Verordening op de vertrouwenscommissie die de aanbeveling tot herbenoeming van de burgemeester voorbereidt De raad van de gemeente Eemsmond; Gelezen het voorstel van het presidium d.d. 17 januari 2013; Gelet op de artikelen 61, 61a, 61c, 84, 86, 147 en 149 van de Gemeentewet, de artikelen 15 en 31 van de Archiefwet 1995 en artikel 9 van het Archiefbesluit 1995; Gelet op de circulaire Benoeming, functioneringsgesprekken en herbenoeming burgemeester van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties d.d. 10 juli 2012 van kracht per 15 juli 2012; b e s l u i t : vast te stellen de Verordening op de vertrouwenscommissie die de aanbeveling tot herbenoeming van de burgemeester voorbereidt (hierna: de commissie). Artikel
- Taak De commissie heeft tot taak om de aanbeveling tot herbenoeming van de burgemeester voor te bereiden. Artikel
- Samenstelling commissie
- De commissie bestaat uit alle fractievoorzitters te benoemen door de gemeenteraad.
- Indien de gemeenteraad niet heeft bepaald wie voorzitter en plaatsvervangend voorzitter van de commissie is, kiest de commissie deze uit haar midden.
- De commissie kent geen plaatsvervangende leden. Artikel
- Ambtelijke ondersteuning
- De raadsgriffier is secretaris van de commissie.
- De secretaris geeft ambtelijke ondersteuning aan de commissie.
- De secretaris is geen lid van en heeft geen stemrecht in de commissie. Artikel
- Adviseur
- De gemeenteraad kan een of meer wethouders aan de commissie toevoegen als adviseur in verband met de vervulling van de in artikel 1 genoemde taak.
- De adviseur wordt uitgenodigd voor de vergaderingen van de commissie.
- Een adviseur is geen lid van en heeft geen stemrecht in de commissie. Artikel
- Geheimhouding
- De vergaderingen van de commissie zijn besloten. Alle stukken van de commissie zijn geheim. Dit wordt op de stukken vermeld.
- De commissie legt bij de herbenoemingprocedure in elke vergadering en elk gesprek, met toepassing van artikel 86 van de Gemeentewet, geheimhouding op over de inhoud van de stukken en het behandelde tijdens de vergadering of het gesprek. De (fungerend) voorzitter van de commissie ziet erop toe dat hieraan wordt voldaan.
- De geheimhoudingsplicht brengt onder meer mee dat aan raadsleden, die geen zitting (meer) hebben in de commissie, en aan anderen, behoudens het bepaalde in de artikelen 8, tweede lid, en 9 van deze verordening, geen inzage in, of informatie omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering of in het gesprek wordt verstrekt.
- De commissie treft, met inachtneming van de artikelen 7 en 12 van deze verordening, een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van bescheiden, het voeren van correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.
- De commissie en de gemeenteraad kunnen de geheimhouding waartoe de Gemeentewet, respectievelijk zullen de geheimhouding waartoe het tweede lid van dit artikel verplicht, niet opheffen.
- De geheimhoudingsplicht blijft na ontbinding van de commissie van kracht.
- Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de secretaris en, indien van toepassing, de adviseur. Artikel
- Vergaderingen
- De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of tenminste 2 leden dit noodzakelijk achten.
- De voorzitter bepaalt dag, uur en plaats van de vergadering. De voorzitter doet van elke vergadering tenminste vierentwintig uur tevoren aankondiging aan de leden van de commissie, indien een adviseur aan de commissie is toegevoegd, de adviseur en, indien het gesprek met hem plaatsvindt, de burgemeester.
- De commissie vergadert niet indien niet meer dan de helft van het aantal leden aanwezig is.
