Aanbestedingsprotocol gemeente Maastricht WERKINGSBEREIK, UITGANGSPUNTEN & BEVOEGDHEDEN ARTIKEL 1 WERKINGSBEREIK 1.1 Het gemeentelijk aanbestedingsprotocol is van toepassing op opdrachten voor werken, leveringen en diensten > 10.000 Euro door of namens de gemeente Maastricht verstrekt. 1.2 Het gemeentelijk aanbestedingsprotocol is van toepassing op a.de gunning van overheidsopdrachten voor werken die voor meer dan 50 procent rechtstreeks door aanbestedende diensten worden gesubsidieerd en wanneer deze opdrachten betrekking hebben op: 1°. civieltechnische werkzaamheden als bedoeld in bijlage 1 van het BAO, of 2°. bouwwerken voor ziekenhuizen, inrichtingen voor sportbeoefening, recreatie en vrijetijdsbesteding, school- en universiteitsgebouwen en gebouwen met een administratieve bestemming; b. de gunning van overheidsopdrachten voor diensten die voor meer dan 50 procent rechtstreeks door aanbestedende diensten worden gesubsidieerd en wanneer deze overheidsopdrachten verband houden met een opdracht voor werken als bedoeld in onderdeel a. Een subsidie-ontvanger verstrekt een overheidsopdracht overeenkomstig dit protocol. 1.3 Daar waar zich een tegenstrijdigheid voordoet tussen het gemeentelijk aanbestedingsprotocol en hogere wet- en regelgeving heeft deze laatste voorrang. 1.4 Indien een subsidieverstrekker voor het verkrijgen van een subsidie, aan de gemeente Maastricht nadere eisen stelt ten aanzien van het aanbesteden van opdrachten die in het kader van de subsidie worden verstrekt, gaan de eisen van de subsidieverstrekker voor het gemeentelijk aanbestedingsprotocol. 1.5 Het gemeentelijk aanbestedingsprotocol is niet van toepassing op de in artikel 15 BAO onder a. t/m f. en de in artikel 17 BAO opgenomen overheidsopdrachten voor diensten (zie bijlage 2). 1.6 Indien een vakafdeling een levering, dienst of werk met een geraamde waarde > 100.000 Euro dan wel een combinatie daarvan in afwijking van de te volgen aanbestedingsprocedure wenst aan te besteden, dient deze alvorens er wordt over gegaan tot aanbesteden, het college tijdig om toestemming te verzoeken met de mededeling van de redenen die tot het verzoek hebben geleid. Het verzoek dient te zijn voorzien van een advies van de vakgroep inkoop en aanbesteding zoals bedoeld in artikel 11 lid 4 van dit protocol. Dit geldt tevens voor aanvullende opdrachten en overige te vestrekken opdrachten conform artikel 4.8 tot en met 4.10 van dit protocol. 1.7 Indien een afdeling een levering, dienst of werk met een geraamde waarde < 100.000 Euro dan wel een combinatie daarvan in afwijking van de te volgen aanbestedingsprocedure wenst aan te besteden, dient deze alvorens er wordt over gegaan tot aanbesteden, de manager of manager bedrijfsvoering waaronder de vakafdeling ressorteert om toestemming te verzoeken met de mededeling van de redenen die tot het verzoek hebben geleid. Het verzoek dient te zijn voorzien van een advies van de vakgroep inkoop en aanbesteding. Dit geldt tevens voor aanvullende opdrachten en overige te vestrekken opdrachten conform artikel 4.8 tot en met 4.10 van dit protocol. 1.8 Indien afwijken van het aanbestedingsprotocol in spoedeisende situaties noodzakelijk is waarbij het gaat om calamiteiten en/of onvoorziene omstandigheden die een (mogelijk) gevaar voor de volksgezondheid, veiligheid of openbare orde kunnen vormen en die direct handelen vereisen is het toegestaan om achteraf het college te informeren. ARTIKEL 2 UITGANGSPUNTEN 2.1 Bij het aanbesteden worden de algemene beginselen van behoorlijk aanbesteden in acht genomen: a. Transparantie; de gemeente waarborgt een transparante aanbestedingsprocedure door middel van een passende mate van openbaarheid. b. Objectiviteit; voor het selecteren van gegadigden en het gunnen van opdrachten worden objectieve criteria gebruikt. c. Non-discriminatie; gegadigden/inschrijvers worden op gelijke en niet discriminerende wijze behandeld. d. Proportionaliteit; de eisen die aan een gegadigde/inschrijver of een inschrijving worden gesteld staan in redelijke verhouding tot de te verstrekken opdracht. 