Reglement voor de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens 2005 voor de gemeente OostzaanHet college van burgemeester en wethouders van de gemeente Oostzaan, Gelet op de Wet gemeentelijke bas

isadministratie persoonsgegevens, de Wet bescherming persoonsgegevens en de GBA beheerregeling. Overwegende dat de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens verplicht tot het vaststellen van een reglement waarin de verstrekking van gegevens aan afnemers en derden wordt vastgelegd. Besluiten: vast te stellen het navolgende Reglement voor de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens 2005 voor de gemeente Oostzaan ALGEMENE BEPALINGEN. Artikel 1 Begripsomschrijvingen. Deze verordening verstaat onder: De Wet:de Wet Gemeentelijke Basisadministratie Persoonsgegevens (Staatsblad 1994, nummer 494); Verordening GBA: : de Verordening verwerking persoonsgegevens gemeente Oostzaan 2005; Basisadministratie: : De gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens als bedoeld in artikel 2 van de wet; GBA: de Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens; Verantwoordelijke: de rechtspersoon of bestuursorgaan dat het doel en de middelen voor de verwerking van de persoonsgegevens vaststelt, in de gemeente Oostzaan is dat het college van Burgemeester en wethouders; Beheerder: degene die onder verantwoordelijkheid van de verantwoordelijke belast is met de dagelijkse zorg voor de verwerking van persoonsgegevens en als zodanig op grond van de beheerregeling voor de Gemeentelijke basisadministratie 2005 is aangewezen; bewerker: degene die, niet werkzaam binnen de gemeentelijke organisatie, het geheel of een gedeelte van het geautomatiseerde systeem onder zich heeft waarmee de GBA wordt gevoerd; Ingeschrevene: degene ten aanzien van wie een persoonslijst als bedoeld in artikel 1 van de Wet GBA, in de GBA van de gemeente is opgenomen; Afnemer: Bestuursorgaan als bedoeld in artikel 1: 1, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht; Derde: elke andere persoon, instelling of rechtspersoon dan een afnemer en de ingeschrevene. Artikel 2 Beheer van de Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens 1.Beheerder van de Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens is de beleidsmedewerker Burgerzaken. 2.De gemeente Oostzaan maakt geen gebruik van een bewerker. Artikel 3 Verbanden met andere gemeentelijke registraties Op grond van artikel 96 van de wet vindt verstrekking van persoonsgegevens uit de GBA aan andere binnengemeentelijke afdelingen plaats. Om dit te kunnen realiseren zijn er verbanden tussen verschillende gemeentelijke administraties gelegd. Het gaat daarbij om de volgende administraties: 1.Globit BRS - basisregistratie Deze administratie wordt gebruikt voor de volgende afdelingen: Burgerzaken; Financiën en belastingen; De beheerder van Globit BRS is de Beleidsmedewerker burgerzaken. De administratie wordt bijgehouden met als doel verbanden te kunnen leggen tussen de hierna volgende administraties: 2.GIDAB / Cipers - bevolking Deze administratie wordt gebruikt door de afdeling burgerzaken. De administratie wordt bijgehouden met als doel te kunnen voldoen aan een wettelijke verplichting, namelijk het beheer van de gemeentelijke basisadministratie personen. De beheerder van de administratie is de beleidsmedewerker Burgerzaken. 3.Globit VHS/VWS - Heffingen. inningen. waarderingen en kwijtscheldingen Deze administratie wordt gebruikt door de afdeling Financiën en belastingen. De administratie wordt gebruikt om te voldoen aan de wettelijke taak namelijk het bijhouden van de gemeentelijke heffingen- en inningenadministratie. De beheerder van de administratie is het hoofd van de sector Inwonerszaken en Middelen. 4.Globit GKS - Kadaster Deze administratie wordt gebruikt door de afdeling Financiën en belastingen. In de administratie worden de kadastrale object- en subjectgegevens bijgehouden. De administratie wordt gebruikt ter ondersteuning van de heffingen- en Reglement gemeentelijke basisadministratie gemeente Oostzaan 2005 inningenadministratie. De beheerder van de administratie is het hoofd van de sector Inwonerszaken en Middelen. Doel van het leggen van verbanden is ervoor te zorgen dat de integriteit, volledigheid, tijdigheid en betrouwbaarheid van de gegevens in de GBA en de gekoppelde informatiesystemen wordt verbeterd. BEPALINGEN MET BETREKKING TOT DE BASISADMINISTRATIE Artikel 4 Rechtstreekse toegang tot de Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens Rechtstreekse toegang tot de GBA hebben: - de beheerder; de door de beheerder aangewezen ambtenaren werkzaam op de afdeling burgerzaken; . met inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de wet, de binnengemeentelijke afnemers voor wat betreft gegevens die zijn vastgelegd in bijlage A -autorisatieformulier inzage in de GBA- van het procedureboek privacybescherming persoonsgegevens. Artikel 5 Binnengemeentelijke afnemers 1.Financiën en belastingen (Sector Inwonerszaken en Middelen). Ten behoeve van een goede uitvoering van de gemeentelijke belastingen alsmede de Wet Waardering Onroerende Zaken. 2.Sociale Zaken, Onderwijs en Welzijn (Sector Inwonerszaken en Middelen). Ten behoeve van de uitvoering van de Wet Werk en Bijstand, de uitvoering Wet inburgering nieuwkomers alsmede de Wet Voorzieningen Gehandicapten (WVG). 3.Bouwen, Wonen, Milieu (Sector Grondgebiedzaken). Ten behoeve van de uitvoering van de begraafplaatsadministratie alsmede voor het verlenen van bouwvergunningen. Deze binnengemeentelijke afnemers kunnen bij de applicatiebeheerder een schriftelijk autorisatieverzoek indienen waarop vermeld staat welke gegevens er nodig zijn voor de vervulling van de werkzaamheden. De applicatiebeheerder neemt de autorisatieverzoeken om rechtstreekse toegang tot de basisadministratie te verkrijgen in behandeling. De applicatiebeheerder kent in overleg met de privacybeheerder het autorisatieniveau van de raadpleging toe. Artikel 6 Verstrekking aan binnengemeentelijke afnemers die geen rechtstreekse toegang hebben tot de Gemeentelijke basisadministratie Persoonsgegevens en de gegevens die worden verstrekt Met inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de wet GBA worden: Ten behoeve van respectievelijk representatie en de uitvoering van wettelijke taken worden aan het college van burgemeester en wethouders, de burgemeester en de sectoren Inwonerszaken en Middelen alsmede Grondgebiedzaken systematische gegevens verstrekt. Het betreffen de volgende gegevens: College van B&W -jubilerende echtparen en de oudste inwoners. Burgemeester -gegevens m.b.t. Koninklijke onderscheidingen. Inwonerszaken en Middelen Huwelijk en partnerschap; - Binnenverhuizingen; Vestigingen; Geboorte; Overlijden; Ontbindingen huwelijk en partnerschap; - Emigraties; Verkiezingen; Vernamingen en vernummeringen. Grondgebiedzaken - Adresgegevens. Ten behoeve van de uitvoering van wettelijke taken worden aan de regiopolitie Zaanstreek/Waterland ad-hoc gegevens verstrekt. Het betreffen de volgende gegevens: vestiging; binnenverhuizingen; vertrek; overlijden; geslachtswijziging; nationaliteitswijziging; naamswijziging; ouderwijziging; vernamen/vernummeren ; ongedaan maken overlijden; actualiseren gezagsverhoudingen. Artikel 7 Overige verstrekkingen en de gegevens die kunnen worden verstrekt

1. Met inachtneming van artikel 100, tweede lid, van de wet GBA kunnen algemene gegevens en de verwijsgegevens, in andere gevallen dan bedoeld in de artikelen 98 en 99 van de wet GBA op verzoek worden verstrekt aan (zgn. vrije derden): door de gemeente gesubsidieerde instellingen. Dit ten behoeve van het verwezenlijken van de doelstelling van de instelling; instellingen die op verzoek van het gemeentebestuur maatschappelijke activiteiten ontplooien. Dit ten behoeve van het verwezenlijken van het verzoek; andere organisaties zonder winstoogmerk die zich ten doel stellen de algemene veiligheid, de gezondheid of het welzijn van mens en dier te bevorderen. Dit ten behoeve van het verwezenlijken van het doel.
2. Verstrekkingen worden gedaan onder voorwaarde: dat de verstrekte gegevens uitsluitend worden gebruikt voor het in het verzoek aan­gegeven doel; dat door gegevensverstrekking de persoonlijke levenssfeer van de ingeschrevene niet onevenredig wordt geschaad; dat de verstrekking is gerechtvaardigd door een dringende maatschappelijke behoefte en in verhouding staat tot het doel waarvoor de gegevens worden gevraagd. Dit doel moet niet op een minder ingrijpende wijze te bereiken zijn. 3.Verstrekking van gegevens aan particulieren (ten behoeve van een persoonlijk niet-commercieel belang) vindt alleen plaats na schriftelijke toestemming van de ingeschrevene. Artikel 8 Telefonische gegevensverstrekkingen aan binnengemeentelijke afnemers Aan binnengemeentelijke afnemers kunnen op telefonische verzoeken slechts incidenteel in aantoonbaar spoedeisende gevallen gegevens worden verstrekt indien: geen twijfel bestaat dat het verzoek afkomstig is van een daartoe bevoegde persoon binnen de organisatie; op basis van vooraf gemaakte afspraken; de gegevens nodig zijn voor vervulling van de taken van de binnengemeentelijke afnemer en niet op een minder ingrijpende manier aan gegevens kan worden gekomen. BEPALINGEN MET BETREKKING TOT DE AANGEHAAKTE GEGEVENS Artikel 9 Doel van de basisadministratie De basisadministratie heeft voor wat betreft de aangehaakte gegevens tot doel: informatie leveren aan cluster burgerzaken ten behoeve van een doelmatige vervulling van de haar opgedragen taak; de afnemers, genoemd in de artikelen
3. tweede lid en 13 van dit reglement, te voorzien van gegevens, voorzover deze gegevens noodzakelijk zijn voor de vervulling van de taken van die afnemers; de derden, genoemd in artikel 13 van dit reglement, voorzien van gegevens in die gevallen als bedoeld in dit reglement; een ingeschrevene en een geregistreerde van hem betreffende gegevens te voorzien; informatie te leveren ten behoeve van instellingen voor de gezondheidszorg en/of wetenschappelijke doeleinden. Artikel 10 Categorieën van Personen van wie gegevens zijn opgenomen en de opgenomen gegevens De basisadministratie bevat: van de ingeschrevene de aangehaakte gegevens als aangehaald in artikel 4, tweede lid en artikel 6 van dit reglement; van de geregistreerde de persoonslijst, als bedoeld in artikel 1 van de wet en de aangehaakte gegevens. Artikel 11 Wijze van verkrijging Aangehaakte gegevens in de basisadministratie worden verkregen uit de basisadministratie op aangifte van de burger of middels verzoek tot plaatsing van een afnemersindicatie van de binnengemeentelijke afnemers. Artikel 12 Rechtstreekse toegang tot aangehaakte gegevens in de basisadministratie
4. Op de rechtstreekse toegang tot aangehaakte gegevens in de basisadministratie is artikel 5 overeenkomstig van toepassing; 2.rechtstreekse toegang tot aangehaakte gegevens in de basisadministratie hebben de binnengemeentelijke afnemers, genoemd in de artikelen 4 en 5 van dit reglement voor wat betreft daarin genoemde aangehaakte gegevens. Artikel 13 Verstrekkingen en gegevens die worden verstrekt Aan afnemers en derden kunnen op hun verzoek aangehaakte gegevens worden verstrekt voor zover die gegevens noodzakelijk zijn voor de uitvoering van hun taak en de persoonlijke levenssfeer van de ingeschrevene of geregistreerde niet onevenredig wordt geschaad. Artikel 14 Verwijdering van gegevens Aangehaakte gegevens worden door de beheerder uit de basisadministratie verwijderd na een strekkend besluit van de verantwoordelijke. De beheerder verwijdert deze gegevens binnen 4 weken. Artikel 15 Protocolplicht. De beheerder houdt van het verstrekken van aangehaakte gegevens als bedoeld in artikel 13 gedurende het jaar volgend op de verstrekking een protocol bij, voor zover aannemelijk is dat het achterwege laten daarvan het belang van de ingezetene onevenredig schaadt. Artikel 16 Recht op betreffende en kennisneming van verstrekking
5. Verzoeken ten aanzien van aangehaakte gegevens als bedoeld in de artikelen 29 en 32 wet persoonsregistraties worden ingediend bij de beheerder; 2.De beheerder beslist namens de verantwoordelijke over de in het eerste lid genoemde verzoeken;
6. De beheerder kan van de verzoeker verlangen dat deze zich in persoon bij hem vervoegt, ter vaststelling van de identiteit van de verzoeker Artikel 17 Recht op correctie Verzoeken om verbetering, aanvulling of verwijdering van aangehaakte gegevens, als bedoeld in artikel 36, lid 1 Wet bescherming persoonsgegevens worden ingediend bij de verantwoordelijke. Artikel 18 Vernietiging Vernietiging van aan gehaakte gegevens geschiedt met inachtneming van de Archiefwet. OVERIGE BEPALINGEN Artikel 19 Teruamelding De binnengemeentelijke afnemers van gegevens uit de basisadministratie zijn verplicht de verschillen met de eigen administratie te melden aan de beheerder. Artikel 20 Beveiliging De beheerder treft ten behoeve van de technische en organisatorische beveiliging de maatregelen in het krachtens het college van burgemeester en wethouders vastgestelde beveiligingsplan. Artikel 21 Slotbepalingen 1.Dit reglement treedt gelijktijdig met de verordening verwerking persoonsgegevens gemeente Oostzaan 2005 in werking.
7. Met inwerkingtreding van dit reglement komt het op 9 september 2002 vastgestelde reglement GBA te vervallen.
8. Dit reglement wordt aangehaald als: "Reglement gemeentelijke basisadministratie gemeente Oostzaan 2005".
9. Het reglement ligt ter inzage bij de verantwoordelijke voor de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens. Vastgesteld op 30 november 2004 door het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Oostzaan.de secretaris a.i., de burgemeesterA.J.M. Anthonissen, P.J. Möhlmann