Notitie evenementenbeleid 2009De burgemeester stelt de volgende regeling vast. Hoofdstuk1.Aanleiding Artikel1.1.Inleiding Zoals in iedere gemeente vinden er in de gemeente Barendrecht jaarlijks festiviteiten plaats die onder de noemer Evenement vallen. Jaarlijks worden er 250 aanvragen gedaan voor een “evenement”. Het merendeel betreft vaste en kleine festiviteiten, zoals de buurtbarbecues, rommelmarkten, loop- skate- en wielerronden, optochten, braderieën, etc.. Daarnaast worden er jaarlijks terugkerende en incidenteel grootschalige festiviteiten georganiseerd, zoals 4 en 5 mei, de Roparun, de wielerronde en de veteranendag. Initiatieven voor evenementen komen niet alleen vanuit de Barendrechtse bevolking, maar ook vanuit de raad of de gemeente. Het aantal evenementen binnen de gemeente Barendrecht neemt de laatste jaren sterk toe. Hoewel dit een positieve invloed heeft op de uitstraling van Barendrecht naar de omgeving, leidt dit automatisch tot een toenemende druk enerzijds op het woon- en leefmilieu en anderzijds op de ambtelijke organisatie. Evenementen nemen niet alleen in aantal toe, ze worden steeds groter en complexer, waardoor er is meer voorbereidingstijd en afstemming met betrokken organisaties nodig is. Er is ook een steeds groter budget nodig om dit allemaal te bekostigen. De gemeente onderschrijft het maatschappelijke belang van evenementen in het Collegeprogramma 2006-2010 en in de opdracht “Investeren in ontmoeting” en heeft tot nu toe deze evenementen ondersteund door middel van het verstrekken van vergunningen en subsidies alsmede het verschaffen van allerlei voorzieningen zoals accommodatie, verkeersomleidingen en stroom. In vele gevallen heeft de gemeente de rol van handhaver, adviseur en regisseur, en in enkele gevallen ook als initiator. Op dit moment lopen deze rollen door elkaar en worden ze niet altijd zuiver gehanteerd. Vanwege de toenemende organisatorische complexiteit is het nodig het proces vanaf de aanvraag tot de evaluatie van een evenement te stroomlijnen en daarbij gebruik te maken van scripts en checklists. Bij de organisatie van recente grote evenementen is duidelijk naar voren gekomen dat het nodig is kaders te stellen waarbinnen evenementen kunnen plaatsvinden. Voor aanvragers of organisatoren van evenementen is niet altijd duidelijk wat zij van de gemeente kunnen verwachten en wat van hun zelf verwacht wordt. Er zijn duidelijke regels voor taakafbakening en communicatie nodig. Hierbij doelen we niet alleen op de rol die zij zelf horen te spelen, de input die zij moeten leveren en de ondersteuning die ze kunnen krijgen, maar ook op de vraag wat Barendrecht wil stimuleren. Om meer grip te krijgen op de sturing van evenementen is het nodig hiervoor beleid op te stellen. Artikel1.2.Doel van het evenementenbeleid Het doel van deze beleidsnota is het stellen van kaders of spelregels waarbinnen evenementen kunnen plaatsvinden en welke evenementen de gemeente wil faciliteren en ondersteunen. In de nota wordt uitgelegd wat wordt verstaan onder een evenement en wordt een categorisering gemaakt in typen evenementen. Vervolgens wordt de visie van de gemeente met betrekking tot evenementen uiteengezet en wordt uitgelegd welke evenementen de gemeente Barendrecht met dit beleid wil stimuleren en ondersteunen. In deze nota gaat aandacht uit naar de rol van de gemeente met betrekking tot de organisatie en coördinatie van evenementen en de sturing een duidelijke plek te geven in de gemeentelijke organisatie. Tevens wordt aangegeven welke rol aanvragers en organisatoren van evenementen zelf zullen spelen. Om de spelregels van de gemeente met betrekking tot evenementen te definiëren, professionaliseren en uit te diepen wordt in dit beleid gekozen voor een integrale benadering. Hoofdstuk2.Wettelijk Kader In dit hoofdstuk wordt er een definitie gegeven van een evenement en zal er een voorstel worden gedaan voor een onderverdeling van soorten evenementen. Artikel2.1.Wat is een evenement? Uit de omschrijving in de APV 2009 (Zie bijlage 1) van Barendrecht kan gesteld worden dat een evenement wordt omschreven als “elke voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak, alsmede ook het geheel van activiteiten, dat plaatsvindt bij een voor publiek toegankelijke gebeurtenis”. In deze notitie gaan we uit van een aparte categorie, die een eigen omschrijving nodig heeft: dit beleid richt zich op evenementen die in ieder geval een bijzondere en unieke gebeurtenis van beperkte duur zijn, eenmalig of jaarlijks terugkerend zijn, gratis of tegen een geringe vergoeding toegankelijk, zonder winstoogmerk, gericht op en bedoeld voor de Barendrechtse