Instructie voor de griffier Goeree-Overflakkee (Goeree-Overflakkee)

Instructie voor de griffier Goeree-OverflakkeeDe raad van de gemeente Goeree-Overflakkee; gelezen het voorstel van het beoogd presidium van 27 november 2012; gelet op artikel 107a van de Gemeentewet; besluit: vast te stellen de Instructie voor de griffier Goeree-Overflakkee Artikel1Algemene ondersteuning De griffier draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van de leden van de raad. Artikel2Agendering De griffier ondersteunt de raad en zijn commissies bij het vaststellen van de agenda van de raads- en commissievergaderingen. Artikel3Bijstand raadsvoorzitter 1.De griffier staat de voorzitter van de raad ter zijde bij zijn zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van de raad. 2.De griffier kan de voorzitters van de raadscommissies ter zijde staan bij zijn zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van de raadscommissies. Artikel4Vergaderingen van de raad en raadscommissies 1.De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van de raad en zijn commissies en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen. 2.De griffier draagt zorg voor de voorbereiding van de vergaderingen en verzending van de voorlopige agenda en overige stukken aan raadsleden. Artikel5Ondersteuning presidium 1.De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van het presidium en draagt zorg voor een goede en tijdige voorbereiding en verslaglegging van de vergaderingen. 2.Indien het presidium aanvullende ondersteuning behoeft draagt de griffier er zorg voor dat deze gegeven wordt. Artikel6Ondersteuning onderzoekscommissie Indien de raad een onderzoekscommissie als bedoeld in artikel 155a van de Gemeentewet instelt, ondersteunt de griffier deze commissie. Artikel7Ambtelijke bijstand De griffier draagt er, zo nodig in samenwerking met de secretaris, zorg voor dat de leden van de raad desgevraagd ambtelijke bijstand verkrijgen. Voorschriften hierover worden gesteld bij de verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning. Artikel8Organisatie griffie 1.De griffier geeft leiding aan de griffie. 2.De griffier bewaakt de eenheid in de uitoefening van de taken van de griffie. 3.De medewerkers van de griffie handelen overeenkomstig de aanwijzingen van de griffier. Artikel9Verhindering en vervanging 1.De griffier kan zich in alle gevallen laten vervangen door een of meer door de raad aangewezen plaatsvervangers. 2.Indien de griffier in geval van ziekte of verlof verhinderd is zijn ambt te vervullen, zal hij de werkgeverscommissie van de raad hiervan op de hoogte stellen. Artikel10Onvoorziene omstandigheden In alle gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de griffier voor zover nodig overleg met de werkgeverscommissie van de raad. Artikel11Inwerkingtreding Deze instructie treedt in werking op de dag na vaststelling. Artikel12Citeertitel Deze instructie wordt aangehaald als: Instructie voor de griffier Goeree-Overflakkee. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raadvan de gemeente Goeree-Overflakkee op 2 januari 2013.de griffier, de voorzitter,J.Mimpen C.A. KleijwegtToelichting Instructie voor de griffier Goeree-Overflakkee Artikel 1De hoofdverantwoordelijkheid van de griffier is de ondersteuning van de raad. Deze taak behoort niet meer tot de taken van de gemeentesecretaris. De griffier is het aanspreekpunt voor alle vragen naar ambtelijke ondersteuning van de raad en de individuele raadsleden. Artikel 2De raadsagenda's wordt vastgesteld door de raad en kunnen voorbereid worden door het raadspresidium. De griffier en de medewerkers van de griffie nemen de ambtelijke voorbereiding ter hand. De administratieve ondersteuning wordt door de griffie verleend. Indien de raad een jaaragenda vaststelt dan ligt het in de rede dat de griffier ook daarbij ondersteuning biedt. Artikelen 3 en 4De burgemeester wordt in zijn functie van voorzitter van de raad bijgestaan door de griffier. In zijn functie van voorzitter van het college en van zelfstandig bestuursorgaan van de gemeente wordt hij net als voorheen bijgestaan door de secretaris. De griffier zit naast de burgemeester tijdens raadsvergaderingen, verzorgt het verslag en verricht alle mogelijk denkbare (administratieve) ondersteuning. Ook bijvoorbeeld het bodepersoneel gedraagt zich tijdens raads- en commissievergaderingen naar de aanwijzingen van de griffier. Veelal zullen de commissiegriffiers en niet de griffier aanwezig zijn bij de vergaderingen van de raadscommissies en de voorzitters van de raadscommissies ondersteunen. Artikel 6Indien de raad een enquêtecommissie instelt zal deze natuurlijk behoefte hebben aan ambtelijke ondersteuning. Het is logisch dat deze vanuit de griffie verschaft zal worden. De enquêtecommissie is immers een raadscommissie. Wellicht zal voor een dergelijke commissie tijdelijk (extra) personeel beschikbaar gesteld moeten worden vanwege het intensieve en tijdelijke karakter van de werkzaamheden. Op grond van artikel 155a, achtste lid, van de Gemeentewet wordt een verordening opgesteld waarin nadere voorschriften worden gesteld met betrekking tot bedoelde enquêtes. Daarin worden ook regels gesteld over de ambtelijke bijstand. Artikel 7De griffier heeft een spilfunctie in het goed laten verlopen van ambtelijke ondersteuning voor de raadsleden. De regeling hiervoor is uitgewerkt in de verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning. Uitgangspunt is dat verzoeken om ondersteuning in eerste instantie bij de griffier worden ingediend. Een belangrijke taak voor de griffier kan zijn, de bewaking van de termijn waarbinnen de bijstand verleend wordt. Gezien de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden is er geen uniforme termijn te stellen. Het actief bewaken van de voortgang van het proces door de griffier kan echter wel voorkomen dat een verzoek onnodig lang blijft liggen.