Privacyreglement gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens Zutphen 2012 (Zutphen)

Privacyreglement gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens Zutphen 2012Toelichting op het Privacyreglement GBA van de gemeente Zutphen 2012 Ingevolge de wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (GBA) zijn afnemers verplicht de in het Besluit GBA aangewezen authentieke persoonsgegevens te gebruiken bij hun beslissingen en bij gerede twijfel omtrent de juistheid van deze gegevens dit aan de gemeente terug te melden. Voor de binnengemeentelijke verstrekking van GBA-gegevens dient een verordening aanwezig te zijn. Deze verordening bevat ook een voorziening voor de verstrekking aan zogenaamde vrije derden als bedoeld in artikel 100 van de wet GBA. Er is op 3 november 2008 een Verordening GBA vastgesteld waarin de gemeenteraad het college van burgemeester en wethouders aanwijst om in een apart reglement deze zaken te regelen. De bepalingen in de Verordening GBA worden in onderstaand Privacyreglement uitgewerkt. Het door het college van burgemeester en wethouders op 14 juni 2011 vastgestelde Privacyreglement van de gemeente Zutphen 2011 is aangepast. Aan artikel 9 is een tweede lid toegevoegd, waarin de mogelijkheid geopend wordt om aan vrije derden ook systematisch gegevens te kunnen verstrekken. In bijlage 5 is aangegeven welke vrije derden het betreft. Verder is in bijlage 4 de mogelijkheid om gegevens te verstrekken aan Buitenlandse EU-overheden, Buitenlandse vertegenwoordigingen hier te lande en Kerken(niet zijnde SILA) verwijderd. De reden hiervoor is dat het ondoenlijk is om de aangegeven redenen voor verstrekking te toetsen. Het advies aan dergelijke organisaties is om hun verzoek te richten aan de Nederlandse vertegenwoordiging in het desbetreffende land. Voor Kerken die niet aangesloten zijn bij SILA(stichting interkerkelijke ledenadministratie) geldt dat zij niet voldoet aan de eisen in artikel 100 van de Wet GBA, omdat zij gegevens via een andere weg kunnen verkrijgen namelijk via een aansluiting op de SILA. Privacyreglement gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens Zutphen 2012 Artikel1Begripsbepalingen Dit reglement verstaat onder: wet: de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens; verordening: de Verordening GBA 2008, vastgesteld door de gemeenteraad d.d 3 november 2008; verantwoordelijke: het college van burgemeester en wethouders; beheerder: een daartoe ingevolge de beheerregeling, bedoeld in artikel 14 van de wet, aangewezen gemeenteambtenaar of diens plaatsvervanger die is belast met het beheer van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens; ingeschrevene: degene ten aanzien van wie een persoonslijst als bedoeld in artikel 1 van de wet, in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens van de gemeente is opgenomen; binnengemeentelijke afnemer: binnengemeentelijke afnemer als bedoeld in artikel 1 van de wet; authentiek gegeven: een in de basisadministratie opgenomen gegeven, dat op grond van artikel 3a van de wet als authentiek wordt aangemerkt. Artikel2Beheer van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens 1.Beheerder van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens is de functionaris als bedoeld in artikel 1 onder d; 2.De beheerder is bevoegd nadere invulling te geven aan: (te leggen) verbanden met andere gemeentelijke registraties; (rechtstreekse) toegang tot de basisadministratie middels andere geautomatiseerde toepassingen; verstrekkingen aan binnengemeentelijke afnemers of daaraan gelijkgestelden anders dan middels een rechtstreekse toegang tot de basisadministratie. Artikel3Authentieke gegevens Met inachtneming van het bepaalde in de artikelen 4, 5 en 6, worden gegevens verstrekt aan alle binnengemeentelijke afnemers die gegevens uit de GBA nodig hebben voor