Regeling Forum gemeente Rijswijk 2013 (Rijswijk)

Regeling Forum gemeente Rijswijk 2013 De gemeenteraad van Rijswijk; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 10 december 2012, no. 12-053 Gelet op artikel 82 van de Gemeentewet, B E S L U I T: vast te stellen de volgende regeling: Regeling Forum gemeente Rijswijk 2013 HOOFDSTUK1:Begripsbepalingen Artikel1Begripsomschrijvingen In deze regeling wordt verstaan onder: Forum Een overlegsituatie als bedoeld in artikel 2; Plenair Forum Het eerste Forum van een cyclus Forum Stad Het Forum waarin onderwerpen en voorstellen besproken worden die betrekking hebben op de ruimtelijke ontwikkelingen Forum Samenleving Het Forum waarin onderwerpen en voorstellen besproken worden die betrekking hebben op de maatschappelijke ontwikkelingen Voorzitter De voorzitter van het plenair Forum, het Forum Stad , het Forum Samenleving of een gecombineerd Forum Stad en Samenleving Het college Het college van burgemeester en wethouders van Rijswijk; Gemeentesecretaris De gemeentesecretaris van Rijswijk zoals bedoeld in artikel 100 van de Gemeentewet; Lid Een lid van de raad, tenzij anders aangegeven; Fractie Het lid of de leden van een politieke groepering dat / die in de raad van de gemeente Rijswijk namens die groepering zitting heeft / hebben; Griffie Het door de raad benoemde personeel, met inbegrip van de griffier, dat de raad bij de uitoefening van zijn taak terzijde staat Griffier De griffier van de raad van Rijswijk als bedoeld in artikel 100 van de Gemeentewet; Forumgriffier De griffier of diens plaatsvervanger of een raadsadviseur bedoeld in artikel 7 die het Forum en zijn voorzitter terzijde staat bij zijn werkzaamheden. HOOFDSTUK2:Instelling, taken en lidmaatschap Artikel2Forum 1.Beslissingen van de raad worden voorbereid in een daartoe georganiseerde overlegsituatie, genaamd Forum. 2.In een Forum kan de raad overleggen met (leden van) het college. 3.Het bepaalde in het eerste lid doet niets af aan de bevoegdheid van de raad om de voorbereiding van beslissingen in de raadsvergadering te doen plaatsvinden. Artikel3Taken van Forum 1.Fora hebben de volgende taken: het uitbrengen van advies aan de raad of aan het Raadspresidium over een voorstel of een in de raad te behandelen onderwerp; het voeren van overleg met het college of de burgemeester over in ieder geval door het college of de burgemeester verstrekte inlichtingen en het gevoerde bestuur; andere werkzaamheden ter voorbereiding van beslissingen in de raadsvergadering; het uitbrengen van advies over onderwerpen, waarbij de raad bevoegd gezag is, zonder tussenkomst van het college. 2.Bespreking van een raadsvoorstel tijdens een Forum wordt afgesloten met een advies aan de raad, dat onder meer kan luiden: het aan de orde zijnde onderwerp is voldoende besproken en rijp voor besluitvorming in de raad; het aan de orde zijnde onderwerp is voldoende besproken, doch vereist nog debat in de raadsvergadering; het aan de orde zijnde onderwerp is nog onvoldoende besproken en moet in een volgende Forumvergadering opnieuw aan de orde komen. Artikel4Leden van de Fora 1.Ieder raadslid wordt geacht door de gemeenteraad te zijn benoemd tot lid van de Fora. 2.Het raadslid behorend tot een éénpersoonsfractie is het toegestaan één fractieassistent als plaatsvervangend lid aan te wijzen, die de fractie ookkan vertegenwoordigen in een Forum wanneer er meer fora gelijktijdig vergaderen. 3.Plaatsvervangende leden als bedoeld in lid 2 worden door de gemeenteraad benoemd. De artikelen 10, 11, 12, 13 en 15 van de Gemeentewet zijn op hen van overeenkomstige toepassing. 4.Plaatsvervangende leden zijn verplicht een verklaring te ondertekenen, waarmee zij verklaren dat zij geheimhouding in acht zullen nemen ten aanzien van stukken die hun in een besloten vergadering ter hand zijn gesteld of waaromtrent geheimhouding is opgelegd. Artikel5De voorzitters van de Forumvergaderingen 1.De voorzitters van een Forum en hun plaatsvervangers worden door de raad uit zijn midden benoemd. 