Notitie integriteit bestuurders gemeente NunspeetHoofdstuk1Nieuw Hoofdstuk Hoofdstuk2Inhoudsopgave
- INLEIDING
- BELANGENVERSTRENGELING a Nevenfuncties b Openbaarmaking c Deelneming aan stemming d Verboden handelingen ex artikel 15 van de Gemeentewet
- INFORMATIE
- AANBESTEDING
- GESCHENKEN EN DIENSTEN
- BESTUURLIJKE UITGAVEN EN ONKOSTENVERGOEDINGEN
- DIENSTREIZEN BUITENLAND
- ORGANISATIE VAN HET INTEGRITEITSBELEID
- aanbevelingen BIJLAGE GEDRAGSCODE VOOR BESTUURDERS gemeente nunspeet Hoofdstuk1Inleiding Op grond van de Wet dualisering gemeentebestuur is de gemeenteraad verplicht om per 7 maart 2003 gedragscodes vast te stellen voor de burgemeester (artikel 69, lid 2 Gemeentewet), wethouders (artikel 41c Gemeentewet) en raadsleden (artikel 15, lid 3 Gemeentewet). De raad heeft de mogelijkheid om deze termijn met een jaar te verlengen. In de beleidsagenda van de gemeenteraad is vaststelling van de gedragscodes echter voorzien in het 4e kwartaal van
- Deze notitie volgt in grote lijnen de publicatie 'Integriteit van bestuurders', zoals die gezamenlijk door het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, het Interprovinciaal Overleg en de Vereniging van Nederlandse Gemeenten tot stand is gebracht. Daarnaast wordt onze eerdere ambtelijke rapportage rond de actualisering en openbaarmaking van nevenfuncties van bestuurders en de uitwerking daarvan in deze notitie geïntegreerd. Verder krijgen de provinciale beleidsregels inzake de ontheffingverlening met betrekking tot het verbod van gemeentebestuurders op het aangaan van een aantal privaatrechtelijke overeenkomsten (artikel 15, eerste lid onder d Gemeentewet) ook een plaats in dit stuk. In 1997 heeft het college na raadpleging van de Ondernemingsraad en de toenmalige commissie Algemeen Beleid de Nota Integriteit vastgesteld. Hierin is een aantal richtlijnen opgenomen ten behoeve van bestuurders en medewerkers van de gemeente Nunspeet. De voorliggende notitie ziet uitsluitend op de integriteit van bestuurders, te weten de burgemeester, de wethouders en raadsleden. Onder raadsleden dient in deze notitie tevens te worden verstaan niet-raadsleden die in raadscommissies participeren. In een later stadium kunnen de gedragsregels voor de ambtelijke medewerkers worden geactualiseerd (actie: afdeling P&O) waarbij het aanbeveling verdient deze af te stemmen op deze notitie en de vast te stellen gedragscode voor bestuurders. Hoofdstuk2BELANGENVERSTRENGELING Gemeentebestuurders leggen bij hun aantreding de eed of belofte af om de wetten te zullen nakomen en de plichten als lid van het gemeentebestuur naar eer en geweten te zullen vervullen. Ze moeten hun taken onbevooroordeeld en objectief vervullen. Als er sprake is van belangenverstrengeling is dat niet langer verzekerd. Bij belangenverstrengeling gaat het om vermenging van het publiek belang met het persoonlijk belang van de bestuurder of dat van derden waardoor een zuiver en objectief besluiten of handelen in het publiek belang niet langer is gewaarborgd. Reeds de schijn van belangenverstrengeling moet worden vermeden. Het risico van belangenverstrengeling kan bijvoorbeeld ontstaan bij het vervullen van nevenfuncties - ook de uitoefening van een nevenfunctie waarin de bestuurder qualitate qua is benoemd – en bij het hebben van financiële belangen of het verrichten van bepaalde financiële transacties. a. Nevenfuncties Een goede functievervulling en handhaving van onpartijdigheid en onafhankelijkheid dienen bepalend te zijn bij de beslissing of een nevenfunctie aanvaard wordt. In algemene zin zijn bij het aanvaarden van nevenfuncties twee afwegingen van belang: - Er mag geen verstrengeling optreden tussen het ambt en de nevenfunctie. - De nevenfunctie mag niet leiden tot een zodanig tijdsbeslag dat daardoor het functioneren als ambtsdrager in het geding komt. Dit is overigens geen integriteitsoverweging. Deze uitgangspunten gelden met name voor bestuurders voor wie het ambt een hoofdfunctie is (i.c. burgemeester en de wethouders), maar de strekking ervan kan van overeenkomstige toepassing zijn op raadsleden. De burgemeester en de wethouders genieten geen vergoedingen - in welke vorm dan ook - voor werkzaamheden, verricht in nevenfuncties uit hoofde van het ambt, ongeacht of de vergoeding