Mandaat, machtiging en volmachtbesluit Schiedam 2013 (Schiedam)

Mandaat, machtiging en volmachtbesluit Schiedam 2013Het college van Burgemeester en Wethouders; Gelet op: de gemeentewet; afdeling 10.1.1 van de Algemene wet bestuursrecht; de organisatieregeling Gemeente Schiedam 2007 (gewijzigd bij besluit 28 december 2012) en opvolgende organisatieregeling art. 10:4 van de Algemene wet bestuursrecht besluit het: Mandaat, machtiging en volmachtbesluit Schiedam 2013 vast te stellen. Algemene bepalingen Artikel1Definities In dit besluit wordt verstaan onder: a. regiemanager: i. de regiemanager zoals bedoeld in de Organisatieregeling Gemeente Schiedam 2007 of opvolgende organisatieregelingen; ii. de directeur Sport & Recreatie iii. de directeur Berckenrode Groep Schiedam (BGS) b.burgemeester: de burgemeester van Schiedam als bestuursorgaan en als vertegenwoordiger van de gemeente in en buiten rechte c. directeur: de directeur als bedoeld in de Organisatieregeling Gemeente Schiedam 2007 of opvolgende regelingen d.college: het college van burgemeester en wethouders van Schiedam; e. directie: de directie zoals bedoeld in Organisatieregeling Gemeente Schiedam 2007 en opvolgende regelingen f.gemeente: de gemeente als publiekrechtelijk lichaam en de gemeente als privaatrechtelijke rechtspersoon; g. machtiging: de bevoegdheid om namens het college of de burgemeester handelingen te verrichten die noch een besluit, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn h. mandaat: de bevoegdheid om namens het college of de burgemeester besluiten te nemen i. mandans of mandaatgever: degene die een mandaat verleent j. mandataris of gemandateerde: degene die een mandaat ontvangt k. opdrachtgever: degene die opdracht geeft om een bepaalde dienst te laten verlenen of om een bepaalde werk te laten uitvoeren l. plaatsvervanger: de functionaris die als organisatorisch plaatsvervanger is aangemerkt op de lijst “plaatsvervangers mandaten” in beheer door organisatie-eenheid Interne ondersteuning / JZ-bestuursondersteuning. m. procesmanager: de functionaris die een beschreven functie van procesmanager vervult n.programmamanager: de functionaris die een beschreven functie van programmamanager vervult dan wel de persoon die is geplaatst op de functie zoals geregeld in de organisatieregeling Schiedam (p.m.) o. projectleider: de functionaris die een beschreven functie van projectleider vervult p. projectmanager: de functionaris die een beschreven functie van projectmanager vervult q. raad: de gemeenteraad van Schiedam; r.secretaris: de gemeentesecretaris van Schiedam/algemeen directeur s. teamleider: de teamleider zoals bedoeld in de Organisatieregeling Gemeente Schiedam 2007 of opvolgende organisatieregelingen t. volmacht: de bevoegdheid om namens het college of de burgemeester privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten. u. WRO: Wet ruimtelijke ordening oud v. Wro: Wet ruimtelijke ordening nieuw Artikel2Mandaat secretaris/algemeen directeur a. Aan de secretaris wordt mandaat verleend ten aanzien van de tot het college en de burgemeester behorende bevoegdheden, voor zover vermeld in het Mandaatregister Schiedam dan wel andere door het college vastgestelde besluiten; b.Onder een mandaat valt het beslissings-, uitvoerings- en ondertekeningsmandaat, tenzij anders is aangegeven. c. Voor zover het mandaat ziet op het nemen van beslissingen, heeft het mandaat ook betrekking op de voorbereidingsprocedures en de administratieve afhandeling daarvan. Artikel3Ondermandaat (Mandaatregister) a. Het college stelt het Mandaatregister vast, en verleent daarbij de secretaris de bevoegdheid ondermandaat te verlenen; b. De secretaris is bevoegd ondermandaat te verlenen, voor zover vermeld in het Mandaatregister Schiedam. De ondermandaten kunnen slechts strekken voor zover opgenomen in het Mandaatregister; c. Het verlenen van ondermandaat geschiedt bij schriftelijk besluit, waarbij de mandataris