Privacyreglement Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens 2012 (Harderwijk)

Privacyreglement Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens 2012 Burgemeester en wethouders van de gemeente Harderwijk; gelet op de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens en de Verordening GBA 2008; besluiten: vast te stellen het volgende: Privacyreglement Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens 2012 Artikel1Begripsbepalingen Dit reglement verstaat onder: GBA: de Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens; wet: de Wet GBA; verordening: de Verordening Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens 2008 van de gemeente Harderwijk; autorisatiebesluit:een besluit van de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties als bedoeld in artikel 91, eerste lid, van de wet over de systematische verstrekking van persoonsgegevens aan buitengemeentelijke afnemers uit de GBA-V of uit de basisadministraties van andere gemeenten; verantwoordelijke: het college van burgemeester en wethouders; beheerder: degene die op grond van de Beheerregeling GBA is aangewezen (i.e. afdelingshoofd Dienstverlening); ingeschrevene: degene ten aanzien van wie een persoonslijst (het geheel van gegevens over één persoon) als bedoeld in artikel 1 van de Wet, in de GBA van de gemeente is opgenomen; afnemer: bestuursorgaan als bedoeld in artikel 1:1 van de Algemene wet bestuursrecht; binnengemeentelijke afnemer: iedere afnemer die een taak uitvoert onder de verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Harderwijk. buitengemeentelijke afnemer: elke andere afnemer dan een binnengemeentelijke afnemer; derde: elke andere persoon, of instelling dan een afnemer en de ingeschrevene; GBA-V: staat voor GBA-Verstrekkingen. Het is één centrale, landelijke database en bevat alle persoonslijsten die in de GBA’s zijn ingeschreven. terugmelding: de verplichte melding van (binnengemeentelijke) afnemers aan de beheerder van de GBA bij gerede twijfel aan de juistheid van de, in de GBA opgenomen authentieke gegevens; authentiek gegeven: een in de GBA opgenomen gegeven dat op grond van artikel 3a van de wet als authentiek is aangemerkt. In artikel 58a van het Besluit GBA (juncto bijlage 1d Besluit GBA) wordt vermeld welke gegevens hiermee worden bedoeld; autorisatieprofiel: specifieke toekenning van een bepaalde set GBA gegevens aan gebruikers, noodzakelijk voor het uitvoeren van een publiekrechtelijke taak, (of een door het gemeentebestuur opgedragen taak, met een publiekrechtelijk karakter); gebruikersprofiel: een afgeschermd gedeelte van de GBA applicatie, gebaseerd op de specifieke taak/functie van de betreffende medewerker. DDS: staat voor datadistributiesysteem en maakt het mogelijk GBA gegevens te verstrekken aan applicaties door middel van een koppeling tussen deze applicatie en de GBA applicatie. DDS verzorgt zowel de fysieke opslag van de GBA gegevens als de distributie van deze gegevens. Artikel2Beheer van de GBA 1.De beheerder van de GBA is de functionaris die is aangewezen op grond van artikel 2 lid 1 van de Beheerregeling GBA

1. 2.De beheerder is bevoegd nadere invulling te geven aan de: (te leggen) verbanden met andere gemeentelijke registraties, zoals bedoeld in artikel 4; (rechtstreekse) toegang tot de GBA middels andere geautomatiseerde toepassingen; verstrekkingen, zoals bedoeld in de artikelen 6, 7, 8 en
2. Artikel3Verplicht gebruik authentiek gegeven en terugmeldplicht 1.Met inachtneming van het bepaalde in de artikelen 4, 5 en 6, worden tenminste de authentieke gegevens verstrekt aan binnengemeentelijke afnemers die deze gegevens nodig hebben voor de vervulling van hun taken, zodanig dat zij aan hun verplichtingen krachtens de artikelen 3b en 62 van de wet kunnen voldoen. 2.Een binnengemeentelijke afnemer die gerede twijfel heeft over de juistheid van een authentiek gegeven dat hij verstrekt heeft gekregen uit de GBA, GBA van andere gemeenten of GBA-V is verplicht hiervan mededeling te doen aan de beheerder. 3.Een binnengemeentelijke afnemer die gerede twijfel heeft over de juistheid van een gegeven dat hij verstrekt heeft gekregen uit de GBA, GBA van andere gemeenten of GBA-V doet hiervan mededeling aan de beheerder. Artikel4Verbanden met andere gemeentelijke registraties 1.Op grond van artikel 96 van de wet, met het oog op het met elkaar in verband brengen van verwerkingen van persoonsgegevens, kunnen gegevens uit de GBA worden verstrekt. Aan de in de bijlage bij artikel 4 genoemde afdelingen worden vermelde gegevens verstrekt ten behoeve van de daarbij aangegeven doelen. 2.In het geval de gegevens bedoeld in lid 1 worden verstrekt middels een DDS, blijft de GBA bronhouder van deze gegevens. Bij verstrekking van deze gegevens aan andere applicaties blijft de wet van toepassing op deze gegevens. Artikel5Rechtstreekse toegang tot de GBA 1.Rechtstreekse toegang tot de GBA hebben: de beheerder en de door hem aangewezen medewerkers van de afdeling Dienstverlening, die in de bijlage bij artikel 5 zijn vermeld; met inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de wet, door de beheerder aangewezen binnengemeentelijke afnemers, die in de bijlage bij artikel 5 zijn vermeld, ten behoeve van de daarbij aangegeven taken, voor wat betreft de daarbij vermelde autorisatieprofielen. 2.De in de bijlage bij artikel 5 genoemde medewerkers van binnengemeentelijke afnemers hebben rechtstreekse toegang tot de GBA-V, voorzover zij daartoe zijn geautoriseerd op grond van het autorisatiebesluit. Artikel6Systematische verstrekking aan binnengemeentelijke afnemers Met inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de wet kunnen gegevens uit de GBA systematisch worden verstrekt. Aan de in de bijlage bij artikel 6 genoemde afdelingen worden gegevens verstrekt ten behoeve van de daarbij aangegeven doelen en de daarbij vermelde gegevens. Artikel7Systematische verstrekking aan instanties die geen binnengemeentelijke afnemers zijn 1.Op grond van artikel 100, lid 1 onder a van de wet kunnen gegevens uit de GBA systematisch worden verstrekt aan instellingen en voorzieningen voor gezondheidszorg en maatschappelijke dienstverlening. Met inachtneming van artikel 100, lid 2 worden aan de in de bijlage bij artikel 7 vermelde instellingen en voorzieningen, gegevens uit de GBA systematisch verstrekt ten behoeve van de daarbij aangegeven doelen en de daarbij vermelde gegevens. 2.Voorafgaand aan de verstrekking in het eerste lid wordt afgewogen, of: de verstrekking noodzakelijk is en de persoonlijke levenssfeer niet onevenredig wordt geschaad, waarbij wordt nagegaan, of de verstrekking: wordt gerechtvaardigd door een dringende maatschappelijke behoefte en in een juiste verhouding staat tot het doel waarvoor de gegevens worden gevraagd en of dit doel niet op een minder ingrijpende wijze kan worden bereikt. Artikel8Overige verstrekkingen Met inachtneming van artikel 100 tweede lid van de wet kunnen, in andere gevallen dan bedoeld in de