De verordening op de Financiële Commissie Menterwolde 2011 (Menterwolde)

No: 5e/

1. De raad van de gemeente Menterwolde; gelet op artikel 82 van de Gemeentewet; BESLUIT: vast te stellen: DE VERORDENING OP DE FINANCIËLE COMMISSIE MENTERWOLDE 2011 Artikel1Begripsomschrijvingen In deze verordening wordt verstaan onder: a. de commissie: de financiële commissie; b. de raad: de gemeenteraad; c. het college: het college van burgemeester en wethouders; d. de accountant: de in "Verordening voorde controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Menterwolde" (213 GW), bedoelde accountant die belast is met de controle op de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekeningen; e. de voorzitter: de voorzitter van de commissie; f. het controleprotocol: het controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening; g. de rekenkamercommissie: de commissie die de rekenkamerfunctie,als bdoeld in artikel 81oa van de Gemeentewet, uitoefent. Artikel2Instelling en taken 1Er is een vaste raadscommissie voor advies omtrent de juistheid van de gemeentelijke rekenings- en verantwoordingsstukken. 2De commissie wordt aangeduid als financiële commissie 3De commissie heeft als taken: a. de in artikel 197 van de Gemeentwet bedoelde jaarstukken jaarlijks te onderzoken, als voorbereiding op de behandeling en vaststelling van die jaarstukken door de raad; b. de raad te adviseren over de aanbesteding van de accountantscontrole; c. de raad te adviseren over de controleopdrachten aan de accountant; d. de raad te adviseren over aangelegenheden m.b.t. de Rekenkamercommissie; e. de raad en het colleg - desgevraagd - te adviseren over financiële aangelegenheden. 4De commissie treedt niet in de onderscheiden bevoegdheden van raad en college. Artikel3Taken ten aanzien van de gemeentelijke rekenings- en verantwoordingsstukken 1De commissie onderzoekt de jaarrekening en het jarverslag teneinde te komen tot een advies aan de gemeenteraad over de deugdelijkheid van de jaarstukke; d.i. de comptabele juistheid en rechtmatigheid van het gevoerde financiële beheer en beleid. 2De commissie bespreekt het verslag van bevindingen met de accountant. 3De commissie brengt jaarlijks aan de gemeenteraad in het openbaar een schriftelijk verslag uit omtrent de bevindingen bij het onder artikel 3, lid 1 genoemde onderzoek op een zodanig tijdstip dat de vaststelling van de rekening kan geschieden op een tijdstip dat in overeenstemming is met de eisen die bij of krachtens de Gemeentewet daarvoor zijn gesteld. 4In het onder artikel 3, lid 3 genoemde verslag adviseert de commissie de gemeenteraad over de vaststelling door de gemeenteraad van de jaarrekening en het jaarverslag over het voorafgaande jaar en decharge verlening aan het college van burgemeester en wethouders, dan wel een eventueel te vragen voorstel voor een door de gemeenteraad te nemen indemniteitsbesluit. 5Naast het onder artikel 3, lid 3 genoemde verslag kan de commissie de gemeenteraad informeren over die aangelegenheden die zij in het licht van haar taak van belang acht. Artikel4Taken ten aanzien van de aanbesteding van de accountantscontrole De commissie bereidt namens de raad - in overleg met het college - de aanbesteding van de accountantscontrole voor. Artikel5Taken ten aanzien van de accountantscontrole 1De commissie bereidt de controle op de jaarrekening als bedoeld in artikel 197 van de Gemeentewet voor; waaronder begrepen: a. advies aan de raad over het door het college voorgestelde controleprotocol; b. advies over de goedkeurings- en rapportagetoleranties voor toe te passen percentages omtrent onjuistheden en onzekerheden; c. voeren van het (afstemmings)overleg zoals genoemd in artikel 4 lid van de controleverordening Menterwolde. 