ten laste van de gemeentekas komt of niet. Dat geldt ook voor de nevenfuncties die qualitate qua worden vervuld. In de handreiking wordt met betrekking tot deze functies (bijvoorbeeld voorzitterschap WGR-regio of commissaris van een energiebedrijf) aanbevolen eens kritisch van gedachten te wisselen over de vervulling hiervan. Naar onze inschatting kan in Nunspeet een dergelijke discussie achterwege blijven. De vergoedingen voor onkosten behoeven overigens niet door de burgemeester en de wethouders te worden teruggestort en inkomsten uit nevenfuncties die niet voortvloeien uit het ambt mogen worden behouden. b. Openbaarmaking Melding van nevenfuncties en openbaarmaking ervan en daardoor de mogelijkheid van democratische controle kunnen in belangrijke mate bijdragen aan het voorkomen van belangenverstrengeling. Daarmee wordt één en ander controleerbaar en kan zo nodig een publiek debat in de raad worden gevoerd over de aanvaarding van bepaalde nevenfuncties. Medio juli van dit jaar is de bestaande lijst van nevenfuncties van de gemeentebestuurders geactualiseerd. Vervolgens is de conceptlijst voorgelegd aan het college en de raadscommissie met het voorstel de nevenfuncties openbaar te maken. Tijdens de behandeling in de commissie Algemeen Beleid en Economische Zaken van 10 september jl. is gevraagd de lijst vóór definitieve vaststelling nog een keer te screenen op actualiteit en inhoud. Tevens werd het verzoek gedaan een lijn te bepalen voor wat betreft zaken die raadsleden rechtstreeks dan wel indirect aan gaan. Op dit laatste punt gaan we hierna in onder punt 2c 'deelneming aan stemming'. Inmiddels is de lijst gescreend. Tevens is daarbij bezien of er sprake is van een qualitate qua nevenfunctie. De definitieve versie van de lijst is bijgevoegd. Deze kan derhalve thans openbaar worden gemaakt: publicatie in voorlichtingsrubriek, terinzagelegging en ontsluiten via gemeentelijke Website. In de handreiking wordt nog de suggestie gedaan dat bestuurders (met uitzondering van raadsleden) op vrijwillige basis ook het tijdsbeslag en de inkomsten van de nevenfuncties openbaar maken. Wij gaan er vanuit dat hier geen behoefte aan bestaat. Wel is het wenselijk dat de burgemeester en de wethouders bij de melding van een nevenfunctie het tijdsbeslag aangeven. Dat gebeurt op dit moment al. De lijst van nevenfuncties zal jaarlijks geactualiseerd worden. Daarnaast is het wenselijk dat raadsleden het aanvaarden van nieuwe nevenfuncties dan wel het opzeggen van nevenfuncties tussentijds melden bij de raadsgriffier. Voor de burgemeester en de wethouders geldt dat zij hun voornemen tot aanvaarding van een nevenfunctie moeten melden aan de raad. Voor het hebben van financiële belangen geldt nog geen meldingsplicht. In de handreiking wordt aanbevolen om hierover afspraken te maken. Het gaat dan om de financiële belangen die de belangen van de gemeente, voor zover deze in verband staan met de functievervulling van een raads- of collegelid, kunnen raken. In de gedragscode is hierover een afzonderlijke regel opgenomen. De opgave van financiële belangen door bestuurders is openbaar en door derden te raadplegen (geen actieve openbaarmaking). c. Deelneming aan stemming Vanuit de commissie Algemeen Beleid en Economische Zaken werd gevraagd een lijn te bepalen voor wat betreft zaken die raadsleden rechtstreeks dan wel indirect aan gaan. Op grond van artikel 28 van de Gemeentewet dient een raadslid zich te onthouden van een stemming over een 'aangelegenheid die hem rechtstreeks of middellijk persoonlijk aangaat of waarbij hij als vertegenwoordiger is betrokken' of over 'de vaststelling of goedkeuring der rekening van een lichaam waaraan hij rekenplichtig is of tot welks bestuur hij behoort'. Tot op heden is het gebruikelijk de conceptagenda van de raadsvergadering te agenderen voor de commissie Algemeen Beleid en Economische Zaken. Doel daarvan is na te gaan in hoeverre er raadsleden zijn die zich van beraadslaging of besluitvorming moeten onthouden. Deze lijn kan voortgezet worden. De fractievoorzitter kan de raadsagenda met hetzelfde doel in het fractieberaad voorafgaande aan de raadsvergadering aan de orde stellen. Wanneer een raadslid zich van stemming moet onthouden, is het wel van belang dat hij/zij