Archiefverordening gemeente Assen 2012 (Assen)

Archiefverordening gemeente Assen 2012HoofdstukI.Algemene bepalingen Artikel1 Deze verordening en de daarop berustende voorschriften verstaat onder: de wet: de Archiefwet 1995; gemeentelijke organen: de bestuursorganen, als bedoeld in artikel 1, onder b, van de wet, voor zover deze behoren tot de gemeente; de archiefbewaarplaats: de in artikel 31 van de wet aangewezen gemeentelijke archiefbewaarplaats, zijn de archiefbewaarplaatsen die als zodanig zijn aangewezen door het algemeen bestuur van het RHC Drents Archief. de archivaris: de in artikel 32 van de wet benoemde gemeentearchivaris, is de archivaris die als zodanig is aangewezen door het algemeen bestuur van het RHC Drents Archief. beheerder: degene die volgens artikel 3 is belast met het beheer van de archiefstukken van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats; beheerseenheid: een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatorische eenheid; informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefstukken kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd. de gemeenschappelijke regeling: RHC Drents Archief. HoofdstukII.De zorg van burgemeester en wethouders voor archiefstukken Artikel2 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en instandhouden van voldoende en doelmatige archiefruimten. Artikel3 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de beheerder/beheerders. Artikel4 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle gemeentelijke archiefstukken en documentaire verzamelingen ongeacht hun vorm. Artikel5 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de samenstelling en de bewaring van archiefstukken en zorgen dat het behoud daarvan voldoende gewaarborgd is. Het eerste lid geldt ook voor de samenstelling van archiefstukken die bestemd zijn voor een overheidsorgaan of een andere belanghebbende, waarvan het aannemelijk is dat zij voor bewaring in aanmerking komen. Artikel6 Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de archiefstukken van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats voorschriften vast. HoofdstukIIISlotbepalingen Artikel7 De Archiefverordening, vastgesteld op 16 december 1993, wordt ingetrokken. Artikel8 Deze verordening treedt in werking op de eerste dag na die van de bekendmaking. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 19-04-2012 De raad voornoemd, , voorzitter, griffierToelichting Bij de meeste archiefdiensten op basis van een gemeenschappelijke regeling blijven de betrokken overheden verantwoordelijk voor de zorg voor de eigen archiefstukken; meestal wordt alleen het beheer van de overgebrachte en het toezicht op het beheer van de niet-overgebrachte archiefstukken bij de gemeenschappelijke regeling overgedragen. De volgende taken en bevoegdheden worden overgedragen aan het bestuur van het RHC Drents Archief: het opheffen van beperkingen aan de openbaarheid (artikel 15, derde lid, Archiefwet 1995); het stellen van beperkingen aan de openbaarheid van archiefstukken die om andere reden in de archiefbewaarplaats zijn opgenomen om daar te berusten (artikel 16, tweede lid, Archiefwet 1995); de benoeming van de gemeentearchivaris (artikel 32, derde lid, Archiefwet 1995); het aanwijzen van de gemeentelijke archiefbewaarplaatsen (artikel 31 Archiefwet 1995) het toezicht op het beheer van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefstukken (artikel 32, tweede lid, Archiefwet 1995). tekenen van selectie-en vernietigingslijsten. Deze model Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stb. 276 en 277) en het Archiefbesluit 1995 (Stb. 671), en dient door de gemeenteraad te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet

1. Zij beschrijft in hoofdzaak de regeling voor de zorg, die het college van burgemeester en wethouders draagt voor de archieven van de gemeentelijke organen. De regeling voor het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefstukken, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats wordt beschreven in de Gemeenschappelijke Regeling van het RHC Drents Archief waaraan deze taken en bevoegdheden zijn gedelegeerd. Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefstukken, maar ook op moderne, digitale informatiedragers. Hoofdstuk II bevat een uitwerking van het begrip “zorg”, dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (art. 3), is geregeld in het Archiefbesluit
2. Vanaf 8 maart 2006 is niet langer de gemeenteraad bevoegd om de archivaris te benoemen en de archiefbewaarplaats aan te wijzen. Deze bevoegdheden berusten bij het College van Burgemeester en Wethouders, die deze bevoegdheden heeft overgedragen aan het bestuur van het RHC Drents Archief. Dit heeft onder andere tot gevolg dat het hoofdstuk over de archiefbewaarplaats in de oude verordeningen is overgeheveld naar het Besluit Informatiebeheer. Verder worden sinds de dualisering van het gemeentebestuur in 2002, gemeentelijke verordeningen ondertekend door de burgemeester en de griffier. Dat is ook in deze versie aangepast. Artikelsgewijze toelichting Artikel 1 Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend. Artikel 2 De ministeriële Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen (Nederlandse Staatscourant nr. 180 d.d. 18 september 2001, verbeterd in nr. 209 d.d. 29 oktober 2001) stelt op grond van artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen. Artikel 3 De aanwijzing van de beheerders is opgenomen in de op grond van artikel 6 te stellen voorschriften: het Besluit Informatiebeheer. Artikel 5 De ministeriële Regeling duurzaamheid archiefstukken (Nederlandse Staatscourant nr. 180 d.d. 18 september 2001) stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefstukken. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel achten wij dit onjuist. Daarom is in het tweede lid bepaald, dat ook de te verzenden stukken aan de genoemde Regeling dienen te voldoen. De gemeente heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt. Artikel 6 De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer.