Regeling inzake de organisatie van de ambtelijke organisatie van de gemeente (Raalte)

Regeling inzake de organisatie van de ambtelijke organisatie van de gemeenteBurgemeester en wethouders van de gemeente Raalte, gelezen de nota Contouren Raalte 2.0, vastgesteld op 23 maart 2010 (nr. 1001426) en de nota Raalte 2.0: de Uitwerking, vastgesteld op 7 september 2010 (nr. 1003534); gelezen de reactie van de Ondernemingsraad van 29 maart 2012 (nr. 1201286); gelet op artikel 103 en 160 van de Gemeentewet; besluiten vast te stellen de volgende: Regeling inzake de organisatie van de ambtelijke organisatie van de gemeente inclusief toelichting Hoofdstuk1Algemeen Artikel1Begripsbepalingen In deze verordening wordt verstaan onder: ambtelijk apparaat: de organisatie als omschreven in deze regeling, met uitzondering van de griffie; ambtelijk opdrachtgever: gemeentesecretaris, eenheidsmanager of teammanager die, onder verantwoordelijkheid van de bestuurlijk opdrachtgever, zorg draagt voor de uitvoering van een bestuursopdracht; bestuursopdracht: opdracht tot het leveren van één of meer producten binnen een vooraf vastgesteld bestuurlijk kader van uitgangspunten en randvoorwaarden; bestuurlijk opdrachtgever: bestuurorgaan of lid daarvan in wiens opdracht een bestuuropdracht wordt gestart, uitgevoerd en gerealiseerd; burgemeester: de burgemeester van de gemeente Raalte; college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Raalte; project: tijdelijk organisatorisch verband van medewerkers voor het uitvoeren van een opdracht; resultaatgebieden: precisering van de hoofdtaken van een eenheid. Hoofdstuk2De ambtelijke organisatie Artikel2De ambtelijke organisatie 1De gemeentesecretaris staat aan het hoofd van de ambtelijke organisatie. 2De ambtelijke organisatie is ingedeeld in eenheden en teams. 3De eenheden en teams zijn vermeld op het bij deze regeling behorende organigram. 4De taken van de eenheden en teams liggen besloten in hun naam. Artikel3Sturing en verantwoording 1Sturing en verantwoording zijn geconcretiseerd in bijvoorbeeld eenheidafspraken of teamafspraken, dienstverleningsovereenkomsten of bestuursopdrachten. 2Voortgang en bijsturing vinden plaats in bilaterale overleggen tussen directie en eenheidmanagers en tussen eenheidmanagers en teammanagers. 3Er is een planning & control cyclus voor het begroten, bijsturen en verantwoorden van het gemeentelijk beleid en de resultaten van en uitvoering door de organisatie. Artikel4Vervanging functionarissen 1Bij afwezigheid van de gemeentesecretaris wordt de functie uitgeoefend door de adjunct secretaris. Bij afwezigheid van zowel de gemeentesecretaris als de adjunct gemeentesecretaris wordt de functie van de gemeentesecretaris uitgeoefend door de eenheidsmanager Ontwikkeling of een andere eenheidmanager, in overeenstemming met de in het managementberaad gemaakte afspraken voor vervanging. 2De gemeentesecretaris wijst voor elke eenheidmanager een plaatsvervanger aan. Bij afwezigheid van de betreffende eenheidmanager wordt de functie uitgeoefend door diens plaatsvervanger. Hoofdstuk3Functies Artikel5Gemeentesecretaris 1Onder de bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college berust het dagelijks beheer van de ambtelijke organisatie bij de gemeentesecretaris. De gemeentesecretaris draagt bij het dagelijks beheer van de ambtelijke organisatie in het bijzonder de zorg voor: de ondersteuning van de bestuursorganen; het behulpzaam zijn van de burgemeester bij bevordering van een goede samenwerking tussen bestuursorganen, evenals de bewaking van het functioneren van het college als collegiaal bestuur. De gemeentesecretaris werkt hierbij zo nodig samen met de griffier; informatievoorziening aan het college, zodat dat de leden van het college over alle informatie kunnen beschikken die zij behoeven om hun functie goed te kunnen uitoefenen; tijdige en gedegen advisering aan het college het voorbereiden van de vergaderingen van het college; het vastleggen van de besluitvorming van het college; het vertalen van deze besluitvorming naar de betrokken eenheden of teams; het tijdig en correct uitvoeren van besluiten van het college; het tijdig en correct uitvoeren van bestuursopdrachten van het college; het initiëren van overleg en adviseren van het college over visie, doelen en strategie; het op een doelmatige wijze terzijde staan van de bestuursorganen door de ambtelijke organisatie; goede interne informatievoorziening; de aansturing van de ambtelijke organisatie; inrichten en beheren van een ambtelijke organisatie, die in goede samenwerking de gewenste producten en diensten oplevert volgens een vooraf met het college overeengekomen kwaliteit; de juridische – en financiële rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gemeentelijk beleid en beheer; het direct leidinggeven aan de adjunct gemeentesecretaris en de eenheidmanagers; het bevorderen van het optimaal functioneren van het managementberaad. 