bevolking zijn, waar iedereen mag komen, zich welkom voelt en niet uitgesloten wordt van deelname en waarin de subsidieverordening van de gemeente Barendrecht of wijkbudget van Wijkregie niet in voorziet. In deze categorie kunnen herdenkingen (4 mei), evenementen op feestdagen (5 mei, vier de vrijheid), een veteranendag, een jubileumviering bijvoorbeeld in verband met de stedenband met Louny en bijvoorbeeld het bezoek van de koningin aan Barendrecht voor de opening van de spoorwegoverkapping vallen. Ook een publieksactiviteit die ‘spontaan’ ontstaat en/of geen aanwijsbare organisator heeft valt onder de definitie. In het laatste is het regime van maatregelen die behoren bij een evenementenvergunning niet van toepassing omdat er geen vergunning is aangevraagd. Een voorbeeld is een herdenkingsbijeenkomst voor het overlijden van een prominent persoon. Een ‘spontane’ overwinningsronde van een sportclub, is ook een voorbeeld van een evenement dat formeel geen evenement is en geen aanwijsbare organisator heeft, eenmalig is, onplanbaar voor een vergunning, maar wel wordt gerekend onder de definitie van evenement. Zonder winstoogmerk betekent wel dat er wel ruimte is voor sponsoring om in de kosten tegemoet te komen. Evenementen kunnen onderscheiden worden in binnen- en buitenevenementen. Een buitenevenement is een evenement dat plaatsvindt in de openlucht, dan wel een tent of ander tijdelijk bouwsel. Een binnenevenement is een evenement dat plaatsvindt in een bestaand gebouw, niet zijnde een tent of ander tijdelijk bouwsel. Binnenactiviteiten die worden georganiseerd en die binnen de regels (vergunning) van de (horeca) inrichting plaatsvinden, vallen in principe niet onder de definitie, tenzij deze binnenactiviteiten gevolgen hebben voor de openbare orde, de openbare veiligheid, de volksgezondheid of het milieu. In dat geval vallen de binnenactiviteiten wel onder de definitie van een evenement en zijn dan vergunningsplichtig. Artikel2.2.Onderscheid meldingsplichtige en vergunningsplichtige evenementen In het algemeen is een evenement meldingsplichtig als er activiteiten plaatsvinden die voldoen aan APV 2.25 lid 2. Voldoet een evenement niet aan dit artikel en zijn er gevolgen voor de openbare orde, de openbare veiligheid, de volksgezondheid of het milieu, dan is het evenement vergunningplichtig. Omdat niet alle vergunningsplichtige evenementen eenzelfde zwaartegraad hebben, is het nodig een onderverdeling te maken in middelgrote en grote evenementen. Dit geldt ook voor de categorie evenementen waar we ons in dit beleid op willen richten. Hieronder volgt een voorstel om evenementen in Barendrecht te onderscheiden in 3 soorten evenementen: Kleine evenementen, zoals omschreven in de APV 2.25 lid 2, die meldingsplichtig zijn (Zie bijlage 1) Middelgrote evenementen, die vergunningsplichtig zijn (zie bijlage 2) Grote evenementen, die vergunningsplichtig zijn (zie bijlage 2) Een samenvattend overzicht van de soorten evenementen en hun criteria vindt u in bijlage 8 en in de Leidraad evenementen gemeente Barendrecht. Hierna volgt een korte omschrijving van de twee vergunningsplichtige evenementen waar dit beleid zich op richt. Middelgrote evenementen Als er sprake is van minstens een van de volgende 3 activiteiten, dan is een evenement niet meldingsplichtig, maar vergunningsplichtig: Er is een wegafzetting/ straatafzetting nodig; Er wordt versterkte muziek gespeeld; Er wordt subsidie aangevraagd. Voor een estafette/sponsorloop op de openbare weg, de aanwezigheid van een springkussen en (kans)spelletjes zal een vergunning aangevraagd moeten worden. Alleen basis- en middelbare scholen worden voor deze 3 activiteiten uitgezonderd van vergunningsplicht: zij zijn alleen meldingsplichtig. Middelgrote evenementen dienen minimaal 12 weken van te voren aangevraagd te worden, omdat er gemeentelijke ondersteuning en voorbereiding nodig is. Tevens kan het noodzakelijk zijn dat er medeadvies gevraagd worden aan belanghebbende instanties voor de benodigde inzet, zoals voor een wegafzetting en een omleiding van het openbaar vervoer en een toets van de geluidsnorm bij de DCMR. Uitzondering op de regel is de aanvraag voor activiteiten bij een natuurijsbaan, zoals een koffie en koekstal en versterkte muziek: de gemeente kan bepalen binnen wat voor termijn activiteiten bij een natuurijsbaan aangevraagd worden. Grote evenementen Bij grote evenementen is er meer gemeentelijke ondersteuning. Grote evenementen geven in het algemeen enige tot grote overlast voor de omgeving. Het gaat om saamhorigheid, leefbaarheid, ontspanning en vermaak op wijk-, gemeente- of regioniveau. Dergelijke