Verordening op de vertrouwenscommissie 2013, die de aanbeveling tot benoeming van de burgemeester voorbereidt, op de raadscommissies, die functionerin

Verordening op de vertrouwenscommissie, die de aanbeveling tot benoeming van de burgemeester voorbereidt, op de raadscommissies, die functioneringsgesprekken met de burgemeester houden en op de raadscommissie, die de aanbeveling tot herbenoeming van de burgemeester voorbereidt Nr. 1/9-2 de raad van de gemeente Bellingwedde; gelezen het voorstel van de Werkgroep Vertrouwenscommissie gelet op de artikelen 61, 61a, 61c, 84, 86, 147 en 149 van de Gemeentewet, de artikelen 15 en 31 van de Archiefwet 1995 en artikel 9 van het Archiefbesluit 1995; gelet op de circulaire Benoeming, functioneringsgesprekken en herbenoeming burgemeester van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties; besluit: vast te stellen de Verordening op de vertrouwenscommissie, die de aanbeveling tot benoeming van de burgemeester voorbereidt, op de raadscommissies, die functioneringsgesprekken met de burgemeester houden en op de raadscommissie, die de aanbeveling tot herbenoeming van de burgemeester voorbereidt (elk hierna: de commissie). Artikel 1 Taak De commissie heeft tot taak: de aanbeveling tot benoeming of herbenoeming van de burgemeester voor te bereiden of een functioneringsgesprek te houden met de burgemeester. Artikel 2 Samenstelling commissie De commissie bestaat uit 1 lid per fractie, te benoemen door en uit de gemeenteraad. Indien de gemeenteraad niet heeft bepaald wie voorzitter en plaatsvervangend voorzitter van de commissie is, kiest de commissie deze uit haar midden. De commissie kent geen plaatsvervangende leden. Artikel 3 Ambtelijke ondersteuning De raadsgriffier is secretaris van de commissie. De gemeentesecretaris kan bij vervulling van de in artikel 1 onder a genoemde taken als plaatsvervangend secretaris aan de commissie worden toegevoegd. De (plaatsvervangend) secretaris geeft ambtelijke ondersteuning aan de commissie. De (plaatsvervangend) secretaris is geen lid van, en heeft geen stemrecht in, de commissie. Artikel 4 Adviseur De gemeenteraad kan een of meer wethouders aan de commissie toevoegen als adviseur in verband met de vervulling van de in artikel 1 onder a genoemde taken. De adviseur wordt uitgenodigd voor de vergaderingen van de commissie. Een adviseur is geen lid van, en heeft geen stemrecht in, de commissie. Artikel 5 Geheimhouding De vergaderingen van de commissie zijn besloten. Alle stukken van de commissie zijn geheim. Dit wordt op de stukken vermeld. De (fungerend) voorzitter van de commissie wijst bij de benoemingsprocedure in elke vergadering op de geheimhoudingsplicht, die rechtstreeks voortvloeit uit artikel 61c van de Gemeentewet. De commissie legt bij de herbenoemingsprocedure en bij functioneringsgesprekken in elke vergadering en elk gesprek, met toepassing van artikel 86 van de Gemeentewet, geheimhouding op over de inhoud van de stukken en het behandelde tijdens de vergadering of het gesprek. De (fungerend) voorzitter van de commissie ziet erop toe dat hieraan wordt voldaan. De geheimhoudingsplicht brengt onder meer mee dat aan raadsleden, die geen zitting (meer) hebben in de commissie, en aan anderen, behoudens het bepaalde in de artikelen 9, vierde lid, 10, tweede lid, en 11 van deze verordening, geen inzage in, of informatie omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering of in het gesprek wordt verstrekt. De commissie treft, met inachtneming van de artikelen 7, 8, tweede lid, en 14 van deze verordening, een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van bescheiden, het voeren van correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken. De commissie en de gemeenteraad kunnen de geheimhouding waartoe de Gemeentewet, respectievelijk zullen de geheimhouding waartoe het derde lid van deze verordening verplicht, niet opheffen. De geheimhoudingsplicht blijft na ontbinding van de commissie van kracht. Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de (plaatsvervangend) secretaris en, indien van toepassing, de adviseur. Artikel 6 Vergaderingen De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of tenminste (aantal leden noemen)leden dit noodzakelijk achten. De voorzitter bepaalt dag, uur en plaats van de vergadering. De voorzitter doet van elke vergadering 7 dagen en tenminste vierentwintig 24 uur van tevoren aankondiging aan de leden van de commissie, indien een adviseur aan de commissie is toegevoegd, de adviseur en, indien het gesprek met hem plaatsvindt, de burgemeester. De commissie vergadert niet als niet tenminste de helft plus den van het aantal leden aanwezig is. De commissie besluit bij de voorbereiding van een aanbeveling bij meerderheid van uitgebrachte stemmen, waarbij elk lid een stem heeft. Bij het staken van de stemmen over de uit te brengen bevindingen wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering. Is uitstel van de beslissing niet mogelijk of staken de stemmen ook in die volgende vergadering, dan worden geen bevindingen van de commissie, maar de verschillende meningen in het verslag opgenomen. De commissie streeft naar unanimiteit. Het gevoelen van de minderheid wordt desgewenst in het verslag tot uitdrukking gebracht. Artikel 7 Contactpersoon bij de benoemings- en herbenoemingsprocedure De voorzitter van de commissie treedt op als contactpersoon. Alle stukken bestemd voor de commissie worden onder vermelding van 'persoonlijk en vertrouwelijk' op de envelop en boven de ingesloten stukken gericht aan de voorzitter en gezonden aan het prive-adres van de secretaris en aldaar bewaard tot het moment van archivering. Alle stukken die van de commissie uitgaan worden onder vermelding van 'persoonlijk en vertrouwelijk' op de envelop en boven de ingesloten stukken door de voorzitter en de secretaris ondertekend en vanaf het prive-adres van de secretaris verzonden. Artikel 8 Bijzondere bepalingen over de benoemingsprocedure De Gemeentewet bepaalt in artikel 61 lid 4 dat de commissie zich slechts door tussenkomst van de commissaris van de Koningin de door haar nodig geachte informatie over de kandidaten verschaft. Elk overleg met derden, schriftelijk of mondeling, is uitgesloten. De secretaris nodigt, op verzoek van de commissie, de kandidaten uit voor een gesprek met de commissie. De commissie treft voorzieningen met betrekking tot de wijze waarop de privacy van de sollicitanten wordt beschermd, bijvoorbeeld door de plaats en het tijdstip van de gesprekken zodanig te kiezen dat de vertrouwelijkheid van de gesprekken is gewaarborgd. Artikel 9 Bijzondere bepalingen over functioneringsgesprekken Een commissie houdt minimaal eens in de twee jaar een functioneringsgesprek met de burgemeester. Indien de fractievoorzitters dan wel de burgemeester de wens daartoe kenbaar maken, houdt een commissie tussentijds een functioneringsgesprek met de burgemeester. In het eerste jaar na benoeming van een nieuwe burgemeester vindt tevens een 100-dagengesprek plaats. De commissie maakt vooraf kenbaar aan de burgemeester bij wie zij informatie zal inwinnen over het functioneren van de burgemeester. De commissie en de burgemeester stellen in onderling overleg de agenda voor het functioneringsgesprek vast. De commissie en de burgemeester krijgen voorafgaand aan het gesprek de gelegenheid, voor zover van toepassing, het verslag van het vorige functioneringsgesprek in te zien. Het gesprek is wederkerig. Zowel het functioneren van de burgemeester als het functioneren van de gemeenteraad zijn onderwerp van gesprek. De commissie toetst het functioneren van de burgemeester in elk geval aan de profielschets, de wettelijke taken van de burgemeester alsmede de andere aan de burgemeester toebedeelde taken. Tevens wordt getoetst aan het verslag van, en de afspraken uit, het vorige functioneringsgesprek. Drie van de functioneringsgesprekken worden gevoerd in ieder geval vier weken voorafgaand aan het klankbordgesprek dat de commissaris van de Koningin met de burgemeester heeft. In het laatste functioneringsgesprek voor de start van de herbenoemingsprocedure geeft de commissie de burgemeester desgewenst een indicatie of herbenoeming op dat moment naar verwachting al dan niet op obstakels zal stuiten. Artikel 10 Bijzondere bepalingen over de herbenoemingsprocedure De commissie formuleert de informatiebronnen op basis waarvan zij zich een oordeel vormt over het functioneren van de burgemeester. Deze informatiebronnen maakt zij vooraf kenbaar aan de burgemeester, de gemeenteraad en de commissaris van de Koningin. Alvorens haar verslag van bevindingen aan de gemeenteraad en commissaris van de Koningin to zenden, bespreekt de commissie dit met de burgemeester. Van het gesprek wordt een verslag opgemaakt dat niet openbaar wordt gemaakt. Indien ter zake van het functioneren van de burgemeester in het in het vorige lid bedoelde overleg afspraken worden gemaakt tussen de commissie en de burgemeester, worden deze in het verslag aan de gemeenteraad vermeld. De commissie zendt het verslag ook aan de burgemeester. Artikel 11 Verslag De commissie brengt over haar werkzaamheden ter zake van de voorbereiding van de aanbeveling tot benoeming of herbenoeming verslag uit aan de gemeenteraad en de commissaris van de Koningin door middel van een verslag van bevindingen. Dit schriftelijke en vertrouwelijke verslag bevat tenminste: een weergave van de wijze waarop de commissie haar werkzaamhedenheeft verricht, een gemotiveerde weergave van de bevindingen van decommissie; bij benoemingen wordt in het verslag vanbevindingen ook de volgorde van plaatsing van de kandidaten opde aanbeveling gemotiveerd, aangegeven wordt of er sprake is van unanimiteit binnen de commissie. En heeft in ieder geval de volgende bijiagen: bij benoemingen: de conceptaanbeveling van twee personen, bij herbenoemingen: het verslag van het gesprek met de burgemeester over het conceptverslag van bevindingen en de conceptaanbeveling. Van het functioneringsgesprek wordt een versiag opgemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt. Het verslag wordt voor raadsleden onder geheimhouding ter inzage gelegd bij de raadsgriffier. Een afschrift van het verslag van het functioneringsgesprek wordt toegezonden aan de burgemeester en de commissaris van de Koningin. Artikel 12 Onvoorziene gevallen In alle gevallen waarin deze verordening dan wel de circulaire niet voorziet, beslist de commissie. Artikel 13 Ontbinding van de commissie De commissie is ontbonden met ingang van de dag volgende op die waarop: bij benoeming: door de minister van BZK aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat in de vacature van burgemeester is voorzien; bij een functioneringsgesprek: het verslag van het functioneringsgesprek is vastgesteld; bij herbenoeming: door de minister van BZK aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat de voordracht van de minister van BZK door een Koninklijk besluit is gevolgd. Artikel 14 Archivering De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er bij de benoemings- en herbenoemingsprocedure zorg voor dat op het tijdstip bedoeld in artikel 13 alle archiefbescheiden onverwijld in een verzegelde envelop en gerubriceerd als "geheim" worden overgebracht naar de op grond van artikel 31 van de Archiefwet door de gemeenteraad aangewezen archiefbewaarplaats. De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er bij de benoemings- en herbenoemingsprocedure zorg voor dat van de in het eerste lid bedoelde overbrenging een verklaring van overbrenging als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995 wordt opgemaakt. In deze verklaring wordt melding gemaakt van de met toepassing van artikel 15, lid 1 sub a en c, van de Archiefwet 1995 gestelde beperkingen aan de openbaarheid, geldende voor een periode van 75 jaar. De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er bij de benoemings- en herbenoemingsprocedure zorg voor dat alle overige bescheiden en alle kopieën van de in dit artikel bedoelde bescheiden onmiddellijk worden vernietigd. De raadsgriffier draagt bij functioneringsgesprekken zorg voor een afdoende vertrouwelijke archivering van de stukken, waaronder het afschrift van het vastgestelde verslag. Na het aftreden van de burgemeester worden alle betreffende stukken door de raadsgriffier vernietigd. Artikel 15 Inwerkingtreding Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking, onder intrekking