Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het collegeHet College van Stichtse Vecht; gelet op artikel 52 van de Gemeentewet; besluit vast te stellen het: Reglement van orde

voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college Artikel 1 Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden. Het college regelt de onderlinge vervanging in geval van verhindering of afwezigheid van één der wethouders. Het college regelt de vervanging van de burgemeester in geval van diens verhindering of afwezigheid. Een lid van het college dat verhinderd is zijn activiteiten uit te oefenen, geeft daarvan zo spoedig mogelijk kennis aan de secretaris. Een lid van het college dat al dan niet uit hoofde van zijn functie lid is van een dagelijks bestuur van een organisatie, instelling, gemeenschappelijke regeling of daarmee gelijk te stellen rechtspersoon, onthoudt zich van deelname aan de beraadslagingen en besluitvorming over geagendeerde onderwerpen, deze rechtspersoon betreffende. Zijn taak wordt dan waargenomen door de aangewezen vervanger. Artikel 2 Dag en plaats van de vergaderingen Het college vergadert in de regel eenmaal per week op een in onderling overleg vast te stellen dag en tijdstip en voorts zo dikwijls de voorzitter of een wethouder het nodig acht. Indien een wethouder een extra vergadering nodig acht, verzoekt hij onder opgave van redenen aan de voorzitter deze bijeen te roepen. De secretaris zorgt na overleg met de voorzitter voor een oproep voor deze vergadering – onder vermelding van de te bespreken onderwerpen – die zo mogelijk uiterlijk 24 uur van tevoren op een in de gemeente gebruikelijke wijze aan de leden van het college wordt toegezonden. De vergaderingen worden als regel in het gemeentehuis gehouden. Artikel 3 Verhindering Wanneer een lid verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de secretaris. Wanneer de secretaris verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de voorzitter, alsmede aan degene die de secretaris vervangt. Artikel 4 Agenda Voor elke vergadering wordt, als regel twee maal 24 uur van tevoren, door de secretaris aan de leden van het college een agenda met bespreekstukken, digitaal, toegezonden. De volledige verzameling vergaderstukken ligt voor de leden in het gemeentehuis ter inzage. Onderwerpen ten aanzien waarvan tijdige agendering als bedoeld in het eerst lid niet mogelijk is, doch waarvan ten gevolge van de spoedeisendheid geen uitstel mogelijk is, kunnen onder opgave van reden(en) van urgentie uiterlijk acht uur voor de vergadering worden aangemeld bij de secretaris. Artikel 5 Ambtelijke ondersteuning De secretaris draagt zorg voor al hetgeen binnen de hem opgedragen taak nodig is in het belang van een vlot verloop van de vergadering van het college. Artikel 6 Deelneming derden aan de vergadering Het college kan besluiten een ambtelijk medewerker of derden voor een vergadering uit te nodigen teneinde zijn mening ten aanzien van een onderwerp te geven dan wel een (nadere) toelichting te verschaffen op een agendapunt. Artikel 7 Stemmingen Indien geen van de leden van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen. Indien een lid van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij het derde lid wordt toegepast. a. Indien een lid van het college dat verlangt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen gestemd bij gesloten en ongetekende briefjes. b. Indien daarbij de stemming beperkt is tot een persoon en de stemmen staken, beslist het lot. c. Indien in de overige gevallen bij een eerste stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, heeft een tweede stemming plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Zijn bij die eerste stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de tweede stemming zal plaatshebben. Indien bij de tussenstemming of bij de tweede stemming de stemmen staken, beslist het lot. Artikel 8 Verslag en besluitenlijst De secretaris draagt zorg voor het bijhouden van een presentielijst, een kort verslag en de besluitenlijst van de vergadering. Het verslag bevat: a. de namen van de afwezige leden; b. de namen van de andere personen die hebben deelgenomen aan de beraadslaging; c. een formulering van de door het college genomen besluiten (besluitenlijst). Stemverhoudingen worden alleen vermeld als een lid van het college daarom vraagt. Het verslag wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld. Aan de hand van het verslag wordt een besluitenlijst opgesteld voor toezending aan de leden van de raad. Voorzover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daartegen niet verzet, wordt de besluitenlijst zo spoedig mogelijk