evenementen zijn relatief groot van omvang (meer dan 150 bezoekers/deelnemers) met een verstrekkende geluidsproductie, vinden overdag en/of in de vroege avonduren plaats en kunnen over meerdere dagen uitlopen. Veel van deze evenementen leggen beslag op gemeentelijke faciliteiten, zoals bijvoorbeeld een sporthal). Bij grote evenementen speelt coördinatie vooraf een grote rol. Dergelijke evenementen dienen ruim van te voren aangevraagd te worden, omdat er meer gemeentelijke ondersteuning en voorbereiding nodig is dan bij vergunningsplichtige kleine evenementen. Afhankelijk van de grootte en de benodigde inzet moet medeadvies gevraagd worden aan belanghebbende instanties. Voor grote evenementen wordt daarom de evenementencoördinator geraadpleegd. Bij vergunningsplichtige evenementen is het mogelijk dat de organisator aanvullende vergunningen zal moeten aanvragen. Een overzicht is te vinden in bijlage 3. Hoofdstuk3.Visie op Evenementen Artikel3.1.Algemeen De visie van Barendrecht over evenementen of aan onderwerpen die gerelateerd zijn aan evenementen is in diverse beleidsstukken terug te vinden. In dit hoofdstuk wordt een overzicht gegeven die van toepassing is op de categorie waarop wij ons richten. Vervolgens wordt kort ingegaan op het imago wat Barendrecht zou moeten uitstralen. Vervolgens wordt uitgelegd wat we willen doen. Tenslotte worden aanvullende voorwaarden uiteengezet die specifiek voor Barendrecht van toepassing zijn. Collegeprogramma 2006-2010, Extern Strategische Visie, cultuurnota en evenementen Het strategisch doel, zoals genoemd in het Collegeprogramma 2006-2010 en daarmee het doel op de lange termijn, is om de Barendrechters met elkaar in verbinding te brengen, de contacten te vergemakkelijken en hiervoor impulsen te geven. Samenhangend met het motto van het Collegeprogramma, “Samen wonen, samen werken, samen leven” is het uitgangspunt van het evenementenbeleid het leggen van een duidelijke verbinding tussen inwoners onderling en tussen inwoners en de gemeente. Het doel is om de sociale cohesie in Barendrecht te vergroten. Werken vanuit de kracht van de bevolking is een uitgangspunt dat ook zeker geldt voor dit beleid. Een daarmee samenhangend doel is om initiatieven vanuit de bevolking en participatie te stimuleren. We willen bereiken dat Barendrechters zich meer betrokken en thuis voelen in Barendrecht. In de Extern Strategische Visie (visie op Barendrecht 2025) wordt de vergroting van de sociale cohesie concreter geformuleerd in de opdracht “Investeren in ontmoeting”. Hierin wordt geconstateerd dat op dit moment Barendrecht-Carnisselande een kloppend en bruisend hart mist, waar de nieuwe inwoners kunnen afspreken, elkaar informeel kunnen ontmoeten en aan activiteiten kunnen deelnemen. Ook stelt de gemeente zich tot opdracht de komende jaren fors te investeren in het centrum van Barendrecht, op en om de Middenbaan, om het bestaande hart leefbaarder en bovenal gezelliger te maken. Het college spreekt wederom bij dit beleid uit om het centrum van Barendrecht levendiger en sfeervoller te maken. De slogan “verbinden en inspireren” geldt ook voor het evenementenbeleid van Barendrecht. Initiatieven om inwoners met elkaar in verbinding te brengen door middel van evenementen zou een samenspel moeten zijn van gemeente, andere overheden, semi-overheden en private partijen. Vanuit de Barendrechtse bevolking bestaat daarbij wel de wens dat de gemeente een regisserende rol heeft. Dit past in de visie “Barendrecht investeert in ontmoeting”. Barendrecht heeft de regie ook nodig om te kunnen sturen op prestaties en de effectiviteit ervan, structuur aan te brengen in samenwerking met andere partijen, krachten te bundelen en de blik op de eigen kerntaken te vergemakkelijken. Het College heeft aangeven een actieve rol te willen spelen in de coördinatie van evenementen die de sociale cohesie te versterken. Het College wil daarbij externe partijen stimuleren en inspireren evenementen te organiseren die in eerste instantie de sociale cohesie versterken. Artikel3.2.Imago en city marketing Barendrecht heeft het imago dat het een aangename gemeente is om in te wonen: zo is bijvoorbeeld Carnisselande in 2008 door het AD Rotterdams Dagblad uitgeroepen tot winnaar van de VINEXtest. En er zijn meer inzichten in het imago van Barendrecht. Zoals in de Extern Strategische Visie wordt verwoord, is het imago dat Barendrecht zou moeten uitstralen die van een duurzame gemeente. De projectgroep 2025 koppelt aan het imago een centrale boodschap: ”Barendrecht, de duurzame kracht in de Rijnmond”. Voor dit beeld bestaat volgens aanvullende onderzoeken (Barendrechtse barometer