Archiefverordening van de BEL Combinatie 2012 (BEL Combinatie)

Archiefverordening van de BEL Combinatie 2012 Het Algemeen Bestuur van de Werkorganisatie BEL-gemeenten, gelezen het voorstel van het Dagelijks Bestuur (DB)) Gelet op artikel 40, eerste en tweede lid van de Archiefwet 1995 Gelet op artikel 28 van de Gemeenschappelijke Regeling Werkorganisatie gemeenten Blaricum, Eemnes en Laren Besluit vast te stellen de navolgende: Verordening betreffende de zorg van het Dagelijks Bestuur voor de archiefbescheiden van de Werkorganisatie BEL-gemeenten en het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats (Archiefverordening BEL Combinatie 2012). Hoofdstuk1Algemene bepalingen Artikel 1 In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder: a. de wet: de Archiefwet 1995; b. het besluit het Archiefbesluit 1995; c. archiefbescheiden: documenten overeenkomstige het gestelde in art. 1 onder C, van de wet; d. organen: de organen van de gemeenschappelijke regeling bedoeld in artikel 1, onder b 1°, van de wet; e. de archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 40 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats; f. de archiefruimte: een ruimte, bestemd of aangewezen voor de bewaring van archiefbescheiden in afwachting van hun overbrenging ingevolge art.12, eerste lid of 13, eerste lid, van de wet; g. de archivaris: de overeenkomstig artikel 40 van de wet benoemde archivaris; h. beheerders: degenen die ingevolge artikel 3 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de organen die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats; i. beheereenheid: het/de door Dagelijks Bestuur als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel/organisatieonderdelen; j. informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd; k. ordeningssysteem: systeem van ordening van archiefbescheiden of archiefbestanddelen binnen een (deel van een) archief l. BEL Combinatie Werkorganisatie BEL-gemeenten Hoofdstuk2De zorg van het Dagelijks Bestuur voor de archiefbescheiden Artikel 2 Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor het inrichten en in stand houden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 31 van de wet, alsmede voor voldoende en doelmatige archiefruimten. Artikel 3 Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor het aanwijzen van de beheerder. Artikel 4 Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm, van de BEL Combinatie. Artikel 5

1. Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschieden op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.
2. Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Artikel 6 Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de begroting van de BEL Combinatie voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden. Artikel 7 Het Dagelijks Bestuur stelt voor het beheer van de archiefbescheiden van de organen van de BEL Combinatie die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats voorschriften vast. Artikel 8 Het Dagelijks Bestuur doet ten minste eenmaal per twee jaar aan het Algemeen Bestuur verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Zij legt daarbij over de verslagen die door de archivaris aan hen zijn uitgebracht in verband met het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Hoofdstuk3Toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats Artikel 9 Met het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats is belast de archivaris. Artikel 10 De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door een of meer ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet. Artikel 11
3. De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.
4. De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden en de ruimten waarin deze zich bevinden. Artikel 12 De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerders, alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan het Dagelijks Bestuur. De archivaris geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen. Artikel 13 De beheerder doet aan de archivaris tijdig mededeling van het voornemen om aan het Dagelijks Bestuur een voorstel te doen tot: a. opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheereenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheereenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon; b. bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte; c. verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden; d. ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem; e. voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen. Artikel 14 De archivaris doet eenmaal per twee jaar verslag aan het Dagelijks Bestuur betreffende de uitoefening van het toezicht. Hoofdstuk4Slotbepalingen Artikel 15 Deze verordening treedt in werking met ingang van de eerste dag na publicatie. Artikel 16 Deze verordening wordt aangehaald als ‘Archiefverordening van de BEL Combinatie
5. Vastgesteld in de vergadering van het Algemeen Bestuur van de BEL Combinatie d.d. 06-12-2012 Drs. E. Roest Mevr. I.M. van Zon Voorzitter SecretarisBijlageBijlagen Toelichting archiefverordening