dat in de raadsvergadering bij aanvang van behandeling van het agendapunt kenbaar maakt. Het geldt namelijk zowel voor schriftelijke als hoofdelijke stemming. Dan de vraag hoe een lijn af te spreken om te bepalen of er sprake is van 'een aangelegenheid die een raadslid of collegelid rechtstreeks of middellijk persoonlijk aangaat.' In 1994 is dit ook al eens op verzoek van een raadslid onderzocht. Toen is aan de hand van een korte notitie besloten dat raadsleden zelf dienen te toetsen waar sprake kan zijn van mogelijke belangenverstrengeling. Dit besluit komt overeen met het nog steeds geldende uitgangspunt in de wet dat de verantwoordelijkheid in eerste instantie bij betrokkene zelf ligt. In de handreiking wordt nu echter aangegeven dat gedacht kan worden aan familierelaties, eigendommen, zakelijke belangen of bestuurslidmaatschappen van gesubsidieerde instellingen. De nadruk ligt echter op de woorden 'persoonlijk aangaan'. Het moet duidelijk om een eigen belang gaan. Op grond van recente jurisprudentie blijkt dat wanneer een raadslid in strijd met artikel 28 van de Gemeentewet toch deelneemt aan een stemming en deze stem blijkt van beslissende invloed te zijn op de besluitvorming (Nunspeetse situatie: 10 tegen 11), de burgemeester het besluit ter vernietiging voordragen. Overigens geeft artikel 2:4 van de Algemene wet bestuursrecht (gebod van onpartijdigheid) ook aan dat het bestuursorgaan zijn taak zonder vooringenomenheid vervult en dat het bestuursorgaan ertegen waakt dat tot het bestuursorgaan behorende of daarvoor werkzame personen, die een persoonlijk belang bij een besluit hebben, de besluitvorming beïnvloeden. Verwezen wordt naar de toelichting op deze bepalingen. Artikel 28 van de Gemeentewet en artikel 2:4 van de Awb zien ook op besluiten van het college van burgemeester en wethouders. Een algemene lijn definieren is moeilijk, maar raads- en collegeleden kunnen bovenvermelde toelichting en voorbeelden betrekken bij de beantwoording van de vraag of ze zich van stemming moeten onthouden. In de commissie Algemeen Beleid en Economische Zaken kan hierover verder van gedachten worden gewisseld. Genoemd artikel van de Gemeentewet ziet niet op het meedoen aan discussies in commissievergaderingen. Omdat raadsbesluiten feitelijk voortvloeien uit een discussie in commissieverband, is het echter aan te bevelen dat het desbetreffende commissielid zich ook onthoudt van beraadslagingen in de commissievergadering om (de schijn van) belangenverstrengeling te voorkomen. Ook hier geldt dat de raads- en commissieleden primair zelf verantwoordelijk zijn. Het wordt wel wenselijk geacht dat de commissievoorzitters beschikken over de lijst van nevenfuncties. d. Verboden handelingen ex artikel 15 Gemeentewet Op grond van het eerste lid van artikel 15 van de Gemeentewet mag een raadslid niet: a. als advocaat, procureur of adviseur in geschillen werkzaam zijn ten behoeve van de gemeente of het gemeentebestuur dan wel ten behoeve van de wederpartij van de gemeente of het gemeentebestuur; b. als gemachtigde in geschillen werkzaam zijn ten behoeve van de wederpartij van de gemeente of het gemeentebestuur; c. als vertegenwoordiger of adviseur werkzaam zijn ten behoeve van derden tot het met de gemeente aangaan van: 1e. overeenkomsten als bedoeld in onderdeel d; 2e. overeenkomsten tot het leveren van onroerende zaken aan de gemeente; d .rechtstreeks of middellijk een overeenkomst aangaan betreffende: 1e. het aannemen van werk ten behoeve van de gemeente; 2e. het buiten dienstbetrekking tegen beloning verrichten van werkzaamheden ten behoeve van de gemeente; 3e. het leveren van roerende zaken anders dan om niet aan de gemeente; 4e. het verhuren van roerende zaken aan de gemeente; 5e. het verwerven van betwiste vorderingen ten laste van de gemeente; 6e. het van de gemeente onderhands verwerven van onroerende zaken of beperkte rechten waaraan deze zijn onderworpen; 7e. het onderhands huren of pachten van de gemeente. Deze verboden gelden ook voor de burgemeester, de wethouders en niet-raadsleden in commissies en zijn in de wet opgenomen om de integriteit van het gemeentebestuur te waarborgen. Gedeputeerde Staten kunnen ontheffing verlenen van het verbod op het aangaan van een aantal privaatrechtelijke