met generieke functienaam wordt aangeduid; d.Het Mandaatregister wordt in beginsel jaarlijks geactualiseerd en zo nodig door het college gewijzigd vastgesteld; e. Het wijzigen van het register voor onderdelen en / of ondermandaten waar de opmerking ‘n.v.t.’ staat genoteerd, is uitsluitend voorbehouden aan het college. f. Voor wijzigingen in het Mandaatregister die slechts ondermandaten betreffen, stelt de secretaris het college (in beginsel) een maal per jaar in kennis van het daartoe gewijzigde mandaatregister alsmede van de daadwerkelijke verlening van ondermandaten; g. Onder het ondermandaat valt het beslissings-, uitvoerings- en ondertekeningsmandaat, tenzij anders is aangegeven; h. Voor zover het ondermandaat ziet op het nemen van beslissingen, heeft het mandaat ook betrekking op de voorbereidingsprocedures en administratieve afhandeling daarvan; i. De ondermandaten strekken niet verder dan de taakstelling van de eigen organisatie-eenheid en/of het eigen programma, project of proces van de mandataris (volgens de beschreven functie die de functionaris vervult), tenzij anders is aangegeven; j. Het mandaatregister benoemt eventuele specifieke beperkingen aan de mandaten; k. De secretaris kan op schriftelijk verzoek een opdrachtgever toestaan dat de opdrachtgever een persoon die de functie van projectmanager of projectleider vervult mandateert tot het aangaan van overeenkomsten (en verplichtingen), mits hierover schriftelijk positief is geadviseerd door de organisatie-eenheden van Interne ondersteuning Financiën en Control en de organisatie-eenheid Interne ondersteuning/JZ-bestuursondersteuning schriftelijk over het ondermandaat wordt geïnformeerd ten behoeve van vastlegging in het mandaatregister. Artikel4Uitzonderingen van mandaat (verboden) Een mandaatbevoegdheid wordt niet uitgeoefend indien: a. het te nemen besluit uitmondt in aanvulling of afwijking van het tot dan toe gevoerde beleid; b. het een bevoegdheid betreft die onlosmakelijk is verbonden aan een eerdere door het college zelf uitgeoefende bevoegdheid; c. indien er, behoudens zaken met een routinematig karakter, rekening mee moet worden gehouden dat de burgemeester of het college op zijn verantwoordelijkheid voor het te nemen besluit zal worden aangesproken; d.uit het te nemen besluit financiële gevolgen kunnen voortvloeien die leiden tot overschrijding van de budgetten en budgettaire kaders; e. de betrokken portefeuillehouder of de burgemeester (in de hoedanigheid van bestuurlijk coördinator) zulks kenbaar maakt; f. het besluit wordt genomen met gebruikmaking van een hardheidsclausule in een wettelijke regeling g.een adviescommissie en/of meerdere afdelingen aan één van de afdelingen een afwijkend of negatief advies heeft uitgebracht over het te nemen besluit; dit geldt ook indien wordt voorgenomen van een advies van een adviescommissie af te wijken h. behoudens zaken met een routinematig karakter, waaronder mede wordt verstaan het verstrekken van niet beleidsmatige informatie, voor documenten gericht aan: - de Kroon; - een Minister; - een Staatssecretaris; - een Commissaris van de Koningin; - Provinciale en Gedeputeerde Staten; - de gemeenteraad van Schiedam; - overige bestuursorganen; - gemeentelijke overheden; - gemeenschappelijke regelingen; - regio’s; - de Vereniging van Nederlandse Gemeenten; - de Nationale Ombudsman, voor zover het schriftelijke, formele correspondentie betreft inzake; - de afhandeling van door de gemeente behandelde klachten. Artikel5Beperkingen uitoefenen mandaten en instructies 5.1 Financiële beperkingen Alle bevoegdheden worden uitgeoefend met inachtneming van de Regeling financieel beheer gemeente Schiedam 2013, de Financiële verordening 2009, het Treasurystatuut 2011, de Leidraad inhuren externe deskundigheid 2010, het Inkoopbeleid en de Algemene subsidieverordening gemeente Schiedam 2012 (ASV 2012) dan wel de opvolgers van de genoemde regelingen; b. Voor de uitoefening