Verordening inzake het voeren van functioneringsgesprekken van de gemeenteraad met de burgemeester De raad van de gemeente Losser; Gelet op de artikelen 84, 147 en 149 van de Gemeentewet: Gelezen het voorstel van het presidium; BESLUIT: vast te stellen de volgende VERORDENING INZAKE HET VOEREN VAN FUNCTIONERINGSGESPREKKEN VAN DE GEMEENTERAAD MET DE BURGEMEESTER Artikel1Begripsomschrijvingen In deze verordening wordt verstaan onder: a. Gesprekken: functioneringsgesprekken van de raad met de burgemeester; b. Commissie: de commissie die is samengesteld uit leden van de raad die het functioneringsgesprek voeren; c. Adviseurs: wethouder of gemeentesecretaris die de commissie van informatie voorzien; d. Commissaris: commissaris van de Koningin in de provincie Overijssel. Artikel2Algemene bepalingen
- De raad voert gesprekken met de burgemeester en stelt daarvoor een commissie samen.
- De commissie voert ten minste drie en maximaal zes gesprekken per ambtsperiode.
- In de eerste ambtsperiode van de burgemeester wordt in elk geval in het eerste jaar een functioneringsgesprek met de burgemeester gevoerd.
- Het verslag van het laatste gesprek in een ambtsperiode weegt mee bij het oordeel over een eventuele herbenoeming van de burgemeester. Artikel3Procedure en tijdschema
- De griffier agendeert en organiseert de functioneringsgesprekken.
- Drie van de gesprekken worden gevoerd in ieder geval vier weken voorafgaand aan de gesprekken die de commissaris met de burgemeester heeft. De griffier onderhoudt de contacten met het kabinet van de commissaris. Artikel4Samenstelling commissie
- De gesprekken worden door een commissie gevoerd die is samengesteld uit de fractievoorzitters van alle in de raad vertegenwoordigde partijen;
- Bij afwezigheid van een commissielid wordt deze vervangen door de plaatsvervangende fractievoorzitter van zijn of haar fractie.
- De commissie laat zich bijstaan door de griffier.
- De commissie kan zich in voorkomende gevallen laten informeren door wethouder(s) en de gemeentesecretaris. Artikel5Voorzitterschap van de commissie
- Het voorzitterschap wordt bekleed door de fractievoorzitter van de grootste raadsfractie.
- Bij diens afwezigheid wordt de plaats ingenomen door de fractievoorzitter van de één na grootste raadsfractie.
- De voorzitter leidt het functioneringsgesprek.
- De voorzitter van de commissie treedt, voor zover nodig, op als contactpersoon en als woordvoerder naar buiten.
- De commissie kan zich laten bijstaan door een externe gespreksleider. Artikel6Geheimhouding
- De commissie legt in elke vergadering, met toepassing van artikel 86 van de Gemeentewet, geheimhouding op over de inhoud van de verslagen en het behandelde tijdens de gesprekken.
- De voorzitter ziet er op toe dat aan het gestelde in het vorige lid wordt voldaan.
- Betrokkenen voorkomen dat op enigerlei wijze de vertrouwelijkheid en geheimhouding in gevaar komt. In de voorbereiding kunnen betrokkenen daarom alleen gebruik maken van eigen kennis en ervaring, van openbare bronnen en voor dit doel vertrouwelijk verkregen informatie van wethouders en gemeentesecretaris. Het op andere wijze inwinnen van inlichtingen of informatie of overleg met derden is uitgesloten.
- De commissie en haar leden verstrekken geen inzage in de verslagen noch informatie daarover en over het behandelde tijdens de gesprekken aan raadsleden die geen lid zijn van de commissie, noch aan anderen, behoudens het bepaalde in artikel 7 lid 1 en artikel 9, lid
- De commissie, noch de raad zal de geheimhouding waartoe het eerste lid verplicht, opheffen.
- De commissie treft een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van documenten, voeren van de correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.
- De geheimhoudingsplicht blijft na ontbinding van de commissie van kracht.
- Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de griffier, de adviseurs en een mogelijke externe gespreksleider. Artikel7Voorbereiding gesprek
- Uiterlijk twee weken voor het gesprek ontvangen de leden van de commissie en de burgemeester namens de voorzitter een schriftelijke uitnodiging; deze bevat in ieder geval plaats, tijdstip, de agenda van het gesprek en de bespreekpunten.
- Betrokkenen die niet in staat zijn het gesprek bij te wonen delen dit tijdig mee.
- Bij verhindering van meer dan één lid van de commissie zorgt de griffier voor een nieuwe afspraak.
- Leden van de commissie en burgemeester krijgen de gelegenheid om, voor zover van toepassing, het voorgaand verslag in te zien.
- Leden van de commissie en burgemeester krijgen de gelegenheid om bespreekpunten aan te leveren. Artikel8Het functioneringsgesprek Artikel9Verslaglegging
- Door de griffier wordt het verslag in conceptvorm in drievoud opgesteld en door de commissie en de burgemeester door ondertekening vastgesteld.
- Het verslag bevat de feitelijke gegevens van de tijd, plaats en rol van de aanwezigen bij het gesprek.
- Het verslag geeft een duidelijk en feitelijk beeld van het besprokene.
- Een afschrift van het vastgestelde verslag wordt aan de burgemeester en de commissaris gestuurd.
- Met inachtneming van het bepaalde in artikel 6 van deze verordening wordt het vastgestelde verslag op verzoek van de burgemeester en/of gemeenteraad vertrouwelijk ter kennisname aan de gemeenteraad gebracht. Artikel10Archivering
- De griffier draagt zorg voor een afdoende vertrouwelijke archivering van de stukken, waaronder een afschrift van het vastgestelde verslag.
- Na het aftreden van de burgemeester worden alle betreffende stukken door de griffier vernietigd. Artikel11Onvoorziene gevallen In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de commissie. Artikel12Inwerkingtreding en titel
- De verordening treedt in werking en de commissie treedt in functie op de eerste dag na bekendmaking van de verordening.
- Deze verordening wordt aangehaald als “Verordening functioneringsgesprekken burgemeester - raad”. Aldus vastgesteld in de vergadering van de raad op 8 mei 2012; griffier, voorzitter,