de vervulling van hun taken, zodanig dat deze afnemers aan hun verplichtingen krachtens de artikelen 3b en 62 van de wet kunnen voldoen. Artikel4Rechtstreekse toegang tot de bevolkingsadministratie 1.Rechtstreekse toegang tot de basisadministratie hebben: de beheerder en de door hem geautoriseerde medewerkers van het team Personen, Bedrijven en Instellingen(PBI), het team Loket en het team Automatisering en Applicaties; voor zover niet in een convenant geregeld en voor zover met inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de wet de in Bijlage 1 bij dit reglement vermelde binnengemeentelijke afnemers; 2.De in Bijlage 1 genoemde binnengemeentelijke afnemers hebben rechtstreekse toegang tot de in die Bijlage vermelde gegevens. Zij mogen deze gegevens slechts gebruiken voor de uitvoering van de hun bij wet of door het gemeentebestuur opgedragen taken; 3.De in Bijlage 1 genoemde binnengemeentelijke afnemers dienen de richtlijnen van de beheerder met betrekking tot beveiliging en bescherming van de persoonlijke levenssfeer op te volgen. Artikel5Verstrekking aan binnengemeentelijke afnemers Met inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de wet worden aan de in Bijlage 2 vermelde binnengemeentelijke afnemers de in die Bijlage aangegeven systematisch gegevens verstrekt ten behoeve van de daarbij aangegeven doeleinden. Artikel6Verbanden met andere gemeentelijke registraties 1.Op grond van artikel 96 van de wet worden, met het oog op het met elkaar in verband brengen van verwerkingen van persoonsgegevens, aan de in Bijlage 3 genoemde beheerders van andere gemeentelijke registraties gegevens verstrekt; 2.De betreffende gegevensverstrekking kan in een convenant worden vastgelegd. Artikel7Andere verstrekkingen aan binnengemeentelijke afnemers Aan binnengemeentelijke afnemers kunnen op schriftelijk, mondeling, of telefonisch verzoek slechts gegevens worden verstrekt indien buiten twijfel, ter beoordeling van de verantwoordelijke, is dat het verzoek afkomstig is van een gemeentelijke afnemer en deze de gegevens nodig heeft ter vervulling van zijn taken. Artikel8Telefonische verzoeken om gegevensverstrekking Aan buitengemeentelijke afnemers (bijvoorbeeld andere gemeenten) en verplichte derden, als bedoeld in artikel 98 van de wet, worden telefonisch slechts in bijzondere omstandigheden, ter beoordeling van de privacybeheerder, gegevens verstrekt. Artikel9Overige verstrekkingen en de gegevens die kunnen worden verstrekt 1.Met inachtneming van artikel 100, lid 2 van de wet kunnen, in andere gevallen dan bedoeld in de artikelen 98 en 99 van de wet, aan de in Bijlage 4 bij dit reglement aan te geven overige verzoekers gegevens worden verstrekt voor wat betreft de daarbij aangegeven gegevens en uitsluitend voor de daarbij aangegeven doeleinden en voor zover de persoonlijke levenssfeer daardoor niet onevenredig wordt geschaad. 2.Burgemeester en wethouders wijzen in afwijking van het vorige lid de in Bijlage 5 opgenomen vrije derden aan, die voor verstrekking van gegevens in aanmerking komen, mits zij voldoen aan de in artikel 100, lid 1 van de wet gestelde voorwaarden. Artikel10Voorwaarden voor verstrekking 1.Teneinde voor een verstrekking in aanmerking te komen: dient uit een schriftelijk verzoek om verstrekking duidelijk te blijken voor welk doel en op welke grond de informatie gevraagd wordt; dient met na(a)m(en) aangegeven te worden welke persoon of personen het verzoek behelst; dienen door de verantwoordelijke aan te geven bewijsstukken te worden overgelegd. 