Verordening inzake de rol van de Raadscommissie voor de Rekenkamercommissie m.b.t. de formulering van de opdracht aan de accountant inzake de controle

Verordening inzake de rol van de Raadscommissie voor de Rekenkamercommissie m.b.t. de formulering van de opdracht aan de accountant inzake de controle van de jaarrekeningVerordening inzake de rol van de Raadscommissie voor Algemene zaken met betrekking tot de formulering van de opdracht aan de accountant inzake de controle van de jaarrekening In deze verordening wordt verstaan onder: accountant: een door de Raad benoemde: registeraccountant of; accountant-administratieconsulent met een aantekening in het inschrijvingsregister als bedoeld in het derde lid van artikel 36, Wet op de Accountant-Administratieconsulenten of; organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken; belast met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening; accountantscontrole: de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door de raad benoemde accountant van: het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen; het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties; het in overeenstemming zijn van de door het College opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet; de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken; waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van het zesde lid van artikel 213 Gemeentewet in acht worden genomen; rechtmatigheid in het kader van accoun- tantscontrole: het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole gemeenten; rechtmatigheidskader: het door de Raad vast te stellen toetsingskader voor de accountant, tenminste bestaand uit alle regelgeving die voor de gemeente relevant is en direct op financiële beheershandelingen betrekking heeft. Programma van eisen: het programma van eisen als bedoeld in artikel 2 van de Verordening voor de controle op het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Uden. controleplan: het plan omvattende de totaalopdracht aan de accountant inzake de uitvoering van de controle op de jaarrekening. Het programma van eisen maakt onderdeel uit van het controleplan. deelverantwoording: een in opdracht van de raad ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijke organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke organisatie, welke verantwoording onderdeel uitmaakt van de jaarrekening; secretaris: secretaris als bedoeld in hoofdstuk VII van de Gemeentewet of diens vervanger; griffier; griffier van de Raad of diens vervanger. griffie: griffie als bedoeld in paragraaf 3 van de Gemeentewet; Raadscommissie voor Algemene zaken: de raadscommissie ingesteld door de Raad als bedoeld in artikel 3 van de Verordening op de Rekenkamercommissie van de gemeente Uden 2006; rekenkamercommissie: de commissie ingesteld door de Raad als bedoeld in artikel 2 van de Verordening op de Rekenkamercommissie van de gemeente Uden 2006; presidium: presidium van de Raad als bedoeld in artikel 3a van het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de Raad ambtenaar: hij die door of vanwege de gemeente Uden is aangesteld om in openbare dienst werkzaam te zijn alsmede hij met wie een arbeidsovereenkomst naar burgerlijk recht is aangegaan en hij die onder verantwoordelijkheid van de hiervoor bedoelden werkzaam is, met uitzondering van de griffier en de medewerkers van de griffie. Artikel2.Reikwijdte van de verordening Deze verordening stelt regels met betrekking tot de werkwijze van de Raadscommissie voor Algemene zaken inzake de formulering van de opdracht aan de accountant ter controle van de jaarrekening. Deze verordening stelt geen regels voor het functioneren van de Raadscommissie voor Algemene zaken in haar rol inzake de Rekenkamercommissie of aan de Rekenkamercommissie verwante zaken. Artikel3.Andere relevante verordeningen 1.De Raadscommissie voor Algemene zaken is een raadscommissie in de zin van artikel 82 van de Gemeentewet. Derhalve is de ‘Verordening op de raadscommissies 2003’ van toepassing op de Raadscommissie voor de Rekenkamercommissie. Al hetgeen in de ‘Verordening op de raadscommissies 2003’ is bepaald, geldt onverminderd voor de Raadscommissie voor Algemene zaken in relatie tot de formulering van de opdracht aan de accountant, tenzij de aard van de werkzaamheden van de Raadscommissie voor Algemene zaken inzake de formulering van de opdracht zich hiertegen verzet. 