2.De voorzitter van een Forum neemt niet deel aan de beraadslagingen. 3.De voorzitter van een Forum is belast met: het leiden van de vergadering, inclusief de bewaking van de beschikbaar gestelde vergadertijd; het formuleren van het advies als bedoeld in artikel 3, lid 2; het handhaven van de orde; het doen naleven van deze regeling, voor zover deze betrekking heeft op het Forum; hetgeen deze verordening hem als Forumvoorzitter verder opdraagt. Artikel6Zittingsduur en vacatures Een lid van de pool van voorzitters van de Fora kan te allen tijde aan de raad meedelen niet meer als voorzitter te willen optreden. Pas als een opvolger in de pool benoemd is zal het raadslid niet meer als voorzitter worden gevraagd. Artikel7Aanwezigheid van de Forumgriffier en de griffier 1.Ter ondersteuning van ieder Forum fungeert een op voordracht van de griffier door de raad benoemde Forumgriffier. Hij valt onder de verantwoordelijkheid van de griffier. 2.De personen die op de dag vóór de inwerkingtreding van deze regeling commissiegriffier waren op grond van een benoeming als bedoeld in artikel 7 van de Verordening op de raadscommissies worden geacht te zijn benoemd tot Forumgriffier onder deze regeling. 3.Bij zijn verhindering of afwezigheid wordt de Forumgriffier vervangen door de griffier of diens plaatsvervanger of een andere Forumgriffier. 4.De griffier kan in iedere vergadering aanwezig zijn. HOOFDSTUK3:Aanwezigheid college, burgemeester en gemeentesecretaris Artikel8Aanwezigheid van college, burgemeester en gemeentesecretaris 1.Voor de burgemeester en de leden van het college geldt, tenzij expliciet anders is aangegeven, een doorlopende uitnodiging voor alle Fora, om daarin aanwezig te zijn, informatie te verstrekken en, desgevraagd aan de beraadslagingen deel te nemen. 2.De agendacommissie of de voorzitter van een Forum kan de burgemeester of één of meer wethouders uitdrukkelijk uitnodigen in de vergadering aanwezig te zijn om informatie te verstrekken en aan de beraadslagingen deel te nemen. 3.De agendacommissie of de voorzitter van een Forum kan het college verzoeken de gemeentesecretaris aanwezig te laten zijn in de vergadering en deel te laten nemen aan de beraadslagingen als bedoeld in deze verordening HOOFDSTUK4:Vergaderingen Paragraaf1:Tijdstip van vergaderen en voorbereidingen Artikel9Vergaderfrequentie, -tijden en –locaties 1.Drie weken vóór een raadsvergadering is de eerste Forumavond. 2.Deze avond start met een Plenair Forum. Na afsluiting van het Plenaire Forum kunnen er Fora plaatsvinden. Er kunnen maximaal twee Fora tegelijkertijd plaatsvinden. 3.Twee weken vóór een raadsvergadering is er weer een Forumavond. Op deze tweede Forumavond kan een Forum Stad of Samenleving worden gepland als het aantal te bespreken onderwerpen dit noodzakelijk maakt. Ook kan deze Forumavond gebruikt worden voor presentaties, hoorzittingen en andersoortige bijeenkomsten. 4.Een Forum wordt gehouden op dinsdagavond vanaf 20.00 uur in het stadhuis. 5.Het Raadspresidium kan in bijzondere gevallen een andere dag of aanvangsuur bepalen of een andere vergaderplaats aanwijzen. Het voert hierover overleg met de griffier. 6.Het Raadspresidium kan besluiten om op andere tijdstippen en locaties dan in de vorige leden bepaald een Forum te houden over een specifiek onderwerp 7.Onverminderd hetgeen in deze regeling is vermeld, bepaalt het Raadspresidium het vergaderschema, de vergadertijden en –zalen van de fora. Artikel10De planning en agendering van Forumvergaderingen 1.Het opstellen en voorbereiden van de conceptagenda voor de vergaderingen van de Fora geschiedt door de agendacommissie als bedoeld in artikel 6 van het Reglement van Orde voor de raad van de gemeente Rijswijk (hierna te noemen: Reglement van Orde). 2.De agendacommissie bepaalt voor elke Forumavond: a)het aantal Fora op die avond, de verdeling daarvan over de vergaderzalen, alsmede de tijdsduur en de agenda van ieder van de vergaderingen; b)de aanwijzing van de personen die tijdens deze Fora zullen optreden als Forumvoorzitter. 