Onderzoeksprotocol Rekenkamercommissie gemeenten Bellingwedde en Vlagtwedde (Bellingwedde)

Onderzoeksprotocol Rekenkamercommissie gemeenten Bellingwedde en Vlagtwedde Vastgesteld door de Rekenkamercommissie Bellingwedde en Vlagtwedde in haar vergadering van 2 februari 2006. Alles wat niet in dit onderzoeksprotocol is bepaald, kan bij meerderheid van stemmen door de rekenkamercommissie worden geregeld voor zover zaken niet geregeld zijn in de "Verordening betreffende het instellen en instandhouden van een gezamenlijke lokale rekenkamercommissie voor de gemeente Bellingwedde en de gemeente Vlagtwedde", die bij raadsbesluit van 7 juli 2005 is vastgesteld door de gemeenteraad van Bellingwedde en bij raadsbesluit van 12 juli 2005 is vastgesteld door de gemeenteraad van Vlagtwedde en / of in de "Samenwerkingsovereenkomst betreffende de gezamenlijke lokale Rekenkamercommissie van de gemeenten Vlagtwedde en Bellingwedde voor de periode 1 januari 2006 - 1 januari 2010" die bij raadsbesluit van 22 december 2005 is vastgesteld door de gemeenteraad van Bellingwedde en bij raadsbesluit van 13 december 2005 is vastgesteld door de gemeenteraad van Vlagtwedde. Inhoudsopgave: Inleiding Onderwerpselectie Onderzoeksopzet en aankondiging Start van het onderzoek Samenwerking met externen Voortgang en dossiervorming Rapportage . Zienswijzen Publicatie en publi citeit Behandeling commissie en raad 11. Natraject 1. Inleiding Taken en doelstelling De rekenkamercommissie bestaat uit drie externe leden en wordt ondersteund door de secretaris van de rekenkamercommissie. De taak van de rekenkamercommissie is het toetsen van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur op drie onderdelen: doeltreffendheid : zijn de beoogde effecten van het beleid ook daadwerkelijk behaald? doelmatigheid : is de voorbereiding en uitvoering van beleid efficient verlopen? rechtmatigheid : voldoet de uitvoering aan de wettelijke kaders en regelgeving? Hiertoe voert de rekenkamercommissie onderzoek uit. Het doel van deze onderzoeken is om inzicht to bieden in de prestaties van de gemeente als geheel en waar mogelijk het formuleren van aanbevelingen voor de toekomst. Niet alle onderwerpen zullen zich lenen voor een uitgebreid onderzoek zoals beschreven in dit protocol. In sommige gevallen kan worden bekeken of de onderzoeksvraag op een andere wijze door de rekenkamercommissie kan worden beantwoord, bijvoorbeeld in de vorm van een korte analyse of door middel van zogenaamde quick-scans die betrekking hebben op een beperkter terrein of gepaard gaan met kleinere acties dan de onderzoeken die normaliter worden uitgevoerd. De rekenkamercommissie kan de gemeenteraad mede gebaseerd op de uitkomsten van deze korte analyse, quickscans, kleinere acties gevraagd en ongevraagd adviseren. Onderzoeksprotocol In dit onderzoeksprotocol beschrijft de rekenkamercommissie de richtlijnen die zij hanteert bij de uitvoering van haar onderzoek. Het doel van dit protocol is om waarborg te bieden voor de kwaliteit van de onderzoeken van de commissie en voor een goed verloop van het gehele onderzoeksproces binnen de organisatie. Daarnaast wil de rekenkamercommissie met dit protocol inzicht verschaffen in de werkwijze van de rekenkamercommissie en hierdoor bijdragen aan de transparante sfeer waarbinnen de rekenkamercommissie haar taken wil uitoefenen. Dit protocol is geen statisch document; de toekomstige ontwikkeling van het lokale rekenkamerwerk kan aanleiding zijn om dit protocol op onderdelen te herzien. De rekenkamercommissie hanteert de volgende drie uitgangspunten bij haar onderzoek: zorgvuldigheid : betrouwbaarheid en volledigheid bij de verzameling van de relevante feiten; objectiviteit : objectieve en gedegen analyse van de feiten; transparante oordeelsvorming : beoordeling van feiten aan de hand van een expliciet normenkader. Missie De rekenkamercommissie wil door middel van haar onderzoeken een positieve bijdrage leveren aan de kwaliteit van het bestuur van de betreffende gemeente, in het bijzonder doordat rekenkameronderzoek de controlerende rol van de gemeenteraad versterkt. 