Verordening voortgangsgesprekken burgemeester en raad 2012De raad van de gemeente Oldambt; overwegende, dat het in het kader van het goed functioneren van het openbaar bestuur wenselijk is dat de burgemeester en de raad jaarlijks met elkaar spreken over het functioneren van de burgemeester en de raad, als zodanig en wederkerig; overwegende, dat het in het kader van een zorgvuldig personeelsbeleid wenselijk is dat de burgemeester jaarlijks van de gemeenteraad te horen krijgt hoe over zijn functioneren wordt gedacht; gelet op de artikelen 147 en 149 van de Gemeentewet; b e s l u i t : vast te stellen de navolgende verordening: Artikel1Begripsomschrijvingen In deze verordening wordt verstaan onder: a. gesprek: voortgangsgesprek namens de raad met de burgemeester; b. klankbordgesprek: functioneringsgesprek namens de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties met de burgemeester; c. commissie: de commissie bedoeld in artikel 2; d. adviseurs: wethouder(
- s)en gemeentesecretaris die de commissie op verzoek van informatie voorzien; e. commissaris: commissaris van de Koningin in de provincie. Artikel2Algemene bepalingen 1De raad stelt een commissie in, die gesprekken voert met de burgemeester. 2De commissie voert jaarlijks gesprekken. Artikel3Procedure en tijdschema 1De griffier agendeert en organiseert de gesprekken. 2In de ambtsperiode wordt jaarlijks een gesprek gevoerd, in voorkomend geval vier weken voorafgaand aan het klankbordgesprek dat de commissaris van de Koningin met de burgemeester voert. 3De griffier onderhoudt de contacten met het Kabinet van de commissaris van de Koningin. Artikel4Samenstelling commissie 1De commissie bestaat uit alle fractievoorzitters. 2Plaatsvervangende leden worden niet benoemd. 3De commissie laat zich bijstaan door de griffier. 4De commissie kan zich laten informeren door wethouder(
- s)en gemeentesecretaris. Over alle andere door de commissie te raadplegen personen wordt door de commissie in overleg met de burgemeester met eenstemmigheid besloten. 5De commissie kan zich laten bijstaan door een externe adviseur. Artikel5Voorzitterschap van de commissie 1De commissie wijst uit haar midden een van de leden aan als voorzitter. 2De voorzitter leidt het gesprek. 3De voorzitter treedt, voor zover nodig, op als woordvoerder. Artikel6Geheimhouding 1De commissie legt in elke vergadering en in elk gesprek, met toepassing van artikel 86 van de Gemeentewet, geheimhouding op over het behandelde tijdens de vergadering c.q. het gesprek en de inhoud van de verslagen. 2De voorzitter ziet erop toe dat aan het gestelde in het vorige lid wordt voldaan. 3Betrokkenen voorkomen dat op enigerlei wijze de vertrouwelijkheid en geheimhouding in gevaar komen. In de voorbereiding kunnen betrokkenen daarom alleen gebruik maken van eigen kennis en ervaring, van openbare bronnen en van voor dit doel vertrouwelijk verkregen informatie van adviseurs c.q. door de commissie te raadplegen personen; dit met inachtneming van artikel 4 lid 4. Het op andere wijze inwinnen van inlichtingen of informatie of overleg met derden is uitgesloten. Het inwinnen van inlichtingen of informatie bij personen als bedoeld in artikel 4 lid 4, vindt altijd plaats in aanwezigheid van de voorzitter van de commissie. 4De commissie en haar leden verstrekken geen inzage in de verslagen noch informatie daarover en over het behandelde tijdens de gesprekken, aan raadsleden die geen lid zijn van de commissie, noch aan anderen, behoudens het bepaalde in artikel 7, lid 1 en artikel 9, lid 4. 5De commissie noch de raad zal de geheimhouding waartoe het eerste lid verplicht, opheffen. 6De commissie treft een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van documenten, het voeren van de correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gebreken. 7De geheimhoudingsplicht blijft na ontbinding van de commissie van kracht. 8Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de griffier, de adviseurs en een eventuele externe adviseur. Artikel7Voorbereiding gesprek 1De leden van de commissie en de burgemeester krijgen de gelegenheid om, voor zover van toepassing, het voorgaande verslag in te zien. 2De leden van commissie en de burgemeester krijgen de gelegenheid om bespreekpunten aan te leveren. 3Uiterlijk twee weken voor het gesprek ontvangen de leden van de commissie en de burgemeester namens de voorzitter een schriftelijke uitnodiging; die bevat in ieder geval plaats, tijdstip, agenda en bespreekpunten. 4Een betrokkene die niet in staat is het gesprek bij te wonen, deelt dit tijdig mee. 5Bij verhindering van meer dan twee leden van de commissie zorgt de griffier voor een nieuwe afspraak. Artikel8Het gesprek 1De bijeenkomsten van de commissie en het gesprek met de burgemeester vinden plaats in beslotenheid. 2Tijdens het gesprek hebben zowel de leden van de commissie als de burgemeester de mogelijkheid hun mening over en ervaringen met de geagendeerde bespreekpunten toe te lichten. 3Uitgangspunt bij het gesprek vormen de profielschets waarop de burgemeester is benoemd en de afspraken die in het voorafgaande gesprek zijn gemaakt. 4Het gesprek bestaat uit een gedeelte dat gaat over het functioneren van de burgemeester en een gedeelte dat onder meer betrekking heeft op het functioneren van de raad. 5De volgende onderwerpen worden tijdens het gesprek besproken: a. de burgemeester als voorzitter van de raad en zijn rol in het presidium of overleg met de fractievoorzitters; b. de burgemeester als voorzitter van het college; c. de burgemeester in het proces van dualisme; d. de burgemeester als coördinator van beleid, kwaliteitsbewaker met toepassing van artikel 170 Gemeentewet; e. de burgemeester die invulling geeft aan het functioneren van de zogeheten driehoek van burgemeester, gemeensecretaris en griffier; f. de burgemeester die invulling geeft aan zijn eigen portefeuille, met name de handhaving van de openbare orde en veiligheid; g. de burgemeester en zijn contacten met de inwoners, organisaties en bedrijven; h. de burgemeester als ambassadeur en gezicht van de gemeente in de regio, de provincie, het rijk en Europa; i. de burgemeester en zijn contacten met ambtenaren, met name de gemeentesecretaris, de griffier en het management van de gemeentelijke organisatie; j. de burgemeester en zijn nevenfuncties en integriteit; k. de burgemeester en zijn, aan de profielschets gerelateerde, competenties; l. verwachtingen over en weer gelet op ontwikkelingen die gaande zijn, verwacht worden c.q. nodig zijn. Artikel9Verslaglegging 1Door de griffier wordt het verslag in conceptvorm in drievoud opgesteld en door de voorzitter van de commissie en de burgemeester door ondertekening vastgesteld. 2Het verslag bevat de feitelijke gegevens van de tijd, plaats en rol van de aanwezigen bij het gesprek. Er wordt melding gemaakt van eventueel geraadpleegde personen. 3Het verslag geeft een duidelijk en feitelijk beeld van het besprokene. Het verslag kan conclusies, aandachtspunten en actiepunten die betrekking hebben op het functioneren van de raad, verbijzonderen van conclusies, aandachtspunten en actiepunten die betrekking hebben op het functioneren van de burgemeester. 4Een verslag dat niet kan worden vastgesteld wordt door de burgemeester en door de voorzitter van de commissie voor gezien getekend. De mogelijkheid bestaat met aller instemming een aanhangsel aan het verslag toe te voegen. Artikel10Archivering De commissie kan zich laten bijstaan door een externe gespreksleider. Artikel11Inwerkingtreding Deze verordening treedt in werking op 1 oktober 2012. Artikel12Citeertitel Deze verordening kan worden aangehaald als de ‘Verordening voortgangsgesprekken burgemeester en raad 2012’. Aldus vastgesteld in de vergadering van de raad van de gemeente Oldambt op 26 september 2012.De raad van de gemeente Oldambt,griffier, voorzitter,Pieter Norder Pieter Smit