artikelen 98 en 99 van de wet, op schriftelijk verzoek gegevens worden verstrekt. Aan de in de bijlage bij artikel 8 vermelde overige verzoekers worden gegevens verstrekt uitsluitend voor de daarbij aangegeven doelen. Voorafgaand aan de verstrekking in het eerste lid wordt afgewogen, of: de verstrekking noodzakelijk is en de persoonlijke levenssfeer niet onevenredig wordt geschaad, waarbij wordt nagegaan, of de verstrekking: wordt gerechtvaardigd door een dringende maatschappelijke behoefte en in een juiste verhouding staat tot het doel waarvoor de gegevens worden gevraagd en of dit doel niet op een minder ingrijpende wijze kan worden bereikt. Artikel9Telefonische verstrekking aan afnemers en derden 1.Aan binnengemeentelijke afnemers kunnen op telefonisch verzoek incidenteel gegevens worden verstrekt als: er geen twijfel is dat het verzoek afkomstig is van een binnengemeentelijke afnemer en de gegevens nodig zijn voor de vervulling van de taken van de betreffende binnengemeentelijke afnemer 2.Aan buitengemeentelijke afnemers, verplichte derden, als bedoeld in artikel 98 van de wet, en andere gemeenten worden telefonisch slechts in bijzondere omstandigheden, ter beoordeling van de beheerder, inlichtingen verstrekt. Artikel10Privacy bescherming van de GBA gegevens 1.De verkregen GBA-gegevens mogen uitsluitend worden gebruikt voor de uitvoering van de bij wet of door het gemeentebestuur opgedragen taken. 2.De richtlijnen van de beheerder met betrekking tot beveiliging en bescherming van de persoonlijke levenssfeer moeten opgevolgd worden. Artikel11Beveiliging De beheerder treft ten behoeve van de technische en organisatorische beveiliging de maatregelen als vermeld in het vastgestelde Beveiligingshandboek Publiekszaken. Artikel12Slotbepalingen 1.Dit reglement kan worden aangehaald als Privacyreglement GBA 2012 gemeente Harderwijk. 2.Dit reglement treedt op 10 oktober 2012 in werking. 3.Het Privacyreglement GBA 2010 van de gemeente Harderwijk wordt ingetrokken, op de dag van inwerkingtreding van het Privacyreglement GBA
3. Aldus besloten in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van 9 oktober 2012.Burgemeester en wethouders van Harderwijk,Secretaris, BurgemeesterBijlage bij artikel 4 Aan: afdeling Concernondersteuning Doel: Bijhouding van de administratie van de gemeentelijke geldschulden (Boekhouding). Gegevens: van iedere ingezetene van de gemeente Harderwijk worden de volgende gegevens verstrekt: BSN, naamsgegevens, geboortegegevens, adresgegevens, geslacht, naamgebruik, indicatie geheim, burgerlijke staat, datum sluiting en/of ontbinding van huwelijk of partnerschapregistratie, nationaliteitsgegevens en overlijdensgegevens. Aan: afdeling Beheer Openbare Ruimte Doel: Bijhouding van de begraafplaatsadministratie. Gegevens: van personen, rechthebbende van een graflocatie worden de volgende gegevens verstrekt: A-nummer en BSN, naamsgegevens, geboortegegevens, adresgegevens, geslacht, naamgebruik, burgerlijke staat, indicatie geheim, overlijdensgegevens. Aan: afdeling Beheer Openbare Ruimte Doel: Bijhouding van meldingen aan Snel Herstel Verstrekking: van iedere melding die Snel Herstel ontvangt wordt van de melder de volgende gegevens verstrekt: A-nummer en BSN, naamsgegevens, geboortegegevens, adresgegevens, geslacht. Aan: afdeling Dienstverlening sectie WMO Doel: Bijhouding van de cliëntenadministratie van WMO. Verstrekking: van personen die een voorziening aanvragen worden de volgende gegevens verstrekt: A-nummer