Verordening op de rekenkamercommissie Leidschendam-Voorburg (Leidschendam-Voorburg)

Verordening op de rekenkamercommissie Leidschendam-VoorburgDe raad van de gemeente Leidschendam-Voorburg; gelezen het voorstel van de commissie Rekening en Audit d.d. 19 december 2011; gelet op hoofdstuk IVb, artikel 81o van de Gemeentewet; Besluit: vast te stellen de Verordening op de rekenkamercommissie Leidschendam-Voorburg Artikel1Begripsbepalingen In deze verordening wordt verstaan onder: Wet: Gemeentewet; commissie: rekenkamercommissie; voorzitter: voorzitter van de rekenkamercommissie; raad: de raad van de gemeente Leidschendam-Voorburg rekenkamercommissie: de rekenkamercommissie Leidschendam-Voorburg Artikel2Rekenkamercommissie 1.Er is een commissie die door de raad wordt ingesteld en wordt aangeduid als de rekenkamercommissie Leidschendam-Voorburg. 2.De rekenkamercommissie bestaat uit 3 externe leden. Artikel3Benoeming leden 1.De raad benoemt de leden van de rekenkamercommissie. De artikelen 81e en 81h van de Wet zijn van overeenkomstige toepassing. 2.De leden worden voor een periode van één jaar benoemd. 3.De raad benoemt de voorzitter en zonodig plaatsvervangend voorzitter uit de leden van de rekenkamercommissie. De voorzitter draagt zorg voor het tijdig en periodiek bijeenroepen van de commissie, het leiden van de vergaderingen, het bewaken van de uitgangspunten en werkwijze en het bevorderen van een zorgvuldige besluitvorming. De voorzitter voert hiertoe regelmatig overleg met de onderzoekers en met het secretariaat. 4.Voorafgaand aan de benoeming van de voorzitter en de overige leden van de rekenkamercommissie pleegt de raad, of een commissie daaruit, overleg met de zittende leden van de rekenkamercommissie. Artikel4Geheimhoudingsverklaring Voordat de leden van de commissie met hun werkzaamheden beginnen, tekenen zij een geheimhoudingsverklaring. Zij verklaren daarmee vertrouwelijkheid te betrachten ten aanzien van informatie waar zij uit hoofde van hun functie kennis van nemen en die naar haar aard vertrouwelijk behandeld dient te worden. Artikel5Ontslag en non-activiteit 1.Een lid wordt door de raad ontslagen: op eigen verzoek; bij de aanvaarding van een functie die onverenigbaar is met het lidmaatschap van de rekenkamercommissie; wanneer het lid bij onherroepelijk geworden rechterlijke uitspraak wegens misdrijf is veroordeeld, dan wel bij zulk een uitspraak een maatregel is opgelegd die vrijheidsbeneming tot gevolg heeft; indien het lid bij onherroepelijk geworden rechtelijke uitspraak onder curatele is gesteld, in staat van faillissement is verklaard, surseance van betaling heeft verkregen of wegens schulden is gegijzeld; indien hij naar het oordeel van de raad ernstig nadeel toebrengt aan het in hem gestelde vertrouwen; indien de raad besluit de verordening in te trekken. 2.De raad kan een lid op non-activiteit stellen indien: hij zich in voorlopige hechtenis bevindt; hij bij een nog niet onherroepelijk geworden rechterlijke uitspraak wegens misdrijf is veroordeeld, dan wel hem bij zulk een uitspraak een maatregel is opgelegd die vrijheidsbeneming tot gevolg heeft; hij onder curatele is gesteld, in staat van faillissement is verklaard, surséance van betaling heeft verkregen of wegens schulden is gegijzeld ingevolge een nog niet onherroepelijk geworden rechterlijke uitspraak. 3.De leden van de rekenkamercommissie kunnen door de raad worden ontslagen wanneer zij door ziekte of gebreken langdurig ongeschikt zijn hun functie te vervullen. Artikel6Vergoeding voor werkzaamheden van de leden van de rekenkamercommissie 1.De voorzitter en de leden van de rekenkamercommissie genieten een vaste maandelijkse vergoeding voor hun werkzaamheden en een vaste maandelijke onkostenvergoeding. Daarnaast ontvangen de voorzitter en de leden van de rekenkamercommissie op declaratiebasis een tegemoetkoming in de door hen gemaakte reis- en verblijfkosten. 