Mandaatregeling gemeenteraad De Bilt 2010De gemeenteraad van De Bilt; Gelet op onder meer de artikelen 10:1 t/m 10:12 van de Algemene wet bestuursrecht en de artikelen 32a, 77, 107 tot en met 107e Gemeentewet en artikel 1:3a Car-Uwo De Bilt gelezen het voorstel van de voorzitter van de raad en de griffier van 26 januari 2010; gezien het advies van de commissie Burger & Bestuur van 11 februari 2010; b e s l u i t: vast te stellen de volgende: Mandaatregeling gemeenteraad De Bilt 2010 Hoofdstuk1Algemene bepalingen bij de uitoefening van mandaat Artikel1.1Reikwijdte van de regeling 1.De uitoefening van de in hoofdstuk 2 opgenomen bevoegdheden wordt opgedragen aan het seniorenconvent. De bevoegdheden worden namens het seniorenconvent feitelijk uitgeoefend door de voorzitter. 2.De in hoofdstuk 2 genoemde bevoegdheden worden slechts uitgeoefend onder de in deze regeling opgenomen voorschriften. 3.Indien de uitoefening van de in het eerste lid bedoelde bevoegdheden het beslissen over de besteding van budgetten met zich meebrengt, maakt die beslissing onderdeel uit van het vermelde mandaat. Dit voor zover daarbij te nemen besluiten niet zullen leiden tot overschrijding van het betreffende budget zoals opgenomen in de gemeentelijke begroting. 4.De uitoefening van de volgende bevoegdheden is uitdrukkelijk voorbehouden aan de gemeenteraad, tenzij expliciet anders is bepaald: het vaststellen van algemeen verbindende voorschriften; b. het vaststellen van beleidsregels; c. Het beslissen op een bezwaarschrift of beroepschrift, tenzij dit uitdrukkelijk in het hoofdstuk 2 is vermeld; d. onderwerpen waarvoor de raad expliciet bij monde van de voorzitter of de waarnemend voorzitter van het seniorenconvent meedeelt dat hij in plaats van de gemandateerde wenst te beslissen. Deze mededeling geschiedt voorafgaand aan de beslissing. Artikel 1.2 Ondermandaat De gemandateerde mag de aan hem gemandateerde bevoegdheid uitsluitend in ondermandaat geven, waneer hem die bevoegdheid uitdrukkelijk in hoofdstuk 2 is gegeven. De gemandateerde kan aan het ondermandaat bepaalde voorschriften verbinden of in concrete gevallen bepaalde aanwijzingen geven. De functionaris die een bevoegdheid in ondermandaat heeft verkregen, mag deze niet verder ondermandateren. Artikel 1.3 Horen seniorenconvent De voorzitter van het seniorenconvent legt een voorgenomen besluit in elk geval aan het seniorenconvent voor: a. indien het voornemen bestaat tot aanvulling of afwijking van het tot dan toe gevoerde beleid, richtlijnen, voorschriften of een wettelijk of door de gemeenteraad voorgeschreven advies; b. indien aan de beslissing politieke aspecten zijn verbonden, de zaak gevoelig ligt dan wel precedentwerking te verwachten valt; c. indien er rekening mee is te houden dat de gemeenteraad op zijn verantwoordelijkheid voor het te nemen besluit zal worden aangesproken; d. indien bij de te nemen beslissing meerdere adviseurs zijn betrokken en de terzake ingenomen standpunten niet eenduidig zijn; e. indien redelijkerwijs verwacht moet worden dat tegen de voorgenomen beslissing één of meerdere bedenkingen of zienswijzen kenbaar zullen worden gemaakt; f. indien verwacht wordt dat tegen de beslissing één of meerdere bezwaarschriften zullen worden ingediend; g. in geval de beslissing zou kunnen leiden tot overschrijding van beschikbare budgetten of begrotingsposten; Wanneer het seniorenconvent dit wenst, wordt het voorgenomen besluit aan de raad voorgelegd. Het bepaalde in de vorige leden is van overeenkomstige toepassing op ondermandaat met dien verstande dat de ondergemandateerde de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheid voorlegt aan de voorzitter van het seniorenconvent. Artikel 1.4 Vervangingsregeling Bij afwezigheid van de voorzitter van het seniorenconvent wordt diens bevoegdheden uitgeoefend door de waarnemend voorzitter. Artikel 1.5 Informatieverplichting van in mandaat genomen besluiten De gemandateerde draagt zorg voor een deugdelijke verslaglegging en archivering van de door hem in mandaat genomen besluiten. Het seniorenconvent informeert de raad minimaal één keer per jaar omtrent het gebruik van de verleende (onder)mandaten.