2.2 Bij het aanbesteden worden de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht genomen, in het bijzonder; het gelijkheidsbeginsel, het zorgvuldigheidsbeginsel, het motiveringsbeginsel, het vertrouwensbeginsel en het ‘fair play’ beginsel. 2.3 Bij het aanbesteden worden de administratieve lasten voor gegadigden/inschrijvers zoveel als mogelijk beperkt. 2.4 Bij het bepalen van de aan de gegadigde/inschrijver te stellen eisen wordt nadrukkelijk rekening gehouden met de mogelijkheid voor het midden- en kleinbedrijf om deel te nemen aan een aanbesteding. 2.5 Bij het aanbesteden staat het verkrijgen van het beste product tegen de beste prijs/kwaliteitsverhouding voorop. 2.6 Bij het aanbesteden gelden de navolgende ideële uitgangspunten: a. Duurzaam inkopen: door het toepassen van de criteria die door http://pianoo.nl/duurzaaminkopen worden verspreid. In elk geval worden de minimumeisen toegepast en waar mogelijk verdergaande eisen gesteld door de Raad. b. Fair trade inkopen: waar mogelijk toepassen van de normen van Fair Trade (FLO/IFAT) in aanbestedingsdocumenten. c. Maatschappelijk verantwoord ondernemen: waar mogelijk toepassen van minimumeisen inzake MVO d. Social return: de gemeente Maastricht dient bij een aanbesteding van werken > 100.000 Euro nadere voorwaarden te stellen aan inschrijvers inzake het inzetten van personen uit specifieke doelgroepen (zoals langdurige werkzoekenden, jongeren en arbeidsgehandicapten) in het kader van de te verwerven opdracht (social return paragraaf). Voor leveringen en diensten die worden aanbesteed > 100.000 Euro zal daar waar de opdracht zich daarvoor leent eveneens voorwaarden worden gesteld aan het inzetten van personen uit specifieke doelgroepen. De vakafdeling zal hiertoe tijdig overleg voeren met de projectleider Social Return. Bij opdrachten < 100.000 wordt geen social return paragraaf toegepast tenzij na overleg met de projectleider Social Return wordt bepaald dat voor een specifieke opdracht deze bepaling wel van toepassing is. ARTIKEL 3 BEVOEGDHEDEN 3.1 De bevoegdheid tot het nemen van besluiten in het kader van een aanbesteding is geregeld in de mandaatregeling van de gemeente Maastricht. 3.2 Overeenkomsten worden ondertekend door een door de burgemeester aan te wijzen functionaris. In de mandaatregeling zijn daartoe bepaalde functionarissen door de burgemeester aangewezen. Aanbesteden Artikel 4 Bepalen toe te passen aanbestedingsprocedure 4.1 Voor het bepalen van de toe te passen aanbestedingsprocedure moet de opdrachtwaarde (exclusief BTW) geraamd worden overeenkomstig de bepaling van artikel 9 BAO. Voor iedere inkoop vanaf € 25.000 dient een kostenraming gemaakt te worden en bijgevoegd te worden in het inkoopdossier (zie bijlage 3). 4.2 Bij een gemengde opdracht (leveringen en/of diensten en/of werken) bepaalt dat deel dat in waarde het grootste is of er sprake is van een werk, dienst of levering. 4.3 De stelregel is dat het totale bedrag exclusief BTW, zoals geraamd door de vakafdeling op basis van lid 1 en 2 hierboven, het uitgangspunt is voor de berekening van de waarde van de opdracht. Bij deze berekening wordt rekening gehouden met eventuele opties en verlengingen van de opdracht. 