Financieringsstatuut van de gemeente Heerenveen (Heerenveen)

Financieringsstatuut van de gemeente HeerenveenHet college van burgemeester en wethouders van de gemeente Heerenveen, gelet op artikel 212 van de Gemeentewet en de Wet financiering decentrale overheden en artikel 9 van de Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Heerenveen; besluiten: vast te stellen het navolgende Financieringsstatuut van de gemeente Heerenveen Artikel1Begrippenkader In dit statuut wordt verstaan onder: - Financiering Het aantrekken van benodigde financiële middelen voor een periode van minimaal één jaar. Deze middelen kunnen bestaan uit zowel eigen vermogen als vreemd vermogen; - Geldstromenbeheer Al die activiteiten die nodig zijn om liquiditeiten te transfereren zowel binnen de organisatie zelf als tussen de organisatie en derden (betalingsverkeer); - Intern liquiditeitsrisico De risico’s van mogelijke wijzigingen in de liquiditeitenplanning en meerjareninvesteringsplanning waardoor financiële resultaten kunnen afwijken van de verwachtingen; - Kasgeldlimiet Een bedrag op basis van de Wet fido ter grootte van een percentage van het totaal van de jaarbegroting van de gemeente bij aanvang van het jaar; - Koersrisico Het risico dat de financiële activa van de organisatie in waarde verminderen door negatieve koersontwikkelingen; - Kredietrisico De risico’s op een waardedaling van een vordering ten gevolge van het niet (tijdig) na kunnen komen van de verplichtingen door de tegenpartij als gevolg van insolventie of deficit; - Liquiditeitenbeheer Het aantrekken en uitzetten van middelen voor een periode tot één jaar; - Liquiditeitenplanning Een gestructureerd overzicht van de toekomstige inkomsten en uitgaven ingedeeld naar aard en tijdseenheid; - Rating De inschatting van de kans op eventuele wanbetalingen bij toekomstige rente- en aflossingsbetalingen op schuldpapier; - Renterisico Het gevaar van ongewenste veranderingen van de (financiële) resultaten van de gemeente door rentewijzigingen; - Renterisiconorm Een bij de aanvang van enig jaar op basis van de Wet fido gefixeerd percentage van het totaal van de vaste schuld van de gemeente dat bij de realisatie niet mag worden overschreden; - Rentetypische looptijd Het tijdsinterval gedurende de looptijd van een geldlening, waarin op basis van de voorwaarden van de geldlening sprake is van een door de verstrekker van de geldlening niet beïnvloedbare, constante rentevergoeding; - Saldobeheer Het beheer van de dagelijkse saldi op de rekeningen; - Rentevisie Toekomstverwachting over de renteontwikkeling; - Solvabiliteitsratio van 0% Status die door een bancaire toezichthouder in een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (lidstaten van de Europese Unie uitgebreid met Noorwegen, IJsland en Liechtenstein) aan het schuldpapier van een instelling kan worden toegekend; - Treasuryfunctie De treasuryfunctie omvat alle activiteiten die zich richten op het besturen en beheersen van, het verantwoorden over en het toezicht houden op de financiële vermogenswaarden, de financiële stromen, de financiële posities en de hieraan verbonden risico’s. De treasuryfunctie bestaat uit vier deelfuncties: risicobeheer, gemeentefinanciering, kasbeheer en debiteuren- en crediteurenbeheer; - Uitzetting Het tijdelijk toevertrouwen van liquiditeiten aan derden tegen vooraf overeengekomen condities en bedingen. Kortlopende uitzettingen hebben betrekking op een periode tot één jaar en langlopende uitzettingen hebben betrekking op een periode van één jaar of langer. - Derivaten Financiële instrumenten die hun bestaan ontlenen aan een bepaalde onderliggende waarde. De onderliggende waarden kunnen financiële producten, zoals leningen of obligaties zijn. Derivaten worden onder andere gebruikt om renterisico’s te