- Het seniorenconvent controleert regelmatig steekproefsgewijs de onder zijn leiding in ondermandaat genomen besluiten. Dit kan zowel vooraf als achteraf plaatsvinden. Bij de controle zal in ieder geval de rechtmatigheid en doelmatigheid gecontroleerd worden, als ook of de in ondermandaat genomen besluiten passen binnen de gestelde beleidskaders. Artikel 1.6 Voorschriften in verband met de ondertekening van stukken Een in (onder)mandaat genomen besluit wordt als volgt ondertekend: Namens de gemeenteraad van De Bilt, [handtekening] [Naam] [Functiebenaming]
- Het gebruik van handtekeningenstempels is niet toegestaan, met uitzondering van handtekeningenstempels ter waarmerking van bescheiden. Het ondertekenen “bij afwezigheid”, “per opdracht” of met welke toevoeging dan ook is niet toegestaan. Artikel 1.7 Inhoud gemandateerde bevoegdheden De in dit besluit opgenomen (onder)mandaten worden geacht te zijn gewijzigd of vervallen voor zoveel en op het tijdstip dat de hierin genoemde wetten, regelingen, beschikkingen en verordeningen zijn gewijzigd, ingetrokken of vervallen. Artikel 1.8 Intrekking mandaat De bevoegdheid tot het uitoefenen van mandaat kan door een daartoe strekkend besluit van de gemeenteraad worden ingetrokken, zowel in een incidenteel geval als in het algemeen. Indien de gemeenteraad over wenst te gaan tot algemene intrekking neemt hij dit besluit niet dan nadat daarover het advies is ingewonnen van de griffie. Hoofdstuk 2 Mandaten griffier Nr Bevoegdheid Bevoegd orgaan Mandaat aan Ondermandaat aan Specifieke bepalingen 2.1 Correspondentie over feitelijke informatie m.b.t. raadsaangelegenheden, niet zijnde besluiten in de zin van artikel 1:3 van de Algemene wet bestuursrecht of privaatrechtelijke rechtshandelingen raad seniorenconvent Alle medewerkers griffie Medewerkers op het niveau lager dan beleidsmedewerker II dienen niet-standaardcorrespondentie voor te leggen aan de griffier 2.2 Correspondentie over de formele kant van toepasselijke procedures, geen besluit zijnde in de zin van artikel 1:3 Awb Raad seniorenconvent Alle medewerkers griffie Medewerkers op het niveau lager dan beleidsmedewerker II dienen niet-standaardcorrespondentie voor te leggen aan de griffier 2.3 Afhandeling enquêtes, statistieken en circulaires, declaraties en afrekeningen bij het rijk, provincie en andere instellingen raad Seniorenconvent Alle medewerkers griffie Mits geen besluit van de raad is vereist. 2.4 Aanstelling en arbeidsovereenkomst (hfdst. 2 Car-Uwo) raad seniorenconvent - Mandaat geldt voor functies lager dan griffier. In overleg met Concernstaf, unit P&O 2.5 Aangaan en afsluiten detacheringsovereenkomst; Aangaan en afsluiten arbeidsovereenkomst naar burgerlijk recht; Tijdelijke inhuur via uitzendbureau; raad seniorenconvent - Voor alle externe inhuur is budget vereist en worden de aanbestedingsregels in acht genomen. In overleg met Concernstaf, unit P&O. 2.6 Ondertekening 123-formulier vaste en externe medewerkers raad seniorenconvent griffier - 2.7 Ondertekening stagecontracten raad Seniorenconvent Griffier - 2.8 Brief plaatsing in andere functie raad seniorenconvent - - 2.9 Salaris en vergoedingsregelingen (hfdst. 