Verordening voor de instelling en werkzaamheden van de auditcommissie De raad van de Gemeente Valkenswaard; Gezien het voorstel van de griffier; Besluit: I de verordening voor de instelling en werkzaamheden van de auditcommissie vast te stellen: ParagraafIAlgemene bepalingen Artikel
- Definities In deze verordening wordt verstaan onder: a. de wet: de Gemeentewet; b. de raad: de gemeenteraad; c. de voorzitter: de voorzitter van de auditcommissie; d. het college: het college van burgemeester en wethouders; e. de accountant: de in de controleverordening gemeente Valkenswaard bedoelde accountant, die belast is met de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening; f. het controleprotocol: de jaarlijkse schriftelijke opdracht van de gemeenteraad aan de accountant inzake de controle van de jaarrekening. Artikel
- Instelling Er is een commissie ten behoeve van de raad, genaamd de auditcommissie. Artikel
- Samenstelling
- Het aantal leden van de auditcommissie komt overeen met het aantal fracties.
- Raadsleden kunnen worden benoemd als lid van de commissie. Elke fractie mag een lid voordragen. Plaatsvervanging wordt door de desbetreffende fractie zelf geregeld.
- De leden van de auditcommissie worden aan het begin van de nieuwe zittingsperiode van de raad door de raad aangewezen.
- De portefeuillehouder Financiën is adviseur van de auditcommissie.
- De gemeentesecretaris wijst ambtelijk adviseurs aan die aan de auditcommissie worden toegevoegd.
- Op ad-hoc basis kunnen tevens de accountant(s) en de voorzitter van de Rekenkamercommissie als adviseur aan de auditcommissie worden toegevoegd. Artikel
- Voorzitter De auditcommissie wijst uit zijn midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter aan. Artikel
- Secretaris Het secretariaat van de auditcommissie wordt verzorgd door de griffier. ParagraafIITaak auditcommissie Artikel
- De auditcommissie heeft de volgende taken:
- het in overleg met het college voorbereiden van de aanbesteding van de accountantscontrole en selectieprocedure van de accountant.
- het adviseren van de raad m.b.t. de te benoemen accountant.
- de voorbereiding en de advisering aan de raad met betrekking tot de jaarlijkse opdrachtverlening aan de accountant vervat in een programma van eisen en het formuleren van een eventuele bijzondere opdracht.
- het voeren van overleg met de accountant op verzoek van de raad, van de auditcommissie zelf, dan wel op verzoek van de accountant waarbij in ieder geval overlegd wordt over: a. het concept-programma van eisen en de eventuele bijzondere opdracht; b. de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen; c. tussentijdse rapportage (managementletter); d. evaluatie functioneren accountant.
- het adviseren m.b.t. de afstemming van diverse (door Rekenkamercommissie en college) in te stellen onderzoeken naar de doeltreffendheid en doelmatigheid.
- het functioneren als denktank voor allerhande zaken op het terrein van financiën, waaronder de planning- & controlcyclus. ParagraafIIIWerkwijze auditcommissie Artikel
- Oproepen/vaststellen van de agenda / openbaarheid vergaderingen
- De vergaderingen zijn niet openbaar, maar als geagendeerde onderwerpen daarom vragen, kan de voorzitter bepalen dat een vergadering openbaar is.
- De auditcommissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter het nodig oordeelt of het door tenminste twee leden schriftelijk met opgaaf van redenen wordt gevraagd.
- De voorzitter bepaalt in overleg met de griffier de voorlopige agenda van de vergadering.
- De auditcommissie stelt bij aanvang van de vergadering de definitieve agenda vast. Artikel
- Verslaglegging
- Van iedere vergadering wordt, onder de zorg van de griffier, een verslag opgesteld.
- De griffier is verantwoordelijk voor de tijdigheid en de inhoud van het verslag.
- Het verslag bevat een beknopte zakelijke weergave van het besprokene.
- Het verslag wordt toegezonden aan de leden van de auditcommissie. Aan de overige leden van de raad, alsmede het college, wordt eveneens een afschrift van het verslag toegezonden. Artikel
- Uitleg verordening Bij twijfel over de betekenis of de toepassing van deze verordening en in gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de voorzitter van de auditcommissie. Artikel
- Citeertitel Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam “Verordening op auditcommissie gemeente Valkenswaard”. Artikel 11 Inwerkingtreding Deze verordening treedt in werking de dag nadat deze verordening is vastgesteld.