REGELING BUDGETBEHEER GEMENETE HEEMSTEDE 2013 Wettelijk kader Het budgetrecht ligt bij de Gemeenteraad (artikel 189 Gemeentewet), terwijl het dagelijks bestuur en het financieel beheer bij het College berusten (artikelen 160 en 212 Gemeentewet). De Raad stelt in de programmabegroting of een wijziging daarvan budgetten en kredieten beschikbaar. Het College heeft als taak de door de Raad vastgestelde doelen te behalen binnen de door de Raad vastgestelde budgetten en kredieten per programma. Het College stelt vast hoe de middelen binnen een programma verdeeld worden over de producten om de door de Raad gestelde doelen te bereiken en de (wettelijke) taken uit te voeren. De Regeling Budgetbeheer geeft het College een instrument om de uitvoering van de begroting te mandateren aan functionarissen in de organisatie. Daar het een mandaat betreft blijft het College verantwoordelijk ten opzichte van de Raad voor het besteden van de middelen en het behalen van de gestelde doelen. De Regeling Budgetbeheer vindt zijn juridische basis in de gemeentewet, de financiële verordening (artikel 212 Gemeentewet), de controleverordening (artikel 213 Gemeentewet). Naast deze Regeling Budgetbeheer zijn aanvullende en/of afwijkende regels rond onder meer de tekenbevoegdheid en begrotingsoverschrijdingen opgenomen in de Mandaatregeling, het Controleprotocol en de nota Reserves en Voorzieningen. Ook deze dienen betrokken te worden bij het budgetbeheer. Artikel 1 Begripsomschrijvingen In de Regeling Budgetbeheer 2013 komt een aantal begrippen aan de orde. De volgende begrippen worden hieronder nader omschreven. Aandachtsgebied De gemeentelijke organisatie is opgedeeld in de drie aandachtsgebieden Ruimte en Welzijn, Publiekszaken en Bedrijfsvoering en Gemeentesecretaris. Elk aandachtsgebied heeft een eigen budgethouder die elkaar onderling kunnen vervangen. Planning- en controlcyclus De cyclus omvat de begroting, de 1e en 2e voortgangsrapportage (kadernota), de najaarsnota en de jaarrekening inclusief het jaarverslag. De budgethouders leggen hiermee verantwoording af aan het College van Burgemeester en Wethouders. Het College legt op zijn beurt hiermee verantwoording af aan de Raad. Budget Een taakstelling op basis van de gemeentebegroting. De taakstelling is gekoppeld aan een product of investering en behoort tot een kostenplaats. Het College van Burgemeester en Wethouders mandateert de taakstelling door de Regeling Budgetbeheer aan een budgethouder maar blijft wel eindverantwoordelijk ten opzichte van de Gemeenteraad. Tot het budget worden zowel de kwalitatieve (doelstellingen, prestaties etc.) als de kwantitatieve gegevens (middelen, dekkingspercentages, kengetallen etc.) gerekend. Budgethouder De budgethouder is op basis van een mandaat binnen de Regeling Budgetbeheer verantwoording verschuldigd aan het College van Burgemeester en Wethouders voor alle verplichtingen die samenhangen met en/of voortvloeien uit het beheer van de budgetten die onder zijn/haar aandachtsgebied vallen. Hieronder vallen zowel kwalitatieve (doelstellingen, prestaties etc.) als de kwantitatieve gegevens (middelen, dekkingspercentages, kengetallen etc.). De budgethouder is gekoppeld aan producten binnen 1 aandachtsgebied en is een directielid. Budgetbeheerder De budgetbeheerder is op basis van een mandaat binnen de Regeling Budgetbeheer beheerder van een budget voor een budgethouder en verantwoording verschuldigd aan de budgethouder. Ten aanzien van het gemandateerde budget is de budgetbeheerder verantwoordelijk voor zowel de kwalitatieve (doelstellingen, prestaties etc.) als de kwantitatieve gegevens (middelen, dekkingspercentages, kengetallen etc.). Budgetbeheer is gekoppeld aan producten binnen 1 kostenplaats. Deelbudgetbeheerder De deelbudgetbeheerder is op basis van een mandaat, vastgelegd in het “besluit aanwijzing deelbudgetbeheerder” beheerder van een budget voor een budgetbeheerder. Ten aanzien van het gemandateerde budget is de deelbudgetbeheerder verantwoordelijk voor zowel de kwalitatieve (prestaties, doelstellingen etc.) als kwantitatieve gegevens (middelen, kengetallen etc.). De deelbudgetbeheerder is verantwoording verschuldigd aan de budgethouder. Deelbudgetbeheer is niet gekoppeld aan producten maar is 1 niveau dieper gekoppeld, namelijk aan grootboekrekeningnummers. Besluit aanwijzing deelbudgetbeheerder Met dit formulier wordt geregeld dat het budgetbeheer van een budgetbeheerder naar een deelbudgetbeheerder overgaat (artikel 2.3). Administratieve machtiging Met dit formulier wordt geregeld dat functionarissen periodiek terugkerende rechten of verplichtingen en uitgaven of inkomsten kunnen autoriseren, zonder dat daarbij het budgetbeheer overgaat (artikel 2.6). De budgetbeheerder blijft dus verantwoordelijk. Verplichting De verplichtingen worden onderscheiden naar verplichtingen betreffende uitgaven en verplichtingen betreffende inkomsten (rechten). Reserves Onder reserves moet worden verstaan: afgezonderde vermogensbestanddelen, die al dan niet met het oog op het realiseren van een vooraf bepaald doel zijn gevormd. Reserves horen tot het eigen vermogen. Door de gemeenteraad kan zelfstandig over de aanwending van de reserves worden beslist en de bedrijfseconomische aanwending is vrij. Voorzieningen Voorzieningen worden gevormd voor verplichtingen tegenover derden, waarvan het bestaan en de omvang nog onzeker is, maar die wel redelijkerwijs ingeschat kunnen worden. Het zijn afgezonderde vermogensbestanddelen die worden gevormd voor het afdekken van kwantificeerbare risico’s en verplichtingen, maar ook voor kostenegalisatie van uitgaven in de exploitatiebegroting waar geoormerkte inkomsten tegenover staan (bijv. afval, riolering). In het laatste geval spreken we ook wel van fondsen. In verband met het verplichtende karakter dat een voorziening heeft wordt een voorziening gerekend tot de schulden en daarmee opgenomen onder het vreemd vermogen. Nota Reserves en Voorzieningen De reserves en voorzieningen worden tijdens elke collegeperiode minimaal eenmaal geactualiseerd in de Nota reserves en Voorzieningen. Hierin is onder meer opgenomen het doel van de reserve of voorziening en het budgetbeheer. Mandateren versus delegeren Mandaat is de bevoegdheid om in naam van een ander te handelen, maar zonder de daarbij horende verantwoordelijkheid. Bij mandateren worden geen bevoegdheden overgedragen. De mandaatgever blijft zelf bevoegd. Dit in tegenstelling tot delegeren, wat wel het overdragen van bevoegdheden betekent, inclusief de verantwoordelijkheid. Een mandaatgever blijft bevoegd de gemandateerde bevoegdheid zelf te hanteren. Krediet Investeringen waarop (meerjarig) wordt afgeschreven en die doorgaans opgenomen zijn in het investeringsprogramma van de gemeente. Balansrekening Financiële rekening die onder meer dient ter afsluiting en heropening van de boekhouding en die een bepaalde waarde (bezit of schuld) vertegenwoordigd. Voorbeelden zijn gebouwen en inventaris maar ook vooruitontvangen gelden van derden en debiteuren/crediteuren. BBV Bestuurlijk behandelvoorstel. Hiermee wordt een college- en/of raadsvoorstel bedoeld. Artikel 2 Aanwijzing budgethouders en (deel)budgetbeheerders en vervanging Aanwijzing van budgethouders, -beheerders en