en BSN, naamsgegevens, geboortegegevens, adresgegevens, geslacht, burgerlijke staat, naamgebruik, indicatie geheim, datum sluiting en/of ontbinding van huwelijk of partnerschapregistratie, overlijdensgegevens, nationaliteit, verblijfstitel, onderzoeksgegevens.. Aan: afdeling Dienstverlening Doel: Aanbieden van elektronische dienstverlening. Verstrekking: van iedere inwoner van de gemeente Harderwijk worden de volgende gegevens verstrekt: A-nummer en BSN, naamsgegevens, geboortegegevens, adresgegevens, geslacht, indicatie geheim, overlijdensgegevens Aan: afdeling Concernondersteuning Doel: Archiefbeheer en documentbeheer. Ondersteuning van verschillende publiekrechtelijke taken. Verstrekking: van personen die schriftelijk in contact staan met de gemeente Harderwijk worden de volgende gegevens verstrekt: BSN, naamsgegevens, geboortegegevens, adresgegevens, geslacht, naamgebruik, overlijdensgegevens. Aan: afdeling Ruimte Doel: Administratie tbv WABO vergunningen Verstrekking: van een belanghebbende rondom de aanvraag van een WABO-vergunning van de gemeente Harderwijk worden de volgende gegevens verstrekt: A-nummer en BSN, naamsgegevens, geboortegegevens, adresgegevens, geslacht, naamgebruik nationaliteit, indicatie geheim, burgerlijke staat, overlijdensgegevens. Aan: afdeling Vastgoed & Wonen Doel: Binnengemeentelijke dienstverlening; Hierbij is het adres, of gegevens over het adres, nodig voor het uitvoeren van de taak, waarbij bewonersgegevens vanuit die taak van belang zijn. Gegevens: van een woonadres iedere ingezetene van de gemeente Harderwijk worden de volgende gegevens verstrekt: Burgerservicenummer, naamsgegevens, geboortegegevens, adresgegevens, geslacht, indicatie geheim., Aan: afdeling Concernondersteuning Doel: Belastingenadministratie (Heffingen en Inningensysteem) Gegevens: van iedere belastingplichtige voor de gemeente Harderwijk worden de volgende gegevens verstrekt: A-nummer en BSN, naamsgegevens, geboortegegevens, adresgegevens, geslacht, indicatie geheim, overlijdensgegevens, naamgebruik, burgerlijke staat, huwelijksgegevens, Bijlage bij artikel 5 Lid 1 sub a Sectie burgerzaken Taak/functie Gebruikersprofiel P. de Moor Beheerder GBA Backoffice C. Olofsen Teamleider Stadswinkel Frontoffice TL I. Noordijk Beleidsmedewerker Publiekszaken Beheer D.Timmer GBA-specialist Backoffice J. Klein Nagelvoort GBA-specialist Backoffice D. Kroon GBA-specialist Backoffice M. Lakeman Applicatiebeheerder Dienstverlening (Buza) Beheer T. Faber Applicatiebeheerder Dienstverlening (WMO) Beheer M Hoogerwaard Allround frontoffice medewerker + ABS Frontoffice TL N. Götte Allround frontoffice medewerker + ABS Balie Allround N. Kluijs Allround frontoffice medewerker + ABS Balie Allround M. Kroon Allround frontoffice medewerker + ABS Balie Allround D. van Rosmalen Allround frontoffice medewerker + ABS Balie Allround S. Janse Allround frontoffice medewerker + ABS Balie Allround I. Faber Allround frontoffice medewerker + ABS Balie Allround E. Fieten Allround frontoffice medewerker Balie Allround K. van de Kamp Allround frontoffice medewerker Balie Allround K. Polderman Allround frontoffice medewerker (Zeewolde) Balie Allround K. Vreeken Allround frontoffice medewerker (Zeewolde) Balie Allround L. Bras Allround frontoffice medewerker (Zeewolde) Balie Allround I. Karssen Gastvrouw Balie Afgifte F. van Bijsteren Receptioniste Balie Afgifte E. Schrover Receptioniste Balie Afgifte A. Vrijhof Uitreikbalie Balie Afgifte K. Kuijpers Uitreikbalie