- De commissie besluit bij de voorbereiding van een aanbeveling bij meerderheid van uitgebrachte stemmen, waarbij elk lid één stem heeft. Bij het staken van de stemmen over de uit te brengen bevindingen, wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering. Is uitstel van de beslissing niet mogelijk of staken de stemmen ook in die volgende vergadering, dan worden geen bevindingen van de commissie, maar de verschillende meningen in het verslag opgenomen. De commissie streeft naar unanimiteit. Het gevoelen van de minderheid wordt desgewenst in het verslag tot uitdrukking gebracht. Artikel
- Contactpersoon bij de herbenoemingprocedure
- De voorzitter van de commissie treedt op als contactpersoon.
- Alle stukken bestemd voor de commissie worden onder vermelding van ‘persoonlijk en vertrouwelijk’ op de envelop en boven de ingesloten stukken gericht aan de voorzitter en gezonden aan het privé-adres van de secretaris en aldaar bewaard tot het moment van archivering.
- Alle stukken die van de commissie uitgaan worden onder vermelding van ‘persoonlijk en vertrouwelijk’ op de envelop en boven de ingesloten stukken door de voorzitter en de secretaris ondertekend en vanaf het privé-adres van de secretaris verzonden. Artikel
- Bijzondere bepalingen over de herbenoemingprocedure
- De commissie formuleert de informatiebronnen op basis waarvan zij zich een oordeel vormt over het functioneren van de burgemeester. Deze informatiebronnen maakt zij vooraf kenbaar aan de burgemeester, de gemeenteraad en de commissaris van de Koningin.
- Alvorens haar verslag van bevindingen aan de gemeenteraad en commissaris van de Koningin te zenden, bespreekt de commissie dit met de burgemeester. Van het gesprek wordt een verslag opgemaakt dat niet openbaar wordt gemaakt.
- Indien terzake van het functioneren van de burgemeester in het in de vorige zin bedoelde overleg afspraken worden gemaakt tussen de commissie en de burgemeester, worden deze in het verslag aan de gemeenteraad vermeld. De commissie zendt het verslag ook aan de burgemeester. Artikel
- Verslag
- De commissie brengt over haar werkzaamheden ter zake van de voorbereiding van de aanbeveling tot herbenoeming verslag uit aan de gemeenteraad en de commissaris van de Koningin door middel van een verslag van bevindingen. Dit schriftelijke en vertrouwelijke verslag bevat tenminste: een weergave van de wijze waarop de commissie haar werkzaamheden heeft verricht, een gemotiveerde weergave van de bevindingen van de commissie; aangegeven wordt of er sprake is van unanimiteit binnen de commissie, de volgende bijlagen: het verslag van het gesprek met de burgemeester over het conceptverslag van bevindingen en de conceptaanbeveling. Artikel
- Onvoorziene gevallen In alle gevallen waarin deze verordening dan wel de circulaire niet voorziet, beslist de commissie. Artikel
- Ontbinding van de commissie De commissie is ontbonden met ingang van de dag volgende op die waarop door de minister van BZK aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat de voordracht van de minister van BZK door een Koninklijk besluit is gevolgd. Artikel
- Archivering
- De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er bij de herbenoemingprocedure zorg voor dat op het tijdstip bedoeld in artikel 11 alle archiefbescheiden onverwijld in een verzegelde envelop en gerubriceerd als "geheim" worden overgebracht naar de op grond van artikel 31 van de Archiefwet door de gemeenteraad aangewezen archiefbewaarplaats.
- De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er bij de herbenoemingprocedure zorg voor dat van de in het eerste lid bedoelde overbrenging een verklaring van overbrenging als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995 wordt opgemaakt. In deze verklaring wordt melding gemaakt van de met toepassing van artikel 15, lid 1 sub a en c, van de Archiefwet 1995 gestelde beperkingen aan de openbaarheid, geldende voor een periode van 75 jaar.
- De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er bij de herbenoemingprocedure zorg voor dat alle overige bescheiden en alle kopieën van de in dit artikel bedoelde bescheiden onmiddellijk worden vernietigd. Artikel
- Inwerkingtreding Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking. Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Eemsmond, gehouden op 31 januari
- De raad voornoemd, voorzitter, griffier,