2.De regels gesteld in de ‘Verordening voor de controle op het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Uden’ zijn van toepassing op de werkzaamheden van de Raadscommissie voor Algemene zaken met betrekking tot de formulering van de opdracht aan de accountant inzake de controle van de jaarrekening. Hoofdstuk2.Taak Artikel4.Taak 1.De Raadscommissie voor Algemene zaken is belast met de voorbereiding van de keuze van de accountant (aanbesteding accountantscontrole) en de voorbereiding van de formulering van de opdracht aan de accountant. Tot de voorbereiding van de formulering van de opdracht aan de accountant behoort de voorbereiding van het rechtmatigheidskader en het controleplan. 2.In het kader van de aanbesteding van de accountantscontrole als bedoeld in het eerste lid, bereidt de Raadscommissie voor Algemene zaken het Programma van eisen als bedoeld in artikel 2 van de ‘Verordening voor de controle op het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Uden’ voor, adviseert de Raadscommissie voor Algemene zaken de Raad ten aanzien van het Programma van eisen, en leidt dit programma ter vaststelling door naar de Raad. 3.De Raadscommissie voor Algemene zaken bereidt de besluitvorming door de Raad ten aanzien van het in het eerste lid bedoelde rechtmatigheidskader voor, brengt aan de Raad advies uit over het rechtmatigheidskader en leidt dit rechtmatigheidskader vervolgens ter vaststelling door naar de Raad. 4.De Raadscommissie voor Algemene zaken bereidt het in het eerste lid bedoelde controleplan voor, brengt aan de Raad advies uit over het controleplan, en leidt dit controleplan vervolgens ter vaststelling door naar de Raad. 5.De Raadscommissie voor Algemene zaken bereidt de besluitvorming door de Raad voor ten aanzien van de vaststelling van de jaarrekening met bijbehorende accountantsverklaring en het verslag van bevindingen, adviseert hierover aan de Raad en leidt deze stukken ter vaststelling door naar de Raad. Hoofdstuk3.Ondersteuning Artikel5.griffie De Raadscommissie voor Algemene zaken wordt bij de uitvoering van de in artikel 4 beschreven taken ondersteund door de griffier of een medewerker van de griffie. Artikel6.ambtelijke ondersteuning 1.De Raadscommissie voor Algemene zaken kan een beroep doen op ondersteuning door een of meerdere ambtenaren bij de uitvoering van de in artikel 4 beschreven taken. 2.Wanneer de Raadscommissie voor Algemene zaken een beroep doet op ambtelijke ondersteuning zoals bedoeld in het eerste lid verzoekt de voorzitter van de raadscommissie of de griffier de gemeentesecretaris een of meer deskundige ambtenaren aan te wijzen die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen. 3.Indien een verzoek om ambtelijke ondersteuning door de secretaris wordt geweigerd, kan de griffier of de voorzitter van de Raadscommissie voor Algemene zaken het verzoek, na mededeling hiervan aan de secretaris, voorleggen aan het College. Het College beslist dan zo spoedig mogelijk over het verzoek. 4.Indien het College beslist dat het verzoek om ambtelijke ondersteuning wordt geweigerd, kan de griffier of de voorzitter voor de Raadscommissie voor Algemene zaken het verzoek ter beoordeling voorleggen aan het Presidium. Het Presidium kan besluiten tot overleg met het College. 5.De griffier of de voorzitter van de Raadscommissie voor Algemene zaken kan op verzoek van het College of een lid van het College inlichtingen verschaffen over het gedane verzoek om ondersteuning. Indien het College of een lid van het College informatie wenst over het verzoek om ondersteuning of de inhoud van de ondersteuning wendt hij zich tot de griffier of tot de voorzitter van de Raadscommissie voor Algemene zaken. Hoofdstuk4.Andere actoren Artikel7.Periodieke afstemming Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek afstemmingsoverleg plaats tussen de door de Raad aangewezen accountant, de Raadscommissie voor Algemene zaken, een vertegenwoordiger van de Rekenkamercommissie, de portefeuillehouder financiën, de gemeentesecretaris en de (concern)controller. Het in het eerste lid bedoelde overleg vindt plaats wanneer de door de Raad aangewezen accountant, de voorzitter of een lid van de Raadscommissie voor Algemene zaken, een vertegenwoordiger van de Rekenkamercommissie of de portefeuillehouder financiën dit nodig acht. In de regel worden de datum en het tijdstip voor het in het eerste lid bedoelde overleg voorgelegd aan de agendacommissie, tenzij spoedeisendheid zich hiertegen verzet. In ieder geval worden de datum en het tijdstip afgestemd met de voorzitter van de Raadscommissie voor Algemene zaken. Artikel8.Bespreking rapportering

