Toelichting mandaatregeling Landerd 2012 (Landerd)

Toelichting mandaatregeling Landerd 2012Artikel0Dit artikel moet nog worden gesplitst Toelichting Mandaatregeling Landerd 2012 met mandaatregister 2012 Inleiding Het is voor bestuursorganen ondoenlijk en inefficiënt om alle bevoegdheden zelf uit te oefenen. Daarom biedt de wet onder andere de mogelijkheid om bevoegdheden te mandateren. Vanwege het grote aantal beslissingen is mandaat voor de bestuurspraktijk een onmisbaar instrument geworden. Van mandaatverlening kan worden gesproken wanneer, voor zover hier van belang, bevoegdheden door het college van burgemeester en wethouders dan wel de burgemeester worden overgedragen aan functionarissen in de ambtelijke organisatie dan wel aan een functionaris buiten de ambtelijke organisatie. Deze bestuurlijke bevoegdheden zijn opgenomen in diverse wetten dan wel gemeentelijke regelgeving. Bij mandatering worden bevoegdheden opgedragen om in naam van het college van burgemeester en wethouders respectievelijk de burgemeester besluiten te nemen. Mandaatregeling In deze mandaatregeling zijn begrippen, spelregels en randvoorwaarden opgenomen die duidelijkheid en uniformiteit moeten bieden bij de uitoefening van gemandateerde bevoegdheden. Mandaatregister Het mandaatregister maakt onderdeel uit van de mandaatregeling. In het mandaatregister is een integraal overzicht opgenomen van alle bevoegdheden die door mandaat, volmacht of machtiging afgedaan kunnen worden. Per bevoegdheid is aangegeven welke functionaris binnen de organisatie gemandateerd is en welke voorwaarden hiervoor gelden. 1. Doel mandaatregeling Landerd 2012 De “huidige” mandaatregeling Landerd is vastgesteld op 1 maart 1994. Het mandaatregister van Landerd behorend bij de mandaatregeling is voor het laatst gewijzigd in 1998. Het is dan ook noodzakelijk dat de bestaande regeling met betrekking tot mandaat worden herzien. In de nieuwe regeling wordt aangesloten bij het Visiedocument Doorontwikkeling organisatie van oktober 2011, waarbij wordt uitgegaan van integraal management en als uitgangspunt heeft te gelden dat taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zo laag mogelijk in de organisatie worden gelegd. 2. Definities Aansluiting is gezocht bij Hoofdstuk 10 van de Algemene wet bestuursrecht (hierna Awb). Besluit: een schriftelijke beslissing van een bestuursorgaan, inhoudende een publiekrechtelijke rechtshandeling; Mandaat: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen; Mandaatgever: het bestuursorgaan dat het mandaat geeft; Gemandateerde: degene die het mandaat ontvangt; Afdoeningsmandaat: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen in combinatie met ondertekeningsbevoegdheid; Ondertekeningsmandaat: de bevoegdheid een besluit, genomen door het bevoegde orgaan, te ondertekenen. Afdeling 10.1.1. van de Awb bevat de algemene bepalingen met betrekking tot mandaat. Hierin is bepaald dat een bestuursorgaan mandaat kan verlenen, tenzij bij wettelijk voorschrift anders is bepaald of de aard van de bevoegdheid zich tegen mandaatverlening verzet. Bij mandaatverlening geeft het college of de burgemeester aan een ambtenaar de bevoegdheid om namens het college een bepaalde bevoegdheid uit te oefenen. Mandaat kan ook aan derden, niet ondergeschikte functionarissen worden verleend. Anders dan bij delegatie wordt bij mandaat de verantwoordelijkheid voor de gemandateerde bevoegdheid niet overgedragen. De gemandateerde medewerker neemt het besluit en handelt in naam en onder verantwoordelijkheid van het college of de burgemeester. De besluiten die krachtens mandaat worden genomen, worden aan het college of de burgemeester formeel toegerekend. Daarom kan het college of de burgemeester ook ingrijpen waar zij dit nodig acht. Het college of de burgemeester kan altijd een verleend mandaat weer intrekken. Het college of de burgemeester kan ook voorwaarden aan de mandaatverlening stellen en daarmee het mandaat begrenzen. Het college of de burgemeester is steeds bevoegd deze voorwaarden aan te vullen of te wijzigen. Onderscheid moet worden gemaakt tussen afdoeningsmandaat en ondertekeningsmandaat. Afdoeningsmandaat verleent aan de gemandateerde de gehele bevoegdheid om te beslissen en af te doen zonder tussenkomst van het college (dit uiteraard binnen de grenzen van het verleende mandaat). Bij afdoeningsmandaat gebeurt ook de ondertekening van uitgaande stukken (brieven, besluiten) door degene die de beslissing heeft genomen. Afdoeningsmandaat houdt dus impliciet tevens het ondertekeningsmandaat in. De mandaten als opgenomen in het mandaatregister zijn alle afdoeningsmandaten. Ondertekeningsmandaat is een mandaat waarbij de gemandateerde slechts tot ondertekening bevoegd is van een door het college zelf genomen besluit. Het besluit wordt dus niet ambtelijk (in naam van het college) genomen, maar door het college zelf. Algemene regel is dat degene die het besluit neemt, het besluit ook ondertekent; de afdoening en ondertekening gaan hand in hand. In Landerd worden alle besluiten die door het college zelf worden genomen, ook door het college ondertekend (door de burgemeester en de secretaris). Hiervoor worden geen ondertekeningsmandaten verleend. Hiermee wordt in de externe uitstraling het passende gewicht gegeven aan een door het college zelf genomen besluit. 3. Mandaatregister Bij de mandaatregeling hoort een mandaatregister. Het mandaatregister is onderverdeeld in zeven kolommen. Hierbij bevat de eerste kolom het volgnummer, de tweede kolom de bevoegdheid, de derde kolom de wettelijke/juridische grondslag, de vierde kolom de mandaatgever, de vijfde kolom de gemandateerde (

1. n)de zesde kolom de ondergemandateerde (
2. n)en de zevende kolom de instructie/bijzonderheden. De onderwerpen in deze mandaatlijst zijn algemeen en op afdeling gerubriceerd. Daar waar een algemene omschrijving is gebruikt of het woord “teamleider” of “medewerker” is genoemd als gemandateerde, gaat het om de medewerker die met die taak is belast (functioneel medewerker). De omschrijvingen die in het mandaatregister onder “algemeen” zijn opgenomen gelden voor alle afdelingen, voor zover van toepassing. ‘Mandaat aan derden’ zijn bevoegdheden die worden uitgeoefend buiten de gemeente. De mandaten zijn zoveel mogelijk in volgorde van algemeen naar meer specifiek gerangschikt en per onderwerp bij elkaar. Mandaat vindt plaats binnen de regels van het bestuursrecht. Voor privaatrechtelijke handelingen (bijvoorbeeld het aangaan van overeenkomsten/convenanten of contracten) spreken we niet van mandaat maar van volmacht. 4. Vervanging gemandateerde Om de beoogde praktische werkwijze te garanderen is het noodzakelijk dat de gemandateerde kan worden vervangen. Voor de wijze waarop dit plaatsvindt, is de interne vervangingsregeling geldend. Dit betekent dat bij afwezigheid van een teamleider of medewerker deze wordt vervangen door het afdelingshoofd en bij afwezigheid van het afdelingshoofd deze wordt vervangen door zijn aangewezen plaatsvervanger, een collega MT-lid of gemeentesecretaris. 