Beheerregeling gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (Nunspeet)

Beheerregeling gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevensGBA-BEHEERREGELING Burgemeester en wethouders van de gemeente Nunspeet; gelet op het bepaalde in artikel 14 van de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens; besluiten: vast te stellen; de Beheerregeling gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens. Hoofdstuk1ALGEMENE BEPALINGEN Artikel1 In deze regeling wordt verstaan onder: a. Wet: de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (Wet GBA); b. Kwaliteitssteekproef: een controle op de inhoud van gegevenselementen aan de hand van de daaraan ten grondslag liggende brondocumenten en procedures, over een representatief aantal persoonslijsten; c. Foutberichtenverslag: het automatisch door het systeem aangemaakte overzicht van fouten die ontdekt zijn in de over het netwerk binnenkomende berichten; d. Autorisatie: het binnen de toepassingsprogrammatuur toekennen van het niveau van gebruikersmogelijkheden aan een persoon of afdeling of het binnen de toepassingsprogrammatuur toekennen van het niveau van gegevensverstrekking aan afnemers en derden. Artikel2 1Het hoofd van de afdeling Publiek en Sociaal is beheerder van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (GBA) en in die hoedanigheid informatie- en privacybeheerder. 2Deze beheerstaken kunnen geheel of gedeeltelijk via mandaat doorgegeven worden aan een of meer aan het hoofd van de afdeling Publiek en Sociaal ondergeschikte ambtenaren. Artikel3 1De informatiebeheerder wijst functionarissen aan die worden belast met het: − applicatiebeheer; − het gegevensbeheer; − de gegevensverwerking; − het namens het college van burgemeester en wethouders afnemen van de in artikel 36 lid 2 onder sub e, van de Wet GBA bedoelde verklaring. 2Het hoofd van de afdeling Facilitair wijst functionarissen aan die worden belast met: − systeembeheer; − beveiligingsbeheer. 3Alle onder 1 en 2 genoemde functionarissen zijn vastgelegd in bijlage I van deze regeling. De functionarissen leggen verantwoording af aan hun direct leidinggevende. Burgemeester en wethouders mandateren het hoofd van de afdeling Publiek en Sociaal genoemde bijlage te wijzigen. Hoofdstuk2HET INFORMATIEBEHEER Artikel4 De informatiebeheerder voorziet in: a. een jaarlijks werkplan waarin de beheersactiviteiten worden opgenomen; b. een jaarverslag waarin mede gerapporteerd wordt aan burgemeester en wethouders over het onder a. bedoelde werkplan, waarbij ook inzicht wordt gegeven in de kengetallen van de bijhoudings- en beheersprocedures; c. een jaarlijkse rapportage over de resultaten die voorvloeien uit de in artikel 10 bedoelde kwaliteitssteekproef; d. uitvoering van de driejaarlijkse 'periodieke audit GBA’; e. administratieve beheersprocedures, voor zover hier niet door of bij de wet in is voorzien; f. een periodiek overleg tussen hem en de gegevens- en applicatiebeheerder, en de systeemprivacy- en beveiligingsfunctionaris. g. melding aan de gemeentesecretaris van inbreuken op de informatiebeveiliging. Artikel5 De informatiebeheerder adviseert het college van burgemeester en wethouders als verantwoordelijke van de GBA over de volgende aspecten die voortvloeien uit de GBA, te weten: − kwaliteit van de gegevens, en − persoonsinformatievoorziening. Artikel6 De informatiebeheerder beslist over de installatie en acceptatie van nieuwe of gewijzigde versies van het GBA-toepassingssysteem. Artikel7 De informatiebeheerder ziet erop toe dat: a. de bij of op grond van de wet opgelegde verplichtingen over inrichting en het bijhouden van de GBA worden nageleefd; b. de in deze regeling opgenomen bepalingen worden nageleefd; c. de managementsamenvatting van de driejaarlijkse 'periodieke GBA-audit' ter kennis komt van het college van