deelbudgetbeheerders geschiedt als volgt: 2.1 Het College van Burgemeester en Wethouders wijzen de budgethouders aan overeenkomstig bijlage 1 “mandaat kostenplaatsen” (kolom budgethouder); 2.2 De budgethouders wijzen de budgetbeheerders aan overeenkomstig bijlage 1 “mandaat kostenplaatsen” (kolom budgetbeheerder); 2.3 Deelbudgetbeheerders kunnen door de budgetbeheerder na instemming van de budgethouder worden aangewezen middels volledige invulling van het “besluit aanwijzing deelbudgetbeheerder”. Het volledige budgetbeheer gaat dan over van de budgetbeheerder op de deelbudgetbeheerder; 2.4 Van de schriftelijke vastlegging uit punt 2.3 dient door de mandaatgever terstond een afschrift aan de Financiële Administratie te worden verstrekt; 2.5 Een mandaatgever kan een verleend mandaat geheel of gedeeltelijk intrekken. Dit dient schriftelijk plaats te vinden. Een afschrift daarvan wordt terstond verstrekt aan de budgethouder en de Financiële Administratie; 2.6 De (deel)budgetbeheerder kan functionarissen machtigen tot autorisatie van periodiek terugkerende rechten of verplichtingen en uitgaven of inkomsten. De (deel)budgetbeheerder gaat dan akkoord met de verantwoording ervan op zijn of haar budget. Het budgetbeheer (doen van bestellingen, verantwoordelijkheid voor het budget etc.) gaat niet over. Om dit te bewerkstelligen dient het formulier “Administratieve Machtiging” volledig ingevuld en getekend te worden; 2.7 De budgethouders vervangen elkaar onderling voor wat betreft de bepalingen uit de Regeling budgetbeheer; 2.8 Bij afwezigheid van de budgetbeheerder treedt de in de functiebeschrijving aangewezen vervanger in de plaats van de budgetbeheerder; 2.9 Bij afwezigheid van de betreffende budgetbeheerder en diens plaatsvervanger treedt de budgethouder in de plaats van de budgetbeheerder; 2.10 Bij afwezigheid van de desbetreffende deelbudgetbeheerder treedt de budgetbeheerder in de plaats van de deelbudgetbeheerder. Artikel 3 Het aangaan van verplichtingen 3.1 De (deel)budgetbeheerder dient te controleren of het budget toereikend is als hij een verplichting aan gaat. De verplichting dient te passen binnen de omschrijving waarvoor het budget beschikbaar is gesteld. Indien geen of onvoldoende budget aanwezig is dient onderbouwd aanvullende budgetruimte aangevraagd te worden door de (deel)budgetbeheerder of budgethouder bij één van de voortgangsrapportages (kadernota), de najaarsnota of buiten deze momenten om via een BBV; 3.2 Verplichtingen mogen slechts worden aangegaan met inachtname van het geldende aanbestedingsbeleid; 3.3 Het College van Burgemeester en Wethouders en de budgethouder kunnen nadere richtlijnen vaststellen voor het doen van bestellingen en/of opdrachten boven een bepaald bedrag (zie ook artikel 4.6); 3.4 Aangegane verplichtingen kunnen op verzoek van de budgethouder of (deel)budgetbeheerder worden geregistreerd door de Financiële Administratie. Dit is mogelijk bij bedragen vanaf € 5.000 of wanneer een enkele verplichting minimaal 80% van het desbetreffende budget uitmaakt. Tevens dient het de verwachting te zijn dat de factuur minimaal 4 weken later ontvangen zal worden dan het moment van aanlevering van de verplichting; 3.5 Bij gebruikmaking van de verplichtingenregistratie dienen de verplichtingen binnen 2 werkdagen na het aangaan van de verplichting volledig ingevuld en geparafeerd ingeleverd te zijn bij de Financiële Administratie. Artikel 4 Beperkingen in het mandaat 4.1 De budgethouder is bevoegd tot het budgettair neutraal overhevelen van budgetten:
AI-uitleg op basis van de officiële wettekst. Indicatief, vervangt geen juridisch advies.