3.Tijdens een Plenair Forum kunnen in ieder geval de volgende zaken aan de orde komen: a)Algemeen spreekrecht burgers over onderwerpen die niet op de agenda staan; b)Beantwoording van raadsadressen; c)Vragenronde; d)Mededelingen van het college en zijn leden in het kader van de actieve informatieplicht als bedoeld in artikel 169 van de Gemeentewet; e)Verzoeken van het college voor het houden van presentaties; f)Terugkoppeling inzake gemeenschappelijke regelingen; g)Lijst van toezeggingen en moties; h)Procedurebespreking van ingekomen stukken; i)Vaststellen van Forumverslagen. Artikel11Oproep en agenda 1.De griffie verzendt op last van de agendacommissie ten minste 10 dagen vóór de eerste Forumbijeenkomst een oproep aan alle raadsleden en fractieassistenten, onder vermelding van de dag, de tijdstippen en de locaties van de deelfora. 2.De agenda’s en de daarbij behorende stukken voor de betreffende Fora, worden tegelijkertijd met de schriftelijke oproep verzonden. 3.Stukken die gewijzigd moeten worden na behandeling tijdens in één van de Fora op de eerste dinsdag worden op de vrijdag, ten minste 10 dagen vóór de desbetreffende raadsvergadering aan de raad verzonden 4.Stukken die gewijzigd moeten worden na behandeling in één van de Fora op de tweede dinsdag worden op de vrijdag voorafgaand aan de raadsvergadering verzonden. Artikel12Ter inzage leggen van stukken 1.Stukken, die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op de agenda dienen, worden gelijktijdig met het verzenden van de oproep voor een ieder in de inzagekast bij de griffie op het gemeentehuis ter inzage gelegd. 2.Een origineel van een ter inzage gelegd stuk wordt niet buiten het gemeentehuis gebracht. 3.Indien voor stukken op grond van artikel 25 Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van het eerste lid onder berusting van de griffie en verleent deze slechts inzage aan de personen die op grond van artikel 25, lid 1, Gemeentewet, de vertrouwelijke stukken mogen inzien. Artikel13Openbare kennisgeving 1.De vergaderingen worden door aankondiging in één of meer dag-, nieuws-, of huis-aan-huis bladen, in het gemeentelijk informatieblad of op de voor afkondigingen in de gemeente gebruikelijke wijze en tevens door plaatsing op de gemeentelijke website ter openbare kennis gebracht. 2.De openbare kennisgeving vermeldt in ieder geval: de datum, aanvangstijd en plaats van het Forum; de wijze waarop en de plaats waar eenieder de agenda en de daarbij behorende stukken kan inzien; de onderwerpen van de agenda; de mogelijkheden tot het uitoefenen van het spreekrecht als bedoeld in artikel

1. Paragraaf2:Orde van de vergadering Artikel14Woordvoerder tijdens Forum 1.Iedere fractie is bevoegd om per agendapunt één persoon in een Forum het woord te laten voeren. Dit lid wordt geacht namens zijn fractie het woord te voeren. 2.In bijzondere gevallen kan de agendacommissie besluiten tot het houden van een Forum waaraan meer dan één deelnemer per fractie het woord mag voeren. Artikel15Spreekrecht burgers en belanghebbenden in Forum Burgers en belanghebbenden hebben, met inachtneming van het in dit artikel bepaalde, het recht om in te spreken tijdens een Forum. Over een onderwerp dat niet op de agenda vermeld is, kan worden ingesproken aan het begin van het plenaire Forum. Over een onderwerp dat geagendeerd is voor behandeling in één van de fora kan direct voorafgaand aan de behandeling van bedoeld onderwerp worden ingesproken. Degene die van het spreekrecht gebruik wil maken meldt dit uiterlijk om 16.00 uur op de dag van de desbetreffende vergadering aan de griffie. Naast het onderwerp waarover hij het woord wil voeren, vermeldt hij zijn naam, (mail-)adres en telefoonnummer. Elke spreker krijgt maximaal 5 minuten het woord, met een maximum van 3 sprekers. De voorzitter geeft het woord op volgorde van aanmelding. De voorzitter kan van het bepaalde in lid 5 en van de volgorde afwijken, indien de voorzitter dit in het belang acht van de orde van de vergadering. De inspreker