en gesprekken met de projectgroep 2025) een breed draagvlak uit de Barendrechtse gemeenschap. In dit beleid wordt voorgesteld het gewenste imago van Barendrecht te koppelen aan evenementen. Evenementen zijn een goed instrument om dit gewenste imago van Barendrecht uit te dragen: door middel van evenementen zijn er kansen om Barendrecht beter op de kaart te zetten als zijnde duurzaam en/of aangenaam om in te wonen of een combinatie van twee. Artikel3.3.Gemeentelijke ondersteuning en criteria Voorop staat dat de gemeente Barendrecht zich met dit beleid ten doel stelt om mensen, geld en middelen ter beschikking te stellen voor vergunningsplichtige evenementen, die geïnitieerd worden door Barendrechtse inwoners en die de sociale cohesie, participatie en betrokkenheid onder de inwoners van Barendrecht vergroten. Gemeentelijke ondersteuning is er niet alleen in de vorm van vergunningverlening, coördinatie en regie vanuit de gemeente, maar ook in de vorm van het genereren van persaandacht, facilitaire dienstverlening en verstrekken van een budget/subsidie, waar de subsidieverordening of het wijkbudget van Wijkregie niet in voorziet. De Gemeente Barendrecht ziet graag dat sociale cohesie op een natuurlijke manier tot stand komt. De gemeente wil de huidige verschillen in aard en achtergronden van de inwoners van de nieuwe wijken in Barendrecht-Carnisselande en die van Barendrecht-centrum niet geforceerd overbruggen. Deze verschillen moeten juist onderkend worden, waarbij de focus is gericht op mensen onderling met elkaar in contact te brengen of beter gezegd te verbinden. De gemeente Barendrecht wil actief meewerken aan evenementen waarbij Barendrechters elkaar op een informele manier beter leren kennen of ontmoeten en die bijdragen aan cultuur, normen en waarden. In het leggen van contacten ligt volgens Barendrecht de kracht van een samenlevende gemeente. Daaruit voortvloeiend willen we ook bereiken dat er meer vanuit de kracht van de bevolking wordt gewerkt. We willen Barendrechters, en met name jongeren, stimuleren om zelf initiatieven te nemen tot het organiseren van evenement om sociale cohesie, participatie en betrokkenheid te bevorderen, en wij willen hen daarin ondersteunen. Bestaande Barendrechtse initiatieven, die uit zijn gegroeid naar jaarlijks terugkerende evenementen of herdenkingen en die daarmee een traditie zijn geworden, zal Barendrecht blijven ondersteunen en stimuleren. Evenementen in 2009 In 2009 zal de gemeente Barendrecht de drie soorten evenementen op de volgende manier benaderen: Kleine evenementen worden in Barendrecht gestimuleerd door de aanpassing in de APV, waardoor de drempel om een klein evenement te organiseren is verlaagd. Omdat er voor deze vorm geen subsidie aangevraagd kan worden, heeft dit verder geen financiële consequenties voor dit beleid. Middelgrote en Grote evenementen, waar de subsidieverordening of het wijkbudget van Wijkregie niet in voorziet, krijgen niet alleen gemeentelijke ondersteuning in de vorm van vergunningverlening, coördinatie en regie vanuit de gemeente, maar ook in de vorm van het genereren van persaandacht, facilitaire dienstverlening en een budget/subsidie afkomstig uit het Budget voor evenementen. De voorwaarden voor alle evenementen zijn de volgende: Het gaat om een bijzondere en unieke gebeurtenis; Het is van beperkte duur; Het is eenmalig of incidenteel; Het is gratis toegankelijk; Het is beperkt commercieel; Iedereen mag naar het evenement gaan en de bezoekers moeten zich welkom voelen; Het wordt niet bekostigd met een subsidie waarin de subsidieverordening in voorziet. Bij hierboven genoemde Middelgrote en Grote evenementen gelden de volgende aanvullende voorwaarden: Het is gericht op de Barendrechtse bevolking; Er mogen beperkte commerciële activiteiten plaatsvinden, zoals de verkoop van voedsel en drank voor directe consumptie. De gemeente bepaalt hoeveel kramen ingericht mogen worden voor de verkoop van waren en voedsel en drank voor directe consumptie. Alleen de verkoper van waren en voedsel en drank voor directe consumptie, niet zijnde de organisator, is toegestaan winst te maken. Dit houdt ook in dat de organisator geen deel van de winst van de verkopers kan opeisen. Merchandising, of verkoop van waren die ter promotie van het evenement dienen, is alleen toegestaan ter bekostiging van het evenement; Verkoop van waren, en ook merchandising, op zondag niet is toegestaan; Wil men een evenement organiseren, dan dient men ook rekening te houden met de aanvullende bepalingen in bijlage 4. Hoofdstuk4.Partijen en Verantwoordelijkheden Er is professionelere aanpak nodig bij de organisatie van