overeenkomsten, als bedoeld in artikel 15, eerste lid onder d. Gedeputeerde Staten hebben beleidsregels vastgesteld die als toetsingskader voor de ontheffingaanvragen dienen. In juli 2002 hebben de raadsgriffiers alle gemeentebestuurders (inclusief het niet-raadslid) hierover geïnformeerd en een exemplaar van de beleidsregels ter hand gesteld. In de Verordening op de raadscommissies gemeente Nunspeet 2002 zijn de verboden handelingen van artikel 15 van de Gemeentewet van toepassing verklaard op niet-raadsleden in commissies. Uit nadere bestudering blijkt dat de beleidsregels van de provincie niet gelden voor niet-raadsleden. Hieruit volgt dat niet-raadsleden nooit ontheffing kunnen krijgen. De provincie geeft in overweging om een mogelijkheid te creëren dat niet-raadsleden ter zake ontheffing kunnen vragen bij de gemeenteraad. Geadviseerd wordt om hiertoe over te gaan. Ontheffingaanvragen zullen dan door de raad getoetst worden aan de hand van de provinciale beleidsregels die van overeenkomstige toepassing worden verklaard op niet-raadsleden in commissies. Te zijner tijd zal dit als zodanig worden opgenomen in de Verordening op de raadscommissies. Hoofdstuk3INFORMATIE Een integer bestuurder gaat zorgvuldig en correct om met informatie waarover hij uit hoofde van zijn ambt beschikt. Oneigenlijk gebruik van overheidsinformatie moet voorkomen worden. In de gedragscode worden hierover een aantal gedragsregels opgenomen. Hoofdstuk4AANBESTEDING Het aanbestedingsbeleid staat met name als gevolg van de enquête bouwnijverheid volop in de belangstelling. Aanbesteden is een kwetsbare activiteit, waarbij het vertrouwen in de overheid in hoge mate in het geding is. Onlangs is het college desgevraagd gerapporteerd over het gehanteerde aanbestedingsbeleid van de gemeente Nunspeet voor werken in de openbare ruimte. Uit oogpunt van kwaliteitszorg (imago van de gemeente, dus ook integriteit) werd het rapport ambtelijk aangevuld met de opmerking dat in principe alle overheidsopdrachten voor diensten en leveranties onder de noemer van aanbestedingen vallen. Een aantal in het oog springende voorbeelden – onder andere met het oog op een eventuele Europese aanbesteding - zijn: uitgifte woningbouwlocaties, het afsluiten van de brandverzekering voor gemeentelijke gebouwen/inventaris, aanschaf computerapparatuur, aanschaf van brandweerauto's en het leerlingenvervoer. In de recente VNG-notitie gemeentelijk aanbestedingsbeleid wordt opgemerkt dat veel gemeenten een nota aanbestedingsbeleid hebben opgesteld, waarin onder meer is opgenomen: de doelstelling van het aanbestedingsbeleid, de gehanteerde aanbestedingsvormen, de bevoegdheidsverdeling (integriteit) en in voorkomende gevallen de wijze van verantwoording aan de gemeenteraad (dualisme). Een nota aanbestedingsbeleid ontbreekt in onze gemeente en de nota Integriteit van 1997, waarin richtlijnen op het gebied van het aanbestedingen zijn opgenomen, is aan actualisering toe. Ook in de handreiking 'Integriteit van bestuurders' wordt aanbevolen een adequaat aanbestedingsbeleid vast te stellen met waarborgen voor de integriteit in alle fasen van het traject van aanbesteding. Tijdens de raadsvergadering van 26 september jl. vroeg de VVD-fractie of het college bereid is het systeem van de onderhandse aanbestedingen om te zetten in een systeem van openbare aanbestedingen. Namens het college werd geantwoord dat hierover een discussie kan plaatsvinden in een komende vergadering van de commissie Openbare Ruimte. Indien er bij de raad de wens zou bestaan dit onderwerp raadsbreed te bespreken, kon dat in de commissie Algemeen Beleid en Economische Zaken kenbaar worden gemaakt. In de afgelopen commissievergadering is geen enkele fractie daarop teruggekomen. Vermeldenswaardig is dat de voorzitter tijdens de raadsvergadering meldde dat dit een prachtig voorbeeld is van de kaderstellende rol van de raad. Op 26 november 2002 heeft het college overigens een themabijeenkomst 'aanbestedingsbeleid', waarin deze notitie ook betrokken kan worden. Naast het ontwikkelen van een aanbestedingsbeleid is het raadzaam om ter zake gedragsregels op te nemen in de gedragscode. Hoofdstuk5GESCHENKEN EN DIENSTEN Bij het afleggen van de ambtseed of belofte verklaren bestuurders dat zij geen