na de vergadering openbaar gemaakt en toegezonden aan de leden van de raad en op de in de gemeente gebruikelijke wijze bekend gemaakt. Artikel 9 Openbare vergadering Het college kan besluiten een openbare vergadering te houden. De bepalingen van dit reglement zijn voorzover mogelijk van toepassing op een openbare vergadering. Artikel 10 Parafenbesluit en besluitenlijst Besluiten buiten de vergadering komen tot stand door een parafenbesluit, zijnde een conceptbesluit waarop door geen der leden van het college is aangegeven dat bespreking in een vergadering van het college gewenst is en waarop door alle collegeleden, buiten de vergadering voor akkoord is geparafeerd binnen een daartoe afgesproken termijn, waarna het als definitief parafenbesluit wordt beschouwd. Indien wegens spoedeisendheid een besluit, ter beoordeling van de secretaris en het eerstverantwoordelijk collegelid, geen uitstel duldt en door tenminste de helft plus één van het aantal collegeleden buiten de vergadering voor akkoord is geparafeerd, wordt het besluit als definitief parafenbesluit beschouwd. De secretaris doet een kopie van het besluit toekomen aan de leden van het college die geen paraaf hebben gezet. In de door het college vastgestelde vakantieperiode komen besluiten buiten de vergadering tot stand indien door tenminste de helft plus één van het aantal collegeleden buiten de vergadering voor akkoord is geparafeerd, waardoor het besluit als definitief parafenbesluit wordt beschouwd. De secretaris doet een kopie van het besluit toekomen aan de leden van het college die geen paraaf hebben gezet. Na het plaatsen van de laatst benodigde paraaf dateert de secretaris het parafenbesluit. Het parafenbesluit wordt geacht te zijn genomen op de datum van de dagtekening door de secretaris. De secretaris draagt zorg voor het periodiek opstellen van een besluitenlijst, zijnde een gedagtekend en genummerd overzicht, met vermelding van de door het college in de betreffende periode genomen parafenbesluiten. Voor zover de aard en de inhoud van de besluiten zich daartegen niet verzetten, draagt de secretaris zorg voor een spoedige toezending van de besluitenlijst aan de raad en voor openbaarmaking van de besluitenlijst op de in de gemeente gebruikelijke wijze. Artikel 11 Mandaatverlening Indien tijdens de door het college vastgestelde vakantieperiode een collegebesluit wegens spoedeisendheid geen uitstel duldt zijn één of meer collegeleden bevoegd ter zake een besluit te nemen. In de eerstvolgende vergadering van het college wordt van de uitoefening van het mandaat mededeling gedaan. Artikel 12 Inwerkingtreding Dit reglement treedt in werking op 1 januari

1. Aldus vastgesteld in de vergadering van het college op 4 januari 2011L.H.M. van den Nieuwendijk Mw. drs. M.M. van 't Veldsecretaris wnd-burgemeesterDit reglement van orde is op aan de gemeenteraad medegedeeld.Toelichting op het reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college 1 Algemeen Dit stuk vindt zijn grondslag in artikel 52 van de Gemeentewet, waarin is bepaald dat het college een reglement van orde voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden vaststelt. Het is vastgesteld in het kader van de fusie van de gemeenten Maarssen, Breukelen en Loenen in de nieuwe gemeente Stichtse Vecht per 1 januari
2. Artikel 1 Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging Het eerste lid van dit artikel zal in de praktijk alleen van toepassing zijn bij het constituerend beraad, de eerste vergadering van het college direct na de raadsvergadering waarin de wethouders zijn benoemd. Overigens blijft het college, ondanks deze taakverdeling, als geheel verantwoordelijk voor zijn taken. Ook de toepassing van artikel 168 Gemeentewet (mandaat aan individuele leden van het college) laat dit onverlet. Bij de eventuele onderlinge vervanging is het van belang dat, als gevolg van de Wet dualisering gemeentebestuur, raadsleden niet als vervanger van een wethouder aangewezen kunnen worden. De vervanging kan eventueel geregeld worden door het (tijdelijk) aanstellen van een wethouder, mits het aantal wethouders (artikel 36 Gemeentewet) hiertoe niet in de weg staat. Artikel 2 Dag en plaats van de vergaderingen Dit artikel is een uitwerking van artikel 53, eerste lid Gemeentewet. Het heeft een algemeen flexibele formulering, waardoor er in bijzondere gevallen van afgeweken kan worden. De voorzitter van het college is de burgemeester conform artikel 34 Gemeentewet. Op basis van het tweede lid wordt een extra vergadering in overleg met de burgemeester vastgesteld, maar dit betekent niet dat de burgemeester de bevoegdheid heeft om een extra