2De commissie besrpeekt het verslag van bevindingen met de accountant. Artikel6Taken ten aanzien van de Rekenkamercommissie 1De commissie doet een voordracht voor de benoeming van leden van de Rekenkamercommissie. 2De commissie bereidt de evaluatie van het functioneren van de Rekenkamercommissie, die minimaal eens per twee jaren wordt gehouden, voor. 3De commissie doet jaarlijks de raad een voorstel ten aanzien van de vaste vergoeding voor de leden van de Rekenkamercommissie. 4De commissie adviseert de raad in het kader van het jaarlijkse budget van de Rekenkamercommissie. 5De commissie overlegt met de leden van de Rekenkamercommissie over het onderzoeksprogramma van de Rekenkamercommissie. Artikel7Rechten en bevoegdheden 1De voor het onderzoek van de rekeningen benodigde stukken worden door of namens het college van burgemeester en wethouders ter beschikking van de commissie gesteld. 2De commissie is bevoegd inlichtingen te vragen aan de burgemeester, aan het college van burgemeester en wethouders of aan ambtenaren van de gemeente. Voor het verkrijgen van mondelinge inlochtingen kan de commissie de burgemeester, het college van burgemeester en wethouders of een ambtenaar van de gemeente ter vergadering uitnodigen. Zij geeft van de uitnodiging van een ambtenaar kennis aan het college van burgemeester en wethouders. 3Burgemeester, wethouders en ambtenaren zijn verplicht de commissie alle informatie te verstrekken die de commissie voor haar onderzoek noodzakelijk acht. 4De commissie is bevoegd tot het opvragen en het inzien van bescheiden, boekhoudingen, besluiten en notulen van vergaderingen, welke zij voor haar onderzoek naar de juistheid van een financiële verantwoording en/of het gevoerde financiële beleid nodig acht. In ieder geval wordt hieronder verstaan de managementletter en het verslag met bevindingen van de jaarrekeningcontrole. 5De commissie kan bij externe deskundigen advies of inlichtingen inwinnen en deze ter vergadering uitnodigen. 6Indien de commissie voor het onderzoek naar de juistheid van een financiële verantwoording en/of het gevoerde financiële beleid het wenselijk acht, kan zij het college van burgemeester en wethouders uitnodigen nader onderzoek te laten uitvoeren. 7Indien de commissie van mening is, dat zij voor haar oordeelsvorming een nader, meer thematisch, onderzoek noodzakelijk acht, nodigt zij het college van burgemeester en wethouders uit daartoe een voorstel aan de gemeenteraad voor te bereiden. 8De commissie kan de gemeentesecretaris verzoeken om ondersteuning bij haar werkzaamheden. Artikel8Samenstelling en zittingsduur 1De leden van de commissie worden door de raad - opvroodracht van de fracties - benoemd, waarbij elke fractie die in de raad is vertegenwoordigd door één lid wordt vertegenwoordigd. 2Een lid kan zowel raadslid als niet-raadslid zijn. 3De in het tweede lid genoemde niet-raadsleden dienen tijdens de laatste verkiezingen van de raad geplaatst te zijn op de kandidatnlijst van de betreffende fractie. 4De artikelen 10, 11, 12, 13 en 15 van de Gemeentewet zijn van overeenkomstige toepassing op een lid van de raadscommissie. 5De benoeming vindt plaats in de eerste vergadering van de gemeenteraad na de verkiezing van wethouders als bedoeld in artikel 37 van de Gemeentewet. 6De raad benoemt op voordracht van een fractie voor de commissie een plaatsvervangend lid per fractie die in de raad is vertegenwoordigd. Dit plaatsvervangend lid heeft zitting in de commissie bij verhindering of ontstentenis van een lid als bedoeld in het eerste lid. Het plaatsvervangend lid voldoet aan de in het derde en vierde lid, genoemde vereisten. 7De zittingsduur is gelijk aan de zittingsduur van de gemeenteraad. 8De raad kan een lid tussentijds ontslaan. 9Een lid kan ten allen tijde ontslag nemen. 