5. Spelregels Geen mandaat voor beslissingen in afwijking van bestaand beleid Het gebruik maken van de gemandateerde bevoegdheden moet gebeuren met inachtneming van de door het bestuur vastgestelde beleidsrichtlijnen en (financiële) kaders. Met andere woorden: de grenzen waarbinnen de gemandateerde bevoegdheden worden uitgeoefend moeten duidelijk zijn afgebakend. Dit kan worden bereikt door het te verlenen mandaat zo duidelijk mogelijk te omschrijven en hierbij eenduidige randvoorwaarden te stellen (bijvoorbeeld een maximering van het bedrag waarvoor mandaat wordt verleend, een verplichte afstemming met de portefeuillehouder en het duiden van de beleids- en financiële kaders). Echter, er zullen altijd grensgevallen blijven bestaan. In de mandaatregeling (artikel 4) is bepaald dat (onder)gemandateerde besluiten die afwijken van bestaand beleid ter besluitvorming aan het college moeten worden voorgelegd. Dat geldt tevens indien een aanvraag geheel of gedeeltelijk wordt afgewezen (in afwijking van bestaand beleid). Op gebied van HRM-, Arbobeleid en werving & selectie van personeel is de gemeentesecretaris gemandateerd vanwege zijn eindverantwoordelijkheid voor de (aansturing van
3. de)ambtelijke organisatie. Dit betreft mede beslissingen in afwijking van bestaand beleid. Daarom is zijn mandaat in zoverre geconditioneerd dat zijn beslissingen moeten passen binnen de door het bestuur gestelde financiële en organisatorische kaders en hierover afstemming plaatsvindt in het managementoverleg en met de portefeuillehouder(s). Afstemming met portefeuillehouder / bestuurlijke verantwoordelijkheid De portefeuillehouder is voor zijn (/haar) portefeuille bestuurlijk de eerst verantwoordelijke, naast de altijd bestaande verantwoordelijkheid van het gehele college voor het (dagelijks) bestuur van de gemeente. Deze bestuurlijke verantwoordelijkheid draagt de portefeuillehouder ook voor alle besluiten die ambtelijk krachtens een door het college aan een manager/medewerker verleend mandaat zijn genomen. Om deze bestuurlijke verantwoordelijkheid te kunnen waarmaken, moet een portefeuillehouder worden geïnformeerd over zaken die op zijn beleidsvelden spelen. Een gemandateerde ambtenaar is daarom verplicht vooraf afstemming met de portefeuillehouder te hebben over zaken die deze bestuurlijke verantwoordelijkheid raken. Dit geldt niet voor de zuiver routinematige zaken. Daarom is bij de mandatering aan ambtenaren bij diverse onderwerpen expliciet opgenomen dat voordat de ambtenaar (in mandaat) de beslissing neemt, hij vooraf afstemming dient te hebben met de portefeuillehouder. Op deze manier is de portefeuillehouder geïnformeerd en kan hij zijn visie en standpunt aangeven over een (tussen- of eind)beslissing in bijvoorbeeld een vergunning- of subsidietraject. Zoals hiervoor aangegeven, moet een ambtenaar, ook al staat dit niet expliciet in het mandaatregister erbij vermeld, zich steeds afvragen of hij in het betreffende geval zelfstandig van zijn mandaat gebruik mag maken. Waar hij dat niet helder kan bepalen, dient hij hierover overleg te hebben met zijn hoger leidinggevende en/of met de portefeuillehouder. Dit betekent ook dat er wederzijds vertrouwen moet worden opgebouwd in het samenspel van portefeuillehouder en afdelingshoofd. Aan de hand van dit overleg met de portefeuillehouder is het de gemandateerde ambtenaar die formeel de beslissing (in mandaat) neemt, dan wel de kwestie ter besluitvorming aan het college voorlegt. Alleen wanneer expliciet een mandaat aan een portefeuillehouder is verleend, is de portefeuillehouder degene die de beslissing (in mandaat) neemt. 6. Terugkoppeling Ter waarborging van de politieke alsmede de hiërarchische verantwoordelijkheid zal in bepaalde gevallen terug moeten worden gekoppeld. Terugkoppeling kan plaatsvinden in het overleg met de betrokken portefeuillehouder of in het werkoverleg.