Archiefverordening gemeente Drimmelen 2007 (Drimmelen)

Archiefverordening gemeente Drimmelen 2007ARCHIEFVERORDENING GEMEENTE DRIMMELEN 2007 HOOFDSTUKIALGEMEEN Artikel1Begripsbepalingen In deze verordening wordt verstaan onder: de wet: de Archiefwet 1995 het college: het college van burgemeester en wethouders van Drimmelen archiefbewaarplaats: de als zodanig aangewezen ruimte waar de overgebrachte archieven worden bewaard archiefruimte: de ruimte bestemd voor het beheren van nog niet naar de archiefplaats overgebrachte archiefbescheiden gemeentearchivaris: de op grond van de archiefwet benoemde functionaris die is belast met het beheer van en het toezicht op archieven en collecties beheerder: degene die is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats beheereenheid: een door het college aangewezen organisatieonderdeel informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd niet-overgebrachte archieven: de archieven en collecties die nog in de archiefruimte zijn opgeslagen in afwachting van eventuele overbrenging naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archieven: de archieven en collecties die naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht. Artikel2Taak college Het college is belast met de zorg voor een goed beheer van zowel de niet-overgebrachte als de overgebrachte archieven en collecties. Artikel3Besluit informatiebeheer Het college stelt voor het beheer van zowel de niet-overgebrachte als de overgebrachte archieven en collecties van de gemeentelijke organen in het Besluit informatiebeheer voorschriften vast. HOOFDSTUKIINIET-OVERGEBRACHTE ARCHIEVEN EN COLLECTIES Artikel4Archiefruimte Het college draagt zorg voor het inrichten en in stand houden van een archiefruimte. Artikel5Ordening en beheer Het college draagt er zorg voor dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschieden op een zodanige wijze dat het behoud in goede en toegankelijke staat van deze bescheiden is gewaarborgd. Artikel6Taak gemeentearchivaris 1.De gemeentearchivaris ziet erop toe dat het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften. 2.Onder deze taak vallen de volgende werkzaamheden: Toezicht op beheer en jaarlijkse rapportage hierover; Ondertekenen van akten van overdracht van archieven en collecties; Ondertekenen van lijsten van vernietiging archiefbescheiden. Artikel7Vervanging gemeentearchivaris De gemeentearchivaris is bevoegd ter uitoefening van de hem bij de wet opgedragen toezichtstaak op de niet-overgebrachte archieven en collecties te doen vervangen door een aan hem onderschikte ambtenaar/ambtenaren die in het bezit zijn van het diploma archivistiek als bedoeld in de Archiefwet

1. Artikel8Informatieplicht beheerder De beheerder verstrekt aan de gemeentearchivaris of aan degene dien namens hem met het toezicht is belast alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van de toezichtstaak noodzakelijk zijn. Daarnaast verleent deze de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden en in de opzet en werking van hulpmiddelen systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen. Artikel9Tussentijdse informatie 1.De gemeentearchivaris doet, indien nodig, tussentijds mededeling van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht aan de beheerders. 2.Indien nodig informeert hij eveneens het college. 3.De gemeentearchivaris kan aanwijzingen aan de beheerders geven die naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen. Artikel10Mutaties in beheer De beheerder doet aan de gemeentearchivaris in elk geval tijdig mededeling van het voornemen om aan het college een voorstel te doen tot: opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheereenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheereenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon; bouw, verbouwing, inrichting of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte; Verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden; ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem; voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen. Artikel11Consultrapportage 1.De gemeentearchivaris brengt eenmaal per jaar een rapport uit aan het college over de uitoefening van het toezicht op de niet-overgebrachte archieven. 2.Indien nodig doet de gemeentearchivaris tussentijds mededeling aan de beheerder(s) van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht. In dat geval kan hij ook het college informeren. HOOFDSTUKIIIOVERGEBRACHTE ARCHIEVEN EN COLLECTIES Artikel13Archiefbewaarplaats Het college wijst een archiefbewaarplaats aan en draagt er zorg voor dat er voldoende middelen beschikbaar worden gesteld voor de inrichting en instandhouding van de archiefbewaarplaats. Artikel14Gemeentearchivaris 1.Het college benoemt een gemeentearchivaris en een plaatsvervangend gemeentearchivaris. 2.De gemeentearchivaris is belast met het formele beheer van de overgebrachte archieven en collecties. Artikel15Formele beheertaak gemeentearchivaris De formele beheertaak van de gemeentearchivaris met betrekking tot de overgebrachte archieven omvat: Toe- en afwijzen van een verzoek om raadpleging; Uitlenen van archieven en collecties aan overheidsorganen en particulieren, die archieven en collecties hebben overgedragen; Geven van afschriften van authentieke akten die volgens de wet door de beheerder bewaard moeten worden; Ondertekenen van besluiten van vervreemding van overgebrachte archieven en collecties; Toezicht op de feitelijke beheertaak door de stichting Mommerskwartier. Artikel16Jaarverslag Na afloop van elk jaar brengt de gemeentearchivaris aan het college een jaarverslag uit over de door hem verrichte werkzaamheden in het kader van het beheer van de archiefbewaarplaats. HOOFDSTUKIVSLOTBEPALING Artikel17In werking treden Dit reglement treedt in werking met ingang van de achtste dag na die van de bekendmaking van het besluit tot vaststelling. Op dat tijdstip vervalt de "Archiefverordening gemeente Drimmelen 1998", vastgesteld bij raadsbesluit van 14 mei
2. Het kan worden aangehaald als "Archiefverordening gemeente Drimmelen 2007". Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van13-12-2007De raad voornoemd,drs. G.L.C.M. de Kok, voorzittermr. M.J.N. Schetters - Schuurbiers, griffier