3 Car-Uwo) en uitvoeren regels met betrekking tot ambtsjubilea raad Seniorenconvent - In overleg met Concernstaf, unit P&O 2.10 Ondertekening formulier geen bezwaar periodieke salarisverhoging raad seniorenconvent Griffier Mits positief besluit. Ondermandaat geldt niet wanneer het de griffier betreft 2.11 Ondertekening brief salarismaatregel (bijv. persoonlijke toelage, extra periodiek, flexibele beloning) raad Seniorenconvent Griffier Ondermandaat geldt niet wanneer het de griffier betreft 2.12 Brief over functiewaardering raad Seniorenconvent griffier Ondermandaat geldt niet wanneer het de griffier betreft 2.13 Brief over jubilea (kennisgeving, toekenning gratificatie) raad Seniorenconvent griffier Ondermandaat geldt niet wanneer het de griffier betreft 2.14 Ondertekening werkgeversverklaring raad Seniorenconvent Medewerkers unit P&O - 2.15 Arbeidsduur en werktijden (hfdst. 4 Car-Uwo) raad seniorenconvent - In overleg met Concernstaf, unit P&O 2.16 Ondertekening formulier opgave werkrooster raad seniorenconvent griffier Ondermandaat geldt niet wanneer het de griffier betreft 2.17 Brief wijziging werkrooster raad seniorenconvent griffier Ondermandaat geldt niet wanneer het de griffier betreft 2.18 Brief uitbreiding/teruggang arbeidsduur raad seniorenconvent griffier Ondermandaat geldt niet wanneer het de griffier betreft 2.19 Uitwisselen van arbeidsvoorwaarden (hfdst. 4a Car-Uwo) raad seniorenconvent griffier Verzoek tot aankoop/verkoop vakantieuren moet voor 1 januari worden ingediend. In overleg met Concernstaf, unit P&O 2.20 Ondertekening formulier aanvraag cafetariamodel (koop, verkoop vakantieuren) raad seniorenconvent Griffier Ondermandaat geldt niet wanneer het de griffier betreft 2.21 Brief beslissing toepassing cafetariamodel (verkoop, koop vakantieuren) raad Seniorenconvent griffier Ondermandaat geldt niet wanneer het de griffier betreft 2.22 Ondertekening formulier aanvraag fietsregeling raad seniorenconvent griffier Ondermandaat geldt niet wanneer het de griffier betreft 2.23 FPU gemeenten en nieuwe seniorenmaatregelen (hfdst. 5a Car-Uwo) raad seniorenconvent - Met uitzondering van artikel 5a:7 In overleg met Concernstaf, unit P&O 2.24 Vakantie, vakantietoelage en (zwangerschaps- en bevallings)verlof (hfdst. 6 Car-Uwo) raad Seniorenconvent griffier Ondermandaat geldt niet wanneer het de griffier betreft. Verlenen vakantie in overleg met de griffier. Voor wat betreft overschrijding arbeidsduur op verzoek, voor 1 januari van het betreffende jaar. 2.25 Ondertekening formulier aanvraag zwangerschaps-, bevallings- of ouderschapsverlof raad seniorenconvent griffier Ondermandaat geldt niet wanneer het de griffier betreft 2.26 Brief afspraken over verlof (opnemen, wegzetten) raad seniorenconvent griffier Ondermandaat geldt niet wanneer het de griffier betreft 2.27 Brief toekenning zwangerschaps-, bevallings- en ouderschapsverlof raad seniorenconvent griffier Ondermandaat geldt niet wanneer het de griffier betreft 2.28 Gemeentelijke levensloopregeling (hfdst. 6a Car-Uwo) Raad Seniorenconvent griffier Ondermandaat geldt niet wanneer het de griffier betreft In overleg met Concernstaf, unit P&O 2.29 Aanspraken bij ziekte of gebrek (hfdst. 7 Car-Uwo) raad seniorenconvent - In overleg met Concernstaf, unit P&O 2.30 Brief korting bij ziekte raad seniorenconvent griffier Ondermandaat geldt niet wanneer het de griffier betreft 2.31 Ontslag (hfdst. 8 Car-Uwo) raad Seniorenconvent griffier Ondermandaat geldt niet wanneer het de griffier betreft Voor wat betreft ontslagverlening algemeen, ligt relatie met artikel 2:1 Van dit mandaat zijn uitgezonderd ontslagverlening op grond van: -artikel 8:3 reorganisatie; - artikel 8:6: onbekwaamheid / ongeschiktheid; - artikel 8:7 en 8:8: overige onslaggronden. Uitvoering in overleg met Concernstaf, Unit P&O. 2.32 Voorziening bij werkloosheid (hfdst. 