2. Onderwerpselectie Genereren onderzoeksonderwerpen De rekenkamercommissie heeft een onafhankelijke positie binnen de gemeente. Dit betekent dat de rekenkamercommissie zelf bepaalt welke onderwerpen worden onderzocht en hoe het onderzoek wordt ingericht. De gemeenteraad, maar ook derden, kunnen de rekenkamercommissie verzoeken om een bepaald onderwerp nader te onderzoeken. Alle inkomende verzoeken worden door de rekenkamercommissie verzameld in een groslijst, waaruit geselecteerd wordt bij het opstellen van het jaarlijkse onderzoeksplan. Op verzoeken van de raad zal altijd een reactie van de rekenkamercommissie volgen. Indien nodig kan de verzoeker van een onderzoek worden uitgenodigd door de commissie om zijn verzoek nader toe te lichten. De rekenkamercommissie laat zich bij haar keuze van onderwerpen niet alleen leiden door verzoeken van derden, maar houdt ook zelf bij wat er aan thema's speelt binnen de gemeente. Hiervoor maakt de rekenkamercommissie gebruik van officiele stukken zoals raadsstukken, B&W-stukken, de begroting en jaarrekening en commissiestukken. Verder hanteert de commissie andere bronnen, zoals interviews, lokale kranten, vakbladen en orienteert de rekenkamercommissie zich op het werk van andere rekenkamer(commissie)s in het land. De rekenkamercommissie houdt op deze wijze een groslijst van onderwerpen bij. Selectiecriteria In zijn algemeenheid geldt dat de rekenkamercommissie bij de keuze van haar onderwerpen een zo groot mogelijke bijdrage aan de missie en doelstelling van de rekenkamercommissie beoogt, gerelateerd aan de inzet van schaarse onderzoekscapaciteit. Meer specifiek hanteert de rekenkamercommissie de volgende criteria: Selectiecriteria rekenkamercommissie De rekeningcommissie neemt bij de keuze van een onderwerp de volgende criteria in acht: naar gelang het financiele belang van een onderwerp; naar gelang het maatschappelijke belang van een onderwerp; naar gelang de mate van risico m.b.t. doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid; naar gelang het geschikt is als rekenkameronderzoek 3. Onderzoeksopzet en aankondiging Nadat de rekenkamercommissie een onderzoeksonderwerp heeft bepaald, stelt de commissie een onderzoeksopzet vast. De rekenkamercommissie verricht hiervoor vooronderzoek in de vorm van de analyse van relevante documenten en literatuur. Indien nodig kan de rekenkamercommissie besluiten om een aantal orienterende gesprekken met sleutelpersonen to voeren. De onderzoeksopzet omvat in elk geval de volgende onderdelen : Onderzoeksopzet rekenkamercommissie Wat willen we bereiken? Aanleiding en achtergronden onderzoeksvraag Doel van het onderzoek Wat willen we weten Centrale vraagstelling en deelvragen Omschrijving normenkader Hoe komen we dat te weten Globale onderzoeksopzet : keuze onderzoeksinstrumenten Organisatie: tijdpad, inhuur externe expertise en kosten De definitieve onderzoeksopzet wordt ter kennisneming toegezonden aan de raad, de griffier, het college en de gemeentesecretaris. Daarbij wordt ook aangegeven wie het onderzoek zal uitvoeren (rekenkamercommissie zelf en/of extern onderzoek). De rekenkamercommissie zorgt ervoor dat de aankondiging van het onderzoek opgenomen wordt in het gemeentenieuws dat via de gebruikelijke media gepubliceerd wordt en op de gemeentelijke website opgenomen wordt. De definitieve onderzoeksopzet vormt het uitgangspunt voor het onderzoek. Tegelijkertijd wenst de rekenkamercommissie een zekere flexibiliteit te behouden. Gaandeweg het onderzoek kan duidelijk worden dat het niet (meer) mogelijk of niet (meer) opportuun is de onderzoeksopzet in de bestaande vorm uit te voeren. De rekenkamercommissie behoudt zich het recht voor de onderzoeksopzet aan te passen. Wanneer er substantiöle wijzigingen in de onderzoeksopzet worden aangebracht, zal dit worden meegedeeld aan de raad, de griffier, het college en de gemeentesecretaris. 