evenementen, waarbij er een betere afstemming moet komen tussen de gemeente en de organiserende partij(en), zoals de organisator, de locatieverstrekker, het lokaal bestuur, de hulpdiensten en de gemeentelijke diensten. Hierbij worden de verantwoordelijkheid van de verschillende partijen bepaald en de mate van ondersteuning uiteengezet. Artikel4.1.Coördinatoren Om miscommunicatie en vertraging bij de organisatie van een evenement te voorkomen, is het noodzakelijk dat zowel de gemeente als de aanvrager een contactpersoon benoemen voor de organisatie van een evenement. Bij middelgrote en grote evenementen waar dit beleid zich op richt is de evenementencoördinator bij de gemeente de contactpersoon. Artikel4.2.Rol evenementencoördinator en verantwoordelijkheid gemeente Vanuit de gemeente is de evenementencoördinator naast contactpersoon ook de overlegpartner en vraagbaak voor externe aanvragers en organisatoren van evenementen. De evenementencoördinator is verantwoordelijk voor de coördinatie en regie voor enerzijds afspraken met de organisator van het evenement en andere belanghebbende partijen en anderzijds de afstemming binnen de gemeente in het kader van de vergunningverlening van een evenement. De evenementencoördinator ziet erop toe dat de administratieve lasten voor organisatoren tot het strikt noodzakelijke worden beperkt. De evenementencoördinator kan ondersteund worden door een coördinatieteam wat bestaat uit een kerngroep van gemeentelijke adviseurs. De burgemeester is te allen tijde verantwoordelijk voor handhaving van de openbare orde in zijn gemeente. Hulpdiensten, zoals de politie, GHOR, DCMR, brandweer en bevoegde (opsporing)ambtenaren, en gemeentelijke diensten, zoals de taakvelden Wijkregie, Handhaving, Milieu en Verkeer, zijn ieder vanuit hun eigen expertise nadrukkelijk betrokken bij de voorbereiding van evenementen. De hulpdiensten voeren reguliere taken uit tijdens het evenement. Artikel4.3.Verantwoordelijkheid organisator De organisator van het evenement zal ook een coördinator moeten aanstellen. De organisator van een evenement vraagt de vergunning aan en is verplicht daarbij alle informatie te verschaffen die bij de beoordeling van de aanvraag noodzakelijk is. Een volledige procedure van de aanvraag van een vergunning is als bijlage opgenomen (Zie bijlage 6). De organisator blijft te allen tijde verantwoordelijk voor de veiligheid van de bezoekers, werknemers en vrijwilligers en een ordelijk verloop van het evenement, ook als de gebeurtenis niet in een plan is voorzien. Artikel4.4.Voorlichting De gemeente besteedt bij een evenement de nodige aandacht op het gebied van voorlichting en communicatie. De vergunning wordt op reguliere wijze gepubliceerd in de plaatselijke krant en op internet, en zonodig wordt apart aandacht besteed aan afsluitingen en omleidingen in de vorm van een persbericht. Barendrecht zal zich in de toekomst meer richten op marketing en public relations. Het voorstel is dat Barendrecht zich tot doel stelt om zijn imago als duurzame gemeente uit te dragen. Barendrecht zal voor een groot evenement vaker contact zoeken met diverse (regionale en landelijke) media om het evenement en Barendrecht beter op de kaart te zetten. Evenementenkalender Alle evenementen die in Barendrecht gehouden worden, worden op een evenementenkalender geplaatst. De kalender is bedoeld om organisatoren, omwonenden, omliggende gemeenten en hulpdiensten in een vroeg stadium te informeren wat voor soort evenementen gepland worden en om evenementen zowel gemeentelijk als regionaal qua tijd als locatie te spreiden. Grote evenementen, en bij voorkeur ook middelgrote evenementen, moeten middels een meldingsformulier voor 1 november gemeld worden, als het evenement in het jaar daarop gehouden wordt. De kalender wordt in januari gepresenteerd en gepubliceerd. Een groot evenement dat niet op de evenementenkalender geplaatst staat, komt in principe niet in aanmerking voor een vergunning, tenzij het college anders beslist. Het College heeft de mogelijkheid om een tijd en een locatie te reserveren op de evenementenkalender, bijvoorbeeld als er sprake is van een herdenking. De politie stelt in ieder geval als voorwaarde dat, als politie-inzet nodig is, dit uiterlijk 8 weken voor het evenement aan de politie gemeld wordt. Bij een latere indiening kan de politie inzet weigeren. Artikel4.5.Facilitaire ondersteuning Een belangrijke beleidskeuze gaat over de facilitaire ondersteuning van evenementen door de gemeente. Bij kleinere evenementen, voornamelijk van niet-commerciële organisatoren, biedt de afdeling Uitvoering facilitaire ondersteuning, bijvoorbeeld