voert het woord, nadat de voorzitter hem dit heeft verleend. De voorzitter of een lid van de raad kan een voorstel doen voor de behandeling van de inbreng van de inspreker. De voorzitter van een Forum kan aan insprekers de gelegenheid geven om kort (circa 1 minuut) te reageren op de door het Forum gevoerde discussie. Er kan niet worden ingesproken: a) over een besluit van het gemeentebestuur waartegen bezwaar of beroep op de rechter openstaat of heeft opengestaan; b) over benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen; c) indien een klacht ex artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht kan of kon worden ingediend; d) over de procedure inzake de afhandeling van de ingekomen stukken; e) bij een presentatieforum. Artikel16Verslaglegging Fora 1.Het verslag bevat in ieder geval Het verslag moet inhouden: de adviezen als bedoeld in artikel 3, lid 2; de namen van de voorzitter, de griffier, de secretaris, de wethouders en aanwezige en niet aanwezige raadsleden, en de namen van overige personen die het woord gevoerd hebben; de onderwerpen die besproken zijn; een zakelijke samenvatting van wat gezegd is met vermelding van de namen van de personen die het woord voerden. 2.Het verslag wordt opgesteld onder de zorg van de Forumgriffier. 3.Het ontwerpverslag van de Fora wordt, behoudens bijzondere omstandigheden, tijdig voor de daaropvolgende vergadering toegezonden aan alle raadsleden en fractieassistenten, de burgemeester, de wethouders en de gemeentesecretaris, alsmede aan de overige deelnemers. 4.De verslagen van de fora wordt vastgesteld in de vergadering van het daarop volgende plenaire Forum. Het vastgestelde verslag wordt door de voorzitter en de griffier van het plenaire Forum ondertekend. Artikel17Spreekregels 1.Een lid, de burgemeester en een wethouder spreken vanaf hun plaats of vanaf de spreekplaats en richten zich tot de voorzitter. Bij bijzondere gelegenheden kan de voorzitter bepalen dat zij vanaf een andere plaats spreken. 2.Een lid, de burgemeester of een wethouder voeren het woord na het aan de voorzitter gevraagd en van hem verkregen te hebben. 3.De volgorde van sprekers kan worden gewijzigd, wanneer het woord wordt gevraagd over de orde van de vergadering. Artikel18Aantal spreektermijnen 1.De beraadslaging over een onderwerp of voorstel geschiedt in ten hoogste twee termijnen. 2.Voorafgaand aan de eerste termijn inventariseert de voorzitter de beoogde inbreng van de fracties en bepaalt aan de hand daarvan de volgorde van de sprekers. 3.Elke spreektermijn wordt door de Forumvoorzitter afgesloten. 4.Een deelnemer mag in een termijn niet meer dan éénmaal het woord voeren over hetzelfde onderwerp of voorstel. 5.Bij de bepaling hoeveel malen een lid over hetzelfde onderwerp of voorstel het woord heeft gevoerd, worden niet meegerekend interrupties en het spreken over een voorstel van orde. Artikel19Voorstellen van orde 1.De voorzitter van het Forum en iedere deelnemer kunnen mondeling een voorstel van orde doen, dat kort kan worden toegelicht. 2.Een voorstel van orde kan uitsluitend betrekking hebben op de orde van het betreffende Forum. 3.Over een voorstel van orde beslist de vergadering direct. Artikel20Handhaving orde; schorsing 1.Een spreker mag in zijn betoog niet worden gestoord, tenzij: de voorzitter van het Forum het nodig oordeelt om hem aan het opvolgen van deze regeling te herinneren; een deelnemer aan de vergadering hem interrumpeert; de voorzitter kan bepalen dat de spreker zonder verdere interrupties zijn betoog zal afronden. 2.Indien een spreker zich beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen veroorlooft, afwijkt van het in behandeling zijnde onderwerp, een andere spreker herhaaldelijk interrumpeert, dan wel anderszins de orde verstoort, wordt hij door de voorzitter tot de orde geroepen. Indien de spreker hieraan geen gevolg geeft, kan de voorzitter hem gedurende de vergadering, waarin zulks plaats heeft, over het aanhangige onderwerp het woord ontzeggen. 3.De voorzitter kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en - indien na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord - de vergadering sluiten. 4.De voorzitter is bevoegd om uitvoering te geven aan het bepaalde in artikel 24, lid