4. Start van het onderzoek Voor elk onderzoek treedt een van de leden van de rekenkamercommissie op als coordinator van het onderzoek. De coordinator is actief betrokken bij het lopende onderzoek en fungeert als klankbord voor de secretaris. De secretaris is verantwoordelijk voor de dagelijkse voortgang van het onderzoek en vormt het primaire aanspreekpunt. Schematisch zal een onderzoek er vaak als volgt uitzien: dossierstudie; interviews; experts raadplegen; concept rapport; hoor en wederhoor; definitief rapport. Aan een onderzoek gaat vooraf, afhankelijk van het onderzoeksonderwerp, een gesprek met de manager van de betrokken eenheid/eenheden en/of de gemeentesecretaris. In dit gesprek zal een vertegenwoordiging van de rekenkamercommissie een toelichting geven op de onderzoeksaanpak. De desbetreffende eenheidsmanager kan desgewenst medewerkers, waarvan hij/zij het nuttig acht dat zij ook op de hoogte zijn van het onderzoek, voor dit gesprek uitnodigen. De rekenkamercommissie zal de eenheidsmanager vragen om een contactpersoon voor het onderzoek aan te wijzen. In het startgesprek worden over en weer afspraken gemaakt over de procedure en de planning van het onderzoek, de wijze waarop met gegevens wordt omgegaan, hoe de rekenkamercommissie de door haar benodigde informatie van de betrokken sector zo snel mogelijk kan verkrijgen en hoe de belasting van de sector door het onderzoek zoveel mogelijk kan worden beperkt. 5. Samenwerking met externen Indien de aard en/of de omvang van het onderzoek hiertoe noodzaakt, zal extern ondersteuning worden gezocht voor de uitvoering van het onderzoek. De ondersteuning kan op diverse manieren worden geregeld: Een professioneel onderzoeksbureau; Stagiaires van hogeschool of universiteit, al of niet extern gecoOrdineerd ; Andere door de rekenkamercommissie adequaat geachte uitwerkingen. Indien een extern professioneel bureau in de arm wordt genomen, zal zo mogelijk meer dan een onderzoeksbureau worden benaderd om aan de hand van de onderzoeksopzet een offerte uit te werken. De bureaus ontvangen bij de offerteaanvraag het onderzoeksprotocol van de rekenkamercommissie met het verzoek in hun offerte rekening te houden met de werkwijze van de rekenkamercommissie. De/het bureau(

1. s)met de meest aansprekende offerte zullen/zal worden uitgenodigd voor een presentatie van hun offerte. Op basis hiervan maakt de rekenkamercommissie een keuze. De bureaus zal bij de offerteaanvraag nadrukkelijk worden gevraagd of zij op het desbetreffende terrein al werkzaam zijn of waren voor de gemeente Bellingwedde en/of de gemeente Vlagtwedde. Wanneer dit het geval is en de rekenkamercommissie vaststelt dat dit het risico van belangenverstrengeling tot gevolg heeft, betekent dit dat de onderzoeksopdracht niet aan het desbetreffende bureau kan worden verstrekt. De opdrachtverlening aan een extern bureau vindt plaats onder de voorwaarden van de rekenkamercommissie. Het uitgangspunt bij de inschakeling van externe bureaus is dat de eindverantwoordelijkheid, de regie en het uitbrengen van de eindrapportage bij de rekenkamercommissie blijft liggen. Dit betekent dat belangrijke beslissingen over de inrichting, voortgang en conclusies van het onderzoek door de commissie worden genomen. De coordinator van de commissie is met ondersteuning van de secretaris verantwoordelijk voor de dagelijkse voortgang van het onderzoek en vormt het primaire aanspreekpunt voor het bureau. Van het bureau wordt verwacht dat dit zich houdt aan het onderzoeksprotocol. De secretaris introduceert de onderzoeker(