2.Voor alle verstrekkingen geldt dat zij niet mogen worden gebruikt voor een ander doel dan waarvoor zij zijn gedaan. Artikel11Terugmeldplicht Een binnengemeentelijke afnemer die gerede twijfel heeft over de juistheid van een authentiek gegeven, dat hij verstrekt heeft gekregen uit de basisadministratie, doet hiervan mededeling aan de beheerder. Artikel12Beveiliging De beheerder treft ten behoeve van de technische en organisatorische beveiliging de maatregelen als vermeld in het vastgestelde Informatiebeveiligingsplan. Artikel13Slotbepaling 1.Dit reglement wordt aangehaald als “Privacyreglement GBA gemeente Zutphen 2012”. 2.Het reglement ligt ter inzage in het gemeentehuis. 3.Dit reglement treedt in werking op de eerste dag na die waarop het is bekendgemaakt. 4.Op het tijdstip van inwerkingtreding van dit Privacyreglement GBA wordt het Privacyreglement GBA 2011, ingetrokken. Aldus besloten in de vergadering van burgemeester en wethouders van Zutphen,gehouden op 27 november 2012De burgemeester, De secretaris,J.A. Gerritsen B. Janssen BIJLAGE 1 Lijst van binnengemeentelijke afnemers met een raadpleegmogelijkheid De volgende onderdelen van de gemeente Zutphen hebben toegang tot de basisadministratie: Organisatie onderdeel Wettelijk kader Gegevensset Basisregistratie (GBA) Gegevensset GBA-V Het team Loket en het team Personen, Bedrijven en Instellingen, cluster burgerzaken Wet GBA, Kieswet, Burgerlijk Wetboek, Rijkswet op het Nederlanderschap, Wet op de lijkbezorging, Wet justitiële documentatie, Paspoortwet, Wegenverkeerswet 1994, Wet rampen en zware ongevallen. Persoonsgegevens 01/51, oudergegevens 02/52 en 03/53, nationaliteitsgegevens 04/54, huwelijksgegevens 05/55, overlijdensgegevens 06/56, inschrijvingsgegevens 07, verblijfplaatsgegevens 08/58, kindgegevens 09/59, verblijfstitelgegevens 10/60, gezag-/ voogdijgegevens 11/61, reisdocumentgegevens 12, kiesrechtgegevens 13, verwijsgegevens 21/71, afnemersindicaties 14/64, aangehaakte gegevens. Overeenkomstig het autorisatiebesluit Wet GBA van 20 juli 2011, BPR2010/52202 Het team Personen, Bedrijven en Instellingen, Leerplicht Leerplichtwet, Leerplichtregeling 1995, uitvoering leerlingenvervoer. Persoonsgegevens 01, oudergegevens 02 en 03, huwelijksgegevens 05, overlijdensgegevens 06, inschrijvingsgegevens 07, verblijfplaatsgegevens 08/58, kindgegevens 09, gezag-/ voogdijgegevens 11, verwijsgegevens

1. Overeenkomstig het autorisatiebesluit Wet GBA van 20 juli 2011, BPR2010/52202 Team Administratie en Rapportage Art 216 Gemeentewet, Invorderingswet, Wet WOZ, Wet milieubeheer, Archiefwet 1995, Uitvoeren van personele regelingen, Wachtgeldregelingen, pensioenen wethouders en ex-wethouders, WW uitkeringen. Persoonsgegevens 01, oudergegevens 02 en 03, huwelijksgegevens 05/55, overlijdensgegevens 06, inschrijvingsgegevens 07, verblijfplaatsgegevens 08/58, kindgegevens 09, verwijsgegevens
2. Overeenkomstig het autorisatiebesluit Wet GBA van 20 juli 2011, BPR2010/52202 Team Vergunning en Handhaving Wet WABO, Woningwet, Wet Milieubeheer, Wet RO, Monumentenwet, Onteigeningswet, Wet Bodembescherming, Wet Verontreiniging oppervlaktewater, Winkeltijdenwet, Wet Geluidshinder, Wet BIBOB, Drank- en Horecawet, Wet op de kansspelen, APV, Het anderszins verlenen of weigeren van vergunningen en ontheffingen. Persoonsgegevens 01, nationaliteitsgegevens 04, huwelijksgegevens 05, overlijdensgegevens 06, inschrijvingsgegevens 07, verblijfplaatsgegevens 08/58, kindgegevens 09, verblijfstitelgegevens 10/60, gezag-/ voogdijgegevens 11, verwijsgegevens
3. Overeenkomstig het autorisatiebesluit Wet GBA van 20 juli 2011, BPR2010/52202 Team Omgeving Wet milieubeheer, Grondwaterwet, Wet Geluidshinder, Wet Bopz, Wet Bodembescherming, Wet RO, Wet WABO, Monumentenwet, Wet BIBOB, Drank- en Horecawet, Wet op de kansspelen, Opiumwet, Gemeentelijke verordeningen. Persoonsgegevens 01, oudergegevens 02 en 03, nationaliteitsgegevens 04, huwelijksgegevens 05, overlijdensgegevens 06, inschrijvingsgegevens 07, verblijfplaatsgegevens 08/58, kindgegevens 09, verblijfstitelgegevens 10/60, gezag-/ voogdijgegevens 11, verwijsgegevens
