Verordening voor periodiek onderzoek door het college naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur (Oldebroek)

Verordening voor periodiek onderzoek door het college naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuurNr. 2004003698 De raad van de gemeente Oldebroek; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouder van 6 juli 2004; gelet op artikel 213a Gemeentewet; B E S L U I T: vast te stellen de: Verordening voor periodiek onderzoek door het college naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur. Artikel1.Definities In deze verordening wordt verstaan onder: a. Doelmatigheid: het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen; b. Doeltreffendheid: de mate waarin de gewenste prestaties en de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald. Artikel2.Onderzoeksplan 1. Het college stelt ieder jaar een onderzoeksplan vast voor de in het volgende jaar te verrichten interne onderzoeken naar de doelmatigheid van (delen van) gemeentelijke organisatieonderdelen en/of de uitvoering van gemeentelijke taken of werkprocessen,en de toetsing van de doeltreffendheid van (delen van) programma's en paragrafen 2. In het onderzoeksplan wordt per intern onderzoek globaal aangegeven: a. het object van onderzoek; b. de reikwijdte van het onderzoek; c. de onderzoeksmethode; d. doorlooptijd van het onderzoek; e. de wijze van uitvoering. 3. In het onderzoeksplan wordt aangegeven welke middelen (capaciteit en budget) in de productenraming zijn opgenomen voor de uitvoering van onderzoeken. 4. Het onderzoeksplan wordt door het college ter kennisname naar de raad en de rekenkamer(functie) gestuurd. Artikel3.Voortgang onderzoeken Het college rapporteert in de bedrijfsvoeringparagraaf van de jaarstukken en indien daartoe aanleiding toe is in de tussentijdse rapportages over de realisatie van het onderzoeksplan. Artikel4.Rapportage en gevolgtrekking 1. De uitkomsten van een onderzoek worden vastgelegd in een rapportage. Elke rapportage bevat tenminste een analyse van de onderzoeksresultaten en - indien nodig - aanbevelingen voor verbeteringen. 2. Op basis van de resultaten van ieder onderzoek stelt het college indien nodig een plan van verbetering op. De rapportage en het plan van verbetering worden ter kennisgeving aan de raad aangeboden. Artikel5.Inwerkingtreding Deze verordening treedt in werking met ingang van 15 november 2004. Artikel8.Citeertitel Deze verordening kan worden aangehaald als: “Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Oldebroek”. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de gemeenteraad van Oldebroekop 12 oktober 2004., voorzitter , griffierToelichting op de artikelen Artikel 2. Onderzoeksplan Er wordt een scheiding aangebracht tussen onderzoeken naar de doelmatigheid en onderzoeken naar de doeltreffendheid. De onderzoeken naar de doelmatigheid betreffen onderzoeken naar de uitvoering van het beleid en het beheer van middelen. De uitvoering wordt gedaan door ten eerste de gemeentelijke organisatie, zodat deze onderzoeken zich ten eerste richten op de organisatie-eenheden van de gemeente. Een tweede ingang voor de doelmatigheidsonderzoeken is de procesgang. De onderzoeken naar de doeltreffendheid vinden plaats op basis van het in de programma’s of paragrafen van de begroting geformuleerde beleid. Dit beleid kan gehele begrotingsprogramma’s omvatten of delen daarvan. Ook kan het paragrafen van de begroting en jaarstukken of delen daarvan omvatten. De beslissing wat te onderzoeken is aan het college. Gelet op de samenhang die er is tussen de verschillende onderzoeks- en controle-instrumenten van raad en college, is het raadzaam de raad te informeren over de uit te voeren onderzoeken. Hierin voorziet het onderzoeksplan. Het onderzoeksplan moet een volledig beeld geven van de voorgenomen onderzoeken, zij het uiteraard nog globaal. De onderzoeken in het onderzoeksplan worden per onderzoek uitgewerkt. Het door het college vastgestelde onderzoeksplan wordt informatief aangeboden aan de raad. In de verordening kan worden aangegeven wat in een onderzoeksplan in ieder geval moet worden opgenomen. De onderwerpen genoemd in het tweede lid kunnen als volgt worden toegelicht:

1. a)Het object van een onderzoek wordt dusdanig omschreven dat duidelijk aangegeven is wat de afbakening van het onderzoek is. Daarbij worden bij de doelmatigheidsonderzoeken duidelijk de scheidslijnen aangegeven ten aanzien van de te onderzoeken procedures en instrumenten. Bij de doeltreffendheidonderzoeken worden duidelijk de scheidslijnen met andere beleidsvelden aangegeven.
2. b)De reikwijdte van ieder onderzoek strekt zich in beginsel uit over alle organisatie-eenheden waarvoor de gemeente bestuurlijk verantwoordelijk is of waarvan de activiteiten geheel of in belangrijke mate door de gemeente worden bekostigd. De reikwijdte kan in het onderzoeksplan worden ingeperkt door het aangeven van het te onderzoeken tijdsvak en de te onderzoeken organen, organisatie-eenheden. De reikwijdte van onderzoeken moet van te voren duidelijk worden aangegeven. Aangegeven moet worden welk tijdvak wordt onderzocht en welke organisatie-eenheden en (eventueel) niet-gemeentelijke instellingen bij het onderzoek worden betrokken.
3. c)Hier wordt aangegeven welke methoden gebruikt zullen worden (benchmarking, enquête, enzovoorts).
4. d)Een inschatting van de duur van het onderzoek, eventueel onderverdeeld in fasen.
5. e)Onderzoeken kunnen in opdracht van het college worden uitgevoerd door het ambtelijke apparaat (al of niet met inbreng van deskundigheid van derden) of door derden. Indien de ambtelijke organisatie de onderzoeken uitvoert, zullen in de onderzoeksopzet waarborgen dienen te worden ingebouwd, waarmee de onafhankelijkheid van de analyse en/of adviezen ter verbeteringen worden gegarandeerd. Artikel 6. Rapportage en gevolgtrekking Met de instelling van de onderzoeken beoogt de gemeente de transparantie van gemeentelijk handelen te vergroten en de publieke verantwoording daarover te versterken. De bevindingen van de onderzoeken worden dan ook neergelegd in rapporten voor de raad, zoals voorgeschreven in artikel 213a, tweede lid van de Gemeentewet. De rapporten dienen volgens artikel 197 tweede lid van de Gemeentewet te worden gevoegd bij de jaarrekening en het jaarverslag. Dat betreft uiteraard de verslagen die lopende het verslagjaar zijn afgerond. Dat sluit echter geenszins uit dat de raad, als hij dat wenst, de rapporten ontvangt zodra ze zijn vastgesteld. Systematische aandacht voor doelmatigheid en doeltreffendheid impliceert ook het doel om te leren, om te denken over en te streven naar verbetering, daarom is in deze verordening opgenomen dat evaluatie en aanbevelingen voor verbetering onderdeel zijn van de rapportage, en dat zo nodig door middel van een plan van verbetering het vervolgtraject moet worden ingezet. De bedrijfsvoering is een zaak van het college. Het is dan ook het college dat maatregelen moet nemen tot verbetering. Het college moet een plan van verbetering opstellen en uitvoeren. Het plan van verbetering wordt ook ter kennisgeving aan de raad gestuurd. Artikel 6. [m.z. 6] Citeertitel In dit artikel wordt de naam gegeven waarmee in gemeentelijke stukken naar deze verordening kan worden verwezen.