2. s)bij de contactpersonen voor het onderzoek. 6. Voortgang en dossiervorming Voor de loop van het onderzoek gelden de volgende regels: Gedurende het onderzoek houdt de rekenkamercommissie een logboek bij waarin relevante ontwikkelingen in het onderzoek worden bijgehouden. Alle verslagen van interviews worden ter accordering aan de geInterviewden voorgelegd. Het uitgangspunt is (uiteindelijk) openbaarheid: in uitzonderlijke gevallen worden documenten of gespreksverslagen als vertrouwelijk benoemd. Er is regelmatig overleg tussen de secretaris en de coordinator over de voortgang van het onderzoek. In geval van samenwerking met een extern bureau gelden aanvullend de volgende regels: Het onderzoeksbureau rapporteert de secretaris wekelijks over de voortgang, zowel inhoudelijk als qua urenbesteding. Het onderzoeksbureau houdt een logboek bij waarin relevante ontwikkelingen in het onderzoek worden bijgehouden. De rekenkamercommissieleden en de secretaris kunnen desgewenst aanwezig zijn bij de interviews die door het externe bureau worden afgenomen. De onderzoekers zijn aanwezig bij de behandeling van het onderzoeksrapport in de raadscommissie(
3. s)en de raadsvergadering. De rekenkamercommissie krijgt de beschikking over het gehele onderzoeksdossier dat door het onderzoeksbureau wordt opgebouwd. Het is het onderzoeksbureau niet toegestaan om buiten de rekenkamercommissie om zich ten overstaan van derden uit to laten over de voortgang of de resultaten van het onderzoek. De externe communicatie na afloop van het onderzoek verloopt via de rekenkamercommissie. Verzoeken van derden worden door het onderzoeksbureau naar haar doorverwezen. Gedurende het onderzoek vormt de rekenkamercommissie een onderzoeksdossier. Dit bestaat in elk geval uit : Opbouw onderzoeksdossier Onderzoeksopzet en schriftelijke correspondentie hierover met betrokkenen Offerte onderzoeksbureau (indien van toepassing) Het logboek van (
4. de)rekenkamercommissie en (het) onderzoeksbureau Alle gespreksverslagen Alle tussentijdse notities m.b.t. dataverzameling en analyse Eindrapport Schriftelijke stukken inzake technisch wederhoor Inhoudelijke reactie college Nawoord rekenkamercommissie Aanbiedingsbrief raad Persberichten die in het kader van het onderzoek zijn uitgebracht Verslagen van de voortgangsbesprekingen van de rekenkamercommissie Verslagen van de behandeling in de raadscommissie en raad Archivering De rekenkamercommissie houdt zich bij de bewaring van haar dossiers aan de termijnen uit de Archiefwet. De dossiers zijn toegankelijk voor derden voor zover zij geen vertrouwelijke gegevens bevatten. Voor inzage in vertrouwelijke stukken dient een verzoek te worden ingediend bij de rekenkamercommissie. Dergelijke verzoeken zullen door de commissie worden beoordeeld op grond van de Wet Openbaarheid Bestuur. 7. Rapportage Het uitgangspunt in de rapportage is transparantie. Het moet volstrekt helder zijn hoe de rekenkamercommissie tot haar eindoordeel komt. In de rapportage wordt een duidelijk onderscheid gemaakt tussen normen (criteria), bevindingen, conclusies en aanbevelingen. Wanneer in de tekst wordt gerefereerd aan een bepaald document of een gesprek dan wordt deze bron vermeld. Bij het opstellen van het rapport wordt de volgende indeling als uitgangspunt genomen: Indeling rapport rekenkamercommissie Samenvatting Vraagstelling en achtergronden Opzet Feitenrelaas en analyse Normenkader Conclusies Beoordeling Aanbevelingen Bijlagen : bronnen (lijst van geinterviewden, tussentijdse notities en documenten en literatuur) In zijn algemeenheid geldt dat wordt gestreefd naar een korte, bondige rapportage. Dit betekent dat achtergrondinformatie zoveel mogelijk in de bijlagen wordt verwerkt. De rekenkamercommissie is eindverantwoordelijk voor de inhoud van het rapport. Dit betekent dat de rapportage herkenbaar moet zijn als rapport van de rekenkamercommissie. Wanneer het onderzoek mede is uitgevoerd door een extern bureau, dan wordt dit bureau vermeld. De eindverantwoordelijkheid van de rekenkamercommissie houdt tevens in dat de commissie zelf haar aanbevelingen formuleert aan de raad en/of het college. 