4.4 Het jaarlijks verlengen van een opdracht zonder aan te besteden valt onder het verbod van splitsing van een opdracht om onder de aanbestedingsregels uit te komen. Dit geldt ook voor opdrachtvolumes onder de Europese aanbestedingsdrempels. Verlenging van opdrachten is wel mogelijk als in de voorafgaande aanbesteding met een dergelijke verlengingsoptie rekening is gehouden. 4.5 Op basis van de overeenkomstig lid 1 van dit artikel geraamde opdrachtwaarde dient de navolgende aanbestedingsprocedure gevolgd te worden: Werken Opdrachtwaarde Aanbestedingsprocedure Bijzonderheden Vanaf € 5.000.000 Europese aanbesteding Het BAO/ARW 2005 is van toepassing. € 300.000 < € 5.000.000 Nationale aanbesteding conform het ARW 2005. € 50.000- € 300.000 Onderhandse aanbesteding bij minimaal 3 bedrijven conform ARW 2005 < € 50.000 Enkelvoudige offerte aanvraag. Leveringen & diensten Vanaf € 200.000 Europese aanbesteding Het BAO is van toepassing. € 25.000 < €200.000 Onderhandse aanbesteding bij minimaal 3 bedrijven. < € 25.000 Enkelvoudige offerte aanvraag. Bij enkelvoudige offerte aanvragen, onderhandse aanbestedingen en Nationale aanbestedingen is het te allen tijde toegestaan een zwaardere aanbestedingsprocedure te volgen. Hiertoe dient geen goedkeuring gevraagd te worden aan manager c.q. college (zie art. 1.6 en 1.7). 4.6 Conform paragraaf 4.3.4. van het inkoop- en aanbestedingsbeleid worden bij opdrachten die enkelvoudig dan wel onderhands worden aanbesteed minimaal één bedrijf gevestigd in Maastricht, conform inschrijving bij kamer van koophandel, uitgenodigd voor zover er een bedrijf is dat aan de gestelde geschiktheideisen kan voldoen. Kan hieraan niet worden voldaan, dan wordt daarvan met opgave van redenen melding gemaakt op het aanbestedingsformulier bij aanbestedingen met een waarde > € 10.000. Indien er geen bedrijf dat in Maastricht is gevestigd aan de gestelde eisen kan voldoen dan wordt een regionaal bedrijf uitgenodigd mits dit bedrijf aan de gestelde eisen kan voldoen. 4.7 Het is toegestaan in percelen aan te besteden met toepassing van de voor het totaal van deze percelen bepaalde aanbestedingsprocedure. 4.8 In de navolgende gevallen is het toegestaan om een opdracht voor leveringen, diensten of werken enkelvoudig aan te besteden: a. wanneer, in het kader van een openbare aanbesteding, een aanbesteding met voorafgaande selectie of een onderhandse procedure geen of geen geschikte inschrijvingen of aanmeldingen tot deelname zijn ingediend, mits de oorspronkelijke voorwaarden van de opdracht niet wezenlijk worden gewijzigd. b. wanneer een overheidsopdracht om technische of artistieke redenen of om redenen van bescherming van uitsluitende rechten slechts aan een bepaalde ondernemer kan worden toevertrouwd. c. wegens redenen van dwingende spoed, als gevolg van gebeurtenissen die niet konden worden voorzien en die niet aan de gemeente Maastricht toe te rekenen zijn. Daar waar mogelijk zal in ieder geval een onderhandse aanbestedingsprocedure gevolgd worden. d. bij opdrachten < 100.000, daar waar de dienstverlening van de Maastrichtse Toeleverings Bedrijven (MTB) dit toelaat, middels enkelvoudige opdrachtverlening aan MTB te verstrekken. e. bij re-integratie opdrachten conform collegenota d.d. 6 april 2010 worden opdrachten 1 op 1 verstrekt aan de BV Annex. f. bij opdrachten die 1 op 1 te verstrekken zijn aan MTB NV zoals besloten bij collegenota d.d. 19 april 2011. g. wanneer artikel 9 lid 8 van het BAO van toepassing is (zie bijlage 2). h. bij opdrachten die verstrekt worden in het kader van werkzaamheden aan (ondergrondse) kabels en leidingen en die enkel door de eigenaar van de betreffende (ondergrondse) kabels en leidingen uitgevoerd kunnen worden. 