sturen en financieringskosten te minimaliseren; Artikel2Uitgangspunten risicobeheer Met betrekking tot risicobeheer gelden de volgende algemene uitgangspunten: De gemeente mag leningen of garanties uitsluitend verstrekken uit hoofde van de “publieke taak”; De gemeente kan middelen uitzetten uit hoofde van de treasuryfunctie indien deze uitzettingen een prudent karakter hebben en niet zijn gericht op het genereren van inkomen door het lopen van overmatig risico. Het prudente karakter van deze uitzettingen wordt gewaarborgd middels de richtlijnen en limieten van dit financieringsstatuut; Het gebruik van derivaten is uitsluitend toegestaan voor het beperken van financiële risico’s. (was: het gebruik van derivaten is niet toegestaan) Artikel3Renterisicobeheer In beginsel worden de kasgeldlimiet en de renterisiconorm niet overschreden conform de Wet fido; Nieuwe leningen/uitzettingen worden afgestemd op de bestaande financiële positie en de liquiditeitenplanning; De rentetypische looptijd en het renteniveau van de betreffende lening/uitzetting wordt zo veel mogelijk afgestemd op de actuele rentestand en de rentevisie; De rentevisie van de gemeente wordt jaarlijks opgesteld op basis van de rentevisie van minimaal 2 financiële instellingen; Binnen de kaders gesteld onder lid 3 en lid 4, streeft de gemeente tevens naar spreiding in de rentetypische looptijden van leningen/uitzettingen. Artikel4Koersrisicobeheer De gemeente beperkt de koersrisico’s op uitzettingen uit hoofde van treasury, door daarbij uitsluitend de volgende producten te hanteren: hoofdsomgarantie aan het einde van de looptijd en/of uitzettingen in vastrentende waarden; Tevens beperkt de gemeente de koersrisico’s door de looptijd van de uitzettingen af te stemmen op de liquiditeitenplanning. Artikel5Intern liquiditeitsrisicobeheer De gemeente beperkt haar interne liquiditeitsrisico’s door haar treasuryactiviteiten te baseren op een korte termijn liquiditeitenplanning (looptijd tot één jaar), evenals een meerjarige liquiditeitenplanning. Artikel6Financiering Bij het aantrekken van financieringen voor een periode van één jaar en langer gelden de volgende uitgangspunten: Financieringen worden uitsluitend aangetrokken ten behoeve van de uitoefening van de publieke taak; Financiering met externe financieringsmiddelen wordt zoveel mogelijk beperkt door primair de beschikbare interne financieringsmiddelen ( integrale financiering) te gebruiken teneinde de renterisico’s en het renteresultaat te optimaliseren; Toegestane instrumenten bij het aantrekken van financieringen zijn: onderhandse leningen, commercial paper (CP) en medium term notes (MTN); De gemeente vraagt offertes op bij minimaal 2 instellingen alvorens een financiering wordt aangetrokken. Artikel7Langlopende uitzettingen Bij het uitzetten van middelen uit hoofde van de treasuryfunctie voor een periode van één jaar en langer gelden de volgende uitgangspunten: Uitzettingen worden uitsluitend gedaan onder de in artikel 4 en 5 genoemde voorwaarden; De gemeente vraagt bij minimaal 2 instellingen offertes op alvorens een langlopende uitzetting wordt gedaan. Artikel8Relatiebeheer De gemeente beoogt het realiseren van gunstige c.q. marktconforme condities voor af te nemen financiële diensten. Hierbij gelden de volgende uitgangspunten: Bankrelaties dienen, wat betreft hun kredietwaardigheid, minimaal te voldoen aan de eisen die zijn gesteld in artikel 9 van de Financiële verordening gemeente Heerenveen 2006; Financiële instellingen (kredietinstellingen, beleggingsinstellingen, effecteninstellingen, verzekeraars en pensioenfondsen) dienen onder Nederlands of anderszins EER-toezicht te vallen, zoals De Nederlandsche Bank en de Verzekeringskamer; Artikel9Geldstromenbeheer Teneinde de kosten van het geldstromenbeheer te