Balie Afgifte K. Sariaslan Uitreikbalie Balie Afgifte J. Nijhuis Uitreikbalie Balie Afgifte Lid 1 sub b Afdeling Taak Autorisatieprofiel Beheer Openbare Ruimte Algemeen controleur/opsporing en opmaken van proces-verbaal Derden Adressering nota's nav meldingen Snel Herstel Derden Handhaven afvalstoffen verordening Derden meer + Bijhouden begraafplaatsadministratie Derden plus Bestuursondersteuning Uitvoeren werkzaamheden collegesecretariaat Derden plus Concernondersteuning Bijhouden belastingenadministratie Derden uitgebreid Uitvoeren OZB/WOZ Derden uitgebreid Bijhouden financiële administratie Derden meer Debiteuren/Crediteuren administratie Derden uitgebreid Medewerkster verzekeringen Derden uitgebreid Bijhouden personeelinformatie- en salarisadministratie Derden uitgebreid Samenleving Jeugdsportsubsidie en – stimulering Derden Ruimte Handhaving permanente bewoning Derden alles Handhaven Wet milieubeheer Derden Stadswinkelier BZ Derden Inventarisatie buitengebied bestemmingsplan buitengebied Derden meer Bijhouden kadastraal systeem Derden meer Wet voorkeursrecht gemeenten Derden alles Registratie woningzoekende Derden alles Publiekszaken Uitvoering WMO Derden meer + Verstrekken beperkt gegevens Callcenter Callcenter Vergunningen APV Derden Lid 2 Afdeling Medewerker Autorisatieprofiel Concernondersteuning Emmy Breunesse F&C Min Jennie Koers Janine Pannen Bernardo van de Bunte F&C Mid Do Orie Ferdi Wind Giselle Straatman Ria Rijnberk Sophia de Groot Yvonne van Schaik Dienstverlening Ditty Timmer Puza Mid + Piva-V mid Diana Kroon Dorien van Rosmalen Everlien Fieten Irina Faber Jan Klein Nagelvoort Coby Olofsen Netty Kluijs Klazien van de Kamp Marianne Kroon Marjanne Hoogerwaard Nienke Götte Sylvia Janse Inge Noordijk Ans Vrijhof WMO Min Jeanette Nijhuis Karin Kuipers Kadriye Sariaslan Vastgoed & Wonen Latifa Oumahssane V&W Min Sükran Koç-Kirmiziyuz Bijlage bij artikel 6 Aan de onderstaande binnengemeentelijke afdelingen worden periodiek mutatielijsten verstrekt. De volgende mutatielijsten zijn te noemen: A. naam-, adres- en geboortegegevens van personen, waarvan er iets is veranderd in de naams- en geboortegegevens (incl. het gewijzigde gegeven); B. naam-, adres- en geboortegegevens van personen, waarvan het adres binnen de gemeente is gewijzigd (incl. het gewijzigde gegeven); C. naam-, adres en geboortegegevens van personen, die in de gemeente zijn komen wonen, vanuit een andere gemeente of land (incl. het gewijzigde gegeven); D. naam-, adres- en geboortegegevens van personen, die uit de gemeente zijn vertrokken, naar een andere gemeente of land (incl. het gewijzigde gegeven); F. naam-, adres- geboorte-, en overlijdensgegevens van personen, die zijn overleden; Afdeling Bestuursondersteuning : - maandelijks mutaties van personen die in de gemeente zijn komen wonen of zijn overleden en die in het lopende jaar 50, 55, 60, 65 etc. jaren gehuwd zullen zijn; - maandopgave van personen die in de gemeente zijn komen wonen of zijn overleden die 100 jaar en ouder zijn of worden. Afdeling Concernondersteuning: wekelijkse mutaties van personen die vallen onder categorie A, B, C, D, E en F ten behoeve van de financiële administratie. Afdeling Ruimte: - wekelijks mutaties van personen die verblijven in een recreatiewoning die vallen onder de categorie B, C en D ten behoeve van de administratie tegengaan permanente bewoning recreatiewoningen. Afdeling Ruimte: - wekelijks mutaties van personen die vallen onder categorie A, B, C, D, E en F ten