giften of gunsten hebben gegeven of beloofd om benoemd te worden. Ook beloven ze geen geschenken of beloften te hebben aangenomen of te zullen aannemen om iets te doen of te laten. Dat betekent kort gezegd dat nooit giften of gunsten - ook niet als ze van geringe waarde zijn - mogen worden aangenomen in ruil voor een tegenprestatie. Toch is het binnen de diverse relaties die gemeenten onderhouden niet ongebruikelijk dat geschenken worden gegeven en ontvangen. Dat hoeft geen probleem te zijn zolang de onafhankelijkheid van de bestuurders niet in het geding is. Wanneer de gemeente als instituut kostbare geschenken (bijvoorbeeld waarde tot € 5.000,00) geeft aan een derde, is het raadzaam hierover expliciet een gemotiveerd collegebesluit te nemen. De raad en de inwoners kunnen via de openbare besluitenlijst hiervan kennis nemen. Voor schenkingen boven het bedrag van € 5.000,-- is het aan te bevelen een raadsbesluit te nemen. Aan de andere kant komt het regelmatig voor dat derden geschenken aanbieden aan de gemeente. Voorheen werden geschenken altijd aanvaard door middel van een raadsbesluit. Enkele willekeurige voorbeelden van geschenken die door de raad geaccepteerd zijn: § een tv-toestel van de Stichting CAI
(1979). § 10.000,-- van het bedrijf Jan Kuipers i.v.m. 50-jarig bestaan
(1979). § Kunstwerk in de vorm van fietser van Shimano
(1992). Het aanvaarden van een schenking kan op grond van de huidige Gemeentewet tot de bestuursbevoegdheid van het college worden gerekend. Het is echter raadzaam af te spreken om geschenken met een waarde van boven de € 5.000,-- niet eerder te aanvaarden nadat de commissie Algemeen Beleid en Economische Zaken is geraadpleegd. Ook is het aan te bevelen dat de afdeling D&O een openbaar register aanlegt van alle ontvangen en verstrekte geschenken. Het ontvangen en geven van geschenken door bestuurders persoonlijk kan meer risico's met zich meebrengen. Datzelfde geldt voor deelname aan diners, excursies en evenementen. In de nota Integriteit van 1997 is hierover al een gedragslijn afgesproken waarvan de strekking onzes inziens voortgezet kan worden, namelijk: Geschenken, uitnodigingen en soortgelijke zaken moeten door bestuurders verplicht worden gemeld via een (bestaand) formulier bij de afdeling P&O. Deze afdeling verwerkt de meldingen eens in het jaar in een overzicht dat vervolgens aan het college en het seniorenconvent wordt voorgelegd. Gediscussieerd kan worden of dit overzicht openbaar of vertrouwelijk moet zijn, waarbij aangetekend wordt dat de meldingen op grond van de Wet openbaarheid van bestuur in beginsel openbaar zijn (denk aan de bonnetjes van oud-burgemeester Bram Peper). De raadscommissie Algemeen Beleid en Economische Zaken heeft inmiddels uitgesproken dat voor deze meldingen een passieve openbaarheid geldt. Het is overigens mogelijk om persoonlijke geschenken beneden een bepaalde waarde (bijvoorbeeld € 50,--) uit te zonderen van de meldingsplicht. Het college heeft inmiddels besloten dat voor geschenken en diensten boven de € 50,-- een collegebesluit nodig is. Hoofdstuk6BESTUURLIJKE UITGAVEN EN ONKOSTENVERGOEDINGEN Algemeen Politieke ambtsdragers op gemeentelijk niveau ontvangen naast hun wedde of bezoldiging vergoeding van kosten die zij maken bij de uitoefening van hun ambt. Naast vergoedingen van nader aangeduide kosten zoals reis- en verblijfkosten, hebben de ambtsdragers aanspraak op een vaste onkostenvergoeding, kunnen zij kosten declareren en maken zij gebruik van voorzieningen die door de gemeentelijke organisatie ter beschikking worden gesteld. In de handreiking wordt over de kostenregelingen feitelijke informatie gegeven en worden enkele handreikingen geboden omtrent de bij bestuurlijke uitgaven te betrachten zorgvuldigheid. Strikt sluitende algemene regels zijn moeilijk te formuleren, met name als het gaat om uitgaven die zich op het grensvlak van privé en publiek bevinden. Bestuurders dienen de nodige zorgvuldigheid in acht te nemen waar het betreft in rekening brengen van bestuurlijke uitgaven indien deze zich op genoemd grensvlak bevinden. Voor het maken van een afweging of de uitgaven voor bekostiging in aanmerking komen, is het aan te bevelen dat de bestuurders uitdrukkelijk kennis nemen van de inhoud van deze paragraaf