Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in de gemeente Wassenaar (Wassenaar)

Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in de gemeente WassenaarDe Raad der gemeente Wassenaar; gelet op artikel 213 a Gemeentewet gezien het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 10-02-2004, raadsvoorstel no. 04018 ; b e s l u i t: vast te stellen de volgende: VERORDENING ONDERZOEKEN DOELMATIGHEID EN DOELTREFFENDHEID VAN HET GEVOERDE BESTUUR IN DE GEMEENTE WASSENAAR. Artikel1Begripsomschrijvingen In deze verordening wordt verstaan onder: a. Doelmatigheid De mate waarin de gewenste prestaties en beoogde maatschappelijke effecten worden gerealiseerd met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen, of met de beschikbare middelen zo veel mogelijk resultaat wordt bereikt. b. Doeltreffendheid De mate waarin de gewenste prestaties en beoogde maatschappelijke effecten van het beleid daadwerkelijk worden behaald. Artikel2Onderzoeksfrequentie 1.Het college onderzoekt jaarlijks de doelmatigheid van (onderdelen van) de organisatie-eenheden van de gemeente en de uitvoering van taken door de gemeente. Iedere gemeentelijke organisatie-eenheid en gemeentelijke taak wordt minimaal eens in de 8 jaar in zijn geheel aan een dergelijke toets onderworpen. 2.Het college toetst jaarlijks de doeltreffendheid van minimaal 10 % van programma’s en paragrafen of delen daarvan. Artikel3Master- en onderzoeksplan 1.Het college maakt eenmaal in de vier jaar een masterplan waarin aangegeven staat wanneer welke onderzoeken naar doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde bestuur zullen worden uitgevoerd. Deze wordt ter informatie naar de raad gestuurd en de raad kan zijn zienswijze hierop geven. 2.Het college zendt ieder jaar uiterlijk voor 1 november een onderzoeksplan naar de raad voor de in het erop volgende jaar te verrichten interne onderzoeken naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid. 3.In het onderzoeksplan wordt per intern onderzoek globaal aangegeven: het object van onderzoek; de reikwijdte van het onderzoek; de onderzoeksmethode; doorlooptijd van het onderzoek en de wijze van uitvoering. 4.In het plan wordt aangegeven welke budgetten in de begroting zijn opgenomen voor de uitvoering van de onderzoeken. Artikel4Voortgang onderzoeken Het college rapporteert in de bedrijfsvoeringparagraaf van de begroting en de jaarstukken over de voortgang van de onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid en de uitputting van bijbehorende budgetten. Artikel5Rapportage en gevolgtrekking 1.De uitkomsten van een onderzoek worden vastgelegd in een rapportage. Elke rapportage bevat ten minste een analyse van de onderzoeksresultaten en indien nodig aanbevelingen voor verbeteringen. 2.Op basis van de resultaten van ieder onderzoek stelt het college indien nodig een plan van verbetering op. De rapportage en het plan van verbetering worden ter kennisgeving aan de raad aangeboden. Het college neemt op basis van het plan van verbetering maatregelen. Artikel6Inwerkingtreding Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 januari 2004. Artikel7Citeertitel Deze verordening kan worden aangehaald als: “Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in de gemeente Wassenaar”. Wassenaar, 1 maart 2004 De Raad voornoemd, de Griffierde VoorzitterArtikelsgewijze toelichting verordening 213 a Gemeentewet Artikel 2 OnderzoeksfrequentieIn artikel 2 wordt het college opgedragen onderzoek te doen naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur. Er wordt door de raad aan het college gevraagd de doelmatigheid van de organisatieonderdelen te toetsen zodanig dat elk organisatieonderdeel één keer in de acht jaar getoetst wordt. Hierbij wordt een scheiding aangebracht tussen onderzoeken naar de doelmatigheid en onderzoeken naar de doeltreffendheid. De onderzoeken naar de doelmatigheid betreffen onderzoeken naar de uitvoering van het beleid en het beheer van middelen. Deze onderzoeken kennen twee invalshoeken. Enerzijds gericht op (het doelmatig functioneren van) de organisatie-eenheden van de gemeente en anderzijds op de (doelmatige) uitvoering van met name te noemen taken van de gemeente. Om te verzekeren dat alle onderdelen van de gemeente op doelmatigheid worden onderzocht, verplicht het artikel dat ieder onderdeel van de gemeente en elke gemeentelijke taak minimaal eens in de acht jaar worden onderzocht. Hier wordt de gewenste periode aangegeven. De onderzoeken naar de doeltreffendheid vinden plaats op basis van het in de programma’s of paragrafen van de begroting geformuleerde beleid. Dit beleid kan gehele begrotingsprogramma’s omvatten of delen daarvan. Ook kunnen dergelijke onderzoeken paragrafen van de begroting en jaarstukken of delen daarvan omvatten. Artikel 3 OnderzoeksplanDe beslissing wat te onderzoeken is aan ons college. Om uw raad te informeren wat de plannen zijn en in de gelegenheid te stellen deze te bespreken en uw