burgemeester en wethouders; d. alle in artikel 3 genoemde functionarissen op de hoogte worden gesteld van de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het GBA-toepassingssysteem en van de gevolgen van deze installatie; e. onderzoek plaatsvindt naar inbreuken op de informatiebeveiliging en neemt zonodig maatregelen om herhaling te voorkomen. Hoofdstuk3HET GEGEVENSBEHEER Artikel8 De gegevensbeheerder is verantwoordelijk voor: a. de juistheid, actualiteit en betrouwbaarheid van de gegevens die opgenomen zijn of worden in de GBA; b. het beheer van documentatie op het gebied van de wet en overige regelgeving op het gebied van de GBA. c. de deelname aan intern overleg en rapportage aan de coördinator ICT; d. de verzorging van aanvullende managementrapportages. Artikel9 De gegevensbeheerder is bevoegd vanuit de in artikel 8 bedoelde verantwoordelijkheid de gegevensverwerkers aanwijzingen te geven inzake de opname en bijhouding van gegevens in de GBA. Artikel10 De gegevensbeheerder voorziet in een jaarlijkse kwaliteitssteekproef op het bestand van persoonslijsten van ingeschrevenen. Hoofdstuk4HET SYSTEEMBEHEER Artikel11 De systeembeheerder is verantwoordelijk voor de continuïteit en het technisch onderhoud van de computersystemen waarop de GBA-toepassingsprogrammatuur is geïnstalleerd. Artikel12 De systeembeheerder voorziet in: a. de fysieke beveiliging van het toepassingssysteem; b. de technische installatie van gewijzigde of nieuwe versies van het toepassingssysteem; c. de beschikbaarheid van het toepassingssysteem overeenkomstig wat daarover intern en met derden is overeengekomen; d. uitwijkvoorzieningen; e. een dagelijkse back-up die wordt ondergebracht in een daartoe uitgeruste en beveiligde ruimte op een andere locatie dan de ruimte waarin de GBA-apparatuur is opgesteld (bij voorkeur in een ander gebouw); f. het transport, de veilige opslag van verwijderbare gegevensdragers en deugdelijke periodieke vernietiging daarvan; g. de logging in het toepassingssysteem voor de applicatiebeheerder, de systeembeheerder en de leverancier van het toepassingssysteem. Artikel13 De systeembeheerder is bevoegd: a. in overleg met de informatiebeheerder maatregelen te treffen als de continuïteit van het toepassingssysteem of de daarin opgeslagen informatie acuut in het geding is; b. technische aanwijzingen te geven over het: − beheer van toepassingssystemen; − beheer van bestanden; − nemen van maatregelen. Hoofdstuk5HET APPLICATIEBEHEER Artikel14 De applicatiebeheerder is verantwoordelijk voor: a. de ondersteuning bij het gebruik van het toepassingssysteem; b. het tijdig opschonen van de gegevensbestanden van via het netwerk ontvangen berichten waarvan de cycli zijn afgehandeld; c. de technische afhandeling van de periodieke gegevensverstrekking die plaatsvindt op basis van een autorisatiebesluit van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en de systematische gegevensverstrekking die plaatsvindt op grond van de Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (Verordening GBA) op basis van een besluit van burgemeester en wethouders; d. het beheer van de tabellen van de GBA; e. het beheer van de gebruikersdocumentatie; f. het verstrekken van adviezen aan het afdelingshoofd over het te voeren beleid met betrekking tot de desbetreffende applicatie(s); g. het zorg dragen voor de continuïteit en kwaliteit van de desbetreffende applicatie(s); h. het optreden als intermediair tussen gebruikers, management en automatiserings- en informatiedeskundigen met betrekking tot de desbetreffende applicatie(s); i. het signaleren van behoefte aan uitbreiding van apparatuur en overlegt dit met zowel het hoofd Publiek en Sociaal als met de afdeling ICT; j. en is betrokken ingeval van daadwerkelijk uitwijk met betrekking tot de desbetreffende applicatie( s); k. het signaleren