Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevensArtikel 1 Begripsbepalingen Deze verordening verstaat onder: de Wet GBA : de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (Staatsblad 2001, nr. 180); verordening GBA: de Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens; GBA: de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens verantwoordelijke: het college van burgemeester en wethouders; beheerder: degene die op grond van de beheerregeling GBA is aangewezen als beheerder; bewerker: degene die, niet werkzaam binnen de gemeentelijke organisatie, het geheel of een gedeelte van het geautomatiseerde systeem onder zich heeft waarmee de GBA wordt gevoerd; ingeschrevene: degene ten aanzien van wie een persoonslijst als bedoeld in artikel 1 van de Wet GBA, in de GBA van de gemeente is opgenomen; afnemer: bestuursorgaan als bedoeld in artikel 1:1, eerste lid van de Algemene wet bestuursrecht; derde: elke andere persoon, instelling of rechtspersoon dan een afnemer en de ingeschrevene. Artikel 2 Beheer van de GBA Beheerder van de GBA is het hoofd van de afdeling indirecte klantcontacten. Bewerker van de GBA is een bij besluit van de verantwoordelijke contractueel aangewezen instantie, welke instantie werkzaamheden verricht als genoemd in artikel 15 van de wet. Artikel 3 Verbanden met andere gemeentelijke registraties Op grond van artikel 96 van de Wet GBA, met het oog op het met elkaar in verband brengen van verwerkingen van persoonsgegevens, worden gegevens verstrekt aan gemeentelijke afdelingen. In bijlage I, door de verantwoordelijke vast te stellen, staat vermeld om welke gegevens het gaat, aan welke afdeling ze worden verstrekt, door wie de registratie wordt beheerd en voor welk doel de verstrekking plaatsvindt. Door de beheerders van de andere gemeentelijke registraties als genoemd in bijlage I worden/wordt: gegevens opgehaald vanuit de GBA en opgenomen in de betreffende registratie, waarbij een binnengemeentelijke afnemersindicatie wordt geplaatst op de persoonslijst van betrokkene; mutaties ontvangen van op de persoonslijst van ingeschrevene aangebrachte actualiseringen waar een binnengemeentelijke afnemersindicatie voorkomt op de persoonslijst; opgave gedaan van eerste inschrijvingen op grond van geboorte en vestiging in de GBA. Artikel 4 Rechtstreeks toegang tot de Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens Rechtstreekse toegang tot de GBA hebben: de beheerder; de door de beheerder aangewezen ambtenaren werkzaam binnen de sector Publiekszaken; de door de beheerder aangewezen tijdelijke krachten en stagiaires werkzaam c.q. stage lopend binnen de sector Publiekszaken; de bewerker en diens medewerkers, voor zover dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst tussen de bewerker en de gemeente; met inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de Wet GBA, de binnengemeentelijke afnemers genoemd in de door de verantwoordelijke vast te stellen bijlage II voor wat betreft de in deze bijlage genoemde gegevens en onder vermelding van welk doel waarvoor de gegevensverstrekking plaatsvindt. Artikel 5 Verstrekking aan binnengemeentelijke afnemers die geen rechtstreekse toegang hebben en de gegevens die worden verstrekt Met inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de Wet GBA worden systematisch gegevens verstrekt aan binnengemeentelijke afnemers. In de door de verantwoordelijke vast te stellen bijlage III van deze verordening is aangegeven welke binnengemeentelijke afnemers welke gegevens ontvangen ten behoeve van welk doel. Artikel 6 Overige verstrekkingen en de gegevens die kunnen worden verstrekt Met inachtneming van artikel 100, tweede lid van de Wet GBA kunnen, in andere gevallen dan bedoeld in de artikelen 98 en 99 van de Wet GBA, aan de in de door de verantwoordelijke vast te stellen bijlage IV vermelde instanties