van de mandaatbevoegdheden geldt dat binnen de kaders en bedragen van de (meerjaren)begroting en de te beheren budgetten dient te worden gebleven; c.Financiële verplichtingen voor goederen, diensten en werken mogen worden aangegaan voor zover passend binnen de bovengenoemde regelingen en voor zover men budgethouder is voor de betreffende verplichting. Het voorgaande geldt eveneens voor het nemen van investeringsbeslissingen; d. Voor het aangaan van financiële verplichtingen gelden naast het elders in deze regeling gestelde de volgende financiële plafonds (excl. BTW): voor de directie € 1.000.000,- voor regiemanagers € 750.000,- voor programmamanagers € 250.000,- en voor teamleiders € 250.000,- en voor projectleiders en procesmanagers € 75.000,-. Verplichtingen worden door genoemde functionarissen niet aangegaan als het bedrag gelijk aan of hoger is dan de genoemde plafondbedragen; e.Een mandaat voor besluiten over subsidies mag slechts worden uitgeoefend door de budgethouder; f. De elders in dit artikel geregeld beperkingen zijn van overeenkomstige toepassing. 5.2 Overige beperkingen a. Een verleend (onder)mandaat geldt altijd slechts ten aanzien van de taken en en/of medewerkers binnen de eigen organisatie-eenheid of het eigen project of programma een ander behoudens het bepaalde in artikel 8, sub b. b. Voor de mandaten aan projectleiders en procesmanagers geldt dat het mandaat wordt verleend aan functionarissen die een functie vervullen die als zodanig is benoemd en beschreven en uit dien hoofde (in beginsel) budgethouder zijn; het mandaat geldt derhalve niet voor functionarissen die een incidentele rol van projectleider en procesmanager vervullen. 5.3 Instructies a. Voor besluiten met nadelige gevolgen voor belanghebbende, vindt uitoefening van het mandaat pas plaats nadat de eerst hogere leidinggevende dan wel de portefeuillehouder is geconsulteerd. b.Indien er rekening mee moet worden gehouden dat er een situatie ontstaat als genoemd bij de in artikel 4 genoemde mandaatverboden, dan stemt de mandataris voorafgaand aan het uit te oefenen mandaat hierover af met de portefeuille houder; indien nodig besluit het college ter zake zelf. c.In het Mandaatregister zijn specifieke instructies opgenomen ten aanzie van de onderscheiden mandaten. Artikel6Financiële ondermandaten a.Regiemanagers, mits budgethouder, zijn voor het aangaan van financiële verplichtingen bevoegd een ondermandaat te verlenen voor een plafond van € 75.000,- aan projectleiders of procesmanagers die (nog) geen budgethouder zijn, voor zover die mogelijkheid is opgenomen in het mandaatregister. Dit ondermandaat wordt schriftelijk vastgelegd en benoemt de hoogte van het bedrag tot welk het ondermandaat wordt verleend. b. Regiemanagers, mits budgethouder, kunnen aan de onder a. bedoelde functionarissen een schriftelijk ondermandaat verlenen voor een plafondbedrag dat hoger ligt dan het plafond van € 75.000,- mits deze afwijkende mandaat bevoegdheid noodzakelijk is gelet op de aard van de processen of projecten, en het bedrag tot welk de gemandateerde de verplichting mag aangaan niet hoger is dan het plafond dat voor de betreffende regiemanager geldt. c. Voor verplichtingen onder een bedrag van € 10.000,- mogen verplichtingen worden aangegaan ten laste van een budget, door een ander dan de houder van het budget ten laste waarvan de financiële verplichting wordt gebracht; voorafgaand aan het nemen van de beslissing krachtens mandaat is de schriftelijke instemming (paraaf) van de budgethouder vereist. Dit mandaat kan door een budgethouder voor meerdere gevallen of voor een bepaalde periode worden gegeven. Artikel7Volmacht en machtiging a. Onder “bevoegdheden” behorende bij dit besluit wordt naast de mandaten, tevens verstaan de “volmachten” en/of “machtigingen” b. De artikelen 3 en 4 zijn overeenkomstig van toepassing op volmachten en machtigingen. Artikel8Mandaatverlening aan niet ondergeschikten