1. De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met de Raadscommissie voor Algemene zaken. Artikel9.Deelname aan de beraadslagingen De Raadscommissie voor Algemene zaken kan bepalen dat anderen mogen deelnemen aan de beraadslagingen en kan anderen daartoe uitnodigen. De beslissing dat anderen mogen deelnemen aan de beraadslagingen wordt op voorstel van de voorzitter of een lid genomen alvorens met de beraadslaging ten aanzien van het aan de orde zijnde agendapunt een aanvang wordt genomen. Ongeacht of anderen hebben deelgenomen aan de beraadslagingen geldt dat alleen leden van de Raadscommissie voor Algemene zaken stemrecht hebben en advies uitbrengen aan de Raad. De rol van andere deelnemers aan de beraadslagingen is informatief of ondersteunend van aard of gericht op het bereiken van afstemming. Artikel10.Inwerkingtreding Deze verordening treedt in werking op 1 januari
2. Artikel11.Citeertitel Deze verordening wordt aangehaald als ‘Verordening inzake de rol van de Raadscommissie voor Algemene zaken met betrekking tot de formulering van de opdracht aan de accountant inzake de controle van de jaarrekening’. Vastgesteld in de openbare vergadering van 17 november 2005.De Raad voornoemdde griffier de voorzitterInhoudsopgave Bladzijde 1 Artikel
3. Reikwijdte van de verordening 2 Artikel
4. Andere relevante verordeningen 3 Hoofdstuk
5. Taak 3 Artikel
6. Taak 3 Hoofdstuk
7. Ondersteuning 3 Artikel
8. griffie 3 Artikel
9. ambtelijke ondersteuning 4 Hoofdstuk
10. Andere actoren 4 Artikel
11. Periodieke afstemming 4 Artikel
12. Bespreking rapportering 4 Artikel
13. Deelname aan de beraadslagingen 4 Artikel
14. Inwerkingtreding 5 Artikel
15. Citeertitel 5 Toelichting Verordening inzake de rol van de Raadscommissie voor Algemene zaken m.b.t. de formulering van de opdracht aan de accountant inzake de controle van de jaarrekeningAlgemeenN.v.t. Artikelsgewijze toelichtingArtikel 1In dit artikel worden definities gegeven van een aantal voor de verordening belangrijke begrippen. Artikel 2De verordening is uitsluitend bedoeld om regels te stellen over de bevoegdheden en de werkwijze van de Raadscommissie voor Algemene zaken voor wat betreft de rol van de commissie inzake de aanbesteding van de accountantscontrole en de voorbereiding van de opdrachtformulering. De regels gesteld in deze verordening gelden dan ook niet voor andere werkzaamheden van de Raadscommissie voor Algemene zaken, te weten de werkzaamheden met betrekking tot de Rekenkamercommissie en advisering op onderwerpen die tot de commissie voor Algemene zaken behoren. Artikel 3Voor de handel- en werkwijze van de raadscommissies in het algemeen is de ‘Verordening op de raadscommissies 2003’ opgesteld. In deze verordening zijn bepalingen opgenomen die gelden voor alle raadscommissies. Aangezien de Raadscommissie voor Algemene zaken een raadscommissie is geldt al hetgeen in de ‘Verordening op de raadscommissies 2003’ is geregeld ook voor de Raadscommissie voor Algemene zaken. De ‘Verordening op de raadscommissies 2003’ omvat regels inzake de vergaderorde, de samenstelling, de aanwezigheid van derden in de vergaderingen, de deelname aan beraadslagingen door anderen, de agenda, de spreekregels, de notulen, de advisering aan de Raad etc. In de ‘Verordening voor de controle op het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Uden’ zijn regels gesteld over de accountantscontrole. Deze regels zijn een uitwerking van artikel 213 van de Gemeentewet en bedoeld om de toetsing van de rechtmatigheid van het financiële beheer en van de inrichting van de financiële organisatie te waarborgen. In de ‘Verordening voor de controle op het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Uden’ staat onder meer geregeld dat de accountantscontrole wordt opgedragen aan een door de Raad te benoemen accountant en er zijn regels gesteld omtrent de rol van de Raad en van het College inzake de aanbesteding van de accountantscontrole. De Raadscommissie voor Algemene zaken dient de in de genoemde verordening gestelde regels te volgen. In de genoemde verordening zijn ook bepalingen opgenomen over de plicht van het College aan de accountant informatie te verstrekken en wat de bevoegdheden van de accountant zijn. Daarnaast is erin uitgewerkt dat het College de door de Raad benoemde accountant of een andere accountant opdracht kan geven tot specifieke andere controles en zijn er regels gesteld over de rapportering door de accountant. De regels gesteld in onderhavige verordening