Verordening betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad inzake de zorg van het college van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden va

Verordening betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad inzake de zorg van het college van burgemeester en wethouders voor de archief-bescheiden van de gemeente en het toezicht op het beheer van de archief-bescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archief-bewaarplaats. De raad der gemeente Borne gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 13 november 2007; gelet op de artikelen 30 eerste lid, 31 en 32, tweede lid van de Archiefwet 1995; Besluit vast te stellen de navolgende: Verordening betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad inzake de zorg van het college van burgemeester en wethouders voor de archief-bescheiden van de gemeente en het toezicht op het beheer van de archief-bescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archief-bewaarplaats. HoofdstukIBegripsbepalingen Artikel1Begripsbepalingen In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder: de wet de Archiefwet 1995; gemeentelijke organen de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente; de archiefbewaarplaats de door het college overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats; archiefruimte een ruimte, bestemd of aangewezen voor bewaring van archiefbescheiden in afwachting van hun over brenging ingevolge art 12, eerste lid of 13, eerste lid, van de wet; beheerder degene die ingevolge artikel 3 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeen-telijke organen, die nog niet naar de archiefbe-waarplaats zijn overgebracht; beheerseenheid een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel; informatiesysteem systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbe- scheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, ver- zonden, ontvangen en geraadpleegd. Hoofdstuk II De zorg van het college van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden. Artikel2Archiefbewaarplaats 1.Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en instandhouden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 31 van de wet, alsmede voor voldoende en doelmatige archiefruimten. Artikel3Beheerder(s) 1.Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van een of meer beheerder(s). Artikel4Personeel 1.Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, onge-acht hun vorm. Artikel5Archiefbescheiden 1.Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschiedt op zodanige wijze, dat het behoud van deze archiefbescheiden voldoende is gewaarborgd. 2.Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van archiefbescheiden bestemd voor een ander overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke archiefbescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Artikel6Middelen 1.Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter dekking van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden en collecties zijn verbonden. Artikel7Voorschriften 1.Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht voorschriften vast. Artikel8Verantwoording 1.Burgemeester en wethouders doen tenminste eenmaal per jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen het college heeft verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Het college legt daarbij de verslagen over die door de gemeentesecretaris aan het college zijn uitgebracht in verband met het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. HoofdstukIIIToezicht van de gemeentesecretaris op het beheer van de archiefbescheiden welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats Artikel9Toezicht beheer 1.De gemeentesecretaris ziet erop toe, dat het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, die niet zijn overgebracht, geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften. Artikel10Vervanging 1.De gemeentesecretaris is bevoegd zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door aan hem ondergeschikte ambtenaren, die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet. Artikel11Ondersteuning bij toezicht 1.De medewerker oud archief verstrekt aan de gemeentesecretaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen. 2.De medewerker oud archief en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden en de ruimten waarin deze zich bevinden. Artikel12Voorzieningen 1.De gemeentesecretaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan burgemeester en wethouders. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen. Artikel13Uitvoering archiefbeheer 1.De medewerker oud archief doet aan de gemeentesecretaris tenminste tijdig mededeling van het voornemen om aan burgemeester en wethouders een voorstel te doen tot: opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of over- dracht van één of meer taken aan een andere beheerseenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon; bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruik- neming van ruimten als archiefruimte; verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaar- plaats overgebrachte archiefbescheiden; ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem; voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen. Artikel14Verslaglegging toezicht 1.De gemeentesecretaris doet eenmaal per twee jaar verslag aan burgemeester en wethouders betreffende de uitoefening van het toezicht. HoofdstukIVSlotbepalingen Artikel15Inwerkingtreding 1.De “Archiefverordening van de gemeente Borne 1996”, vastgesteld door de raad d.d. 28 november 1996, wordt ingetrokken. 2.Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na de bekendmaking en werkt terug tot en met 8 maart