4.9 In de navolgende gevallen is het toegestaan om een opdracht voor leveringen enkelvoudig aan te besteden: voor door de oorspronkelijke leverancier te verrichten aanvullende leveringen die: a. bestemd zijn voor gedeeltelijke vernieuwing van leveringen of installaties voor courant gebruik, of; b. voor de uitbreiding van bestaande leveringen of installaties, wanneer verandering van leverancier de gemeente Maastricht ertoe zou verplichten apparatuur aan te schaffen met andere technische eigenschappen, zodat onverenigbaarheid ontstaat of zich bij gebruik en onderhoud onevenredige technische moeilijkheden voordoen, mits de looptijd van deze opdrachten voor leveringen en nabestellingen niet langer is dan drie jaar en het totale bedrag voor de aanvullende opdracht niet hoger is dan 50 % van de waarde van de oorspronkelijke opdracht. 4.10 In de navolgende gevallen is het toegestaan om een opdracht voor werken of diensten enkelvoudig aan te besteden: voor aanvullende werken (hieronder wordt tevens verstaan meerwerk) of diensten die noch in het oorspronkelijk gegunde ontwerp, noch in een oorspronkelijk gegunde opdracht waren opgenomen en die technisch of economisch niet los van de oorspronkelijke opdracht kunnen worden uitgevoerd, onder de volgende voorwaarden: 1 de aanvullende werken of diensten zijn ten gevolge van een onvoorziene omstandigheid noodzakelijk geworden; 2 de gunning geschiedt aan de opdrachtnemer die de oorspronkelijke opdracht uitvoert, en; 3 het totale bedrag voor de aanvullende opdracht niet hoger is dan 50 % van de waarde van de oorspronkelijke opdracht. 4.11 Wanneer het BAO of het ARW 2005 (danwel enige andere hogere wettelijke regeling) van toepassing is gelden de daar beschreven uitzonderingsgronden om een opdracht enkelvoudig aan te besteden zie eveneens artikel 1.3. van dit protocol. ARTIKEL 5 BIJZONDERE DOELGROEPEN 5.1 De deelneming aan een aanbestedingsprocedure kan worden voorbehouden aan sociale werkvoorzieningen zoals nader omschreven in artikel 19 BAO. 5.2 Indien het voorbehoud zoals bedoeld in lid 1 van dit artikel wordt gemaakt, wordt dit voorbehoud in de aankondiging van aanbesteding nadrukkelijk vermeld. ARTIKEL 6 DUURZAAM INKOPEN 6.1 Onder duurzaam inkopen wordt in dit verband onder meer verstaan het toepassen van milieu- en/ of sociale aspecten in het inkoopproces zodanig dat dit leidt tot een daadwerkelijke levering van een product, dienst of werk dat voldoet aan de gestelde milieu – en/ of sociale aspecten. 6.2 In het streven naar een duurzame bedrijfsvoering wordt bij inkopen > 50.000 Euro duurzaamheideisen, daar waar mogelijk een MVO verklaring, eisen van fair trade en overige duurzaamheideisen gesteld door de raad opgenomen in offertetrajecten/ aanbestedingen. Hierbij worden objectieve criteria zoals ontwikkeld en gepubliceerd op www.pianoo.nl en FLO/IFAT gehanteerd. 6.3 De milieu en sociale criteria voor productgroepen, ontwikkelt door Agentschap NL in het kader van het programma Duurzame Bedrijfsvoering Overheden van het Ministerie van VROM worden toegepast. 6.4 Indien geen milieu en sociale criteria worden toepast, wordt dit met opgave van redenen vastgelegd in het inkoopdossier middels het aanbestedingsformulier vanaf 50.000 Euro. 6.5 In het kader van de jaarlijkse rapportage aan het college over de gehouden aanbestedingen wordt op concernniveau gerapporteerd over de resultaten op het gebied van duurzaam inkopen. 6.6. Indien bij opdrachten waarvoor duurzaamheidcriteria zijn opgesteld deze niet worden toegepast bij een aanbestedingsprocedure dient het College van burgemeester en wethouders om toestemming tot afwijking worden verzocht. ARTIKEL 7 UITSLUITING, GESCHIKTHEID EN GUNNING 7.1 Voorafgaand aan de publicatie van de aankondiging van opdracht of het versturen van een uitnodiging tot inschrijving/beschrijvend document worden de in de procedure toe te passen uitsluitinggronden, geschiktheideisen en gunningcriteria bepaald. 