bij het brengen van de benodigde voorzieningen. De taken bestaan uit het brengen en halen van dranghekken, vlaggenmasten, afvalcontainers en dergelijke (zie bijlage 6). Ook zijn er uren voor het verwijderen van illegale reclameborden na evenementen. Bij grote evenementen is de ondersteuning door de afdeling Uitvoering (veel) meer en is veel verschil in de ondersteuning per evenement. De gemeente streeft ernaar dergelijke verschillen waar mogelijk te verkleinen en organisaties te stimuleren naar meer zelfredzaamheid. Facilitaire ondersteuning moet in de toekomst mogelijk zijn, maar de gemeente wil dit wel meer kostendekkend hebben, ook wat betreft de mensuren van de afdeling Uitvoering. Dit past ook meer bij grootschalige niet-commerciële evenementen. Deze hebben immers vaak ‘commerciële’ elementen in zich, zoals geregelde snuffelmarkten etc. Veelal kunnen de tarieven die de gemeente rekent worden doorberekend aan dergelijke exploitanten. Artikel4.6.Subsidies Om voor een subsidie in aanmerking te kunnen komen, moet het evenement tenminste voldoen aan het criterium dat het evenement de sociale cohesie van de bevolking van Barendrecht bevordert. Voor het verkrijgen van een subsidie is het nodig een begroting in te dienen samen met de evenementenvergunning. De begroting moet een realistisch, gedetailleerd, transparant en controleerbaar overzicht (inclusief offertes) zijn van de te verwachten inkomsten en uitgaven met betrekking tot het evenement. Er zijn enkele subsidies die organisatoren bij de gemeente kunnen aanvragen voor evenementen. In dit beleid richten we ons op de evenementen waarin de subsidieverordening van de gemeente Barendrecht en het wijkbudget van wijkregie niet in voorziet en die dus alleen budget/subsidie uit het budget voor evenementen krijgen. Budget voor evenementen Voor 2009 wordt voor het Budget voor Evenementen een verdeelsleutel voorgesteld op basis van criteria gerelateerd aan de ESV en het collegeprogramma 2006-2010. De verdeelsleutel voor de inhoudelijke verdeling van het budget ziet er dan als volgt uit. 4 categorieën worden onderscheiden: 35% (ongeveer 45.000 euro) wordt gelabeld aan evenementen die zich richten op feest- of herdenkingsdagen en die gericht zijn op de gehele Barendrechtse bevolking; 30% (ongeveer 38.500 euro) wordt gelabeld aan evenementen die gerelateerd zijn aan prioriteiten uit de ESV, zoals “Sportstad” en “Duurzaamheid”; 15% (ongeveer 19.500 euro) wordt gelabeld aan evenementen die gerelateerd zijn aan doelgroepen, zoals jeugd en veteranen; 20% (ongeveer 25.900 euro) wordt gelabeld aan onvoorziene evenementen. Daarnaast wordt voorgesteld een aantal randvoorwaarden te benoemen voor dit budget: Een organisator, die een aanvraag doet, organiseert een evenement waarvan de begroting ten minste 4.500 euro bedraagt. (dit bedrag is ongeveer 2x zo veel als het bedrag wat een gemiddeld evenement aan projectsubsidie kan krijgen); Evenementen die gericht zijn op participatie van de passieve leden van een doelgroep in Barendrecht, krijgen voorrang op evenementen die gericht zijn op de actieve leden van de doelgroep. Elke aanvraag voor dit budget wordt getoetst door een collegebesluit. Alleen na een akkoord van het College zal ambtelijke inzet geleverd worden. Dus wil een middelgroot of groot evenement een budget krijgen, dan is hiervoor een collegebesluit nodig. Het college kan bepalen of en hoeveel van het budget voor evenementen beschikbaar wordt gesteld aan een aangevraagd middelgroot of groot evenement. In alle gevallen moet het evenement voldoen aan de criteria zoals die zijn opgesteld onder paragraaf 3.3. Subsidie uit het Budget voor evenementen wordt alleen verstrekt aan een evenement als de subsidieverordening van de gemeente Barendrecht en het wijkbudget van wijkregie er niet al in voorziet. In de toekomst kan overwogen worden om subsidie toe te kennen als een groot evenement tenminste aan een van de volgende aanvullende criteria voldoet: Het levert een positieve bijdrage aan het imago van de gemeente Barendrecht, zoals verwoord in paragraaf 3.2, Het een aantoonbare promotionele waarde heeft in de regio maar ook daarbuiten. Weigeringsgronden voor subsidie Het college kan een subsidie in bepaalde gevallen weigeren. Een subsidie voor een evenement kan geweigerd worden indien: Het evenement niet plaatsvindt in de gemeente Barendrecht. Het evenement naar mening van het college niet of niet voldoende aansluit bij de initiatieven en de behoeften van de bevolking of groepen daaruit. Het evenement niet voor iedereen toegankelijk is. Ten behoeve van het evenement al een andere gemeentelijke subsidie is of kan worden