Verordening gegevensverstrekking GBA 2009 (Capelle aan den IJssel)

De raad van de Gemeente Capelle aan den IJssel, Gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 2008 Overwegende dat het, ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer en ter uitvoering van de Wet GBA gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens, noodzakelijk is nadere regels te stellen ten aanzien van de verwerking van gegevens uit de gemeentelijke basisadministratie; Gelet op de Wet GBA gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens en de Wet GBA bescherming persoonsgegevens; Besluit: De verordening gegevensverstrekking GBA 2009 vast te stellen; Verordening gegevensverstrekking GBA Artikel1Begripsbepalingen Deze verordening verstaat onder: Afnemer: bestuursorgaan als bedoeld in artikel 1:1, eerste lid van de Algemene wet bestuursrecht Wet GBA: Wet GBA gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens; Verordening GBA: de Verordening gegevensverstrekking GBA; GBA: de Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens Verantwoordelijke: het college van burgemeester en wet GBA houders; Beheerder: een daartoe ingevolge de beheerregeling, bedoeld in artikel 14 van de wet GBA, aangewezen gemeenteambtenaar of diens plaatsvervanger die belast is met het beheer van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens; Bewerker: degene die, niet werkzaam binnen de gemeentelijke organisatie, het geheel of een gedeelte van het geautomatiseerde systeem onder zich heeft waarmee de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens wordt gevoerd; Ingeschrevene: degene ten aanzien van wie een persoonslijst als bedoeld in artikel 1 van de wet GBA, in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens van de gemeente is opgenomen; Binnengemeentelijkeafnemer: binnengemeentelijke afnemer als bedoeld in artikel 1 van de wet GBA. Derde: elke andere persoon, bestuursorgaan, instelling of rechtspersoon dan een afnemer en de ingeschrevene; Persoonslijst: het geheel van gegevens als bedoeld in artikel 34, eerste lid, van de wet, over één persoon in de GBA; Verwijsgegevens: het geheel van gegevens als bedoeld in artikel 35, eerste lid van de wet GBA, over één uitgeschreven persoon uit de GBA; Aangehaakte gegevens: de in de GBA opgenomen gegevens die niet behoren tot de persoonslijst of de verwijsgegevens, over één persoon in de GBA; Artikel2Toegang tot de gemeentelijke basisadministratie 1.Met inachtneming van het bepaalde in de artikelen 4, 5 en 6, regelt de verantwoordelijke de toegang tot de GBA dan wel de verstrekking uit de GBA voor de binnengemeentelijke afnemers die gegevens uit de GBA nodig hebben voor de vervulling van hun taken, zodanig dat deze afnemers aan hun verplichtingen krachtens de artikelen 3b en 62 van de wet GBA kunnen voldoen. 2.In het privacyreglement worden de in het eerste lid bedoelde afnemers aangewezen. Artikel3Beheer van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens 1.Beheerder van de GBA is het hoofd van de afdeling Publiekszaken. 2.De beheerder is bevoegd nadere invulling te geven aan: (te leggen) verbanden met andere gemeentelijke registraties; (rechtstreekse) toegang tot de GBA middels andere geautomatiseerde toepassingen; verstrekkingen aan binnengemeentelijke afnemers of daaraan gelijkgestelden, die geen rechtstreekse toegang hebben tot de GBA. Artikel4Verbanden met andere gemeentelijke registraties 1.Op grond van artikel 96 van de wet GBA, met het oog op het met elkaar in verband brengen, van verwerkingen van persoonsgegevens, worden aan de verantwoordelijken van andere gemeentelijke registraties gegevens verstrekt. 2.De betreffende gegevens kunnen in een overeenkomst of convenant worden vastgelegd. Artikel5Rechtstreekse toegang Rechtstreekse toegang tot de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens hebben: de beheerder; de door de beheerder aangewezen ambtenaren werkzaam op de afdeling Publiekszaken; de bewerker en diens medewerkers, voor zover dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst tussen de bewerker en de gemeente; voor zover niet in een overeenkomst of convenant geregeld en voor zover met inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de wet GBA in het privacyreglement vermelde binnengemeentelijke afnemers voor wat betreft de daarbij aangegeven gegevens en uitsluitend voor de daarbij aangegeven doeleinden. Artikel6Verstrekking aan binnengemeentelijke afnemers Met inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de wet GBA worden aan de in het privacyreglement vermelde binnengemeentelijke afnemers die geen rechtstreekse toegang hebben tot de GBA de in dit privacyreglement aangegeven gegevens verstrekt ten behoeve van de eveneens in dit reglement aangegeven doeleinden. Artikel7Overige verstrekkingen Met inachtneming van artikel 100, tweede lid van de wet GBA kunnen, in andere gevallen dan bedoeld in de artikelen 98 en 99 van de wet GBA aan de het privacyreglement vermelde overige verzoekers gegevens worden verstrekt voor wat betreft de daarbij aangegeven gegevens en uitsluitend voor de daarbij aangegeven doeleinden (Indien die niet op een minder ingrijpende wijze bereikt kunnen worden) en voor zover de persoonlijke levenssfeer daardoor niet onevenredig wordt geschaad. Artikel8Terugmeldplicht 1.Een binnengemeentelijke afnemer die gerede twijfel heeft over de juistheid van een authentiek gegeven dat hij verstrekt heeft gekregen uit de basisadministratie, doet hiervan mededeling aan de verantwoordelijke. 