vergadering tegen te houden. Dit zou namelijk in strijd zijn met het eerste lid van dit artikel. De vaststelling in overleg met de burgemeester is derhalve een bepaling van procedurele aard. Bij een extra vergadering zal er in de regel sprake zijn van urgentie. De termijn voor de oproep voor deze vergadering is daarom slechts 24 uur, in tegenstelling tot de tweemaal 24 uur die voor de agenda bij reguliere vergaderingen geldt (zie artikel 4 lid 1). Artikel 3 Verhindering Dit artikel is naast een vastlegging van de procedure ook van belang om wellicht al voorafgaand aan de vergadering te kunnen constateren dat het benodigde quorum voor besluitvorming niet gehaald wordt (artikel 56 Gemeentewet). De voorzitter kan dan een nieuwe vergadering beleggen. Artikel 4 Agenda De rol van de gemeentesecretaris bij de collegevergaderingen wordt in de artikelen 103 tot en met 105 van de Gemeentewet aangegeven. Nadere uitwerking van de taken van de secretaris vindt enerzijds plaats in dit reglement, anderzijds in het organisatiebesluit van de gemeente Stichtse Vecht, die tegelijkertijd met dit reglement van kracht gaat. In dit artikel wordt aangegeven dat de secretaris verantwoordelijk is voor het doen toekomen van de agenda aan de collegeleden. Er is kort aangegeven hoe zaken van spoedeisend belang worden geagendeerd. De secretaris zal al naar gelang de omstandigheden dienen af te wegen of ten aanzien van de spoedeisende onderwerpen van tevoren gecommuniceerd wordt met de collegeleden of dat dit in de vergadering gebeurt. Artikel 5 en 6 Ambtelijke ondersteuning en deelname van derden aan vergadering Artikel 57 en 55 eerste lid Gemeentewet geven indirect aan dat het mogelijk is dat naast de collegeleden en de secretaris anderen bij de vergadering aanwezig kunnen zijn. Deze Gemeentewetartikelen geven aan dat de onschendbaarheid en de eventueel opgelegde geheimhouding voor allen aanwezig bij de vergadering geldt. Artikel 5 geeft allereerst de rol van de gemeentesecretaris weer. Artikel 7 Stemmingen In de eerste plaats moet hier worden gewezen op artikel 56 Gemeentewet, dat een regeling bevat met betrekking tot zowel het vergader- als het besluitquorum ten aanzien van de vergaderingen van het college. Hoewel het ingevolge de Memorie van Toelichting bij dit artikel aan het college vrijstaat in het reglement van orde een zwaarder quorumvereiste te stellen, is hiervoor niet gekozen; het in de wet terzake opgenomen stelsel is daarmee onverkort van toepassing. Artikel 8 Verslag en besluitenlijst Dit artikel regelt de verslagleggende taak van de secretaris en de wijze waarop het verslag wordt vastgesteld. Als op grond van artikel 55 van de Gemeentewet door het college een geheimhoudingsplicht is opgelegd, zal ten aanzien van de beraadslaging en eventuele besluiten over dit onderwerp een afzonderlijk verslag moeten worden gemaakt. Dit zal door de secretaris afzonderlijk moeten worden bewaard totdat de geheimhouding is opgeheven. De Wet dualisering gemeentebestuur introduceert het begrip ‘besluitenlijst’. Hierdoor is de bepaling over de verslaglegging aangepast. Op grond van artikel 60 Gemeentewet kan de raad regelen van welke beslissingen van het college de raad op de hoogte gesteld wil worden. In het vijfde lid is uitgewerkt hoe de besluitenlijst totstandkomt. Gekozen is voor een regeling waarbij de informatie over de besluitenlijst snel beschikbaar is en niet gewacht hoeft te worden totdat het verslag is vastgesteld. De openbaarmaking geschiedt op de in de gemeente gebruikelijke wijze. Artikel 9 Openbare vergadering Ingevolge artikel 54 Gemeentewet is hoofdregel dat de vergaderingen met gesloten deuren plaatsvinden. Het college kan daar zelf van afwijken. Via artikel 9 wordt dit ook uitdrukkelijk aan het college overgelaten. Indien een vergadering van het college openbaar is, bepaalt het tweede lid van artikel 53 Gemeentewet dat de burgemeester dag, plaats en tijdstip daarvan bekend moet maken. Artikel 10 Parafeert niet iedereen of heeft een collegelid om bespreking gevraagd, dan is het besluit niet genomen en verschijnt het voorstel op de eerstvolgende collegevergadering als agendapunt. Dan komt het op de besluitenlijst en is het pas dan genomen. In alle gevallen is van belang dat duidelijk wordt vastgelegd hoe en wanneer het besluit is genomen en hoe en wanneer het is bekendgemaakt. Artikel 11 Dit artikel geeft de mogelijkheid om continuïteit in de besluitvorming te waarborgen. Artikel 12 Inwerkingtreding Dit reglement treedt in werking op de dag dat de gemeente Stichtse Vecht van start gaat, zijnde 1 januari
3. Op dat moment zijn de gemeenten Maarssen, Breukelen en Loenen opgeheven.