op schriftelijk verzoek gegevens worden verstrekt, voor zover de persoonlijke levenssfeer daardoor niet onevenredig wordt geschaad. Artikel 7 Beveiliging De beheerder treft ten behoeve van de technische en organisatorische beveiliging de maatregelen als vermeld in het door de verantwoordelijke vast te stellen/vastgestelde ‘Handboek Beveiliging GBA’. Artikel 8 Verplicht gebruik persoonsgegevens De afnemer is verplicht de gegevens die worden ontleend aan de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens of die daaraan zijn aangehaakt onverkort te gebruiken bij de vervulling van zijn taak. Artikel 9 Terugmeldingsplicht De in artikel 3, 4 en 5 genoemde binnengemeentelijke afnemers doen van door hen geconstateerde afwijkingen tussen gegevens, die zij uit de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens ontvangen en gegevens waarvan zij op andere wijze kennis hebben gekregen, mededeling aan de beheerder van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens. De verplichting van een binnengemeentelijke afnemer tot het doen van de in lid 1 genoemde mededeling geldt slechts voor zover de afwijking een gegeven betreft dat aan hen op grond van dit reglement verstrekt kan worden. Artikel 10 Onvoorziene gevallen In gevallen, de uitvoering van deze verordening betreffende, waarin deze verordening niet voorziet, beslist het college van burgemeester en wethouders. Artikel 11 Slotbepaling De ‘Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens’, zoals vastgesteld op 3 december 2001, wordt ingetrokken. Deze verordening treedt in werking op 1 mei
- Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens. De verordening ligt ter inzage bij de verantwoordelijke voor het beheer van de GBA. Vastgesteld bij raadsbesluit van 5 april 2007.Bekend gemaakt in de Officiële Mededelingen van het Alkmaars Nieuwsblad op 2 mei 2007.ARTIKELSGEWIJZE TOELICHTING Artikel 1 In dit artikel worden de begripsbepalingen uitgewerkt. De verordening handelt alleen over de GBA, termen als bevolkingsadministratie spelen dan ook geen rol meer. Artikel 2 Beheer Als beheerder is aangewezen het hoofd van de afdeling indirecte klantcontacten. Artikel 3 Verbanden met andere registraties Op grond van dit artikel vindt verstrekking van persoonsgegevens uit de GBA aan andere binnengemeentelijke afdelingen plaats. De verantwoordelijke, in casu het college van burgemeester en wethouders dient in een door haar vast te stellen bijlage precies vast te leggen welke verbanden tussen de verschillende administraties zijn gelegd. In artikel 4 tot en met 6 wordt de rechtstreekse toegang tot de GBA inzichtelijk gemaakt, aan wie gegevens binnengemeentelijk worden verstrekt, onder welke voorwaarden gegevens worden verstrekt aan vrije derden en wie die vrije derden zijn. Artikel 4 Rechtstreekse toegang tot de GBA Rechtstreekse toegang is het door middel van een “online verbinding” kunnen raadplegen of muteren van gegevens, zonder tussenkomst van anderen. Onderdeel a, b en c regelen de toegang van de beheerder en de ambtenaren van de sector Publiekszaken tot de GBA. Onderdeel d regelt de toegang van een bewerker en diens medewerker tot de GBA. Onderdeel e regelt de toegang, het doel van de toegang en welke gegevens beschikbaar zijn voor binnengemeentelijke afnemers. Artikel 5 Verstrekking van gegevens aan binnengemeentelijke afnemers Aan binnengemeentelijke afnemers worden wel ‘systematisch’ gegevens verstrekt zonder dat zij rechtstreekse toegang tot de GBA hebben. Gedacht moet worden aan periodieke selecties. Deze verstrekkingen worden in een bijlage inzichtelijk gemaakt. Artikel 6 Overige verstrekkingen In dit artikel worden de verstrekkingen aan “vrije derden” geregeld, die het college van burgermeester en wethouders toestaat op grond van artikel