10d Car-Uwo) raad Seniorenconvent - Met uitzondering van artikel 10d:20: Afkoopsom. In overleg met Concernstaf, Unit P&O 2.33 Aanvragen offerte en aangaan overeenkomst begeleidingstraject van een medewerker Raad Seniorenconvent Griffier Ondermandaat geldt niet wanneer het de griffier betreft Na overleg met P&O en passend binnen budgetten 2.34 Overige rechten en verplichtingen (hfdst. 15 Car-Uwo) Raad Seniorenconvent - Met uitzondering van artikelen 15:1b en 15:1g. In overleg met Concernstaf, unit P&O 2.35 Ondertekening formulier opgave nevenwerkzaamheden raad Seniorenconvent griffier Ondermandaat geldt niet wanneer het de griffier betreft 2.36 Brief uitnodiging afleggen ambtseed raad Seniorenconvent - - 2.37 Brief met voorwaarden aan uitoefening nevenwerkzaamheden raad Seniorenconvent - - 2.38 Ondertekening beoordelingsformulier raad seniorenconvent griffier Ondermandaat geldt niet wanneer het de griffier betreft Bij overig griffiepersoneel ondertekent de griffier als beoordelaar, de voorzitter van het seniorenconvent mede-ondertekent als beoordelingsautoriteit 2.39 Brief uitslag beoordeling (bevordering/vaste dienst) raad Seniorenconvent - - 2.40 Ondertekening formulier functioneringsgesprek raad seniorenconvent griffier Ondermandaat geldt niet wanneer het de griffier betreft 2.41 Disciplinaire straffen (hfdst. 16 Car-Uwo) Artikel 16:1:2 a t/m g : sancties raad seniorenconvent - Voor zover het functionarissen lager dan de griffier betreft 2.42 Artikel 16:1:3: verantwoording raad seniorenconvent - Horen in het bijzijn van direct-leidinggevende van degene die zich verantwoordt. In overleg met Concernstaf, unit P&O 2.43 Opleiding en ontwikkeling (hfdst. 17 Car-Uwo) raad seniorenconvent griffier Ondermandaat geldt niet wanneer het de griffier betreft Ondertekening studieecontracten; Deelname seminars mits passend binnen budget. 2.44 Uitvoering reiskosten woon-werkverkeer (fdst.18 Car-Uwo) Ondertekenen brief toekennen/intrekken reiskostenvergoed Raad seniorenconvent griffier Ondermandaat geldt niet wanneer het de griffier betreft 2.45 Accoorderen declaraties: Declaraties algemeen (divers) Raad seniorenconvent griffier Ondermandaat geldt niet wanneer het de griffier betreft Dienstreisdeclaraties Raad seniorenconvent griffier Ondermandaat geldt niet wanneer het de griffier betreft 2.46 Accoorderen van urenverantwoording Raad Seniorenconvent griffier Ondermandaat geldt niet wanneer het de griffier betreft 2.47 Opgave WBU-urenbegroting Raad seniorenconvent griffier Ondermandaat geldt niet wanneer het de griffier betreft 2.48 Het beheren van budgetten Raad griffier - Griffier is door de raad aangewezen als hoofdbudgethouder. -binnen het taakgebied van de raad; en -met in achtneming van de Regeling budgetbeheer 2.49 Besluiten op verzoeken op grond van de Wet Openbaarheid van Bestuur, voor wat betreft de onder de gemeeteraad ressorterende documenten Raad Seniorenconvent Griffier N juridisch advies Concernstaf, unit Juridische Zaken Hoofdstuk3Slotbepalingen Artikel3.1Intrekking mandateringsregeling raadsbevoegdheden Hoofdstuk 13 van de Mandaatregeling De Bilt 2007 vastgesteld op 25 maart 2007 wordt ingetrokken. Artikel3.2Inwerkingtreding Deze regeling treedt in werking op 1 maart
- Artikel3.3Citeertitel Dit besluit kan worden aangehaald als ‘Mandaatregeling gemeenteraadsbevoegdheden De Bilt 2010’. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van De Bilt d.d. 18 februari 2010 de griffier, de voorzitter, Mr.drs. J.L. van Berkel A.J. Gerritsen