10Vervulling van plaasten, die om welke reden dan ook openvallen, geschiedt in de eerstvolgende vergadering van de gemeenteraad. 11Degen die ter vervulling van een tussentijds ontstane vacature tot lid van de commissie wordt benoemd, heeft daarin zitting voor de resterende zittingsduur van de gemeenteraad. 12De leden benoemen uit hun midden een voorzitter en plaatsvervangend voorzitter. Artikel9Werkwijze en vergaderingen 1De commissie vergadert tenminste twee keer per jaar en verder zo dikwijls als door de voorziter of twee van de leden met opgaaf van redenen nodig wordt geacht. 2De voorzitter draagt er zorg voor dat de uitnodigingen voor de vergaderingen, waarin opgenomen plaats, datum en uur van de vergadering alsmede een agenda van de te behandelen onderwerpen tenminste drie dagen van tevoren wordt toegezonden. 3De commissie vergadert in beslotenheid; haar rapporten zijn openbaar. Op grond van de belangen genoemd in artikel 10 van de Wet Openbaarheid van Bestuur kan de commissie omtrent rapporten die aan de commissie worden voorgelegd of gedeelten daarvan geheimhouding opleggen. Artikel10Besluiten 1De commissie mag niet beraadslagen of besluiten als niet meer dan de helft van de zitting hebbende leden aanwezig is. 2Waneer het vereiste aantal leden niet is opgekomen, kan de voorzitter met een tussentijd van ten minste 48 uur een nieuwe vergadering beleggen, waarin de aanwezige leden besluiten over de aanhangige onderwerpen, tenzij hiertegen door de meerderheid van het aantal leden van de rekeningcommissie bezwaar is gemaakt. 3De besluiten van de commissie worden met meerderheid van stemmen genomen. 4Bij staking van de stemmen beslist de voorzitter. 5Van de vergaderingen van de commissie wordt een verslag gemaakt, dat door de commissie wordt vastgesteld. Artikel11Rapportage aan de gemeenteraad, verslagen en ondertekening 1De vaststelling van het verslag als bedoeld in artikel 3, lid 3 geschiedt nadat een meerderheid van de leden, hetzij ter vergadering, hetzij schriftelijk, hetzij digitaal haar mening omtrent het desbetreffende ontwerpverslag kenbaar heeft gemaakt. 2Indien er sprake is van een minderheidsstandpunt, kan op verzoek dit standpunt en de desbetreffende argumentatie, ter kennis van de gemeenteraad worden gebracht. 3Het verslag als bedoeld in artikel 3, lid 3 wordt ondertekend door alle leden, die overeenkomstig artikel 11 lid 1 het verslag hebben vastgesteld. 4Het verslag wordt na vaststelling door de commissie verzonden ter agendering voor de raadsvergadering. Gelijktijdig wordt het verslag ter kennis van het college van burgemeester en wethouders gebracht. 5Het is aan de commissie te bepalen, of en op welke wijze haar openbare verslagen in de raadsvergadering wordt toegelicht. 6in de raadsvergadering zijn de leden van de commissie vrij de openbare verslagen van de commissie nader toe te lichten. 7De overige van de commissie uitgaande stukken worden door of namens de voorzitter ondertekend. Artikel12Secretariaat De griffier voert het secretariaat van de commissie, draagt zorg voor de verslaglegging en archivering van de commissiebescheiden. Artikel13Schakelbepaling In de gevallen waarin deze verordening niet voorziet, alsmede voor de bepalingen omtrent orde in de vergadering, is het reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raadscommissie van overeenkomstige toepassing. Artikel14Inwerkingtreding en citeertitel 1Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 januari 2011 2Gelijktijdig met inwerkingtreding van dit reglement vervalt de verordening, vastgesteld bij raadsbesluit van 22 februari 2007 nr. 11/
2. 3Deze verordening kan worden aangehaald als de "Verordening op de Financiële Commissie Menterwolde 2011". Muntendam, 31 maart
3. De raad voornoemd, De voorzitter, De griffier, (E.A. van Zuiijlen) (F.A.P. Grit)