2. HOOFDSTUK5:Besloten Forum en geheimhouding Artikel21Besloten Forum 1.De agendacommissie kan in het kader van zijn bevoegdheid op basis van artikel 10 besluiten tot het uitroepen van een besloten vergadering. Een voorzitter kan besluiten een openbare vergadering in beslotenheid te vervolgen. 2.Bij een besloten vergadering kunnen slechts aanwezig zijn de Forumvoorzitter, de Forumgriffier, de notulist, raadsleden en fractieassistenten die een verklaring hebben ondertekend als bedoeld in artikel 4, lid 4, leden van het college van burgemeester en wethouders, ,de griffier, de gemeentesecretaris, alsmede ambtelijke adviseurs voor zover de Forumvoorzitter hun daartoe toestemming geeft. 3.Op een besloten vergadering zijn de bepalingen van deze regeling van overeenkomstige toepassing voor zover deze bepalingen niet strijdig zijn met het besloten karakter van de vergadering. Artikel22Verslaglegging besloten Forum 1.De verslaglegging van een besloten Forum vindt plaats in een apart verslag en wordt vertrouwelijk in een aparte enveloppe aan de raadsleden en fractieassistenten en het college toegezonden. 2.Het verslag wordt tevens op het vertrouwelijke deel van de internetsite geplaatst. 3.Het in het eerste en tweede lid bedoelde verslag wordt in een eerstvolgend plenair Forum in een besloten deel vastgesteld. 4.Het betreffende verslag kan ook in een openbaar Forum worden vastgesteld, indien geen van de leden, desgevraagd door de voorzitter, daarover het woord wenst. Artikel23Geheimhouding na een besloten Forum 1.Voor de sluiting van een besloten Forum beslist de vergadering of omtrent de inhoud van de stukken, voor zover daarop geheimhouding rust, en het verhandelde geheimhouding zal gelden. 2.De raad kan op grond van artikel 25, derde en vierde lid, van de Gemeentewet de geheimhouding opheffen. HOOFDSTUK6:Toehoorders en pers Artikel24Toehoorders en pers in vergaderingen 1.De toehoorders en vertegenwoordigers van de pers kunnen uitsluitend op de voor hen bestemde plaatsen openbare vergaderingen bijwonen. 2.De voorzitter van een Forum is bevoegd om toehoorders die op enigerlei wijze de orde van de vergadering verstoren, te doen vertrekken. Toehoorders die bij herhaling de orde in de vergadering verstoren kan hij voor ten hoogste drie maanden de toegang tot een Forum, en/of raadsvergadering ontzeggen. Artikel25Geluid- en beeldregistraties Degenen die in de vergaderzaal tijdens de raadsvergadering geluid- dan wel beeldregistraties willen maken doen hiervan mededeling aan de voorzitter en volgen zijn aanwijzingen op. Artikel26Gebruik mobiele telefoons In de vergaderzaal, met inbegrip van de publieke tribune, moeten mobiele telefoons uit of in de stand-by stand staan. Het hoorbaar gebruik van mobiele telefoons of andere communicatiemiddelen, die met een geluidssignaal de vergadering kunnen verstoren, is zonder toestemming van de voorzitter niet toegestaan. HOOFDSTUK7:SLOTBEPALINGEN Artikel27Toepasselijkheid Reglement van Orde Naast deze Forumregeling kan het Reglement van Orde van toepassing zijn. In het geval van strijdigheid tussen bepalingen uit het Reglement van Orde en deze regeling gaan de bepalingen in deze regeling voor. Artikel28Uitleg regeling In de gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van deze regeling beslistde voorzitter. Artikel29Intrekking oude regeling De Regeling Forum gemeente Rijswijk, zoals vastgesteld op 30 september 2008, wordt ingetrokken. Artikel30Inwerkingtreding Deze regeling treedt in werking op de dag volgend op die van bekendmaking. Artikel31Citeertitel Deze regeling wordt aangehaald als “Regeling Forum gemeente Rijswijk 2013”. Aldus besloten door de Raad van de Gemeente Rijswijk, in zijn openbare vergadering van 18 december
3. de waarnemend griffier, de voorzitter, J.A. Massaar, bpa H.W.M. Klitsie