4. Overeenkomstig het autorisatiebesluit Wet GBA van 20 juli 2011, BPR2010/52202 Medewerkers in dienst van de gemeente Zutphen werkzaam op Het Plein WWB, Bbz, Ioaw, Ioaz, Web, Wk, WIJ, Minimabeleid, Bureau Opvang Nieuwkomers, Wet Inburgering, WMO en de Verordening voorziening gehandicapten Zutphen 2005, Schuldhulpverlening, Wet op de lijkbezorging. Persoonsgegevens 01/51, oudergegevens 02/52 en 03/53, nationaliteitsgegevens 04/54, huwelijksgegevens 05/55, overlijdensgegevens 06/56, inschrijvingsgegevens 07, verblijfplaatsgegevens 08/58, kindgegevens 09/59, verblijfstitelgegevens 10/60, gezag-/ voogdijgegevens 11/61, verwijsgegevens 21/
5. Overeenkomstig het autorisatiebesluit Wet GBA van 20 juli 2011, BPR2010/52202 Politie Zutphen In verband met de uitvoering van wettelijke voorschriften. Persoonsgegevens 01/51, oudergegevens 02/52 en 03/53, huwelijksgegevens 05, overlijdensgegevens 06, inschrijvingsgegevens 07, verblijfplaatsgegevens 08/58, kindgegevens 09/59, gezag-/ voogdijgegevens 11/61, verwijsgegevens 21/
6. Team Interne ondersteuning Jubilea Persoonsgegevens 01, huwelijksgegevens 05, overlijdensgegevens 06, inschrijvingsgegevens 07, verblijfplaatsgegevens 08/58, kindgegevens 09, verwijsgegevens
7. Team Openbare Ruimte Wet op de lijkbezorging, Gemeentelijke verordeningen (taken mbt opsporing en handhaving). Persoonsgegevens 01, huwelijksgegevens 05, overlijdensgegevens 06, inschrijvingsgegevens 07, verblijfplaatsgegevens 08/58, verwijsgegevens
8. Overeenkomstig het autorisatiebesluit Wet GBA van 20 juli 2011, BPR2010/52202 Team Automatisering en Applicaties Het waarborgen van een juiste werking van de GBA applicatie, Wet BAG Toegang tot alle in de applicatie aanwezige gegevens. Persoonsgegevens 01, overlijdensgegevens 06, inschrijvingsgegevens 07, verblijfplaatsgegevens 08/58, verwijsgegevens
9. De verantwoordelijke (=College van B&W) kan indien noodzakelijk nadere aanwijzingen geven met betrekking tot beveiliging en ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer. BIJLAGE 2 Lijst van binnengemeentelijke afnemers waar systematisch gegevens aan worden verstrekt uit de GBA Wie Waarvoor Gegevensset Medewerkers in dienst van de gemeente Zutphen werkzaam op Het Plein Uitvoering Sociale wetten. Uitvoering Wet Inburgering. Mutatiegegevens: verblijfstitels en overlijden. Team Personen, Bedrijven en Instellingen Leerplichtwet Mutatiegegevens: vertrekken Team Administratie en Rapportage Uitvoering belastingwetgeving. Mutatiegegevens: vestigingen, binnenverhuizingen, vertrekken, emigraties, overlijden en vernaming/vernummering. Team Vergunningen en Handhaving Vastgoedadministratie, permanente bewoning recreatiewoningen Mutatiegegevens: vestigingen, binnenverhuizingen, vertrekken, emigraties en overlijden. Team Omgeving Facturering vastgoedobjecten Uitvoering Monumentenwet Mutatiegegevens: overlijden, vestigingen Team Interne ondersteuning Jubilea Huwelijken Team Loket Aanschrijven nieuwe inwoners Mutatiegegevens: vestigingen BIJLAGE 3 Lijst van binnengemeentelijke afnemers waaraan, met het oog op het met elkaar in verband brengen van verwerkingen van persoonsgegevens, gegevens worden verstrekt. Registratie Waarvoor Gegevensset Makelaar gegevens (CMG) Het in verband brengen van de volgende gegevensverwerkingen: De basisgegevens, die door meerdere applicaties in dezelfde definitie worden gebruikt. Er vindt tussen deze applicaties mutatie- en berichtverwerking plaats op volledig geautomatiseerde wijze. Er worden systematisch geen gegevens verstrekt. Alle mutatiegegevens BIJLAGE 4 Lijst van vrije derden waaraan gegevens worden verstrekt. Wie Waarvoor Welke gegevens Geheimhouding Bibliotheek (geen onderdeel van de gemeente) Voor de bijhouding van de ledenadministratie Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA Mogelijk Crematoria, begraafplaatsen (niet-gemeentelijke) Voor de bijhouding van registraties verband houdende met het begraven en cremeren. Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA Mogelijk Culturele organisaties Voor de taken waarvoor deze organisaties bedoeld zijn Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA Mogelijk Fondsverwervende organisaties Voor de taken waarvoor deze organisaties bedoeld zijn Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA Mogelijk Instellingen/organisaties ten behoeve van: -Maatschappelijke dienstverlening -Algemene/geestelijke gezondheidszorg -Kinderopvang -Jeugdwelzijnswerk -Ouderenzorg -Gehandicaptenzorg -Werkvoorziening Voor de taken waarvoor deze instellingen bedoeld zijn Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA Mogelijk Juridisch loket (Indien de vraag komt van een advocaat van het Juridisch loket t.b.v. een gerechtelijke procedure = verplichte derde) Voor het bijhouden van de ledenadministratie Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA Mogelijk Kredietbank (privaatrechtelijk, bijvoorbeeld een stichting) Voor de taken waarvoor deze instellingen bedoeld zijn Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA Mogelijk Inburgeringsbureaus (niet gemeentelijk) Voor het bijhouden van de ledenadministratie Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA Mogelijk Migrantenorganisaties Voor het bijhouden van de ledenadministratie Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA Mogelijk Natuurlijke personen Vooraf schriftelijke toestemming betrokkene (persoon/gezaghouder) Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA Mogelijk Onderwijsinstellingen Voor het bijhouden van de leerlingenadministratie Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA Mogelijk Ouderenorganisaties Voor het bijhouden van de ledenadministratie Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA Mogelijk Patiëntenverenigingen Voor het bijhouden van de ledenadministratie Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA Mogelijk Pensioenfondsen Voor de aan deze organisaties opgedragen taken. Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA Mogelijk Plaatselijke afdelingen van politieke partijen Voor het bijhouden van de ledenadministratie Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA Mogelijk Reclassering/verslaafden-zorg Voor de aan deze organisaties opgedragen taken. Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA Mogelijk Sportorganisaties en -verenigingen Voor het bijhouden van de ledenadministratie Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA Mogelijk Thuiszorgorganisaties Voor de taken waarvoor deze organisaties bedoeld zijn Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA Mogelijk Vakorganisaties Voor het bijhouden van de ledenadministratie Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA Mogelijk Verenigingen en stichtingen met maatschappelijk of filantropisch doel Voor de aan deze organisaties opgedragen taken. Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA Mogelijk Vrouwenorganisaties Voor het bijhouden van de ledenadministratie Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA Mogelijk Woningbouwverenigin-gen/woningcorporaties Ten behoeve van de bijhouding van de huurdersadministratie en de woningtoewijzing Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA Mogelijk Ziekenhuizen Voor het uitoefenen van patiëntenzorg, het verlenen van medische zorg en het innen van rekeningen ivm die zorg Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA Mogelijk BIJLAGE 5 Lijst aangewezen vrije derden, die in afwijking van artikel 9, lid 1 van dit reglement voor verstrekking in aanmerking komen. Organisatie Waarvoor Gegevens Perspectief Zutphen Project huisbezoek 75 + (Warnsveld) Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA Perspectief Zutphen Thuisinformatieproject 70 jaar (Zutphen) Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA