Instructie voor de griffier (Raalte)

Instructie voor de griffierDe raad van de gemeente Raalte, gelezen het voorstel van het presidium van 27 augustus 2012 gelet op artikel 83, eerste lid, de artikelen 107 tot en met 107e, artikel 156 van de Gemeentewet en afdeling 10.1.2 van de Algemene wet bestuursrecht; BESLUIT: vast te stellen de instructie voor de griffier: Hoofdstuk1Begripsbepalingen Artikel1:1 In deze instructie wordt verstaan onder: griffier: de op grond van artikel 107 Gemeentewet door de raad benoemde functionaris; griffie: de organisatie die valt onder de verantwoordelijkheid van de raad, bestaande uit de griffier en de onder zijn verantwoordelijkheid functionerende ambtenaren; werkgeverscommissie: een door de raad op grond van artikel 83 van de Gemeentewet ingestelde commissie waaraan de werkgeversfunctie van de griffie(r) is gedelegeerd; agendacommissie: een door de raad ingesteld overleg ten behoeve van het voorbereiden van de agenda’s van de raad (en de raadscommissies); termijnagenda: planning- en sturingsinstrument voor (strategische) agendering van (meerjarige) beleidsprioriteiten en beleidsvoorstellen van de raad. Hoofdstuk2Instructie voor de griffier Artikel2:1TAAK EN BEVOEGDHEDEN 1De griffier verleent advies en bijstand aan de raad, zijn leden en alle door de raad ingestelde commissies, werkgroepen en overige organen en draagt zorg voor de logistieke, procedurele en procesmatige voorbereiding en nazorg van de vergaderingen daarvan; 2De griffier is verantwoordelijk voor het ontwikkelen, innoveren en bewaken van procedures en processen ten behoeve van besluitvorming door de raad. Artikel2:2LEIDINGGEVEN EN MANAGEMENT 1De griffier is eindverantwoordelijk functionaris en geeft hiërarchisch leiding aan medewerkers van de griffie. 2De griffier geeft functioneel leiding aan medewerkers van de ambtelijke organisatie die verantwoordelijk zijn voor ondersteuning van de raad en/of uitvoering van verzoeken om ambtelijke bijstand. 3De griffier geeft functioneel leiding aan externe bureaus of inhuurkrachten die ten behoeve van de raad werkzaamheden uitvoeren. 4De griffier rapporteert jaarlijks aan de raad over de (uitvoering van) activiteiten van de griffie. 5De griffier beheert de budgetten van de raad en de griffie, signaleert budgetoverschrijdingen en adviseert de raad over de wijze van omgaan hiermee. 6De griffier is bestuurder in de zin van de Wet op de Ondernemingsraden en regelt in overleg met de werkgeverscommissie en de medewerkers van de griffie de medezeggenschap voor de griffie. Artikel2:3BESTUURLIJK EN AMBTELIJK OVERLEG 1De griffier heeft periodiek overleg met de werkgeverscommissie over de invulling van de werkgeversrol door de raad. 2De griffier heeft periodiek afstemmingsoverleg met de burgemeester en de secretaris. 3De griffier en de secretaris hebben periodiek overleg over de planning en uitvoering van de termijnagenda, de kwaliteit van het bestuurlijk besluitvormingsproces, het afhandelen van verzoeken om ambtelijke bijstand en het nakomen van afspraken tussen raad en college. 4De griffier overlegt met de gemeentelijke accountant over de controle op de jaarrekening. 5De griffier vertegenwoordigt zo nodig de raad in externe overlegsituaties. Artikel2:4AGENDERING 1De griffier ondersteunt de agendacommissie bij het opstellen van de voorlopige agenda van vergaderingen van de raad (en de raadscommissies). 2De griffier adviseert de agendacommissie bij het opstellen van de termijnagenda van de raad. 3De griffier adviseert de agendacommissie of een ingediend voorstel rijp is voor agendering in de raad en controleert daartoe de voorstellen van de raad. Artikel2:5BESTUURLIJKE BESLUITVORMING 1De griffier adviseert de raad over de vergaderwijze, doet voorstellen voor verbetering van procedures en draagt zorg voor de invoering van nieuwe of aangepaste werkprocessen. 2De griffier stimuleert de ontwikkeling van vaardigheden van raadsleden ten behoeve van een effectieve besluitvorming. 3De griffier bewaakt de scheiding van rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokken actoren bij het besluitvormingsproces, spreekt betrokkenen hierop aan en draagt bij aan een uitgebalanceerde positiebepaling van de raad. 4De griffier bewaakt de tijdigheid van de informatieverstrekking door het college en de burgemeester. 5De griffier bewaakt de uitvoering van raadsbesluiten en de afdoening van moties, amendementen, initiatiefvoorstellen en het nakomen van afspraken en toezeggingen door het college. Artikel2:6ONDERZOEK 1De griffier draagt desgevraagd zorg voor ondersteuning van de rekenkamerfunctie, die de raad kan instellen op grond van artikel 81oa van de Gemeentewet. 2De griffier draagt zorg voor de ondersteuning van een onderzoekscommissie, die de raad kan instellen op grond van artikel 155a van de Gemeentewet. 3De griffier draagt zorgt voor ondersteuning van door leden van de raad gewenste onderzoeken, anders dan bedoeld in artikel 155a Gemeentewet. Artikel2:7COMMUNICATIE EN VOORLICHTING 1De griffier adviseert de raad over de invulling en uitvoering van het communicatiebeleid van de raad. 2De griffier is verantwoordelijk voor de publicatie en ter inzage legging van raadsbesluiten en de agenda’s en verslagen van vergaderingen van de gemeenteraad en de raadscommissies. 3De griffier geeft voorlichting aan burgers over het spreekrecht en het indienen van burgerinitiatieven. 4De griffier draagt, op verzoek van de raad, zorg voor de organisatie van een informatiebijeenkomst, hoorzitting en inspraakavond, zoals bedoeld in afdeling 3.4 van de Algemene wet bestuursrecht. Artikel2:8VERHINDERING EN VERVANGING 1Indien de griffier meer dan 14 dagen verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij daarvan tijdig mededeling aan de werkgeverscommissie. 2Bij verhindering of afwezigheid wordt de griffier vervangen door een daartoe door de raad aangewezen plaatsvervanger. Hoofdstuk3Slotbepalingen Artikel3:1 In gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de griffier voor zover nodig overleg met de voorzitter van de werkgeverscommissie. Artikel3:2 Deze instructie kan worden aangehaald als ‘Instructie voor de griffier van de gemeente Raalte' Artikel3:3 Deze instructie treedt in werking op 1 oktober 2012. De Instructie griffier gemeente Raalte 2003 vervalt met ingang van 1 oktober 2012. Aldus besloten door de raad in zijn openbare vergadering van 27 september 2012 griffier, voorzitter, drs. J.B. Zijlstra P.A. Zoon