Archiefverordening van de gemeente Hardenberg 2001 (Hardenberg)

Archiefverordening van de gemeente Hardenberg 2001De raad van de gemeente H A R D E N B E R G: gelet op artikel 30, eerste lid, 31, 32 tweede lid van de Archiefwet 1995; b e s l u i t : vast te stellen de navolgende: Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, de aanwijzing van de archiefbewaarplaats en het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de nog niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden. (Archiefverordening) Hoofdstuk 1 (algemene bepalingen): Artikel 1 In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder: de wet de Archiefwet 1995; gemeentelijke organen de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente; de archiefbewaarplaats de door de gemeenteraad overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats; beheerder degene die ingevolge artikel 4 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht; Hoofdstuk II (de aanwijzing van de archiefbewaarplaats): Artikel 2 1.Als archiefbewaarplaats, als bedoeld in artikel 31 van de wet, wordt aangewezen: Archiefkluis in het gemeentehuis, gevestigd in perceel Stephanusplein 1 te Hardenberg; Archiefkelder in de dependance van het gemeentehuis, gevestigd in perceel Stephanusplein 3 te Hardenberg; Archiefkelders in de dependance van het gemeentehuis, gevestigd in het perceel Karel Doormanlaan 64 te Hardenberg. 2.Stukken opgenomen in een archiefbewaarplaats, die nog niet de ouderdom hebben bereikt van 20 jaar, zijn uitgesloten van openbaarheid. Hoofdstuk III (de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden): Artikel 3 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en instandhouden van de archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 2, alsmede van voldoende en doelmatige archiefruimten. Artikel 4 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de beheerder. Artikel 5 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen. Artikel 6 1.Burgemeester en wethouder dragen er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van archiefbescheiden geschiedt op een zodanige wijze dat het behoud van de bescheiden voldoende is gewaarborgd; 2.het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking kan komen. Artikel 7 Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden. Artikel 8 Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht voorschriften vast. Hoofdstuk IV (het beheer van de archiefbewaarplaats) Artikel 9 Onder de bevelen van burgemeester en wethouders is de gemeentesecretaris belast met het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en documentaire verzamelingen. Burgemeester en wethouders kunnen ter ondersteuning van de secretaris een deskundige aanwijzen, die in het bezit is van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet. Artikel 10 De gemeentesecretaris is bevoegd om in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden en documentatie op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht. Artikel 11 Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de gemeentesecretaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ten behoeve van gemeentelijke organen. Hij verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen. Artikel 12 Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, is de gemeentesecretaris bevoegd ten behoeve van derden onderzoek te doen in de archieven en verzamelingen, die in de archiefbewaarplaats berusten. Hij verstrekt daaruit aan een ieder die zulks verzoekt afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen. Artikel 13 De kosten voor het verstrekken van afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen van of uit archiefbescheiden die berusten in de archiefbewaarplaats alsmede voor onderzoekingen en andere werkzaamheden op verzoek van derden door of vanwege de gemeentesecretaris verricht, worden aan de verzoeker in rekening gebracht volgens een door de gemeenteraad bij verordening vastgesteld tarief. Alvorens de hier bedoelde werkzaamheden een aanvang nemen, wordt de verzoeker van dit tarief op de hoogte gesteld. Hoofdstuk V (slotbepalingen): Artikel 14 Met ingang van eerstgenoemde dag wordt de volgende Archiefverordeningen ingetrokken Archiefverordening van de voormalige gemeente Hardenberg vastgesteld op 25 maart 1998, nr. 7.0.

1. Archiefverordening van de voormalige gemeente Avereest vastgesteld op 19 december
2. Archiefverordening van de voormalige gemeente Gramsbergen vastgesteld op 20 mei
3. Artikel 15 Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking en werkt terug tot en met 1 januari
4. Artikel 16 Deze verordening wordt aangehaald als "Archiefverordening van de gemeente Hardenberg 2001". Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de Raad der gemeente Hardenberg van 29 augustus
5. De Raad voornoemd, De voorzitter, De secretaris. Memorie van toelichting Archiefverordening Deze model Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stb. 276 en 277) en het Archiefbesluit 1995 (Stb. 671), en dient door de gemeenteraad te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet
6. Zij bestaat in hoofdzaak uit drie gedeelten, namelijk de regeling voor de zorg, die het college van burgemeester en wethouders draagt voor de archieven van de gemeentelijke organen, het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers. Hoofdstuk III bevat een uitwerking van het begrip "zorg", dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (art. 3), is geregeld in het Archiefbesluit
7. Hoofdstuk IV regelt het beheer van de archiefbewaarplaats, dat de wet aan de gemeentesecretaris opdraagt. Hoewel dit model beperkt is tot zaken waarvoor de wet een regeling verlangt, zijn ook documentaire collecties, die in vrijwel alle gemeenten aanwezig zijn, onder de werking van de verordening gebracht. Veelal bevatten deze collecties ook archiefbescheiden en geschiedt het beheer op dezelfde wijze. Het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, die niet naar een archiefbewaarplaats zijn overgebracht, wordt in de Archiefwet 1995 bij de gemeentesecretaris gelegd, indien geen archivaris is benoemd. Met name in organisaties met meerdere beheerseenheden is het nuttig hem met dit toezicht te belasten. Na overbrenging van de archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats wordt hij immers als beheerder van de archiefbewaarplaats verantwoordelijk voor de archiefbescheiden. In alle gevallen - en met name ten aanzien van digitale archiefbescheiden - is het dan nuttig, dat hij in een eerder stadium door middel van dit toezicht kan waarborgen, dat de archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat in de archiefbewaarplaats kunnen worden opgenomen. Artikelgewijze toelichting Artikel 1 Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend. Artikel 2 De aanwijzing van een archiefbewaarplaats geschiedde voorheen veelal bij afzonderlijk besluit. De archiefbewaarplaatsen zijn fysiek herkenbaar met de aanduiding van KL gevolgd door een nummer. Artikel 3 Op 20 september 2001 is de ministeriële regeling bouw en inrichting archiefruimte en archiefbewaarplaats, in werking getreden. Artikel 4 De aanwijzing van de beheerder is opgenomen in de op grond van artikel 8 te stellen voorschriften: het hierna opgenomen Besluit Informatiebeheer. Artikel 6 De ministeriële regeling duurzaamheid archiefbescheiden is op 20 september 2001 in werking getreden waarin nadere regels staan omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 tweede lid zal op een nader bij koninklijk besluit te bepalen tijdstip in werking treden (artikel 24 tweede lid van het Archiefbesluit 1995). Zodra het gebeurt, kan het eerste lid van artikel 6 vervallen waarbij het tweede lid als enige overblijft. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting namelijk slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel achten wij dit onjuist. De gemeente heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt. Artikel 8 De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer. Voor het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden worden de voorschriften gegeven in de Archiefverordening van de gemeente Hardenberg 2001, omdat de gemeenteraad ook de gemeentesecretaris als beheerder aanwijst (artikel 10). Artikel 10 De wet draagt de gemeentesecretaris het beheer van de archiefbewaarplaats op, maar schept geen regeling ten aanzien van documentaire verzamelingen. Dit artikel draagt het beheer van de uit cultureel en historisch oogpunt gevormde documentaire verzamelingen eveneens op aan de gemeentesecretaris. Artikel 13 De wet verschaft een ieder het recht van of uit archiefbescheiden, die in een archiefbewaarplaats zijn opgeslagen, afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen te maken of op zijn kosten te doen maken. Deze verordening regelt complementair, dat de gemeentesecretaris in dit verband de nodige dienstverlening kan verrichten.