Regeling Informatiebeheer gemeente Uden 2006Het College van burgemeester en wethouders van de gemeente Uden; overwegende, dat het noodzakelijk is een regeling vast te stellen betreffende het beheer van de documenten van de gemeentelijke organen, voorzover deze documenten niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats; gelet op artikel 7 van de Archiefverordening gemeente Uden 2006; gelezen het advies van 10 oktober 2006; b e s l u i t vast te stellen de Regeling informatiebeheer gemeente Uden 2006 HoofdstukIAlgemene bepalingen Artikel1.Begripsomschrijvingen 1.In deze regeling wordt verstaan onder: Wet : de Archiefwet 1995; Besluit : het Archiefbesluit 1995 Archiefverordening : de in artikel 30, eerste lid van de wet bedoelde verordening, vastgesteld bij besluit van de gemeenteraad d.d. 28 september 2006; de archiefbewaarplaats : de in artikel 31 van de wet bedoelde gemeentelijke archiefbewaarplaats, zijn de archiefbewaarplaatsen die als zodanig zijn aangewezen door het bestuur van het Brabants Historisch Informatie Centrum (BHIC); de archivaris : de in artikel 32, derde lid bedoelde gemeentearchivaris, is de archivaris die als zodanig is aangewezen door het bestuur van het Brabants Historisch Informatie Centrum (BHIC); documenten : de in de wet in artikel 1, onder c, bedoelde archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats; beheer van documenten : het treffen van maatregelen en het aanbrengen van voorzieningen, die nodig zijn om documenten in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren; informatiebestand : documenten, waarin een bepaalde fysieke of logische ordening gebracht is, of met een bestaand hulpmiddel gebracht kan worden; informatievoorziening : het geheel van handelingen, samenhangend met de voorziening, inrichting en het beheer van informatiesystemen en documenten; de regeling : de Ministeriële regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden. 2.De regeling is mede van toepassing op documenten die ingevolge de voor de gemeente geldende selectielijst voor vernietiging in aanmerking komen, tenzij waar dit in deze regeling anders is bepaald. HoofdstukIIVerantwoordelijkheid Artikel2 Als beheerseenheid wordt in verband met deze regeling aangemerkt: de gemeentelijke organisatie van de gemeente Uden. Artikel3 De secretaris is belast met het geheel van de informatievoorziening voor de onder hem ressorterende taken alsmede met het beheer van de documenten van de gemeentelijke organisatie, voorzover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Artikel4 De secretaris kan de uitvoering van de bepalingen van deze regeling mandateren aan één of meer medewerkers. HoofdstukIIIArchiefvorming en –ordening Productie van documenten Artikel5 De secretaris draagt zorg voor de uitvoering van de voorschriften o.g.v. de regeling informatiebeheer en bevordert, dat de procedure met betrekking tot de vervaardiging van documenten op zodanige wijze en met zodanige materialen geschiedt dat hun houdbaarheid tenminste in overeenstemming is met de bij of krachtens de wet gestelde eisen. Artikel6 De secretaris draagt er zorg voor dat bij het wijzigen, verwijderen of vernietigen van documenten, of onderdelen daarvan, de bij of krachtens de wet gegeven regels betreffende selectie en vernietiging toepassen. Artikel7 Van documenten, waarvan een exemplaar wordt verzonden, wordt een ander exemplaar bewaard als minuut. Artikel8 De secretaris draagt zorg voor de opstelling van - voor zover van toepassing - procedures op voor documentenverkeer en de behandeling van ingekomen, uitgaande en interne documenten, rekening houdend met de bij en krachtens de wet gestelde eisen. Identificering van documenten Artikel9 1.De secretaris draagt er zorg voor, dat uit ieder document, dan wel uit daarbij behorende informatie, blijkt wanneer het document is ontvangen of opgemaakt, wie de afzender of vervaardiger is, op welke taak het document betrekking heeft, wat de status en het ontwikkelingsstadium van het document is, en wanneer en aan wie een exemplaar ervan is verzonden. 