Archiefverordening Sint-Michielsgestel 2006 (Sint-Michielsgestel)

Archiefverordening Sint-Michielsgestel 2006HoofdstukI.Algemene bepalingen Artikel1 In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder: de wet: de Archiefwet 1995; gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente; de archiefbewaarplaats: de in artikel 31 van de wet bedoelde gemeentelijke archiefbewaarplaats, zijn de archiefbewaarplaatsen die als zodanig zijn aangewezen door het bestuur van het Brabants Historisch Informatie Centrum (BHIC); de archivaris: de in artikel 32, derde lid van de wet bedoelde gemeentearchivaris, is de archivaris die als zodanig is aangewezen door het bestuur van het Brabants Historisch Informatie Centrum (BHIC); beheerder: degene die ingevolge artikel 3 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats; beheerseenheid: een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel; informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd; de gemeenschappelijke regeling: het Brabants Historisch Informatie Centrum (BHIC). HoofdstukII.De zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden Artikel2 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en instandhouden van voldoende en doelmatige archiefruimten. Artikel3 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de beheerder/beheerders. Artikel4 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ongeacht hun vorm. Artikel5 1.Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschieden op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd. 2.Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Artikel6 Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden. Artikel7 Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats voorschriften vast. Artikel8 Burgemeester en wethouders doen tenminste éénmaal per twee jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Zij leggen daarbij over de verslagen die door de gemeentearchivaris aan hen zijn uitgebracht in verband met het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. HoofdstukIIISlotbepalingen Artikel9 De Archiefverordening 1997 van de gemeente Sint-Michielsgestel, vastgesteld op 24 april 1997 wordt ingetrokken. Artikel10 Deze verordening treedt in werking de dag na de bekendmaking. Artikel11 Deze verordening wordt aangehaald als “Archiefverordening Sint-Michielsgestel 2006”. Aldus vastgesteld door de raad van de gemeente Sint-Michielsgestel in zijn openbare vergadering van 1 juni 2006.De raad voornoemd.Toelichting De gemeenten die deelnemen aan het Brabants Historisch Informatie Centrum (BHIC) blijven verantwoordelijk voor de zorg voor de eigen archiefbescheiden; de integratie betreft alleen het beheer van de overgebrachte en het toezicht op het beheer van de niet-overgebrachte archiefbescheiden. De volgende taken en bevoegdheden worden overgedragen aan het bestuur van het BHIC: het opheffen van beperkingen aan de openbaarheid (artikel 15, derde lid, Archiefwet 1995); het stellen van beperkingen aan de openbaarheid van archiefbescheiden die uit anderen hoofde in de archiefbewaarplaats zijn opgenomen om daar te berusten (artikel 16, tweede lid, Archiefwet 1995); de benoeming van de gemeentearchivaris (artikel 32, derde lid, Archiefwet 1995); het aanwijzen van de gemeentelijke archiefbewaarplaatsen (artikel 31 Archiefwet 1995); het toezicht op het beheer van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden (artikel 32, tweede lid, Archiefwet 1995). Deze Wijzigingsverordening Archiefverordening Sint-Michielsgestel 2006 sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stb. 276 en 277) en het Archiefbesluit 1995 (Stb. 671), en de Archiefregeling (Ar 2010). De Ar is een regeling van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 15 december 2009, nr. WJZ/178205

(8189), met betrekking tot de duurzaamheid en de geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden en de bouw en inrichting van archiefruimten en archiefbewaarplaatsen (Archiefregeling). De regeling vervangt de Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden

(2002), de Regeling duurzaamheid archiefbescheiden

(2001)en de Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen

(2001). De Wijzigingsverordening Archiefverordening dient door de gemeenteraad te worden vastgesteld op grond van het in de aanhef genoemde artikel in de Archiefwet

Zij beschrijft in hoofdzaak de regeling voor de zorg, die het college van burgemeester en wethouders draagt voor de archieven van de gemeentelijke organen. De regeling voor het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, wordt beschreven in de Archiefverordening van het BHIC waaraan deze taken en bevoegdheden zijn gedelegeerd. Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers. Hoofdstuk II bevat een uitwerking van het begrip “zorg”, dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (art. 2), is geregeld in het Archiefbesluit 1995 respectievelijk in de Archiefregeling (Ar 2010) (Stcrt. 70, 6 januari 2010, later gewijzigd). Dit model is voor zover noodzakelijk aangepast aan de dualisering van de medebewindsbevoegdheden met ingang van 8 maart
In algemene zin is vanaf die datum niet langer de gemeenteraad bevoegd om de archivaris te benoemen en de archiefbewaarplaats aan te wijzen. Deze bevoegdheden komen dan te berusten bij het college van burgemeester en wethouders. Dit heeft onder andere tot gevolg dat het hoofdstuk over de archiefbewaarplaats in de oude verordeningen is overgeheveld naar het Besluit Informatiebeheer. Voor de deelnemende gemeenten aan het BHIC is het niet noodzakelijk de archiefverordening op dit punt te wijzigen, omdat deze taken en bevoegdheden zijn overgedragen aan het bestuur van het BHIC. Verder worden sinds de dualisering van het gemeentebestuur in 2002, gemeentelijke verordeningen ondertekend door de burgemeester en de griffier. Artikelsgewijze toelichting Artikel
Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend. Artikel
De Archiefregeling stelt op grond van artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen. Artikel
De aanwijzing van de beheerders is opgenomen in de op grond van artikel 7 te stellen voorschriften: het Besluit Informatiebeheer. Artikel
Artikel 5 wort als volgt gewijzigd: De Archiefregeling stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel achten wij dit onjuist. Daarom is in het tweede lid bepaald, dat ook de te verzenden stukken aan de genoemde Archiefregeling dienen te voldoen. De gemeente heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt. Artikel
De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer.

🔗 Naar officiële bron

AI-uitleg op basis van de officiële wettekst. Indicatief, vervangt geen juridisch advies.