a. Ook aan hen die niet werkzaam zijn onder verantwoordelijkheid van het college of de burgemeester kan mandaat worden verleend voor zover vermeld in het Mandaatregister. b. In afwijking van het bepaalde in artikel 5, tweede lid, sub a is de secretaris bevoegd om een ondermandaat te verlenen voor een bevoegdheid die door een gemandateerde wordt uitgeoefend, maar welke bevoegdheid tevens door een ander uitgeoefend dient te worden, maar hiërarchisch niet onderschikt is aan die gemandateerde. c. Het ondermandaat zoals bedoeld in sub b kan alleen verleend worden om organisatorische of financiële redenen. Artikel9Algemene correspondentie Een mandataris is tevens bevoegd tot het afdoen, voeren en ondertekenen van algemene correspondentie ter voorbereiding en afwikkeling van gemandateerde bevoegdheden en ter verkrijging dan wel ter uitwisseling van feitelijke routinematige informatie. Artikel10Mandaat schriftelijk Een (onder)mandaat wordt schriftelijk gegeven. Artikel11 Vervanging a. In geval van afwezigheid van de functionarissen aan wie bij of krachtens dit besluit bevoegdheden zijn gemandateerd, worden deze bevoegdheden uitgeoe­fend door zijn plaatsvervanger, zoals vermeld op de bij deze mandaatregeling behorende lijst van plaatsvervangers (bijlage 1) b. De lijst van plaatsvervangers regelt op welke wijze en door welke functionaris(sen) de lijst kan worden aangepast, gewijzigd en dienovereenkomst kan worden vastgesteld c. Het college regelt de vervanging van de secretaris door het aanwijzen van één of meerdere loco-secretarissen. d. In geval van afwezigheid van een andere functionaris dan die op de bij a. genoemde lijst, aan wie krachtens dit besluit ondermandaat is verleend, worden de gemandateerde bevoegdheden uitgeoe­fend door de (onder)mandaatgever, dan wel zijn plaatsvervanger. Artikel12Ondertekening a. Alle brieven en besluiten ter uitvoering van een door het college verleend mandaat worden in de meervoudsvorm geredigeerd. b. Alle brieven en besluiten ter uitvoering van een door de burgemeester verleend mandaat worden in de enkelvoudsvorm geredigeerd. c. De ondertekening van een ter uitvoering van mandaat opgemaakt stuk geschiedt niet door het plaatsen van een handtekeningstempel. d. Een ter uitvoering van het mandaat opgemaakt stuk wordt ondertekend zoals geregeld in bijlage 2 van deze regeling. e. Bij een mandaatbesluit dat wordt genomen door de plaatsvervanger of waarnemer van de mandataris, volmachtontvanger of machtigingverkrijger, wordt ondertekend zoals geregeld in bijlage 2 van deze regeling. f. De wijze van ondertekening zoals geregeld in bijlage 2 kan steeds door de secretaris worden gewijzigd. Artikel13Slot- en overgangsbepaling a. Deze regeling is van toepassing op elke college besluit waarin mandaten worden verleend. b.Deze regeling kan worden aangehaald als ‘Mandaat- en volmachtbesluit Schiedam 2013’ c.Deze regeling, inclusief het register, treedt in werking met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2013. Aldus vastgesteld d.d. 5 februari 2013 door burgemeester en wethouders van de gemeente Schiedam voor de hen toekomende bevoegdheden,de secretaris, ir. J.C. van Ginkel MCM de burgemeester. C.H.J. LamersBijlage1bij het Mandaat-machtiging en volmachtbesluit Schiedam 2011 LIJST MET VERVANGERS VOOR HET UITOEFENEN VAN DE MANDAATBEVOEGD IN GEVAL VAN AFWEZIGHEID Artikel 1 Vervanging gemeentesecretaris De gemeentesecretaris wordt vervangen conform het besluit van het college van Burgemeester en wethouders van 28 december 2012. Zie bijlage A. Artikel 2 Vervangingsregeling Directie De directeuren vervangen elkaar onderling, dan wel worden vervangen door de gemeentesecretaris. De gemeentesecretaris is ten alle tijden bevoegd om de wijze van vervanging te wijzigen waarbij ook gekozen kan worden voor een vervanging door een regiemanager die onder de directeur ressorteert. Artikel 3 Vervangingsregeling regiemanagers Bij afwezigheid van of ontstentenis