- Hier mogen alleen derden worden opgenomen en gegevens aan hen worden verstrekt als wordt voldaan aan de eisen die artikel 100 Wet GBA stelt. Deze voorwaarden zijn: Er mogen geen gegevens worden verstrekt aan rechtspersonen met winstoogmerk. In de gemeentelijke verordening moet per (categorie) vrije derde(n) het doel van de verstrekking worden aangeven. Verstrekkingen kunnen alleen plaatsvinden voorzover dit noodzakelijk is in het belang van de bescherming van de betrokkene dan wel van de rechten of vrijheden van anderen. Nagegaan moet worden of de verstrekking gerechtvaardigd is door een dringende maatschappelijke behoefte en in verhouding staat tot het doel waarvoor de gegevens worden gevraagd. Dit doel moet niet op een minder ingrijpende wijze te bereiken zijn. Elke verstrekking moet worden getoetst op proportionaliteit en subsidiariteit. Bij verstrekkingen aan organisaties buiten de Europese Unie moet men nagaan of het beschermingsniveau voor verwerking passend is. Of landen een passend beschermingsniveau bieden, kan worden nagevraagd bij het Cbp. Wanneer gegevens worden verstrekt aan particulieren, ten behoeve van een persoonlijk niet-commercieel belang, is eerst de uitdrukkelijke toestemming van de ingeschrevene vereist. Alleen de volgende gegevens mogen worden verstrekt: 'algemene en verwijsgegevens over de naam, de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het gebruik door de ingeschrevene van de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het adres, de gemeente van inschrijving, de geboortedatum en de datum van overlijden'. Artikel 7 Beveiliging Stelt dat er voldoende voorzieningen van technische en organisatorische aard getroffen moeten zijn ter beveiliging van de in de GBA vermelde gegevens tegen verlies of aantasting van deze gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking van deze gegevens. Artikel 8 Verplicht gebruik In verband met de opname van de GBA in het stelsel van basisregistraties wordt het gebruik van de gegevens hieruit verplicht. Artikel 9 Terugmeldingsplicht Op grond van artikel 62 lid 2 wet GBA worden in dit artikel de verplichtingen van binnengemeentelijke afnemers vastgelegd om inlichtingen te verschaffen die van belang zijn voor de bijhouding van de basisadministratie. Artikel 10 Onvoorziene gevallen Hierin wordt geregeld dat het college van burgemeester en wethouders, als verantwoordelijk orgaan, bevoegd is over onvoorziene gevallen te besluiten. Artikel 11 Slotbepaling Citeertitel, datum van inwerkingtreding en ter inzagelegging worden hierin geregeld. BIJLAGE I Binnengemeentelijke afnemer Wettelijke / publiekrechtelijke taak Welk profiel Wijze van verstrekking Automatisch Rechtstreekse Toegang RPL3* en/of GBA-V** Systematisch Concernondersteuning, afdeling P&O, team PSA Pensioenen raadsleden en wethouders 1A RPL3 en GBA-V Wachtgelden gemeentepersoneel 1A RPL3 en GBA-V Concernondersteuning, team collegesecretariaat Leeftijds- en huwelijksjubilea, Koninklijke onderscheidingen 1B RPL3 en GBA-V X Concernondersteuning, afdeling Financiën, team Financiële Administratie Financiële afhandeling wettelijke taken Stadsontwikkeling en Stadsbeheer 1C RPL3 en GBA-V Stadsontwikkeling, vakgroep Urgenties Woningen Huisvesting 2A X RPL3 en GBA-V Stadsontwikkeling, afdeling Bouwen en vakgroep Monumenten Omgevingsvergunning 2B X RPL3 en GBA-V Stadsbeheer, team Begraafplaats Grafrechten 3A X RPL3 en GBA-V Stadsbeheer, afdeling Gebruik en Vergunningen Buitenruimte Winkeltijden 3B X RPL3 en GBA-V Drank- en Horecabedrijf 3B X RPL3 en GBA-V Kansspelen 3B X RPL3 en GBA-V Ontheffingen/vergunningen op grond van APV 3B X RPL3 en GBA-V Stadsbeheer, afdeling Stadstoezicht Gemeentelijke opsporingsambtenaren 3C RPL3 en GBA-V Samenleving, afdeling Servicebureau, Afdeling Zorg, Afdeling Regionale Dienstverlening Uitkeringen WWB en Wet Maatschappelijke Ondersteuning 4A X RPL3 en GBA-V X Samenleving, afdeling Jeugd & Onderwijs