelijk zijn; een innovatieve aanbesteding vraagt nogal wat kennis en kunde van de betreffende marktpartijen bedrijven moeten in staat zijn een moeilijk project alleen te kunnen uitvoeren zonder de sterke begeleiding van de aanbesteder Nadelen: in principe heeft de aanbesteder geen invloed op het proces om te komen tot het eindresultaat (je kunt bijvoorbeeld technische hoogstandjes krijgen, maar overlast voor de omgeving) bij innovatieve aanbestedingen hoeft de prijs niet per definitie lager uit te vallen, het kan ook zijn dat je een hogere kwaliteit krijgt. kost de opdrachtgever meer voorbereiding en als gevolg daarvan meer geld alle inschrijvers besteden meer tijd om tot een inschrijving te kunnen komen; dat moet ook worden betaald als opdrachtgever wordt je meer afhankelijk van marktpartijen Voordelen: je stimuleert bedrijven om te vernieuwen een innovatieve aanbesteding kan leiden tot een efficiëntere werkwijze door de aannemer en dus een kostenbesparing Innovatief aanbesteden zal vooral betrekking hebben op het aanbesteden van werken. De meeste werken die de gemeente Beuningen aanbesteedt zijn standaard werken die zich hiervoor niet lenen. Voorgesteld word dat bij die incidentele werken waar wel innovatief kan worden aanbesteed, het ook gebeurt. 2.8 Duurzaam inkopen Welke mogelijkheden zijn er om duurzaam in te kopen? Bij duurzaam inkopen kunnen duurzaamheidscriteriain het selectieproces en gunningsproces worden opgenomen. U kunt bijvoorbeeld eisen stellen aan de leveranciers (hanteren ze een milieuzorgsysteem?) of de in te kopen producten (beschikken deze over een milieukeurmerk?). Op hoofdlijnen betekent dit dat bij de leveranciersselectie en productselectie eisen worden gesteld aan de milieuprestatie van de organisatie en de milieubelasting van het productieproces. De gestelde eisen moeten in verhouding staan tot de opdracht. Het milieubeleidsplan 2000-2005 van de gemeente Beuningen richt zich met name op de duurzaamheid in het kader van duurzaam bouwen en een duurzame inrichting van de omgeving. Omtrent duurzaam inkopen is niets vastgelegd. Hoofdstuk 3. Wettelijke regelgeving 3.1 EG-verdrag In 1958 heeft Nederland het Verdrag tot oprichting van de Europese Economische Gemeenschap ondertekend. Dit verdrag heeft als belangrijkste doelstelling de totstandkoming van een gemeenschappelijke markt tussen de lidstaten van de EEG (inmiddels EU). Een gemeenschappelijke markt waarin vrij verkeer van personen, goederen, diensten en kapitaal onbelemmerd, dus vrij kan plaatsvinden. Ingevolge dit verdrag is de gemeente gehouden haar opdrachten op transparante, objectieve en non-discriminerende wijze voor alle marktpartijen toegankelijk te maken. 3.2 Europese Richtlijnen Om de uitvoering van dit EG-verdrag te realiseren zijn voor overheidsopdrachten diverse richtlijnen opgesteld waarvan de belangrijkste zijn: de Richtlijn Werken (93/37/EEG), betreffende coördinatie van de procedures voor het plaatsen van overheidsopdrachten de Richtlijn Leveringen (93/36/EEG), betreffende de coördinatie van de procedures voor het plaatsen van overheidsopdrachten voor leveringen de Richtlijn Diensten (92/50/EEG), betreffende de coördinatie van de procedures voor het plaatsen van overheidsopdrachten voor dienstverlening; De term richtlijn betekent echter niet dat er vrijheid van toepassing is. Deze richtlijnen zijn in Nederland geïmplementeerd door uitgevaardigde Algemene Maatregelen van Bestuur (AMvB’
AI-uitleg op basis van de officiële wettekst. Indicatief, vervangt geen juridisch advies.