2.Ten aanzien van documenten dienen kenmerken zodanig te worden vastgelegd, dat ze met behulp daarvan op eenvoudige wijze kunnen worden teruggevonden. 3.Het vorige lid heeft geen betrekking op documenten, die niet benodigd zijn in het kader van uitvoering van taken en de verantwoording daarover, of die niet in verband met enig wettelijk voorschrift worden opgemaakt, ontvangen of bewaard, dan wel geen verband houden met de communicatie met de burger. Artikel10 De secretaris draagt zorg voor het opstellen van procedures op waarmee de registratie van documenten en hun afdoeningtermijnen worden bewaakt. Ordening en toegankelijkheid van documenten Artikel11 De secretaris draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en dat de ordening van de documenten geschiedt volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek, overeenkomstig een documentair structuurplan als bedoeld in artikel 3 van de regeling. Artikel12 1.De secretaris ziet erop toe, dat van informatiebestanden overeenkomstig artikel 3 van de regeling een inventaris wordt aangelegd en bijgehouden, waarin de informatiebestanden worden beschreven en in verband kunnen worden gebracht met de verschillende werkprocessen en taken. 2.In afwijking van de regeling worden van op termijn vernietigbare digitale documenten op zijn minst de volgende gegevens vastgelegd: een beschrijving van het bestand, van het overheidsorgaan dat het heeft opgemaakt en ontvangen, het betreffende werkproces, begin- en einddatum en indien van toepassing de relatie met voor blijvende bewaring in aanmerking komende bestanden. 3.Van vernietigbare digitale documenten worden alle in artikel 9 van de regeling opgesomde gegevens geregistreerd indien de toepassingsprogrammatuur, het platform of de besturingsprogrammatuur wordt vervangen voordat de bewaartermijn verstrijkt. 4.De onderdelen van de beheerseenheid als bedoeld in artikel 2 van deze regeling stellen het hoofd van het cluster documentaire informatievoorziening onverwijld in kennis van het ontvangen of opmaken van een digitaal document of informatiebestand dat uitsluitend op digitale wijze raadpleegbaar is. Tenminste eenmaal per jaar verricht het cluster documentaire informatievoorziening een inventarisatie binnen de organisatie betreffende documenten en informatiebestanden die uitsluitend op digitale wijze raadpleegbaar zijn. 5.Het cluster Documentaire informatievoorziening doet zodra nodig opgave van de noodzaak tot conversie of migratie van documenten en informatiebestanden bedoeld in het eerste lid. 6.Verantwoordelijk voor tijdige en daadwerkelijke uitvoering van de in het vijfde lid bedoelde conversie en migratie zijn: de onderdelen als bedoeld in artikel 2 van deze regeling waar de betreffende digitale documenten of informatiebestanden zijn opgemaakt of ontvangen; de onderdelen als bedoeld in artikel 2 van deze regeling waaraan bij een reorganisatie of opheffing rechten of functies zijn overgegaan, voor de daarbij aan hen overdragen digitale documenten of informatiebestanden; het cluster automatisering van de afdeling Interne Zaken van de dienst Beheer en ondersteuning indien er volgens beide voorgaande punten geen verantwoordelijk onderdeel is. 7.Het cluster automatisering van de afdeling Interne Zaken van de dienst Beheer en ondersteuning verleent technische ondersteuning bij de in het vijfde lid bedoelde conversie en migratie. Artikel13 Uit de in het vorige artikel beschreven inventaris blijkt te allen tijde, waar de informatiebestanden en hun onderdelen zich bevinden of wanneer onderscheidenlijk aan wie ze zijn overgebracht, overgedragen, vernietigd of vervreemd. HoofdstukIVBeheer van documenten Bewaring van documenten Artikel14 De secretaris draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden bewaard. Artikel15 De secretaris draagt er zorg voor, dat ten aanzien van het beheer van de archiefruimten, wordt voldaan aan de bij of krachtens de wet gestelde eisen. Artikel16 Plannen betreffende bouw, verbouwing, inrichting, verandering of ingebruikneming van ruimten, bestemd voor het bewaren van