Verordening op de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie (Hellendoorn)

Verordening op de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatieDe raad van de gemeente Hellendoorn; gezien het voorstel van het college van Burgemeester en Wethouders van 28 oktober 2003; gelet op artikel 213 Gemeentewet en het Besluit accountantscontrole gemeenten; b e s l u i t : vast te stellen de navolgende: Verordening op de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie Artikel1Definities In deze verordening wordt verstaan onder: accountant: een door de raad benoemde: registeraccountant of accountant-administratieconsulent met een aantekening in het inschrijvingsregister als bedoeld in het derde lid van artikel 36, Wet op de Accountant-Admini­stratie­consu­len­ten of organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken, belast met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening. accountantscontrole: de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door de raad benoemde accountant van: het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen; het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties; het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels, bedoeld in artikel 186 Ge­meen­tewet; de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken, waarbij de nadere regels, die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van het zesde lid van artikel 213 Gemeentewet, in acht worden genomen. rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole: het in overeenstemming zijn met de begroting en van toepassing zijnde wettelijke regelingen; deelverantwoording: een in opdracht van de raad ten behoeve van de verslaglegging opge­stelde verantwoording van een afzonderlijke organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke or­ga­nisatie, welke verantwoording onderdeel uit maakt van de jaarrekening. Artikel2Opdrachtverlening accountantscontrole 1.De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door de raad te benoemen accountant. De benoeming van de accountant geschiedt voor een periode van 4 jaar. 2.Het college bereidt in overleg met de raad de aanbesteding van de accountantscontrole voor. 3.De raad stelt vóór de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. In het programma van eisen worden voor de jaarlijkse accountantscontrole opgenomen: de toe te passen goedkeuringstoleranties (en afwijkende rapporteringstoleranties) bij de controle van de jaarrekening; de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvangsbases en goedkeuringstoleranties (en afwijkende rapporteringstoleranties); de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen; de eventueel aanvullend uit te voeren tussentijdse controles; de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering; en voor ieder afzonderlijk te controleren begrotingsjaar: de posten van de jaarrekening en deelverantwoordingen met bijbehorende afwijkende rap­por­teringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden; de gemeentelijke producten en/of organisatieonderdelen met bijbehorende afwijkende rap­por­teringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden. 4.In afwijking van het gestelde in lid 3, letters f en g kan de raad in het programma van eisen opnemen, dat de raad jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant vaststelt de posten van de jaarrekening, de posten van de deelverantwoordingen, de gemeentelijke producten en de gemeentelijke organisatieonderdelen, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden en welke rapporteringstoleranties hij daarbij dient te hanteren. 5.In geval van Europese aanbesteding van de accountantscontrole stelt de raad voor de selectie van de accountant de selectiecriteria en per selectiecriterium de bijbehorende weging vast. Artikel3Informatieverstrekking door college 1.Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne en externe wet en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle. 2.Het college draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota's, collegebesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn. 3.Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt. 4.Het college overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen vóór uiterlijk 1 juni van het jaar volgende op het dienstjaar aan de raad. 5.Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het college aan de raad en de accountant gemeld. Artikel4Inrichting accountantscontrole 1.De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden. 2.De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren. 3.Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings-)overleg plaats tussen de accountant en het audit-committee, de portefeuillehouder financiën, de gemeentesecretaris, de concerncontroller en het hoofd financiën. Artikel 4a Audit-committee 1.Er is een audit-committee als permanente commissie van de raad, die ten behoeve van de raad de communicatie met de accountant verzorgt.

1. Het audit-committee verzorgt de voorbereiding van het jaarlijkse controleprotocol en is namens de raad voor de accountant het eerste aanspreekpunt voor alle zaken betreffende de opzet en de uitvoering van de accountantscontrole. Het audit-committee kan de accountant verzoeken bij zijn controle specifieke aandacht te besteden aan bepaalde posten, producten of organisatie-onderdelen. Het audit-committee doet daarvan aanstonds mededeling aan de raad en het college. 3.Het audit-committee bestaat naast de voorzitter uit vier leden, die door de raad uit zijn midden worden benoemd. 4.De raadsgriffier en de voorzitter van de gemeentelijke rekenkamer(functie) zijn adviserend lid van het audit-committee. 5.De artikelen 3, vijfde en zesde lid, 4, 5, 6, 7, 8, 15, 18, 22 en 25 van de Verordening op de raadscommissies, vastgesteld bij besluit van 26 juni 2007, nr. 07int00630, zijn van overeenkomstige toepassing. 6.De commissie doet ook ongevraagd alle zodanige voorstellen, als zij ter vervulling van haar taak nuttig en nodig oordeelt. Artikel 5 Toegang tot informatie 1.De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het college draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de gemeente. 2.De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college draagt er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen. 3.Het college draagt er zorg voor, dat alle organisatieeenheden van de gemeente zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie. 4.De accountant houdt geheim al hetgeen hem bij de uitvoering van zijn opdracht als geheim en vertrouwelijk ter kennis is gekomen. De accountant maakt van vertrouwelijke gegevens alleen gebruik voor zover de vervulling van zijn opdracht dat vereist. Artikel 6 Overige controles en opdrachten 1.Het college kan de door de raad benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het college informeert de raad vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten. 2.Het college draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Het college is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is. 3.Het college draagt de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, CBS, e.d.) en neemt hierbij de gestelde controleeisen in acht. Indien een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is. Artikel 7 Rapportering 1.Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het college. 2.In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel)controles verslag uit over zijn bevindingen van niet van bestuurlijk belang aan de ambtenaar van wie het geldelijk beheer, het vermogensbeheer, de administratie en de beheersdaden zijn gecontroleerd, het hoofd van het cluster waar de ambtenaar werkzaam is, de (concern)controller en het hoofd financiën dan wel andere daarvoor in aanmerking komende ambtenaren. 3.De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan de raad door de accountant aan het college voorgelegd met de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren. 4.De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met (een voor dit doel door de raad ingestelde vertegenwoordiging van) de raad. Artikel 8 Inwerkingtreding 1.Deze verordening treedt in werking per 15 november 2003, met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening (en deelverantwoordingen) van het verslagjaar 2004 en later. 2.Met ingang van dezelfde datum vervallen de Regelen met betrekking tot de controle op de met geldelijk beheer en boekhouding belaste ambtenaren alsmede tot het onderzoek naar de deugdelijkheid der rekeningen, vastgesteld bij Raadsbesluit van 27 juni 1951, nr. 1718, laatstelijk gewijzigd bij Raadsbesluit van 17 maart 1970, nr. 38.
2. Artikel9Citeertitel Deze verordening kan worden aangehaald als "Controleverordening gemeente Hellendoorn". De raad voornoemd,de griffier, de voorzitter,