8. Zienswijzen De verordening op de rekenkamercommissie bepaalt dat het mogelijk is voor betrokkenen om hun zienswijzen op het conceptrapport kenbaar te maken. De rekenkamercommissie maakt hierbij een onderscheid tussen een technische reactie en een bestuurlijke reactie. Technische reactie De rekenkamercommissie biedt allereerst de mogelijkheid tot een technische reactie. Dit betekent dat betrokkenen de mogelijkheid krijgen het conceptrapport te controleren op feitelijke onjuistheden. Het rapport zal, nadat dit in concept gereed is, voor wat betreft de feitelijke bevindingen worden aangeboden aan het college en andere betrokkenen. Hen wordt de gelegenheid gegeven hun commentaar aan de commissie kenbaar te maken. Hiervoor wordt een termijn in acht genomen van twee weken. De rekenkamercommissie bepaalt wie er als betrokkenen worden aangemerkt. Na het verstrijken van deze termijn worden gebleken feitelijke onjuistheden in het rapport gecorrigeerd. Bestuurlijke reactie Vervolgens wordt het definitieve rapport inclusief oordelen en aanbevelingen aan het college voorgelegd voor een bestuurlijke reactie. Naar aanleiding van de bestuurlijke reactie zal de rekenkamercommissie een nawoord opstellen. Het eindrapport zal inclusief de bestuurlijke reactie en het nawoord worden aangeboden aan do raad. Het rapport gaat vergezeld van een aanbiedingsbrief waarin wordt ingegaan op het doel, de inhoud en de resultaten van het onderzoek en aanbevelingen van de rekenkamercommissie. 9. Publicatie en publiciteit Met het aanbieden van het rapport aan de raad zal de rekenkamercommissie ook een persbericht versturen. Vorm en inhoud worden bepaald in afstemming met degenen die in de gemeentelijke organisatie voor de communicatie/voorlichting verantwoordelijk zijn. Het rapport wordt aan alle betrokkenen verzonden en het rapport en het persbericht worden op de website van de rekenkamercommissie geplaatst. De voorzitter van de commissie is primair de woordvoerder die de media te woord staat. Hij/zij kan zich laten bijstaan door een commissielid dat zich met het onderzoek heeft beziggehouden. Zonodig kan de rekenkamercommissie besluiten een persconferentie te houden. 10. Behandeling commissie en raad Het eindrapport wordt aan de raad aangeboden. De voorzitter en eventueel de andere leden van de rekenkamercommissie zijn in de desbetreffende vergadering aanwezig om toelichting te verschaffen op het rapport. 11. Natraject Interne effectiviteit Na afloop van elk onderzoek vindt er een evaluatie plaats. In deze evaluatie wordt door de rekenkamercommissie en eventueel het extern bureau teruggeblikt en nagegaan voor welke onderdelen verbeteringen mogelijk zijn. Desgewenst kan de rekenkamercommissie besluiten anderen bij deze evaluatie te betrekken. Een en ander wordt vastgelegd in een evaluatienotitie. Het jaarlijkse verslag van de rekenkamercommissie bevat een onderdeel waarin aandacht wordt besteed aan dit aspect. Externe effectiviteit Voor de externe effectiviteit van de rekenkamercommissie is het van belang te volgen wat er met de rapporten wordt gedaan. De rekenkamercommissie volgt op dit punt de tussentijdse ontwikkelingen. Wanneer de rekenkamercommissie constateert dat er onvoldoende gevolg wordt gegeven aan Naar aanbevelingen, zal zij de raad hierop attenderen.