documenten behoeven de goedkeuring van het College van burgemeester en wethouders, de gemeentearchivaris gehoord. Beveiliging en raadpleging van documenten Artikel17 De secretaris draagt zorg voor de nodige informatiebeveiliging, welke mede omvat de nodige procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van documenten die daarvoor gezien hun aard en status niet in aanmerking komen. Artikel18 De secretaris laat bijhouden welke documenten uit de onder zijn beheer staande archieven worden uitgeleend en laat controle uitoefenen op de tijdige terugbezorging ervan. Uitlening van documenten is slechts toegestaan aan functionarissen van de beheerseenheid, die ambtelijk zijn belast met behandeling van de betreffende aangelegenheid, en aan andere functionarissen na verkregen toestemming van de gemeentesecretaris. Artikel19 Het is verboden documenten uit informatiebestanden te verwijderen, tenzij ingevolge bij of krachtens de wet gegeven regels. Artikel20 De secretaris draagt zorg voor de geheimhouding van daarvoor in aanmerking komende documenten. Raadpleging en uitlening van documenten, die aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen, is behoudens toestemming van het College van burgemeester en wethouders slechts toegestaan aan die functionarissen van de beheerseenheid, die ambtelijk zijn belast met de behandeling van de betreffende aangelegenheid. De secretaris draagt er zorg voor, dat de in het tweede lid genoemde functionarissen aan degenen aan wie op grond van artikel 4 van deze regeling de uitvoering van deze regeling is opgedragen, meedelen welke documenten aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen. Zij bepalen tenminste eenmaal per jaar gezamenlijk of verlenging van geheimhouding van de betreffende documenten noodzakelijk is. Aan het verlenen van toestemming als bedoeld in het tweede lid kan het College van burgemeester en wethouders voorwaarden verbinden. Vervanging van documenten Artikel21 Ten aanzien van besluiten tot vervanging van documenten door reproducties als bedoeld in artikel 6, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995, wordt vooraf het advies van de gemeentearchivaris ingewonnen. Vervreemding en overdracht van documenten Artikel22 Ten aanzien van besluiten tot vervreemding van documenten als bedoeld in artikel 7 van het Archiefbesluit 1995, wordt vooraf het advies van de gemeentearchivaris ingewonnen. Artikel23 Overdracht van documenten aan andere beheerseenheden, waarbij het bepaalde in artikel 26 van deze regeling niet van toepassing is, behoeft de goedkeuring van het college van burgemeester en wethouders, de gemeentearchivaris gehoord. Selectie en vernietiging van documenten Artikel24 1.De secretaris zorgt voor het in een zo vroeg mogelijk stadium documenten en informatiebestanden voor bewaring en vernietiging selecteren overeenkomstig de daarvoor bij en krachtens de wet gegeven voorschriften. 2.Ingeval van selectie voor vernietiging worden de documenten en informatiebestanden voorzien van een kenmerk, dat de bewaartermijn aangeeft. 3.Van deze bewaartermijn wordt tevens aantekening gehouden in de in artikel 12 van deze regeling bedoelde inventaris. Artikel25 De secretaris stelt alvorens tot vernietiging van documenten over te gaan voor zijn beheerseenheid een lijst op van vernietigbare documenten met inachtneming van de geldende selectielijst. De lijst van vernietigbare documenten behoeft de goedkeuring van de gemeentearchivaris, welke goedkeuring geldt als een machtiging tot vernietiging. Overbrenging van documenten Artikel26 Bij overbrenging van documenten als bedoeld in artikel 12 van de wet wordt, in het geval het in een informatiesysteem opgenomen documenten en informatiebestanden betreft, het informatiesysteem, voor zover onmisbaar voor raadpleging, overgebracht. HoofdstukVSlotbepalingen Artikel27 Met ingang van de datum van inwerkingtreding van deze regeling vervalt het ‘Besluit Informatiebeheer gemeente Uden 2006’ vastgesteld op 9 mei
AI-uitleg op basis van de officiële wettekst. Indicatief, vervangt geen juridisch advies.