minimaliseren wordt: Het liquiditeitsgebruik beperkt door de geldstromen op gemeenteniveau op elkaar en de liquiditeitenplanning af te stemmen. Hierbij wordt erop toegezien dat de liquiditeitspositie voldoende is om te garanderen dat de verplichtingen tijdig kunnen worden nagekomen; Het betalingsverkeer zoveel mogelijk elektronisch uitgevoerd door één bank. De afdeling Administratieve Dienstverlening (dienst Organisatie en Ondersteuning) stelt richtlijnen op voor het bepalen van de betalingstijdstippen en van de betalingsinstrumenten. Artikel10Saldo- en liquiditeitenbeheer Voor het saldobeheer en het liquiditeitenbeheer gelden de volgende specifieke richtlijnen: De gemeente streeft naar concentratie van de liquiditeiten binnen één rentecompensatiecircuit bij de bank met de gunstigste condities; Indien een liquiditeitsbehoefte ontstaat, kan de gemeente kortlopende middelen aantrekken; Toegestane instrumenten bij het aantrekken van kortlopende middelen zijn daggeld, kasgeldleningen en kredietlimiet op rekening courant; Toegestane instrumenten bij het extern uitzetten van gelden voor een periode korter dan één jaar zijn producten met hoofdsomgarantie aan het einde van de looptijd en/of uitzettingen in vastrentende waarden; Bij het extern uitzetten van gelden korter dan één jaar zijn slechts de in artikel 9 van de Financiële verordening gemeente Heerenveen 2006 genoemde tegenpartijen toegestaan. Artikel11Uitgangspunten administratieve organisatie en interne controle In het kader van de treasuryfunctie gelden de volgende algemene uitgangspunten op het gebied van administratieve organisatie en interne controle: De verantwoordelijkheden en bevoegdheden van treasuryactiviteiten zijn op eenduidige wijze schriftelijk vastgelegd; De administratieve organisatie en interne controle waarborgen dat: de uitvoering rechtmatig en doelmatig is; de treasuryactiviteiten adequaat kunnen worden uitgevoerd en bijgestuurd; de juistheid, tijdigheid en volledigheid van de informatie verzekerd zijn; Bevoegdheden zijn via delegatie en mandaat nader schriftelijk vastgelegd; Bij de uit te voeren treasuryactiviteiten is functiescheiding doorgevoerd met als belangrijkste voorwaarden: iedere transactie wordt door minimaal twee functionarissen geautoriseerd; de uitvoering en de controle geschiedt door afzonderlijke functionarissen; de uitvoering en de registratie in de financiële administratie geschiedt door afzonderlijke functionarissen. Een transactie wordt onmiddellijk geregistreerd door de functionaris die de transactie heeft afgesloten; Tegenpartijen wordt opdracht gegeven de bevestigingen van iedere transactie te versturen naar de afdeling Administratieve Dienstverlening; Na ontvangst van de transactiebevestiging wordt de transactie direct gecontroleerd door de functionaris die belast is met de interne controle. Artikel12Verantwoordelijkheden De taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot de treasuryfunctie van de gemeente staan in onderstaande tabel gedefinieerd. Functie Verantwoordelijkheden Gemeenteraad Het vaststellen van treasurydoelstellingen, het treasurybeleid, beleidskaders en limieten, middels de financiële verordening (artikel 212 Gemeentewet); Het vaststellen van de financieringspara-graaf in de begroting en de jaarrekening; Het houden van toezicht op het treasurybeleid en de uitvoering hiervan; Het evalueren en als gevolg daarvan (eventueel) bijstellen van het treasurybeleid; College van B&W Het uitvoeren van het treasurybeleid (formele verantwoordelijkheid); Het achteraf bekrachtigen van de afgesloten transacties; Het rapporteren aan de Gemeenteraad over de uitvoering van het treasurybeleid. Portefeuillehouder Financiën Het uitvoeren van het treasurybeleid (politieke verantwoordelijkheid). Hoofd afdeling Administratieve