van het onjuist omgaan met de desbetreffende applicatie(s) en meldt dit aan het afdelingshoofd zodat hij maatregelen kan nemen om dit te voorkomen. Artikel15 De applicatiebeheerder is bevoegd gegevensverwerkers en binnengemeentelijke afnemers die rechtstreeks toegang hebben tot de basisadministratie persoonsgegevens aanwijzingen te geven over het gebruik van het toepassingssysteem. Artikel16 De applicatiebeheerder voorziet in: a. een planning van periodieke gegevensverstrekking die op basis van autorisatiebesluiten worden gedaan; b. de communicatie bij storingen in hard- en software; c. een bijdrage aan het oplossen van storingen binnen het toepassingssysteem. d. maatregelen om de gevolgen van verkeerd uitgevoerde systematische verstrekkingen ongedaan te maken; e. het bijhouden van een logboek waarin problemen, klachten en bijzondere gebeurtenissen worden bijgehouden; f. de coördinatie van de werkzaamheden in geval van uitwijk; g. de rechtstreekse toegang tot de basisadministratie persoonsgegevens van hiertoe bevoegde binnengemeentelijke afnemers; h. de toekenning en schriftelijke vastlegging van de autorisatieniveaus die aan gegevensverwerkers zijn toegewezen; i. het bijhouden van een verzameling van de autorisaties die zijn toegekend voor gegevensverwerking en rechtstreekse toegang; j. de logging van medewerkers die gegevens: − raadplegen; − muteren; k. melding van inbreuken op de informatiebeveiliging aan de informatiebeheerder; l. de acceptatie, het testen en evalueren van nieuwe versies van het toepassingssysteem, alsmede de acceptatie, het testen en evalueren van nieuwe apparatuur; m. de beoordeling van de gevolgen van de installatie van nieuwe en/of gewijzigde versies van het toepassingssysteem; n. de voorlichting aan de gegevensverwerkers met betrekking tot de gevolgen van een nieuwe of gewijzigde versie van het toepassingssysteem; o. de vormgeving en inhoud van documenten die rechtstreeks aan de GBA worden ontleend; p. de afhandeling van verzoeken om managementgegevens; q. de contacten met de softwareleverancier. Artikel17 De applicatiebeheerder adviseert de informatiebeheerder over: a. gehele of gedeeltelijke inwerkingtreding van uitwijkprocessen; b. installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het toepassingssysteem. Artikel18 De applicatiebeheerder/gegevensbeheerder neemt deel aan de interne werkgroep gegevensbeheer. Hoofdstuk6HET PRIVACYBEHEER Artikel19 De privacybeheerder is verantwoordelijk voor: a. de inhoudelijke afhandeling van de periodieke gegevensverstrekking die plaatsvindt op basis van een autorisatiebesluit van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en de systematische gegevensverstrekking die plaatsvindt op grond van de Verordening GBA of op basis van het besluit van het college van burgemeester en wethouders; b. het dagelijkse toezicht op de naleving van de privacyvoorschriften die voortvloeien uit de wet, de Verordening GBA en de Wet bescherming persoonsgegevens voor de (zogenoemde aangehaakte) GBA. Artikel20 De privacybeheerder is bevoegd: a. op grond van het in artikel 19, onder b genoemde toezicht alle gebruikers van het toepassingssysteem aanwijzingen te geven; b. advies uit te brengen aan burgemeester en wethouders over alle procedures en producten die betrekking hebben op de GBA, waarbij de waarborging voor bescherming van de persoonlijke levenssfeer in het geding is. Artikel21 De privacybeheerder voorziet in de: a. afhandeling van de verzoeken overeenkomstig artikel 102, eerste en tweede lid van de wet; b. jaarlijkse bekendmaking zoals bedoeld in artikel 102, vijfde lid van de wet; c. behandeling van alle verzoekschriften die op basis van de artikelen 79, 103 en 104 van de wet worden ontvangen; d. behandeling van verzoeken van binnengemeentelijke afnemers tot rechtstreekse toegang tot de