in de handreiking. Daarnaast zullen we deze informatie beschikbaar stellen aan de sector Middelen. Op dit moment bestaat er reeds een administratieve procedure aan de hand waarvan (gedeclareerde ) uitgaven van bestuurders na controle worden uitbetaald. Stelregel daarbij is dat kosten alleen worden vergoed na overlegging van betalingsbewijzen. Deze procedure zal te zijner tijd door de sector Middelen worden vastgelegd in een procesbeschrijving. Gelet op de aard van de kosten verdient dat prioriteit. Thans brengen we nog enkele relevante aspecten onder de aandacht. Declaraties en facturen Het verdient de voorkeur dat kosten direct in rekening worden gebracht bij de gemeente, zonder dat een 'voorfinanciering' geschiedt uit de privé-gelden van de individuele bestuurder. Er zal echter behoefte blijven bestaan om declaraties in te kunnen dienen. Uitsluitend bestuurlijke uitgaven komen voor vergoeding in aanmerking. Voorts mogen de kosten niet reeds worden bestreken uit een andere (vaste) vergoeding. Gebruik van creditcards In de gemeente Nunspeet beschikken de bestuurders niet meer over een creditcard op naam van de gemeente. Aanbevolen wordt om dat te handhaven. Voorzieningen en faciliteiten In het ambtelijke rapport over de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Nunspeet 2002 is reeds ingegaan op het beschikbaar stellen van bepaalde voorzieningen voor raads- en commissieleden. De VNG heeft recent in overleg met het IPO een voorbeeldverordening voorzieningen wethouders, raads- en commissieleden opgesteld. Op grond van de nieuwe vergoedingssystematiek voor gemeente- en provinciebestuurders per 1 januari 2001 bestaat immers de mogelijkheid om computer- en communicatieapparatuur beschikbaar te stellen en cursussen en congressen rechtstreeks vanuit de (gemeentelijke) bedrijfsvoering te regelen. Er is reeds toegezegd dat de raad en het college aan de hand van genoemde voorbeeldverordening een afzonderlijk voorstel over dit onderwerp voorgelegd krijgen. Het project raadsleden on line krijgt daarin ook een plaats. Verantwoording en controle In de handreiking wordt in overweging gegeven de accountant te verzoeken bij de controle van de jaarrekening specifieke aandacht te besteden aan de bestuurskosten. Gelet op de aard van de uitgaven wordt het – uit oogpunt van transparantie - wenselijk geacht de accountant te verzoeken jaarlijks bij de controle van de jaarrekening aandacht te besteden aan de bestuurskosten. Hoofdstuk7DIENSTREIZEN BUITENLAND Ook bestuurders uit de gemeente Nunspeet maken soms buitenlandse dienstreizen. Deze worden gemeld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders. Via de openbare besluitenlijst kunnen de raad en inwoners daar kennis van nemen. In de gedragscode worden gedragsregels opgenomen met betrekking tot onder andere meereizende partners. De uitgaven worden intern gecontroleerd door de sector Middelen. De Nunspeetse situatie geeft geen aanleiding aanvullende regels te stellen. Hoofdstuk8ORGANISATIE VAN HET INTEGRITEITSBELEID Meer regels dan procedures Het vaststellen van regels en procedures is van groot belang, maar het mag nooit leiden tot een houding dat de integriteit daarmee is 'geregeld'. Integriteit dient een regelmatig terugkerend onderwerp op de politieke agenda te zijn. Het integriteitbeleid zou ten minste eenmaal per jaar in de raad (commissie Algemeen Beleid en Economische Zaken) geëvalueerd moeten worden, waarbij beoordeeld wordt of een bijstelling van het beleid gewenst is. Dat kan op het moment dat de actualisatie van de nevenfuncties in de commissie behandeld wordt. Het is ook nuttig een vertrouwenspersoon aan te wijzen bij wie individuele raadsleden of wethouders terechtkunnen. Daarbij kan gedacht worden aan de burgemeester. Voor integriteitvraagstukken met betrekking tot de burgemeester zelf kan de Commissaris van de Koningin als vertrouwenspersoon fungeren. Checks en balances Integriteit vraagt om een heldere verdeling van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden, waarbij checks en balances centraal staan. Bij delegatie en mandaat moet gezorgd worden dat het uitgangspunt van checks en balances is gewaarborgd. De raad kan een afzonderlijk voorstel tegemoet zien over de aanpassing van het delegatiebesluit in