2.De hoogte van de in het eerste lid bedoelde maandelijke vergoeding is gelijk aan 33% van het bedrag, genoemd in klasse 6 van Tabel I van het "Rechtspositiebesluit raads- en commissieleden" voor de voorzitter en 23% van het bedrag, genoemd in klasse 6 van Tabel I van het "Rechtspositiebesluit raads- en commissieleden" voor de leden. 3.De hoogte van de in het eerste lid bedoelde onkostenvergoeding is gelijk aan 33% van het bedrag genoemd in gemeenteklasse 6 van Tabel II van het "Rechtspositiebesluit raads- en commissieleden" voor de voorzitter en 23% van het bedrag, genoemd in gemeenteklasse 6 van Tabel II van het "Rechtspositiebesluit raads- en commissieleden" voor de leden. 4.De vergoedingen genoemd in het eerste lid komen ten laste van het budget van de rekenkamercommissie. Artikel7Ambtelijk secretaris/onderzoeker. 1.De raad kan in overleg met de rekenkamercommissie een ambtelijk secretaris en onderzoeker benoemen. 2.De secretaris en onderzoeker staat de rekenkamercommissie bij de uitvoering van haar taken terzijde. 3.De secretaris en onderzoeker legt rechtstreeks verantwoording af aan de rekenkamercommissie over de wijze waarop de ondersteunende taken worden verricht. 4.De rekenkamercommissie stelt de taakomschrijving van de ambtelijk secretaris en onderzoeker vast. Artikel8Reglement van orde De commissie stelt een reglement van orde voor haar vergaderingen en andere werkzaamheden vast. Zij zendt het reglement na vaststelling onverwijld ter kennisneming naar de raad. Artikel9Onderwerpselectie en opdrachtverlening 1.De commissie bepaalt de onderwerpen die zij onderzoekt, formuleert de probleemstelling en stelt de onderzoeksopzet vast. 2.De in het vorige lid bedoelde onderzoeksopzet wordt door de commissie ter kennisneming aan de raad verstuurd. 3.De raad kan de commissie een gemotiveerd verzoek doen tot het instellen van een onderzoek. De rekenkamer bericht de raad binnen een maand in hoeverre aan dat verzoek wordt voldaan. Indien de commissie niet aan het verzoek van de raad voldoet, geeft zij de gronden daarvoor aan. 4.De commissie stelt voor 1 maart een onderzoeksprogramma op. Voordat de commissie het onderzoeksprogramma vast stelt, stelt zij de raad in de gelegenheid zijn wensen en bedenkingen kenbaar te maken ten aanzien van het onderzoeksprogramma. Artikel10Werkwijze 1.De commissie is belast met en verantwoordelijk voor de uitvoering, begeleiding en sturing van het onderzoek volgens de door haar vastgestelde onderzoeksopzet. 2.De commissie beoordeelt of het wenselijk is de raad tussentijds te informeren. 3.De artikelen 183 en 184 van de Wet zijn van overeenkomstige toepassing op de commissie. 4.De commissie vergadert zoveel als zij nodig acht, ter bespreking van procedurele en inhoudelijke aspecten van het onderzoek. 5.De commissie vergadert in beslotenheid, haar rapporten zijn openbaar. Op grond van de belangen genoemd in artikel 10 van de Wet Openbaarheid van Bestuur kan de commissie rapporten die aan de raad worden voorgelegd of gedeelten daarvan als geheim aanmerken. 6.De commissie kan openbare informatieve vergaderingen beleggen. 7.Voor de uitvoering van het onderzoek kan de commissie, met inachtneming van het beschikbare budget, externe personen of bureaus inschakelen. 