behoeve van de registratie administratie woonruimteverdeling en de administratie huursubsidie. Afdeling Dienstverlening: - wekelijks een overzicht van personen die vallen onder categorie C ten behoeve van het bijhouden van de signaleringslijst reisdocumenten. - wekelijks mutaties van personen die vallen onder de categorie F ten behoeve van de bijhouding van parkeervergunningenadministratie. - wekelijks een overzicht van personen die vallen onder categorie D voorzover het een vertrek uit de zogenoemde blauwe zone betreft in verband met het inleveren dan wel intrekken van de ontheffing parkeren blauwe zone. Afdeling Beheer Openbare Ruimte/Stadstoezicht - wekelijks een overzicht van personen die vallen onder categorie B en C voorzover het adressen betreft aangewezen als ligplaats voor woonboten, ter voorkomen van bewoning op een schip op een ligplaats Bijlage bij artikel 7 De volgende mutatielijsten zijn te noemen: A. naam-, adres- en geboortegegevens van personen, waarvan er iets is veranderd in de naams- en geboortegegevens (incl. het gewijzigde gegeven); B. naam-, adres- en geboortegegevens van personen, waarvan het adres binnen de gemeente is gewijzigd (incl. het gewijzigde gegeven); C. naam-, adres en geboortegegevens van personen, die in de gemeente zijn komen wonen, vanuit een andere gemeente of land (incl. het gewijzigde gegeven); D. naam-, adres- en geboortegegevens van personen, die uit de gemeente zijn vertrokken, naar een andere gemeente of land (incl. het gewijzigde gegeven); F. naam-, adres- geboorte-, en overlijdensgegevens van personen, die zijn overleden; wekelijks mutaties van personen van 55 jaar en ouder die vallen onder categorie B, C, D en F ten behoeve van het uitvoeren van het seniorenbeleid door de Stichting Welzijn en Ouderen (SWO). wekelijks mutaties van bewoners van stichting het Huis, locatie verpleeghuis Sonnevanck, die vallen onder categorie B, C, D, en F ten behoeve van de bijhouding van de bewonersadministratie. wekelijks mutaties van personen die vallen onder categorie F ten behoeve van de bijhouding van hun cliëntenadministraties aan: Ziekenhuis St. Jansdal Meander Medisch Centrum Bijlage bij artikel 8 Instellingen Ten behoeve van het onderhoud van de ledenadministratie kunnen gegevens verstrekt worden aan: - Bibliotheek (niet-gemeentelijk); - Crematoria, begraafplaatsen (niet-gemeentelijk); - Culturele organisaties; - Instellingen of organisatie tbv: maatschappelijke dienstverlening, algemene/geestelijke gezondheidszorg, kinderopvang, jeugdwelzijnswerk, ouderenzorg, gehandicaptenzorg, werkvoorziening, etc: - Kerken (niet zijnde SILA); - Kredietbank; - Onderwijsinstellingen; - Ouderenorganisaties; - Pensioenfondsen; - Reclassering/verslaafdenzorg; - Verenigingen en stichtingen met maatschappelijk of filantropisch doel; - Woningbouwvereniging/woningcorporaties; - Ziekenhuizen Ten behoeve van wetenschappelijk onderzoek kunnen gegevens vertrekt worden aan: Instellingen werkzaam op het terrein van het onderwijs, Instellingen werkzaam op het terrein van de gezondheidszorg. Ten behoeve van volkshuisvesting en illegale bewoning kunnen gegevens verstrekt worden aan: Woningbouwverenigingen en woningcorporaties. Natuurlijke personen Natuurlijke personen kunnen gegevens verstrekt krijgen: door vooraf verkregen toestemming van betrokkene, danwel de wettelijke vertegenwoordiger van betrokkene, of gezinsleden voor elkaar op de voorwaarde dat ze op hetzelfde adres ingeschreven staan en zich kunnen legitimeren.