verband met de wettelijke overdracht van bestuursbevoegdheden aan het college. Met betrekking tot mandatering van collegebevoegdheden aan individuele wethouders en ambtenaren volgt een afzonderlijk voorstel aan het college, waarbij ook ingegaan wordt op integriteitrisico's. Een voorbeeld is om de in mandaat gegeven beslissingsbevoegdheid over te dragen aan een collega-bestuurder wanneer er sprake is van (de schijn van) belangenverstrengeling. Verantwoording, controle en financieel beheer Zie punt 6 van deze notitie en punt 8.5 en hoofdstuk 9 van de handreiking. Het lijkt ons raadzaam de inhoud hiervan te betrekken bij de vernieuwing van de planning&controlcyclus in verband met de invoering van de duale begroting en rekening. Vóór 15 november 2003 moeten de volgende verordeningen worden vastgesteld c.q. gewijzigd, waarin aspecten van verantwoording, controle en financieel beheer uitgediept worden: - Verordening inzake uitgangspunten financieel beleid en regels voor financieel beheer en inrichting financiële organisatie. - Verordening inzake externe controle op het financiële beheer en de inrichting van de financiële organisatie (aanscherpen accountantscontrole). Vóór 7 maart 2003 moet de Verordening met betrekking tot doelmatigheids- en doeltreffendheidonderzoeken van het college naar collegebestuur te worden vastgesteld. Deze termijn kan met een jaar worden verlengd. Bij de vaststelling van al deze verordeningen dient rekening te worden gehouden met het integriteitvraagstuk. Hoofdstuk9AANBEVELINGEN Naast de vaststelling van bijgaande conceptgedragscode volgt aan de hand van deze notitie puntsgewijs een samenvatting van de overige aanbevelingen. Het college en de raad dienen hierin een eigen afweging en vervolgens definitieve keuzes te maken. Belangenverstrengeling § Een kritische gedachtewisseling over de vervulling van nevenfuncties die qualitate qua worden vervuld, kan achterwege blijven. § De geactualiseerde lijst van nevenfuncties van de burgemeester, wethouders en raadsleden (inclusief niet-raadslid in commissies) thans definitief vaststellen en op de voorgestelde manier openbaar maken. § Niet overgaan tot opname (dus openbaarmaking) van de inkomsten en het tijdsbeslag in de lijst van nevenfuncties van de burgemeester en de wethouders (is niet van toepassing voor raadsleden ). Bij melding van nevenfuncties wel het tijdsbeslag aangeven. § Lijst van nevenfuncties jaarlijks actualiseren. Daarnaast zullen bestuurders het tussentijds aanvaarden en opzeggen van nevenfuncties melden. Bij het melden van nevenfuncties door de burgemeester en de wethouders wordt tevens het tijdsbeslag aangegeven (geen openbaarmaking tijdsbeslag). § Invoeren van een meldingsplicht voor alle bestuurders voor het hebben van financiële belangen in ondernemingen en organisaties waarmee de gemeente zakelijke betrekkingen onderhoudt. Deze opgave is openbaar en door derden te raadplegen. Er vindt dus geen actieve openbaarmaking plaats. § Om na te gaan of bestuurders zich moeten onthouden van stemming, de conceptagenda van de raad maandelijks aan de orde stellen in de commissie Algemeen Beleid en Economische Zaken. Daarnaast wordt de fracties in overweging gegeven om de raadsagenda met hetzelfde doel aan de orde te stellen in het fractieberaad voorafgaand aan de raadsvergadering. Wanneer bestuurders zich moeten onthouden van stemming, dienen ze dat altijd aan te geven op het moment dat de voorzitter het agendapunt tijdens de vergadering aan de orde stelt. Het is primair de verantwoordelijkheid van de bestuurder zelf om na te gaan of hij/zij zich van stemming moet onthouden. Daarbij kan hij/zij denken aan besluiten die betrekking hebben op familierelaties, eigendommen, zakelijke belangen en bestuurslidmaatschappen van gesubsidieerde instellingen. Verder wordt aanbevolen dat het desbetreffende commissielid zich ook onthoudt van beraadslagingen in de commissievergadering om (de schijn van) belangenverstrengeling te voorkomen. De commissievoorzitters ontvangen een lijst van nevenfuncties. § Bepalen dat niet-raadsleden in voorkomende gevallen bij de gemeenteraad ontheffing kunnen vragen van de verboden handelingen, als bedoeld in artikel 15, eerste lid onder d, van de Gemeentewet. Ontheffingaanvragen zullen dan