invloed uit te oefenen wordt een onderzoeksplan opgesteld. Om het totaalbeeld over de in te stellen onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid te behouden is in het overleg met de klankbordgroep afgesproken dat een meerjarig masterplan wordt opgesteld. Lid 1 van artikel 3 voorziet hierin. Het onderzoeksplan geeft een beeld van de voorgenomen onderzoeken, zij het uiteraard nog globaal. De onderzoeken in het onderzoeksplan worden per onderzoek uitgewerkt. Het onderzoeksplan wordt u aangeboden en de raad kan het ter bespreking agenderen, maar het wordt door het college vastgesteld. In de verordening is aangegeven, wat in het onderzoeksplan in ieder geval wordt opgenomen. De onderwerpen genoemd in het tweede lid kunnen als volgt worden toegelicht: Ad

1. a)Het object van een onderzoek wordt dusdanig omschreven, dat duidelijk aangegeven is, wat de afbakening van het onderzoek is. Daarbij worden bij de doelmatigheidsonderzoeken duidelijk de scheidslijnen aangegeven ten aanzien van de te onderzoeken procedures, instrumenten en gemeentelijke taken. Bij de doeltreffendheidsonderzoeken worden duidelijk de scheidslijnen met andere beleidsvelden aangegeven. Ad
2. b)De reikwijdte van ieder onderzoek strekt zich in beginsel uit over alle organen (raad, college), organisatie-eenheden en instellingen, waarvoor de gemeente bestuurlijk verantwoordelijk is of waarvan de activiteiten geheel of in belangrijke mate door de gemeente worden bekostigd. De reikwijdte kan in het onderzoeksplan worden ingeperkt door het aangeven van het te onderzoeken tijdsvak en de te onderzoeken organen, organisatie-eenheden en instellingen. De reikwijdte van onderzoeken moet van tevoren duidelijk worden aangegeven. Aangegeven moet worden, welk tijdvak wordt onderzocht en welke organisatie-eenheden en niet gemeentelijke instellingen bij het onderzoek worden betrokken. Ad
3. c)Hier wordt aangegeven welke methoden gebruikt zullen worden (benchmarking, enquête, enzovoorts). Ad
4. d)Een inschatting van de duur van het onderzoek, eventueel onderverdeeld in fasen. Ad
5. e)Onderzoeken kunnen in opdracht van het college worden uitgevoerd door het ambtelijke apparaat (al of niet met inbreng van deskundigheid van derden) of door derden. Indien de ambtelijke organisatie de onderzoeken uitvoert, zullen in de onderzoeksopzet waarborgen dienen te worden ingebouwd, waarmee de onafhankelijkheid van de analyse en/of adviezen ter verbeteringen worden gegarandeerd. Dat betekent, dat het onderzoek wel mag worden uitgevoerd door functionarissen die in hun dagelijks werk betrokken zijn bij het onderzoeksobject. De analyse en de aanbevelingen tot verbetering echter moeten zoveel als mogelijk onafhankelijk tot stand komen en uitgevoerd worden door functionarissen die niet in hun dagelijks werk betrokken zijn bij het onderzoeksobject. Artikel 4 Voortgang onderzoekDe bedrijfsvoeringparagraaf van de begroting en jaarstukken dient inzicht te geven in de stand van zaken en de beleidsvoornemens omtrent de bedrijfsvoering. Daarbij dient een relatie te worden gelegd met inhoud van de programma’s van de begroting en jaarstukken. Het ligt voor de hand om in deze paragaaf eveneens te rapporteren over de stand van zaken bij de interne onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde bestuur. Artikel 5 Rapportage en gevolgtrekkingMet de instelling van de onderzoeken beoogt de gemeente de transparantie van gemeentelijk handelen te vergroten en de publieke verantwoording daarover te versterken. De bevindingen van de onderzoeken worden dan ook neergelegd in rapporten voor de raad, zoals voorgeschreven in artikel 213a, tweede lid van de Gemeentewet. De rapporten dienen volgens artikel 197 tweede lid van de Gemeentewet te worden gevoegd bij de jaarrekening en het jaarverslag. Dat betreft uiteraard de verslagen die lopende het verslagjaar zijn afgerond. Dat sluit echter geenszins uit dat de raad, als hij dat wenst, de rapporten ontvangt, zodra ze zijn vastgesteld. Systematische aandacht voor doelmatigheid en doeltreffendheid impliceert ook het doel om te leren, om te denken over en te streven naar verbetering. Daarom is in de verordening opgenomen, dat evaluatie en aanbevelingen voor verbetering onderdeel zijn van de rapportage en dat zo nodig door middel van een plan van verbetering het vervolgtraject moet worden ingezet. De bedrijfsvoering is een zaak van het college. Het is dan ook het college, dat (organisatorische) maatregelen moet nemen tot verbetering. Het college moet een plan van verbetering opstellen en uitvoeren. Het plan van verbetering wordt uiteraard ook ter kennisgeving aan de raad gestuurd. Artikel 6 InwerkingtredingVolgens de Gemeentewet moet deze verordening per 7 maart 2003 zijn vastgesteld, maar deze termijn is op 10 maart 2003 door uw raad verlengd met één jaar. Artikel 7 CiteertitelIn dit artikel wordt de naam gegeven, waarmee in gemeentelijke stukken naar deze verordening kan worden verwezen.