van het Reglement vertrouwenscommissie Burgemeester zoals vastgesteld op 24 oktober 2002. Aldus besloten door de raad van de gemeente Bellingwedde in zijn openbare vergadering van 14 februari 2013 De raadsgriffier, De voorzitter Toelichting In het navolgende worden enkele bepalingen uit de verordening nader verklaard en worden enkele vingerwijzingen vanuit het Ministerie. Artikel 2 Samenstelling Commissie De gemeenteraad bepaalt de samenstelling van de commissie en bepaalt of elke fractie in de commissie is vertegenwoordigd. Veelal is de samenstelling van de commissie die functioneringsgesprekken met de burgemeester voert anders, beperkter, van aard dan die van de commissie die de aanbeveling tot benoeming of herbenoeming van de burgemeester voorbereidt. Men kan zich voorstellen, dat een confrontatie met de hele raad dan wel al de fracties tijdens functioneringsgesprekken kan leiden tot een ongewenst ‘tribunaaleffect'. Anderzijds kan men dit tribunaaleffect verzachten door de commissie te laten werken met aangewezen woordvoerders. De verordening geeft daarom de mogelijkheid om de samenstelling van de commissie van taak tot taak, benoeming, functioneringsgesprek en herbenoeming te laten variëren. De commissie wordt op grond van artikel 13 na afronding van haar taak ontbonden. Er hoeft dus niet steeds een nieuwe verordening te worden vastgesteld; alleen wordt bij elke nieuwe taak een nieuwe commissie ingesteld. Indien de voorkeur uitgaat naar een vaste commissie, die de functioneringsgesprekken met de burgemeester voert, kan de verordening daarop worden aangepast. Raadslidmaatschap De commissie bestaat uit raadsleden (61 lid 3 Gemeentewet, de raad stelt uit zijn midden een vertrouwenscommissie in). Dit brengt mee dat het lidmaatschap van de commissie eindigt bij beëindiging van het raadslidmaatschap. Bij tijdelijke beëindiging van het raadslidmaatschap, bijvoorbeeld bij tijdelijke vervanging wegens ziekte, kan het commissielidmaatschap herleven zodra het raadslidmaatschap herleeft, tenzij de betrokkene in de commissie inmiddels blijvend is vervangen door een ander raadslid. Geen plaatsvervangende leden Deze bepaling is opgenomen om te voorkomen dat de commissie een 'duiventil' wordt. Het is zowel voor de burgemeester alsook voor de commissie zelf erg prettig als er sprake is van continuïteit. Zo wordt ook voorkomen dat nieuwe leden steeds moeten worden bijgepraat over (vaak gevoelige) informatie. Indien een van de leden van de commissie blijvend uitvalt, kan er wel blijvende vervanging plaatsvinden. Artikel 4 Adviseur Het ligt voor de hand om wethouders als adviseur in te schakelen bij de benoemings- en herbenoemingsprocedure. Immers de burgemeester is naast voorzitter van de raad ook voorzitter van het college. Bij functioneringsgesprekken ligt het niet voor de hand een of meer wethouders als adviseur aan de commissie toe te voegen. Daar waar het gaat om functioneringsgesprekken gaat het om het wederzijds gesprek tussen voorzitter van de raad en de raad zelf. In het duale stelsel gaat het niet aan om de wethouder hier bij te betrekken behoudens als informatiebron (zie ook het gestelde bij artikel 9 van de onderhavige verordening). Artikel 5 Wettelijke geheimhouding Strikt genomen is het overbodig om een geheimhoudingsplicht in een verordening op te nemen en daarop bij de start van elke vergadering uitdrukkelijk te laten wijzen, als die rechtstreeks voortvloeit uit de (in dit geval: Gemeente) wet. Dat dit toch gebeurt, is omdat de praktijk uitwijst dat de geheimhoudingsplicht niet vaak genoeg kan worden benadrukt. Artikel 6 Termijn van aankondiging In het model van het ministerie is de volgende bepaling opgenomen: "De voorzitter doet van elke vergadering tenminste vierentwintig uur tevoren aankondiging aan de leden van de commissie, indien een adviseur aan de commissie is toegevoegd, de adviseur en, indien het gesprek met hem plaatsvindt, de burgemeester". In het belang van een zorgvuldige voorbereiding lijkt het in de rede hiervan af te wijken. Gekozen is voor de volgende formulering: "De voorzitter doet van elke vergadering 7 dagen en tenminste vierentwintig