Leerplicht (ouder) 4B X RPL3 en GBA-V X Samenleving, afdeling Regionale Dienstverlening, team Sociale Recherche Uitkeringen WWB 4C X RPL3 en GBA-V Samenleving, afdeling Werk Uitkeringen WWB 4D X RPL3 X Publiekszaken, afdeling Belastingen Gemeentelijke belastingen 5A X RPL3 en GBA-V X Waardering onroerende zaken 5A X RPL3 en GBA-V X Afvalstoffenheffing 5A X RPL3 en GBA-V X Publiekszaken, afdeling Indirecte Klantcontacten, team Burgerlijke Stand Burgerlijke Stand 5B GBA en GBA-V Naturalisatie 5B GBA en GBA-V Naamswijziging 5B GBA en GBA-V GBA 5B GBA en GBA-V Publiekszaken, afdeling KCC Dienstverlening 5C GBA Publiekszaken, stafafdeling Beleid Kiesrecht 5D GBA en GBA-V Publiekszaken, Team BIZ, Team BST, Team Bouwen en Wonen GBA 5E X GBA en GBA-V Publiekszaken, Team G&A GBA 5F GBA en GBA-V Bureau CRIB Rampenbestrijding 6 GBA en GBA-V Stadsontwikkeling, vakgroep Vastgoed Huur- en erfpachtadministratie 7 RPL3 en GBA-V Milieudienst Regio Alkmaar Omgevingsvergunning 8 X RPL3 en GBA-V Concernstaf, team Openbare Orde en Veiligheid Handhaven openbare orde 9 RPL3 en GBA-V X Concernstaf, Veiligheidshuis Alkmaar Handhaven openbare orde 9 RPL3 en GBA-V Concerncontrol, team Onderzoek en Statistiek Onderzoek en statistiek n.v.t. X Griffie project Gast van de Raad n.v.t. X Sportbedrijf gebruik gemeentelijke sportvoorzieningen 10 X Stadsontwikkeling, vakgroep Wonen Beleid Voorkomen en bestrijden onrechtmatige bewoning 11 RPL3 * RPL3 is het programma voor binnengemeentelijke toegang tot de gemeentelijke basiadministratie persoonsgegevens ** GBA-V is het programma voor binnengemeentelijke toegang tot de landelijke basisadministratie persoonsgegevens Vastgesteld bij besluit van het college van burgemeester en wethouders van 10 mei
- Bekend gemaakt in de Officiële Mededelingen van het Alkmaars Nieuwsblad van 1 juni
- BIJLAGE II van de verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens Ad. hoofdstuk 2, artikel 4, sub e Rechtstreeks toegang tot de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens Rechtstreeks toegang tot de GBA hebben, met inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de Wet, de volgende binnengemeentelijke afnemers: SECTOR: AFDELING CATEGORIE Stadsbeheer Stafafdeling Financiën en Economische Zaken 1, 6, 7, 8 en 10 Team begraafplaatsen 1, 5, 8 en 9 Stadsontwikkeling Stafafdeling Financieel-Economische Zaken 1, 6, 7, 8 en 10 Team Toezicht en Handhaving 1, 5, 8 en 9 Team Woningverbetering 1, 5, 8 en 9 Team Huisvesting 1, 5, 8 en 9 Concernondersteuning Team Documentaire Informatie Voorziening 1, 4, 5, 6, 8, 9, en 10 MO Afdeling Zorg Preventie en Onderwijs 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7 en 8 Sociale Zaken en Werkgelegenheid Team SR 1, 4, 5, 6, 8, 9, en 10 Afdeling Werk, Inkomen en Zorg 1, 4, 5, 6, 8, 9, en 10 Team Werk en Inkomen 1 1, 4, 5, 6, 8, 9, en 10 Team Werk en Inkomen 2 1, 4, 5, 6, 8, 9, en 10 Stafafdeling FEZ 1, 4, 5, 6, 8, 9, en 10 Publiekszaken Afdeling Belastingen en Invordering 1, 5, 6, 8, 9, en 10 Bouwen en wonen 1, 8 en 9 Politie Regio Noord-Holland-Noord administratie en meldkamer 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10 en 12 Vastgesteld bij besluit van het college van burgemeester en wethouders van Alkmaar op 18 december
- Gewijzigd bij besluit van het college van burgemeester en wethouders op 22 mei
