Archiefverordening gemeente Hengelo 2009 (Hengelo)

Archiefverordening gemeente Hengelo 2009De raad van de gemeente Hengelo, gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 16 juni 2009, gelet op de artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid van de Archiefwet 1995 besluit vast te stellen ARCHIEFVERORDENING GEMEENTE HENGELO 2009 Verordening betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad inzake de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. HOOFDSTUKI- ALGEMENE BEPALINGEN Artikel1 In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder: de wet: de Archiefwet 1995; gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente; de archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats; beheerder: degene die ingevolge Artikel 3 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats. HOOFDSTUKII- DE ZORG VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VOOR DE ARCHIEFBESCHEIDEN Artikel2 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en in stand houden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 31 van de wet alsmede voldoende en doelmatige archiefruimten. Artikel3 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de beheerder(s). Artikel4 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm. Artikel5 1.Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschieden op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd. 2.Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of (een) andere belanghebbende(n), van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Artikel6 Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden. Artikel7 Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats voorschriften vast. Artikel8 Burgemeester en wethouders doen tenminste éénmaal per twee jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. HOOFDSTUKIII- SLOTBEPALINGEN Artikel9 De Archiefverordening gemeente Hengelo 1969 wordt ingetrokken. Artikel10 Deze verordening treedt in werking met ingang van de eerste dag van de maand, volgende op die waarin de bekendmaking heeft plaatsgevonden. Artikel11 Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening gemeente Hengelo

1. Vastgesteld door de raad van Hengelo in de vergadering van 15 september 2009.Vastgesteld door burgemeester en wethouders van Hengelo op 16 juni 2009.Toelichting ALGEMENE TOELICHTINGDe Archiefverordening Gemeente Hengelo 2009 sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stb. 276 en 277) en het Archiefbesluit 1995 (Stb. 671), en dient door de gemeenteraad te worden vastgesteld op grond van de artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid van de Archiefwet
2. De verordening regelt de zorg die het college van burgemeester en wethouders draagt voor de archieven van de gemeentelijke organen en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. De verordening is niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers. De Archiefverordening Gemeente Hengelo 2009 vervangt de Archiefverordening uit
3. De verordening is aangepast aan de Wet dualisering gemeentelijke medebewindsbevoegdheden, die met ingang van 8 maart 2006 in werking is getreden. Vanaf die datum is niet langer de gemeenteraad bevoegd om de archivaris te benoemen en de archiefbewaarplaats aan te wijzen. Deze bevoegdheden berusten bij het college van burgemeester en wethouders. Dit heeft onder andere tot gevolg dat het hoofdstuk over de archiefbewaarplaats in de Archiefverordening uit 1969 is overgeheveld naar het Besluit informatiebeheer gemeente Hengelo
4. De Archiefverordening Gemeente Hengelo 2009 is gebaseerd op het model ‘Archiefverordening voor gemeenten zonder archivaris’ van het Landelijk Overleg Provinciale Archiefinspecteurs (LOPAI). TOELICHTING PER ARTIKELArtikel 2De ministeriële Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen (Nederlandse Staatscourant nr. 180 d.d. 18 september 2001, verbeterd in nr. 209 d.d. 29 oktober 2001) stelt op grond van artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen. Artikel 3De aanwijzing van de beheerder(s) is opgenomen in het Besluit informatiebeheer gemeente Hengelo
5. Als beheerder is aangewezen de algemeen directeur. Artikel 5De ministeriële Regeling duurzaamheid archiefbescheiden (Nederlandse Staatscourant nr. 180 d.d. 18 september 2001) stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. Daarom is in het tweede lid bepaald, dat ook de te verzenden stukken aan de genoemde Regeling dienen te voldoen. Artikel 7De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit informatiebeheer gemeente Hengelo
6. Artikel 8In het belang van een goede informatievoorziening en mede in relatie tot de steeds verdergaande digitalisering is het wenselijk om de gemeenteraad eenmaal per twee jaar te rapporteren over de archiefzorg, het archiefbeheer en de toezicht daarop.