kunnen worden gezien als een nadere uitwerking van het bepaalde in de ‘Verordening voor de controle op het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Uden’. Artikel 4Een raadscommissie heeft krachtens artikel 82 van de Gemeentewet tot taak de besluitvorming van de Raad voor te bereiden. Het bepaalde in de artikelen 4 tot en met 8 is een nadere precisering hiervan. De Raadscommissie voor Algemene zaken bereidt de besluitvorming in de Raad voor ten aanzien van de aanbesteding van de accountantscontrole en de formulering van de opdracht aan de accountant. In de circulaire van de Minister van Binnenlandse Zaken d.d. 24 november 2004 formuleert de Minister uitdrukkelijk dat de Raad verantwoordelijk is voor de officiële vaststelling van het toetsingskader (rechtmatigheidskader) voor de accountant, maar dat het ambtelijk apparaat dient te zorgen voor de inventarisatie van de regels en het opstellen van het toetsingskader. Het is de verantwoordelijkheid van het College, zo schrijft de Minister, ervoor te zorgen dat dit naar behoren gebeurt. Vandaar de formulering in het derde lid van artikel 4 van deze verordening dat de raadscommissie de besluitvorming ten aanzien van het rechtmatigheidskader voorbereidt. Artikel 5Net als andere raadscommissies wordt ook de Raadscommissie voor Algemene zaken ondersteund door de griffier of een medewerker van de griffie. De commissiegriffier verzorgt de agendering (via de agendacommissie) en de verslaglegging. Ook voor andersoortige vormen van ondersteuning kan een beroep gedaan worden op de griffie. Mogelijk is binnen de griffie niet de specialistische kennis aanwezig voor alle voorkomende werkzaamheden behorend bij de in artikel 4 beschreven taken of wordt meer capaciteit gevraagd dan de griffie kan bieden. In dat geval zal de griffie de Raadscommissie voor Algemene zaken aangeven niet over de benodigde expertise te beschikken, zodat de raadscommissie krachtens artikel 6 een beroep kan doen op ambtelijke bijstand. Artikel 6De Raadscommissie voor Algemene zaken kan voor de uitvoering van de taken zoals beschreven in artikel 4 een beroep doen op ambtelijke ondersteuning. De voorzitter van de raadscommissie of de griffier kunnen de secretaris verzoeken de juiste deskundige ambtenaren hiertoe aan te wijzen, zodat deze de ondersteuning zo spoedig mogelijk kunnen leveren. Uitgangspunt is dat de ambtelijke ondersteuning wordt verleend als daarom wordt verzocht. Er zijn echter omstandigheden denkbaar waarin dat anders is: bijvoorbeeld als het verzoek het belang van de gemeente kan schaden of wanneer andere dringende werkzaamheden ernstig worden belemmerd of eerder door de Raad gegeven opdrachten of gestelde prioriteiten onder druk komen staan. Zwaarwegende argumenten dienen aan het weigeren van de ondersteuning ten grondslag te liggen. Er zijn bepalingen opgenomen om te regelen hoe met een weigering kan worden omgegaan. Aangezien de werkzaamheden van de Raadscommissie voor de Rekenkamercommissie in het kader van de accountantscontrole een openbaar karakter hebben, kunnen de griffier en de voorzitter van de Raadscommissie voor Algemene zaken inlichtingen verstrekken over de gevraagde en gegeven ambtelijke ondersteuning aan (leden van) het College. In artikel 6 is voor eenduidigheid rond de inzet van ambtelijke ondersteuning aansluiting gezocht bij de regels zoals vastgelegd in de Verordening op de ambtelijke bijstand. Artikel 7Periodieke afstemming tussen alle bij de controle op de jaarrekening betrokken actoren is van belang. Het in dit artikel bedoelde overleg is enkel en alleen bedoeld voor afstemming en heeft geen besluitvormend karakter. Opzet van dit overleg is de accountantscontrole goed te laten verlopen, onderzoeksplanningen op elkaar af te stemmen en dubbelwerk te voorkomen. Artikel 8Dit is een nadere specificering van artikel 7 van de Verordening voor de controle op het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Uden. Artikel 9Conform de ‘Verordening op de raadscommissies 2003’ kan een raadscommissie besluiten anderen te laten deelnemen aan de beraadslagingen. Dit geldt dus ook voor de Raadscommissie voor Algemene zaken inzake de opdrachtformulering aan de accountant. Net als voor andere raadscommissies geldt dat alleen de leden van de raadscommissie stemrecht hebben en advies uitbrengen aan de Raad. De rol van anderen die deelnemen aan de beraadslagingen is derhalve beperkt tot het geven van informatie, het bieden van ondersteuning of het bereiken van afstemming in werkzaamheden.