Verordening op de auditcommissie gemeente Heiloo 2012Artikel1Instelling en begrippen 1Er is een auditcommissie. 2In deze verordening wordt verstaan onder: raad: de gemeenteraad; college: het college van burgemeester en wethouders; commissie: de auditcommissie; wet: de Gemeentewet; accountant: de in de Controleverordening gemeente Heiloo bedoelde accountant die belast is met de controle op de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening; griffier: de griffier van de raad of diens waarnemer. Artikel2Doel 1De commissie heeft als doel: afstemmingsoverleg te voeren met de accountant als bedoeld in de Controleverordening gemeente Heiloo en uitvoering te geven aan de taken als omschreven in deze verordening; overleg te voeren met betrekking tot het aanbestedingstraject van de accountant. 2De commissie treedt niet in de onderscheiden bevoegdheden van raad en college. Artikel3Taken 1De commissie heeft als taken: het voorbereiden en het adviseren van de raad over de aanbesteding van de accountantscontrole; het voeren van afstemmingsoverleg als bedoeld in artikel 2 van de Controleverordening gemeente Heiloo; het zijn van eerste aanspreekpunt voor de accountant richting de raad over de opzet en uitvoering van de accountantscontrole; de jaarlijkse voorbereiding van de door de raad vast te stellen aanwijzingen voor de accountantscontrole; het voeren van technisch overleg met de accountant over de jaarrekening en het rapport van bevindingen naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole; het adviseren van de raad over de wijze van behandeling van de rapportages van de accountant; het adviseren van de raad over het jaarverslag en de programmajaarrekening, mede aan de hand van de accountantsverklaring en het accountantsverslag; het adviseren van de raad over de uitvoering en de aanpassingen van de verordeningen gebaseerd op de artikelen 212 en 213 en 213a Gemeentewet; het evalueren van de werkzaamheden van de accountant; het voeren van afstemmingsoverleg met (voorzitter van) de rekenkamercommissie over het jaarverslag, monitoring van gedane en bespreking van voorgenomen onderzoeken van de rekenkamercommissie; het bespreken van ingekomen onderzoeken van de rekenkamercommissie en het opstellen van een advies aan de raad over de afhandeling van het onderzoek; het voeren van afstemmingsoverleg over voorgenomen onderzoeken
(213a)van het college. Artikel4Samenstelling van de commissie 1De commissie bestaat uit minimaal drie raadsleden. 2De leden worden voorgedragen door de raadsfracties en door de raad benoemd. 3De commissie benoemt de voorzitter uit haar midden. 4De griffier is secretaris van de commissie. 5De commissie kan interne en externe adviseurs verzoeken (een gedeelte van) de vergadering bij te wonen en advies uit te brengen aan de commissie. 6Als interne c.q. externe adviseurs worden in ieder geval aangemerkt: de portefeuillehouder Financiën, de gemeentesecretaris, de controller en de accountant. Artikel5Zittingsduur 1De voorzitter en leden van de commissie worden voor de duur van een raadsperiode benoemd. 2De leden treden af op de dag van het aftreden van de gemeenteraad. 3De raad kan een lid van de commissie ontslaan, wanneer dat lid naar het oordeel van de raad in ernstige mate door handelen of nalaten afbreuk doet aan het functioneren van de commissie. 4De leden kunnen op ieder moment ontslag nemen als commissielid door schriftelijke kennisgeving aan de raad. 5Het lidmaatschap wordt tussentijds beëindigd bij beëindiging van het raadslidmaatschap. In een vacature wordt zo spoedig mogelijk door de raad voorzien op voordracht van de raadsfracties. Artikel6Voorzitter 1De voorzitter draagt zorg voor het tijdig en periodiek bijeenroepen van de commissie, het leiden van de vergaderingen, het bewaken van de uitgangspunten en het bevorderen van een heldere besluitvorming over commissieaangelegenheden. De voorzitter wordt daarbij ondersteund door de secretaris. Artikel7Vergaderingen en verslaglegging 1De commissie kan een huishoudelijk reglement vaststellen. Dit wordt ter kennisname aangeboden aan de raad. 2De commissie vergadert ten minste twee maal per jaar en voorts zo vaak als de voorzitter of twee van haar leden dit noodzakelijk achten. 3De voorzitter deelt ten minste een week van tevoren schriftelijk aan de leden mee dat een vergadering wordt gehouden. 4De commissie neemt geen besluiten indien minder dan driekwart van de leden van de commissie aanwezig is. 5De commissie besluit bij meerderheid van stemmen. Bij het staken van de stemmen beslist de voorzitter. 6De vergaderingen van de commissie zijn openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt. 7De besluiten en adviezen van de commissie zijn openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt. 8Van iedere vergadering wordt een verslag gemaakt. 9De verslagen worden ter kennisname aangeboden aan de raad en het college. 10Verslagen van niet openbare vergaderingen worden ter kennisname gebracht aan de raad en het college. Artikel8Informeren raad 1De commissie informeert de raad over gemaakte afspraken met de accountant en/of andere adviseurs en beoordeelt of het wenselijk is de raad tussentijds te informeren over bevindingen aangaande haar werkzaamheden. 2Op verzoek van de raad geeft de voorzitter van de commissie een toelichting in een raadsvergadering. Vertrouwelijke mededelingen worden in een besloten vergadering gedaan. Artikel9Inwerkingtreding en citeertitel 1De verordening wordt aangehaald als “Verordening auditcommissie Heiloo 2012”. 2De verordening wordt aan het einde van de zittingsperiode van de raad geëvalueerd. 3Deze verordening treedt in werking op 7 februari 2012. Aldus besloten door de raad van de gemeente Heiloo in de openbare raadsvergadering van 6 februari 2012.