7.2 De uitsluitinggronden, geschiktheideisen en gunningcriteria worden in de aankondiging van opdracht, de uitnodiging tot inschrijving of het beschrijvend document bekend gemaakt. 7.3 Bij het hanteren van uitsluitinggronden inzake leveringen en diensten wordt het BAO toegepast. Bij het hanteren van uitsluitinggronden inzake werken wordt het BAO of het ARW 2005 toegepast. 7.4 De zwaarte van de toegepaste geschiktheideisen dient steeds in redelijke verhouding tot de te verwerven opdracht te staan (proportionaliteitsbeginsel). 7.5 Bij het bepalen van de zwaarte van de geschiktheideisen wordt nadrukkelijk rekening gehouden met de mogelijkheden tot inschrijving voor het midden- en kleinbedrijf. 7.6 Gunning van een opdracht geschiedt op basis van de laagste prijs of op basis van de economisch meest voordelige aanbieding waarbij naast de prijs andere gunningcriteria toegepast kunnen worden. Deze kunnen variëren naar de aard van de opdracht zoals onder andere uitvoeringtermijnen, uitvoeringsaspecten, technische aspecten en esthetische aspecten. 7.7 Indien gebruik wordt gemaakt van een beoordelingsmethodiek inzake de selectie van gegadigden en de gunning van de opdracht, dan wordt deze methodiek binnen de geldende wettelijke kaders bekend gemaakt. ARTIKEL 8 INTEGRITEITSTOETS 8.1 De integriteit van gegadigden kan worden getotetst. 8.2 Bij Nationale en Europese aanbestedingen is deze integriteittoets verplicht. 8.3 Bij enkelvoudige offerte aanvragen en onderhandse aanbestedingen wordt de integriteit van gegadigden enkel getoetst indien dit wenselijk of noodzakelijk wordt geacht. 8.4 Een gegadigde dient zijn integriteit aan te tonen door het overleggen van een Verklaring omtrent het gedrag voor Rechtspersonen (niet ouder dan zes maanden na datum aanbesteding), die wordt afgegeven door het Centraal Orgaan Verklaring Omtrent het Gedrag (COVOG) van het Ministerie van Justitie. De integriteit van een gegadigde kan op geen andere wijze worden getoetst of aangetoond. 8.5 Een gegadigde die geen integriteitverklaring zoals genoemd in lid 4 van dit artikel kan overleggen wordt uitgesloten van verdere deelname aan een aanbesteding. 8.6 Het college van burgemeester en wethouders kan in geval van een dwingende reden van algemeen belang besluiten geen integriteittoets toe te passen in een aanbestedingsprocedure zoals bedoeld in lid 2 van dit artikel. ARTIKEL 9 PUBLICATIE AANKONDIGINGEN 9.1 De publicatie van de aankondiging van een opdracht al dan niet met voorafgaande selectie (Nationaal én Europees) dient te worden geplaatst op de gemeentelijke internetpagina én op de Aanbestedingskalender. Daarnaast dient voor Europese aanbestedingen een aankondiging van opdracht plaats te vinden op Tenders Electronic Daily. 9.2 De aanbestedingsdocumenten worden zoveel als mogelijk digitaal ter beschikking gesteld aan gegadigden door plaatsing van de documenten op www.aanbestedingskalender.nl of op de gemeentelijke internetpagina. ARTIKEL 10 MOTIVERING EN BEZWAAR 10.1 Alle inschrijvers van gehouden Nationale aanbestedingsprocedures en Europese aanbestedingsprocedures worden in staat gesteld om bezwaar aan te tekenen tegen een voornemen tot gunning. 10.2 Bij een aanbesteding met voorafgaande selectie wordt van het voornemen tot selectie een mededeling gedaan aan alle gegadigden. Deze mededeling bevat een motivering van de reden(
AI-uitleg op basis van de officiële wettekst. Indicatief, vervangt geen juridisch advies.