1. Artikel16Citeertitel 1.Deze verordening wordt aangehaald als de “Archiefverordening gemeente Borne 2007”. Vastgesteld in de openbare vergadering van 11 december 2007.De voorzitter,De griffier, Toelichting Archiefverordening Algemeen De Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stb. 276 en 277), (hierna wet) en het Archiefbesluit 1995 (Stb. 671) (hierna besluit), en dient door de gemeenteraad te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet
2. De verordening is, evenals de wet en het besluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatie-dragers. In de verordening zijn de gevolgen verwerkt van de dualisering van de medebewindsbevoegdheden met ingang van 8 maart
3. Vanaf die datum is niet langer de gemeenteraad bevoegd om de archivaris te benoemen en de archiefbewaarplaats aan te wijzen. Deze bevoegdheden berusten voortaan bij het college. Dit heeft onder andere tot gevolg dat het hoofdstuk over de archiefbewaarplaats opgenomen in de oude verordeningen is overgeheveld naar het door burgemeester en wethouders vast te stellen besluit Informatiebeheer. De nieuwe archiefverordening is gebaseerd op het in januari 2006 gepubliceerde model voor gemeenten zonder eigen archivaris, opgesteld door het Landelijk Overleg van Provinciale Archiefinspecteurs. De organisatie van de gemeente Borne wordt voor de toepassing van de Archiefwet gezien als één beheerseenheid, bestaande uit ambtelijke organisatie en griffie. De modelverordening heeft de volgende titel:Verordening betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad inzake de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Bij het aanhalen van deze verordening zal de meer hanteerbare naam: Archiefverordening gemeente Borne 2007 gebruikt worden. ARTIKELSGEWIJZE TOELICHTING Artikel 1 Begripsbepalingen Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen voorzover zij worden gebruikt in deze verordening. Voor de overige begripsbepalingen wordt verwezen naar de Archiefwet
4. Artikel 2 Archiefbewaarplaats De ministeriële Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen (Nederlandse Staatscourant nr. 180 d.d. 18 september 2001, verbeterd in nr. 209 d.d. 29 oktober 2001) stelt op grond van artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen. Artikel 3 Beheerders De aanwijzing van de beheerder is opgenomen in de op grond van artikel 7 te stellen voorschriften: het Besluit Informatiebeheer. Artikel 5 Archiefbescheiden De ministeriële Regeling duurzaamheid archiefbescheiden (Nederlandse Staatscourant nr. 180 d.d. 18 september 2001) stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel achten de opstellers van de modelverordening dit onjuist. Daarom is in het tweede lid bepaald, dat ook de te verzenden stukken aan de genoemde Regeling dienen te voldoen. De gemeente heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt. Artikel 7 Voorschriften De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer gemeente Borne
5. Artikel 8 Verantwoording De gemeenteraad verneemt jaarlijks wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden. Artikel 11 Ondersteuning bij toezicht De ontwikkelingen op het gebied van de moderne informatietechnologie hebben in de wet geleid tot een gewijzigde definitie van de term “archiefbescheiden”. De wetgever heeft – binnen de formele betekenis van het begrip archiefbescheiden – bedoeld onder deze term alle op enigerlei wijze vastgelegde informatie te begrijpen inclusief die welke slechts via informatietechnologie opgevraagd kan worden.Ondanks de ruimere betekenis van “archiefbescheiden” kan de materie veelal met de traditionele bepalingen worden geregeld, zij het dat sommige begrippen een andere, ruimere inhoud hebben gekregen. Dat heeft onder andere gevolgen voor een term als “beheer”. Zo zal het voor het toezicht op het beheer van machine leesbare gegevens-bestanden niet meer voldoende zijn dat toegang tot de ruimte is verzekerd. De formulering betreffende de noodzakelijke medewerking is ontleend aan de artikelen 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen en 5:20 van de Algemene wet bestuursrecht. Artikel 13 Uitvoering bij archiefbeheer Slechts die aspecten van de uitoefening van het archiefbeheer zijn hier vermeld, die bij constatering achteraf tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen leiden, of die ernstige schade voor het behoud dan wel de openbaarheid van de archiefbescheiden en de rechtszekerheid van de burger tot gevolg zouden hebben. Artikel 15 Inwerkingtreding De nieuwe verordening treedt in werking na de bekendmaking en werkt terug tot 8 maart 2006, de datum waarop de wijziging van de Archiefwet in werking treedt. De oude verordening vervalt op dat moment. Een en ander heeft geen gevolgen voor de rechtskracht van de besluiten die op basis van de oude verordening tot stand zijn gekomen. Artikel LXXIII, eerste lid, van de Wet dualisering gemeentelijke medebewindsbevoegdheden (Stbl. 2005, 530) bevat namelijk de volgende algemene overgangsbepaling: Deze wet heeft geen gevolgen voor de rechtskracht van vóór het tijdstip van inwerkingtreding van deze wet genomen beslissingen, ten aanzien waarvan na dat tijdstip een ander bestuursorgaan bevoegd is. Het raadsbesluit tot aanwijzing van de archiefbewaarplaats, bijvoorbeeld, hoeft niet opnieuw, nu door het college, te worden vastgesteld.