2Voor de uitoefening van één of meer van zijn bevoegdheden kan het college of de burgemeester mandaten verlenen aan de gemeentesecretaris. Indien in een verleend mandaat het verlenen van ondermandaten niet is uitgesloten is de gemeentesecretaris, bevoegd tot het verlenen van ondermandaten. 3De gemeentesecretaris stelt de procedure vast voor het aanleveren van collegevoorstellen. 4De gemeentesecretaris stelt de werkwijze vast voor projectmatig werken. 5De gemeentesecretaris stelt de werkwijze vast voor het opstellen van bestuursopdrachten. 6Dit artikel geldt als instructie van het college aan de gemeentesecretaris als bedoeld in artikel 103 van de Gemeentewet. Artikel6Adjunct gemeentesecretaris 1Onder eindverantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris draagt de adjunct gemeentesecretaris zorg voor: het bewerkstelligen van organisatieveranderingen; het sturen op thema’s en projecten; het organiseren van samenwerking met andere gemeenten en ketenpartners. 2Onder eindverantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris geeft de adjunct gemeentesecretaris leiding aan de teammanagers van de eenheid Beheer. Het bepaalde in artikel 7 is hierop van toepassing. Artikel7Eenheidmanager 1Onder de eindverantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris is de eenheidmanager integraal verantwoordelijk voor de resultaten, inzet van middelen en capaciteit van de eenheid. 2De eenheidmanager draagt zorg voor de uitvoering van eenheidafspraken, vastgelegd in bijvoorbeeld eenheidplannen of vastgelegd op andere wijze of in andere vorm. 3De eenheidmanager draagt zorg voor de kwaliteit en integraliteit van voorstellen aan het college. 4Op de eenheidmanager van een niet in teams verdeelde eenheid is artikel 8 eveneens van toepassing. Artikel8Teammanager 1Onder de verantwoordelijkheid van de eenheidmanager is de teammanager integraal verantwoordelijk voor de inzet van middelen, capaciteit en te bereiken resultaten van het aan hem toegewezen team. 2De teammanager is verantwoordelijk voor de personele jaarplancyclus van de medewerkers binnen het team. Artikel9Medewerker 1De medewerker is inhoudelijk verantwoordelijk voor zijn taak/ taken. 2De medewerker is naast een goede en integrale voorbereiding en behandeling van zijn taak verantwoordelijk voor een goede samenwerking met collega’s. 3De medewerker krijgt de bevoegdheden (bijvoorbeeld via mandaat) en de ondersteuning (bijvoorbeeld door scholing) om zijn werk optimaal te kunnen doen. Artikel10Projectleider 1Onder de verantwoordelijkheid van de ambtelijk opdrachtgever is de projectleider verantwoordelijk voor het tot stand komen van de afgesproken resultaten van het project. Hij is integraal verantwoordelijk voor de inhoud, het proces, het budget en de planning van het project. 2De projectleider werkt volgens de door de gemeentesecretaris vastgestelde werkwijze voor projectmatig werken. 3De projectleider is voor de duur van het project verantwoordelijk voor de aansturing van de projectmedewerkers. Hij stuurt op individuele prestaties en coacht op het bereiken van projectresultaten. Hoofdstuk4Overlegvormen en bestuurlijke afstemming Artikel11Portefeuillehouderoverleg Collegeleden hebben structureel periodiek overleg met teammanagers en medewerkers over onderwerpen uit hun portefeuille. Artikel12Managementberaad 1De gemeentesecretaris, de adjunct gemeentesecretaris en de eenheidmanagers vormen samen het managementberaad. 2Het managementberaad heeft geen besluitvormende bevoegdheden. De gemeentesecretaris neemt, gehoord de meningsvorming en advisering van het managementberaad, de benodigde besluiten en draagt de eindverantwoordelijkheid voor de besluitvorming. Hoofdstuk5Overige Artikel13Bestuursopdrachten 1Voor de beleidsvoorbereiding kan het college of de burgemeester bestuursopdrachten geven aan de gemeentesecretaris. 2De gemeentesecretaris wijst de uitvoering van een bestuursopdracht toe aan een eenheid en bepaalt daarbij of de bestuursopdracht projectmatig wordt uitgevoerd. Hoofdstuk6Inwerkingtreding en slotbepalingen Artikel14Slotbepalingen 1Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking en werkt terug tot 1 januari 2011. 2De Organisatieregeling, vastgesteld op 22 juli 2009, wordt ingetrokken met ingang van de datum, waarop dit besluit in werking treedt. 3Dit besluit kan worden aangehaald als “Organisatieregeling gemeente Raalte”. Toelichting1