8.De commissie stelt de betrokkenen in de gelegenheid om binnen een door haar te stellen termijn, die tenminste twee weken en maximaal vier weken bedraagt, hun zienswijze op het conceptonderzoeksrapport aan de commissie kenbaar te maken. Betrokkenen zijn degenen wier taakuitvoering (mede) voorwerp van onderzoek is of is geweest. De commissie bepaalt verder wie verder als betrokkenen worden aangemerkt. 9.Na vaststelling door de commissie worden het onderzoeksrapport en de nota met conclusies en aanbevelingen en de zienswijze van betrokkenen op het rapport zo spoedig mogelijk, onder toezending van een afschrift aan het college en betrokkenen, aan de raad aangeboden. Artikel11Budget 1.De commissie is bevoegd binnen een aan haar bij de begroting beschikbaar gesteld budget uitgaven te doen ten behoeve van de uitvoering van haar taken. 2.Ten laste van het in het voorgaande lid bedoelde budget worden de kosten gebracht van: de vergoedingen aan de leden, als bedoeld in artikel 6; de ambtelijk secretaris; interne onderzoeksmedewerkers; externe deskundigen die eventueel door de rekenkamercommissie zijn ingeschakeld; eventuele overige uitgaven die de commissie nodig acht voor de uitoefening van haar taak. 3.De commissie is voor de besteding van het budget uitsluitend verantwoording verschuldigd aan de raad. De verantwoording van de besteding van het budget wordt opgenomen in het jaarverslag. 4.De commissie zendt het jaarverslag naar de raad. Artikel12Inwerkingtreding Deze verordening treedt in werking per 1 januari

1. Artikel13Citeertitel Deze verordening kan worden aangehaald als Verordening rekenkamercommissie Leidschendam-Voorburg. Aldus besloten door de raad van de gemeente Leidschendam-Voorburg in zijn openbare vergadering van 7 februari
2. de griffier, de voorzitter, mr. G.A. van Egmond, drs. J.W. van der Sluijs Toelichting Artikelsgewijze toelichtingArtikel 1 Dit artikel bevat enkele definities om te voorkomen dat bepaalde begrippen telkens in hun geheel moeten worden uitgeschreven. In deze modelverordening is gekozen om de begrippen doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid (die in artikel 182 van de Gemeentewet is genoemd) niet in artikel 1 op te nemen. Hiermee willen wij voorkomen dat gemeenten in de verordening een eigen definitie hanteren. Wel wordt in deze toelichting uiteengezet wat onder deze termen wordt verstaan. Doelmatigheid is de mate waarin de nagestreefde beleidsdoelen tegen zo gering mogelijke kosten worden bereikt. Bij doeltreffendheid gaat het er om of het resultaat van het beleid beantwoordt aan wat er met het beleid werd beoogd en de gestelde beleidsdoelen worden verwezenlijkt. Bij rechtmatigheid gaat het om het voldoen aan de wettelijke kaders en regelgeving. Het gaat dan vooral om wet- en regelgeving die direct van belang is voor de rechtmatigheid van de totstandkoming van de gemeentelijke baten en lasten. Artikel 2Wanneer gemeenten geen rekenkamer instellen, stellen zij op grond van artikel 81o van de wet regels vast voor de uitoefening van de rekenkamerfunctie. De wet spreekt van een rekenkamerfunctie. In deze modelverordening is gekozen voor een rekenkamercommissie met externen. Artikel 3De raad benoemt zowel de leden als de voorzitter van de rekenkamercommissie. Voor de leden van de commissie gelden dezelfde beperkingen als voor leden van een rekenkamer. Hiervoor is gekozen om zoveel mogelijk de rekenkamer te benaderen, zonder dat dit tot onaanvaardbare beperkingen leidt. Artikel 4De leden van de commissie leggen geen eed af, maar verklaren vertrouwelijk om te gaan met de informatie die zij bij hun werkzaamheden vergaren. Als zij deze verklaring niet wensen te tekenen, dan hoeft vertrouwelijke informatie in beginsel niet met hen te worden gedeeld. Artikel 5Dit artikel handelt over het ontslag van de leden en over de mogelijkheid hen op non-activiteit te stellen in