getoetst worden aan de hand van de provinciale beleidsregels die van overeenkomstige toepassing worden verklaard op niet-raadsleden in commissies. Te zijner tijd wordt dit vastgelegd in de Verordening op de raadscommissies. Aanbesteding § Ontwikkel een integraal gemeentelijk aanbestedingsbeleid voor alle werken en diensten. Geschenken en diensten § Voor schenkingen van de gemeente aan derden tot een bedrag van € 5.000,-- neemt het college een gemotiveerd besluit, waarbij specifieke aandacht is voor de integriteit van het bestuur. Deze besluiten worden in de openbare besluitenlijst vastgelegd zodat de raad en inwoners daarvan kennis kunnen nemen. Voor schenkingen van de gemeente aan derden die een bedrag van € 5.000,-- te boven gaan, wordt een raadsbesluit genomen. § Geschenken met een waarde boven € 5.000,-- worden door de gemeente (het college) niet eerder aanvaard nadat de commissie Algemeen Beleid en Economische Zaken is geraadpleegd. Er wordt door de afdeling D&O een openbaar register aangelegd van alle verstrekte en ontvangen geschenken. § Persoonlijke geschenken, uitnodigingen en soortgelijke zaken moeten door bestuurders verplicht worden gemeld via een (bestaand) formulier bij de afdeling P&O. Deze afdeling verwerkt de meldingen eens in het jaar in een overzicht dat vervolgens aan het college en het seniorenconvent wordt voorgelegd. De vraag is of dit overzicht openbaar of vertrouwelijk moet zijn. De raadscommissie Algemeen Beleid en Economische Zaken heeft inmiddels uitgesproken dat voor deze meldingen een passieve openbaarheid geldt. Verder is het mogelijk om te bepalen dat persoonlijke geschenken beneden een bepaalde waarde (bijvoorbeeld € 50,--) uitgezonderd worden van de meldingsplicht. Het college heeft inmiddels besloten dat voor geschenken en diensten boven de € 50,-- een collegebesluit nodig is. De leden van het college en de raadsleden worden in het bezit gesteld van een aantal meldingsformulieren. Bestuurlijke uitgaven en onkostenvergoedingen § Voor de afweging of bepaalde uitgaven tot bestuurlijke kosten gerekend kunnen worden, nemen bestuurders kennis van de inhoud van hoofdstuk 6 van de publicatie 'Integriteit van bestuurders'. De bestaande procedure voor de controle van bestuurlijke uitgaven wordt te zijner tijd door de sector Middelen vastgelegd in een procesbeschrijving. § Bestuurders worden niet in het bezit gesteld van een creditcard op naam van de gemeente. § De raad en het college kunnen aan de hand van de voorbeeldverordening voorzieningen wethouders, raads- en commissieleden een afzonderlijk voorstel tegemoet zien, waarbij ook het project raadsleden on line een plaats krijgt. § De accountant verzoeken om bij de controle van de jaarrekening specifieke aandacht te besteden aan de bestuurskosten. Dienstreizen in buitenland § Buitenlandse dienstreizen door collegeleden worden in de collegevergadering gemeld. Via de openbare besluitenlijst kunnen de raad en de inwoners daarvan kennis nemen. De bestuurlijke uitgaven tijdens de reis worden intern gecontroleerd door de sector Middelen. Organisatie van het integriteitsbeleid § Het integriteitbeleid wordt één keer per jaar geëvalueerd in de commissie Algemeen Beleid en Economische Zaken op het moment dat de actualisatie van de lijst van nevenfuncties wordt besproken. § Voor integriteitsvragen van individuele raadsleden wordt de burgemeester aangewezen als vertrouwenspersoon. De burgemeester heeft zelf de mogelijkheid om dergelijke vragen van zijn kant kort te sluiten met de Commissaris van de Koningin. § De raad ontvangt een voorstel over de aanpassing van het delegatiebesluit als gevolg van de overdracht van bestuursbevoegdheden aan het college ingevolge de Gemeentewet. Met betrekking tot mandatering van collegebevoegdheden aan individuele collegeleden en ambtenaren ontvangt het college een nader voorstel, waarin ook ingegaan wordt op integriteitsrisico's. § De aanbevelingen in de handreiking met betrekking tot verantwoording, controle en financieel worden betrokken bij de vernieuwing van de planning&controlcyclus als gevolg van de invoering van de duale begroting en rekening. § Bij de vaststelling c.q. wijziging van de zogenaamde financiële verordeningen wordt tevens rekening gehouden met integriteitsrisico's.