verleend. De financiële onderbouwing van het evenement onduidelijk of onvoldoende is. Een eventuele benodigde vergunning voor het evenement wordt geweigerd. Als het te subsidiëren evenement in de plaats, datum en tijdstip concurrerend is geprogrammeerd met één of meer andere evenementen. De subsidie wordt verleend in de vorm van een incidentele subsidie. Het college bepaalt de hoogte van de subsidie op basis van de mate waarin, naar het oordeel van het college, door de aanvrager een bijdrage wordt verleend aan de criteria die genoemd worden in paragraaf 3.3 . De gemeente Barendrecht verleent geen garantstelling voor evenementen. Het college kan aanvragen voor een subsidie, niet voldoen aan de criteria genoemd onder paragraaf 3.4, geheel of gedeeltelijk afwijzen, indien het subsidiebudget niet toereikend is om alle aanvragen te honoreren (subsidieplafond). In bijzondere gevallen en voor zover toepassing van dit beleid leidt tot een onbillijkheid van overwegende aard, kan het college afwijken van het bepaalde in deze nota. Het college kan binnen de kaders van dit beleid nadere uitvoeringsregels vaststellen. Artikel4.7.Leges De gemeente streeft naar één gespecificeerde rekening voor leges en indien van toepassing kosten gemeentelijke ondersteuning. Bij invoering van dit evenementenbeleid zal de gemeente een nieuw legestarief moeten hanteren voor middelgrote en grote evenementen. Dit geldt ook voor snuffelmarkten. Kleine evenementen en collectes voor goede doelen zijn vrijgesteld van leges. Door de regeling voor meldingsplichtige evenementen, zal de legesopbrengst voor evenementen naar verwachting lager uitvallen. Deze verlaging is beperkt, omdat voor kleinere evenementen (in het beleid te scharen onder de categorie vergunningvrij) tot op heden slechts het laagste “opvangtarief” is berekend op basis van de legesverordening (tarief 2008: € 7,10). De gemeente legt op grond van de legesverordening leges op. Er worden leges berekend voor de evenementenvergunning, ontheffingen voor geluid, verkeersmaatregelen, ontheffing voor drankverstrekking, (tijdelijke)gebruiksvergunning, reclameborden, standplaatsen enz. Daarnaast kan het college van burgemeester en wethouders besluiten een nieuwe organisatie ook een laag legestarief toe te kennen. Naast leges brengt de gemeente ook kosten in rekening voor het gebruik van stroom en vormen van dienstverlening zoals het weghalen van fietsbeugels en het leveren van dranghekken, verkeersborden, verkeersregelaars e.d. Bij het houden van een evenement is veelal sprake van gebruik van gemeentegrond. Er worden kosten berekend voor het gebruik van gemeentegrond bij een autoshow of een markt. Verder is er geen beleidsregel voor het (commerciële) gebruik van gemeentegrond in de vorm van precario. Wel kan ter voorkoming van problemen met verhaal van schade achteraf, in incidentele gevallen, een waarborgsom worden geëist. Artikel4.8.Budget Het budget voor evenementen waar dit beleid zich in 2009 op richt bedraagt circa € 128.900,- . Dit is een structureel bedrag voor middelgrote evenementen en grote evenementen die niet vanuit wijkregie (alleen middelgroot) of vanuit de subsidieverordening bekostigd worden. Met de instelling van dit beleid zal de evenementencoördinator het budget beheren voor evenementen (FCL 656011, ECL 34029U). Hoofdstuk5.Overgangstermijn en hardheidsclausule Overgangstermijn In geval van een toekomstige beleidswijziging is het bestuursorgaan gehouden een redelijke termijn in acht te nemen. In verband hiermee zal aan alle organisatoren van evenementen een overgangstermijn worden gegeven van ten minste twaalf weken. Hardheidsclausule De (meeste) evenementen die in het verleden plaatsvonden, passen binnen het beleid zoals dat in deze nota is geformuleerd. Kenmerkend voor evenementen is dat niet alle mogelijke situaties zijn te voorzien. Onvermijdelijk zullen zich jaarlijks onvoorziene omstandigheden voordoen die het wellicht nodig maken af te wijken van het bestaande beleid. Een advies dat afwijkt van het vastgestelde beleid moet goed gemotiveerd zijn. Aldus vastgesteld in de vergadering. Bijlage 1: Evenementen omschrijving in de APV Artikel 2.24 Begripsomschrijving In deze afdeling wordt onder evenement verstaan elke voor publiek toegankelijke verrichtingvan vermaak, met uitzondering van: bioscoopvoorstellingen als bedoeld in de Wet op de filmvertoningen; markten als bedoeld in artikel 160 eerste lid onder h van de Gemeentewet; kansspelen als bedoeld in de Wet op de kansspelen; het in een inrichting in de zin van de Drank- en Horecawet gelegenheid geven tot dansen; betogingen, samenkomsten en vergaderingen als bedoeld