bepaalde situaties. Dit zijn de enig mogelijke redenen van ontslag. Hiermee wordt voorkomen dat de raad commissieleden ‘willekeurig’ ontslaat. Artikel 6In dit artikel is de vergoeding die externe leden voor hun werkzaamheden ontvangen, vastgelegd. Artikel 7De rekenkamercommissie wordt bijgestaan door een secretaris. Deze wordt door de raad benoemd. De rekenkamercommissie dient zelfstandig te functioneren en in het derde lid is voorzien in een rechtstreekse verantwoordingsrelatie van de secretaris ten opzichte van de rekenkamercommissie. Artikel 8Artikel 81i van de Gemeentewet wordt van overeenkomstige toepassing verklaard op de rekenkamercommissie. In het reglement van orde moeten/kunnen zaken worden geregeld als volgorde van aftreden, verhouding secretaris-voorzitter, de procedure die wordt gevolgd bij onderzoeken, hoe wordt omgegaan met verzoeken van derden om onderzoek te verrichten enzovoorts. Artikel 9De rekenkamercommissie dient onafhankelijk te zijn en om deze onafhankelijkheid te bevorderen is het van belang dat zij zelfstandig de onderzoeksonderwerpen kan kiezen. De rekenkamercommissie kan op verzoek van de raad een onderzoek instellen maar is niet verplicht het verzoek van de raad in te willigen. Dit verzoek van de raad wordt in artikel 182, tweede lid van de wet expliciet genoemd. Doordat deze mogelijkheid uitdrukkelijk in de wet is genoemd, wordt er een bepaald gewicht toegekend aan het verzoek van de raad. Indien de rekenkamercommissie niet voldoet aan een goed gemotiveerd verzoek van de raad zal zij daarvoor goede gronden aanvoeren. Het onderzoeksprogramma van de commissie wordt aan de raad aangeboden, zodat zij kan aangeven welke onderwerpen meer of minder belangrijk worden gevonden. De commissie is echter niet verplicht om gehoor te geven aan de ‘wensen en bedenkingen’ van de raad. Indien de raad wenst om het programma te bespreken, dan is het wenselijk om de voorzitter van de rekenkamercommissie uit te nodigen om aan de bespreking deel te nemen. De commissie kan immers niet worden geacht het programma te verdedigen. Artikel 10Om te waarborgen dat de rekenkamercommissie bij de uitvoering van haar onderzoek over voldoende en relevante gegevens kan beschikken is voorzien in de bevoegdheid om inlichtingen in te winnen van alle leden van het gemeentebestuur, van alle ambtenaren en van een groot aantal verbonden partijen. De rapporten van de rekenkamercommissie zijn in beginsel openbaar maar op grond van de belangen genoemd in artikel 10 van de Wob kunnen rapporten of gedeelten daarvan als geheim worden aangemerkt. Uit oogpunt van zorgvuldigheid is het van groot belang dat de onderzochte partij de kans krijgt om te reageren op het (nog niet gepubliceerde) ontwerponderzoeksrapport. Er vindt dan wederhoor plaats waarbij de feitelijke bevindingen die uit het onderzoek voortvloeien aan de betreffende ambtenaren worden voorgelegd met de vraag eventuele onjuistheden uit te halen en te corrigeren. Indien van toepassing wordt de verantwoordelijke wethouder of het college de gelegenheid geboden om te reageren op de conceptaanbevelingen die de rekenkamer verbindt aan de (gecorrigeerde) bevindingen. Tot slot brengt de rekenkamer een definitief rapport naar buiten met bevindingen, conclusies en eventueel aanbevelingen. Eventueel zouden zaken die in dit artikel zijn opgenomen ook in een reglement van orde kunnen worden geregeld. Artikel 11De rekenkamercommissie is zelfstandig verantwoordelijk voor de besteding van het budget dat noodzakelijk is voor de uitvoering van haar taak. Ten laste van het budget worden de in het tweede lid genoemde kosten gebracht. Artikel 12 en 13Deze artikelen behoeven geen toelichting.