Dienstverlening Het opzetten van administratieve richtlijnen op het gebied van treasury; Het bewaken van de kwaliteit van de treasuryprocessen; Het controleren van de volledigheid en betrouwbaarheid van de informatie-voorziening van de treasuryfunctie. De budgethouders Het zorgdragen voor een goede kwaliteit van de informatie die hun dienst aanlevert aan de afdeling Administratieve Dienstverlening met betrekking tot toekomstige uitgaven en ontvangsten. Het zorgdragen voor het tijdig aanleveren van betrouwbare operationele informatie over toekomstige geldstromen aan de afdeling Administratieve Dienstverlening; Het fiatteren van betalingen en ontvangsten, ten laste c.q. ten gunste van hun budgetten. Beleidsmedewerker van de afdeling Beleid en Advies belast met treasury / treasurer (financiering, uitzetting en relatiebeheer) Het opstellen van de rentevisie; Het aantrekken en uitzetten van gelden in het kader van het saldo- en liquiditeitenbeheer; Het onderhouden van contacten met banken, geldmakelaars en overige financiële instellingen; Het afsluiten van financiële contracten voortvloeiend uit bovenstaande deelfuncties; Het schriftelijk vastleggen van de treasurytransacties en het doorgeven hiervan aan het hoofd afdeling Administratieve Dienstverlening; Het voorbereiden van beleidsvoorstellen op treasurygebied; Het adviseren van de afdelingen over de financiële gevolgen van hun activiteiten en projecten. Medewerker van de afdeling Administratieve Dienstverlening belast met treasuryactiviteiten (kasbeheer) Het overboeken van saldi tussen bankrekeningen; Het beheren van de geldstromen; Het afhandelen van het contante en girale betalingsverkeer; Het ontvangen van de orderbevestiging van derden en het controleren of deze overeenkomt met de transactie-informatie zoals verstrekt door de medewerker van de afdeling ondersteuning, advies en control belast met treasury; Het vervaardigen van een meerjarige liquiditeitenplanning; Het voeren van de interne controle op de uitgevoerde treasurytransacties. Artikel13Bevoegdheden Het hoofd van de dienst Organisatie en Ondersteuning is bevoegd tot het gebruik van kortlopende financieringsinstrumenten ten behoeve van: • de financiering van een tekort aan vlottende middelen; • de belegging van overtollige vlottende middelen. Artikel14Informatievoorziening Met betrekking tot de treasuryactiviteiten dient ten minste de in de onderstaande tabel opgenomen informatie te worden verstrekt door de betreffende functionarissen: Informatie Frequentie Informatie-verstrekker Informatie-ontvanger Gegevens m.b.t. toekomstige uitgaven en ontvangsten voor de liquiditeitenplanning; Kwartaal / Incidenteel Budgethouders Medewerker AD belast met treasury Liquiditeitenplanning; Kwartaal Medewerker AD belast met treasury Medewerker BenA belast met treasury Evaluatie treasuryactiviteiten in financieringsparagraaf van de jaarrekening; Jaarlijks Medewerker BenA belast met treasury Gemeenteraad Voortgang onderdelen financieringsparagraaf via de bestuursrapportages; Halfjaarlijks Medewerker BenA belast met treasury Gemeenteraad Informatie aan derden (toezichthouder en CBS) zoals genoemd in art. 8 Wet fido; Kwartaal Medewerker AD belast met treasury Derden Lenings- / uitzettings-/ garantiebesluiten. binnen 14 dagen na besluit College van B&W Provincie Artikel15Inwerkingtreding Dit financieringsstatuut treedt in werking met ingang van 1 januari 2007. Deze verordening treedt in de plaats van het “financieringsstatuut” vastgesteld op 4 januari 2005 Artikel16Citeerartikel Deze regeling kan worden aangehaald als “Financieringsstatuut 2007 ”. Aldus vastgesteld in de vergadering van burgemeester en wethouders van 13 november 2011. de secretaris, de burgemeester, H. Drijfhout drs. P.M.M. de Jonge financieringsstatuut 2007 toelichting.pdf