GBA. Artikel22 De privacybeheerder is betrokken bij het bij wet of op grond van de wet gestelde en alle bezwaarschriftenprocedures, die voortvloeien uit genomen beslissingen op grond van de wet met daarbij behorende regelingen en de Wet bescherming persoonsgegevens, voor zover bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de belanghebbende aan de orde is. Hoofdstuk7DE GEGEVENSVERWERKING Artikel23 De gegevensverwerker voorziet in: a. het verwerken van de gegevens overeenkomstig de wet, het Logisch Ontwerp en handleiding uitvoeringsprocedures, voorgeschreven wijze voor zover de verwerker daartoe door de applicatiebeheerder is geautoriseerd; b. het verzamelen en archiveren van de daarvoor gebruikte brondocumenten; c. de behandeling van verzoeken zoals bedoeld in de artikelen 80, 81 en 82 van de wet: d. het doorsturen van bezwaren zoals bedoeld in de artikelen 83 en 86 van de wet naar de Commissie Bezwaarschriften van de gemeente; e. de dagelijkse afhandeling van het berichtenverkeer en het netwerkbeheer, met uitzondering van de periodieke gegevensverstrekking; f. de behandeling van het foutberichtenverslag; g. de toetsing van de waarde die aan overgelegde brondocumenten kan worden toegekend aan de hand van artikel 36 van de wet; h. de dagelijkse controle van in het systeem aangebrachte actualiseringen; i. de toezending van de complete persoonslijst aan de geregistreerde ingeval van een: − eerste inschrijving in de GBA, en − een vervolginschrijving uit het buitenland; j. de toezending van de hoofdlijnen van de GBA overeenkomstig artikel 78, derde lid van de Wet GBA; k. de kennisgeving aan de geregistreerde wat betreft de verwerking van de wijziging van het naamgebruik. Artikel24 De gegevensverwerker beslist op aangiften en/of verzoekschriften die op grond van de wet worden gedaan, voor zover hier niet op andere wijze in is voorzien. Hoofdstuk8HET BEVEILIGINGSBEHEER Artikel25 De beveiligingsfunctionaris is verantwoordelijk voor het beheer van de beveiligingsvoorschriften voor de GBA. Artikel26 De beveiligingsfunctionaris is bevoegd medewerkers van de afdeling Publiek en Sociaal aanwijzingen te geven over beveiligingsvoorschriften die voortvloeien uit de wet en de beveiligingsvoorschriften voor de GBA. Artikel27 De beveiligingsfunctionaris ziet erop toe dat beveiligingsvoorschriften die voortvloeien uit de wet en de binnengemeentelijk vastgestelde beveiligingsvoorschriften en de in deze regeling opgenomen bepalingen inzake beveiliging worden nageleefd. Artikel28 De beveiligingsfunctionaris adviseert burgemeester en wethouders: - over de beveiligingsaspecten die uit de Wet GBA en de binnengemeentelijke beveiligingsvoorschriften voortvloeien, en - na overleg met de coördinator ICT over de fysieke beveiliging in en om de ruimtes waar de hoofdcomputer en de overige componenten voor bijhouding van de GBA staan. Artikel29 De beveiligingsfunctionaris voorziet in: - een jaarlijkse rapportage over de activiteiten en incidenten inzake het beveiligingsbeheer aan het management; - het minstens eenmaal per jaar verzorgen van het geven van voorlichting en een instructie aan medewerkers door toetsing van de opgestelde beveiligingsprocedures in de praktijk; - het introduceren en bekendmaken van nieuwe medewerkers met de beveiligingsprocedures; - het voorbereiden van een beveiligingsbeleid en –plan; - het beheer en toezicht op de naleving van de beveiligingsprocedures. Hoofdstuk9SLOTBEPALINGEN Artikel30 Deze beheerregeling treedt in werking op 3 februari 2011 Artikel31 Deze beheerregeling wordt aangehaald als ‘Beheerregeling gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens’. Artikel32 De beheerregeling ligt ter inzage bij de verantwoordelijke voor de GBA. Burgemeester en wethouders van Nunspeet,de secretaris, de burgemeester,J.J. Kerkhof ir. D.H.A. van Hemmen