2.In het privacyreglement worden de binnengemeentelijke afnemers aangewezen die tevens mededeling doen in verband met andere dan authentieke gegevens die aan hen verstrekt zijn. Aangewezen wordt welke gegevens het betreft. 3.De verantwoordelijke regelt de wijze waarop de mededelingen worden gedaan. 4.De verantwoordelijke regelt de wijze waarop de kennisgeving aan de binnengemeentelijke afnemer naar aanleiding van een terugmelding wordt gedaan, met inachtneming van het bepaalde in artikel 62 van de wet GBA en de artikelen 62 en 63 van het besluit GBA. Artikel9Beveiliging De beheerder treft ten behoeve van de technische en organisatorische beveiliging de maatregelen als vermeld in de beheerregeling GBA en het Beveiligingshandboek GBA. Artikel10Verstrekking gegevens bij Ramp of Zwaar ongeval De verstrekking van gegevens bij ramp of zwaar ongeval wordt uitgewerkt in hoofdstuk 4 van het privacyreglement. Artikel11Slotbepalingen

1. De Verordeninggemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens van 28 oktober 2002 wordt ingetrokken. Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2009 Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening gegevensverstrekking GBA De verordening ligt ter inzage bij de verantwoordelijke voor de GBA Krachtens deze verordening wordt door het college van burgemeester en wethouders het privacyreglement vastgesteld. Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van De voorzitter, De griffier, Toelichting Verordening gegevensverstrekking GBA ARTIKELSGEWIJZE TOELICHTING Artikel 1 In dit artikel worden de begripsbepalingen uitgewerkt. Artikel 2Het is voorstelbaar dat aan binnengemeentelijke afnemers “systematisch” gegevens worden verstrekt. In dit verband kan bijvoorbeeld gedacht worden aan periodieke selecties. Deze verstrekkingen moeten inzichtelijk worden gemaakt in het privacyreglement. Ook hiervoor gelden de vereisten van de wet GBA. Artikel 3 Het hoofd van de afdeling Publiekszaken is belast met de dagelijkse zorg over de GBA. Dit is vastgelegd in de beheerregeling die door het college in 2002 is vastgesteld. Een dergelijke regeling moet er zijn op grond van artikel 14 Wet GBA. Artikel 4Op grond van dit artikel vindt verstrekking van persoonsgegevens uit de GBA aan andere binnengemeentelijke afdelingen plaats. De verantwoordelijke, in casu het college van burgemeester en wethouders dient in een door haar krachtens de verordening verstrekking GBA vast te stellen privacyreglement precies vast te leggen welke verbanden tussen de verschillende administraties zijn gelegd. Artikel 5Rechtstreekse toegang is het door middel van een “online verbinding” kunnen raadplegen of muteren van gegevens, zonder tussenkomst van anderen. Onderdeel a, b en c regelen de toegang van de beheerder en de ambtenaren van de sector Publiekszaken tot de GBA. Onderdeel d regelt de toegang van een bewerker en diens medewerker tot de GBA. Onderdeel e regelt de toegang, het doel van de toegang en welke gegevens beschikbaar zijn voor binnengemeentelijke afnemers. Bijzondere aandacht is nodig voor een autorisatiestructuur voor het binnengemeentelijk gebruik van de GBA. Hiermee wordt bedoelt dat medewerkers van diverse gemeentelijke afdelingen afzonderlijk geautoriseerd moeten zijn om de gegevens in de GBA te kunnen raadplegen. De GBA- applicatie moet voorzieningen bevatten om gegevens en functies af te schermen. In de verplichte driejaarlijkse GBA-audit worden onder andere organisatorische maatregelen met betrekking tot de bescherming van de privacy gecontroleerd. De gemeente voldoet aan alle gestelde maatregelen. Artikel 6 In dit artikel wordt vastgelegd dat ook wanneer andere afdelingen vragen hebben die niet systematisch zijn en die niet zodanig vaak worden gesteld dat hiervoor rechtstreekse toegang nodig is er toch de mogelijkheid is om gegevens te verstrekken ten behoeve van het uitvoeren van de wettelijke taken van deze afdeling. In het privacyreglement zijn hierover nadere regels gesteld. Artikel 7 In dit artikel worden de verstrekkingen aan “vrije derden” geregeld, die het college van burgermeester en wethouders toestaat op grond van artikel
2. Hier mogen alleen derden worden opgenomen en gegevens aan hen worden verstrekt als wordt voldaan aan de eisen die artikel 100 Wet GBA stelt. Deze voorwaarden worden nader toegelicht in het privacyreglement. Artikel 8 Op grond van artikel 62 lid 2 van de wet GBA worden in dit artikel de verplichtingen van binnengemeentelijke afnemers vastgelegd om inlichtingen te verschaffen die van belang zijn voor de bijhouding van de basisadministratie Artikel 9 Er moeten voldoende voorzieningen van technische en organisatorische aard getroffen zijn ter beveiliging van de in de GBA vermelde gegevens tegen verlies of aantasting van deze gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking van deze gegevens. Artikel 10 Verstrekking gegevens bij Ramp of Zwaar ongeval Met betrekking tot een groot aantal vormen van gegevensverstrekking en verwerking worden in het privacyreglement nadere regels gesteld. Nieuw hierin is de nadere vastlegging van de gegevensverstrekking bij rampen of zware ongevallen die voortvloeit uit de Wet GBA Rampen en Zware Ongevallen.