- BIJLAGE III van de verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens Ad. hoofdstuk 2, artikel 5 Verstrekking aan binnengemeentelijke afnemers die geen rechtstreekse toegang hebben en de gegevens die worden verstrekt Met inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de wet worden systematisch gegevens verstrekt aande volgende binnengemeentelijke afnemers: Afdeling Belastingen en Invordering van de sector Publiekszaken Stafafdeling FEZ van de sector Sociale Zaken en Werkgelegenheid; Afdeling Zorg Preventie en Onderwijs van de sector Maatschappelijke Ontwikkeling; Stafafdeling FEZ van de sector Stadsontwikkeling. Stafafdeling FEZ van de sector Stadsbeheer Stafafdeling Onderzoek & Statistiek van de sector Bestuursondersteuning Afdeling Geo-informatie van de sector Economie Grond en Gebouwen. Afdeling Directe Klantcontacten, team Bouwen en Wonen van de sector Publiekszaken. Afdeling Vrije tijd en Participatie van de sector Maatschappelijke Ontwikkeling. Voor de verstrekte autorisaties aan genoemde afnemers wordt verwezen naar de bij deze bijlage behorende aanhangsels. Vastgesteld bij besluit van het college van burgemeester en wethouders van Alkmaar op 18 december
- Gewijzigd bij besluit van het college van burgemeester en wethouders op 23 september
- Laatstelijk gewijzigd bij besluit van het college van burgemeester en wethouders op 27 april
- Laatstelijk gewijzigd bij besluit van het college van burgemeester en wethouders op 22 mei
- BIJLAGE IV van de verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens Ad. hoofdstuk 2, artikel 6 Overige verstrekkingen en de gegevens die kunnen worden verstrekt De verantwoordelijke beoordeelt of gegevens uit de GBA worden verstrekt. Alvorens tot verstrekking van gegevens op grond van artikel 100 Wet GBA wordt overgegaan vindt een afweging plaats of een verzoek voldoet aan de hieronder vermelde criteria. Criteria: het verzoek moet schriftelijk worden ingediend onder vermelding van redenen, rechtspersonen zonder winstoogmerk kunnen een verzoek indienen voor zover de verstrekking noodzakelijk is in het belang van de bescherming van de betrokkene of van de rechten en vrijheden van anderen, waarbij wordt nagegaan of de verstrekking wordt gerechtvaardigd door een dringende maatschappelijke behoefte, in een juiste verhouding staat tot het doel waarvoor de gegevens worden gevraagd en dit doel niet op een minder ingrijpende wijze kan worden bereikt; natuurlijke personen kunnen, ten behoeve van een persoonlijk, niet-commercieel belang, een verzoek doen; gegevens worden alleen verstrekt indien voorafgaand schriftelijke toestemming van de ingeschrevene van wie gegevens worden gevraagd is verkregen; de verstrekking kan uitsluitend betrekking hebben op algemene en verwijsgegevens over de naam, de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het gebruik door de ingeschrevene van de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het adres, de gemeente van inschrijving, de geboortedatum en de datum van overlijden; van persoonslijsten waarop de indicatie ‘geheim’ is vermeld worden geen gegevens verstrekt. Overzicht van door gemeente aangewezen “vrije derden” die voldoen aan bovenstaande criteria en op grond daarvan gegevens verstrekt kunnen krijgen: Bibliotheek (geen onderdeel van gemeente) Buitenlandse EU-overheden Buitenlandse niet EU-overheden (met passend beschermingsniveau m.b.t. persoonsgegevens) Buitenlandse vertegenwoordigingen hier te lande Bureau voor Rechtshulp Crematoria, begraafplaatsen (niet gemeentelijke) Culturele organisaties Fondsverwervende organisaties Instellingen/organisaties t.b.v.: Maatschappelijke dienstverlening Algemene/geestelijke gezondheidszorg Kinderopvang Jeugdwelzijnswerk Ouderenzorg Gehandicaptenzorg Werkvoorziening Kredietbank (privaatrechtelijk bijvoorbeeld een stichting) Migrantenorganisaties Natuurlijke personen Patiëntenverenigingen Pensioenfondsen Plaatselijke afdelingen van politieke partijen Reclassering/verslaafdenzorg Stichting Bureau Nieuwkomers Thuiszorgorganisaties Vakorganisaties Verenigingen en stichtingen met een maatschappelijk of filantropisch doel Woningbouwvereningen/woningcorporaties Ziekenhuizen Vastgesteld bij besluit van het college van burgemeester en wethouders van Alkmaar op 18 december
- Gewijzigd bij besluit van het college van burgemeester en wethouders van Alkmaar op 22 mei 2007.