in de Wet openbare manifestaties; activiteiten als bedoeld in de artikelen 2.9 en 2.40 van deze verordening. Onder evenement wordt mede verstaan een herdenkingsplechtigheid; een braderie, autoshow of snuffelmarkt met commercieel oogmerk; een optocht, niet zijnde een betoging als bedoeld in artikel 2.3 van deze verordening, op de weg; een feest, muziek- of theatervoorstelling of wedstrijd op of aan de weg. een klein evenement. Onder klein evenement wordt verstaan een straatfeest of buurtbarbecue op een dag. Artikel 2.25 EvenementGeen vergunning is vereist voor een klein evenement, indien: het aantal aanwezigen niet meer bedraagt dan 50 personen; het evenement op een werkdag of een zaterdag plaatsvindt tussen 10 en 24 uur of op een zon- of feestdag tussen 13 en 23 uur; geen muziek ten gehore wordt gebracht op een werkdag of een zaterdag voor 10 en na 23 uur of op een zon- of feestdag voor 13 en na 22 uur. het evenement niet plaatsvindt op de rijbaan, (brom)fietspad of parkeerplaats of anderszins een belemmering vormt voor het verkeer en de hulpdiensten; slechts kleine objecten worden geplaatst met een oppervlakte van minder dan 10 m2 per object; er een organisator is; de organisator uiterlijk 5 werkdagen voorafgaand aan het evenement daarvan melding heeft gedaan aan de burgemeester. De burgemeester kan binnen 3 werkdagen na ontvangst van de melding besluiten het organiseren van een evenement als bedoeld in het tweede lid te verbieden, indien daardoor de openbare orde, de openbare veiligheid, de volksgezondheid of het milieu in gevaar komt. Het verbod van het eerste lid geldt niet voor een wedstrijd op of aan de weg, voor zover in het geregeld onderwerp wordt voorzien door artikel 10 juncto 148, van de Wegenverkeerswet. Artikel 2.26 Ordeverstoring Het is verboden bij een evenement de orde te verstoren. Artikel 2.53 Hinderlijk drankgebruik Het is verboden binnen de gemeentegrenzen op een weg alcoholhoudende drank te nuttigen of aangebroken flessen, blikjes en dergelijke met alcoholhoudende drank bij zich te hebben. Het bepaalde in het eerste lid geldt niet voor: … het gebied, waarbinnen een klein evenement als bedoeld in artikel 2.24, derde lid, valt. Het college kan ontheffing verlenen van het in het eerste lid gestelde verbod. Bijlage 2: Soorten evenementen uiteengezet Een evenement is vergunningsplichtig als er activiteiten plaatsvinden die niet voldoen aan APV 2.25 lid 2 en gevolgen hebben voor de openbare orde, de openbare veiligheid, de volksgezondheid of het milieu. Middelgrote evenementen (Een van) de volgende situaties zijn dan van toepassing: Er is een wegafzetting/ straatafzetting nodig: de vergunning is nodig omdat de gemeente moet weten of verkeer en vooral openbaar vervoer (busverbindingen) omgeleid moet worden; Er wordt versterkte muziek gespeeld: Te denken valt aan een de aanwezigheid van een disco of een live optreden van een band. De vergunning is nodig omdat de geluidsnormen worden overschreden en er geluidsoverlast kan optreden. Hiervoor moet een ontheffing worden aangevraagd. Afhankelijk van het tijdstip waarop versterkte muziek wordt gespeeld wordt er een geluidsnorm opgelegd. Voor bijvoorbeeld het spelen van versterkte muziek in de avonduren in de buitenlucht geldt een maximum van 95 dB gemeten op 10 meter afstand van de bron; Er wordt subsidie aangevraagd: Er moet een vergunning worden aangevraagd als men een evenement wil financieren met een door de gemeente beschikbaar gestelde subsidie. Activiteiten bij natuurijsUitzondering op de regel is de aanvraag voor activiteiten bij een natuurijsbaan, zoals een koffie en koekstal en versterkte muziek: de gemeente kan bepalen binnen wat voor termijn activiteiten bij een natuurijsbaan aangevraagd worden. De motivatie hiervoor is dat het weer niet een maand van tevoren voorspeld kan worden. Weersverwachtingen kunnen meestal voor 5 dagen gedaan worden. Gelet op de trend (doorvriezen of dooien) zou het realistisch kunnen zijn om dan een termijn van een paar dagen aan te houden voor het aanvragen voor activiteiten bij natuurijs. De werkelijke termijnbepaling gebeurt dan in overleg met politie en brandweer. Grote evenementen Voor grote evenementen moet altijd een vergunning aangevraagd worden. De reden hiervan is dat er bij deze vorm meer gemeentelijke ondersteuning is. Grote evenementen geven in het algemeen enige tot grote overlast voor de omgeving. Het gaat om saamhorigheid, leefbaarheid, ontspanning en vermaak op wijk-, gemeente- of regioniveau. Dergelijke evenementen voldoen aan de volgende voorwaarden:
AI-uitleg op basis van de officiële wettekst. Indicatief, vervangt geen juridisch advies.