Archiefverordening Gemeente Almelo 2011 (Almelo)

Archiefverordening Gemeente Almelo 2011Gemeenteblad van Almelo Geldende tekst regelingnummer: 2445 Nr. 28 Raadsbesluit van 4 oktober 2011 houdende vaststelling van de archiefverordening 2011 ARCHIEFVERORDENING GEMEENTE ALMELO 2011 HOOFDSTUKI.Algemene bepalingen Artikel1 In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder: a.de wet: de Archiefwet 1995; b. gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b 1°, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente; c.de archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats, welke zich bij de Gemeente Almelo bevindt aan de zuidoost zijde onder het Stadhuis aan het Stadhuisplein 1 te Almelo; d.beheerder: degene die ingevolge Artikel 3 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats; e.beheereenheid: een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel, belast met de documentaire informatievoorziening; f.informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen, bewaard, geordend en geraadpleegd. HOOFDSTUKII.De zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden Artikel2 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en instandhouden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 31 van de wet, alsmede voldoende en doelmatige archiefruimten. Artikel3 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de beheerder. Artikel4 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm. Artikel5 1.Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschieden op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd. 2.Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Artikel6 Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden. Artikel7 Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats voorschriften vast in het Besluit Informatiebeheer. Artikel8 Burgemeester en wethouders doen ten minste eenmaal per twee jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. HOOFDSTUKIIIHet opnemen van niet gemeentelijke archieven in de archiefbewaarplaats Artikel9 De gemeentesecretaris is bevoegd om in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden en documentaire verzamelingen op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang wordt geacht. Alvorens deze bescheiden en verzamelingen worden opgenomen stelt de secretaris voorwaarden betreffende de goede, geordende en toegankelijke staat van de betreffende bescheiden en verzamelingen. HOOFDSTUKIVSlotbepalingen Artikel10 De Archiefverordening Gemeente Almelo 2004 wordt ingetrokken. Artikel11 Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 oktober

1. Artikel12 Deze verordening wordt aangeheeld als Archiefverordening Gemeente Almelo
2. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de gemeenteraad op 4 oktober
3. ARCHIEFVERORDENING GEMEENTE ALMELO 2011 MEMORIE VAN TOELICHTING Deze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Staatsbladen 276 en 277) en het Archiefbesluit 1995 (Staatsblad 671), en dient door de gemeenteraad te worden vastgesteld op grond van de artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid van de Archiefwet
4. Zij bestaat in hoofdzaak uit twee gedeelten, namelijk de regeling voor de zorg, die het college van burgemeester en wethouders draagt voor de archieven van de gemeentelijke organen en het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden,die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers. Hoofdstuk II bevat een uitwerking van het begrip ‘zorg’, dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (artikel 2 van deze verordening), is geregeld in het Archiefbesluit 1995 en in de Archiefregeling 2009 (Staatscourant 2010, nr. 70 + wijziging Staatscourant. 2010, nr. 17967). Hoofdstuk III regelt het opnemen van niet gemeentelijke collecties in de archiefbewaarplaats. Veelal bevatten deze collecties ook archiefbescheiden en geschiedt het beheer op dezelfde wijze. Artikelsgewijze toelichting Artikel1 Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend. Artikel2 De Archiefregeling 2009 stelt op grond van artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen. Artikel3 De aanwijzing van de beheerder is opgenomen in de op grond van artikel 7 te stellen voorschriften: het Besluit Informatiebeheer. Artikel5 De Archiefregeling stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel achten wij dit onjuist. Daarom is in het tweede lid bepaald, dat ook de te verzenden stukken aan de Archiefregeling dienen te voldoen. De gemeente heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt. Artikel7 De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer. Artikel8 Binnen één zittingsperiode verneemt de gemeenteraad op deze manier tweemaal wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden. Artikel9 De Wet draagt de gemeentesecretaris het beheer van de archiefbewaarplaats op, maar schept geen regeling ten aanzien van documentaire verzamelingen. Dit artikel draagt het beheer van de uit cultureel- en historisch oogpunt gevormde documentaire verzamelingen eveneens op aan de gemeentesecretaris.