van een regiemanager wordt die regiemanager vervangen door een andere regiemanager. De directeuren en de gemeentesecretaris zijn ten alle tijden bevoegd om de regiemanagers te vervangen. De directie is bevoegd om de vervanging van de regiemanagers nader te regelen middels het opstellen van een vervangingslijst, waarbij ook gekozen kan worden voor een vervanging door een teamleider uit het eigen organisatie-onderdeel. Een door de directie opgestelde vervangingslijst voor regiemanagers wordt geacht onderdeel uit te maken van deze vervangingsregeling en wordt opgenomen als bijlage B, met het daarbij behorende opvolgende nummer De gemeentesecretaris is ten alle tijden bevoegd om de vervangingsregeling zoals geregeld in dit artikel te wijzigen. Artikel 4 Vervangingsregeling teamleiders Bij afwezigheid van of ontstentenis van een teamleider wordt die teamleider vervangen door een andere teamleider ressorterend in hetzelfde organisatie-onderdeel. De regiemanager van het organisatie-onderdeel waarvan de teamleider deel uitmaakt, is bevoegd de teamleider te vervangen. De regiemanager is bevoegd om de vervanging van de teamleiders nader te regelen middels het opstellen van een vervangingslijst. Een door de regiemanager opgestelde vervangingslijst voor teamleiders wordt geacht onderdeel uit te maken van deze vervangingsregeling en wordt opgenomen als bijlage C, met het daarbij behorende opvolgende nummer De gemeentesecretaris is ten alle tijden bevoegd om de vervangingsregeling zoals geregeld in dit artikel te wijzigen. Artikel 5 Ondertekening De wijze van ondertekening van een besluit dat in mandaat is genomen dan wel door de plaatsvervanger of waarnemer van de mandataris, volmachtgever of machtigingverkrijger, wordt geregeld in bijlage 2 van het Mandaat- machtiging en volmachtbesluit Schiedam 2011. Artikel 6 Beheer Deze vervangingsregeling is onder beheer bij het team DVBOJZ. Wijziging van deze regeling vindt daarom plaats onder regie van DVBOJZ. Bijlage A Bijlage bij Artikel 1 van de vervangingsregeling behorende bij het Mandaat- en volmachtbesluit 2011 BENOEMING LOCO-SECRETARIS BPR1200261 / 12INT00611 Besloten wordt: 1. gelet op artikel 106 van de Gemeentewet de vervanging van de gemeentesecretaris te regelen en hiertoe met ingang van 1 januari 2013 de volgende personen te benoemen: eerste loco-secretaris: de Regiemanager Interne Ondersteuning; tweede loco-secretaris: de Regiemanager Elementaire Taken; derde loco-secretaris: de Regiemanager Ruimtelijke-economische Opgaven’; vierde loco-secretaris: de Regiemanager Faciliteren Burgerkracht; vijfde loco-secretaris: de Regiemanager Stadsbeleving en –promotie; zesde loco-secretaris: de Regiemanager Integrale Veiligheid; zevende loco-secretaris: de Integraal Manager Projecten 2. het collegebesluit nr. 12INT00414 d.d. 27 november 2012 (benoeming loco-secretarissen) in te trekken; Bijlage 2 bij het Mandaat- machtiging en volmachtbesluit Schiedam 2011 Ondertekening artikel 12 sub d van het Mandaat- machtiging en volmachtbesluit Schiedam 2011 I. Ondertekening door gemandateerde Een ter uitvoering van het mandaat opgemaakt stuk wordt als volgt ondertekend: Hoogachtend, Hoogachtend, burgemeester en wethouders van Schiedam, respectievelijk de burgemeester van Schiedam, namens dezen, namens deze, (functie), (functie), (handtekening) (handtekening) (naam) (naam) II. Ondertekening door de plaatsvervanger of waarnemer van de mandataris, volmachtontvanger of machtigingverkrijger Bij een mandaatbesluit dat wordt genomen door de plaatsvervanger of waarnemer van de mandataris, volmachtontvanger of machtigingverkrijger, wordt bij de ondertekening de volgende formulering aangehouden: Hoogachtend, Hoogachtend, burgemeester en wethouders van Schiedam, respectievelijk de burgemeester van Schiedam, namens dezen, namens deze,(functie), (functie), (bij afwezigheid), (bij afwezigheid), (handtekening) (handtekening) naam) (naam) (functie) (functie)