Verordening financieel beheer Schieland en de Krimpenerwaard (Hoogheemraadschap van Schieland en de Krimpenerwaard)

Verordening financieel beheer Schieland en de KrimpenerwaardVerordening financieel beheer Schieland en de Krimpenerwaard 2007 De verenigde vergadering van Schieland en de Krimpenerwaard; op voordracht van dijkgraaf en hoogheemraden van Schieland en de Krimpenerwaard van 16 oktober 2007; gelet op artikel 108 Waterschapswet; B E S L U I T : vast te stellen de volgende Verordening financieel beheer Schieland en de Krimpenerwaard 2007 Verordening financieel beheer Schieland en de Krimpenerwaard 2007 HOOFDSTUK I - Begripsbepalingen Artikel 1 Voor de toepassing van deze verordening wordt verstaan onder: a. de administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van gegevens gericht op het verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, beheren en functioneren van het waterschap en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd; b. het beheer van vermogenswaarden: alle beheersdaden die voortvloeien uit het door de verenigde vergadering vastgestelde beleid en die gevolgen hebben voor de financiële middelen van het waterschap; c. het financieel beheer: de financiële administratie en het beheer van vermogenswaarden; d. administratieve organisatie: het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de administratie; e. rechtmatigheid: de formele en materiële juistheid van een administratieve verantwoording c.q. de formele juistheid van het beheer; f. formele juistheid: de (administratieve) handelingen zijn verricht binnen het kader van de bevoegdheid van de handelende personen en overeenkomstig de daarvoor gegeven voorschriften; g. materiële juistheid: de verantwoording of administratie is in overeenstemming met de werkelijkheid; h. doelmatigheid: het voeren van een zodanig beheer door dijkgraaf en hoogheemraden dat de te leveren prestaties bij gegeven doelstellingen met inzet van zo weinig mogelijk middelen zijn bereikt. i. de accountant: de accountant als bedoeld in artikel 109, tweede lid, van de Waterschapswet. HOOFDSTUK II - Organisatie van de administratie en van het beheer van vermogenswaarden. Artikel 2

1. Dijkgraaf en hoogheemraden stellen, met inachtneming van het gestelde in deze verordening, een regeling vast met betrekking tot de organisatie van het financieel beheer en van de vaststelling waarvan mededeling wordt gedaan aan de verenigde vergadering.
2. De regeling bedoeld in het eerste lid omvat in elk geval: - een beschrijving van de functies van het financiële beheer, waarbij wordt aangegeven welke functies uit het oogpunt van de interne controle gescheiden dienen te worden; - een procedurebeschrijving betreffende de onderdelen van het financieel beheer; - een regeling van de teken- en beschikkingsbevoegdheden; - een beschrijving van de beveiligingsmaatregelen van de gegevensbestanden; - voorschriften inzake de periodieke verslaglegging.
3. De in het eerste en tweede lid bedoelde regeling dient zodanig te worden opgesteld dat aan de eisen van controle, rechtmatigheid en doelmatigheid wordt voldaan.
4. De accountant wordt gehoord over het ontwerp van de voorschriften als bedoeld in het eerste en tweede lid van dit artikel. Artikel 3
5. Dijkgraaf en hoogheemraden stellen met inachtneming van het gestelde in deze verordening een financieringsstatuut op, verder aan te duiden als Treasurystatuut, van de vaststelling waarvan mededeling wordt gedaan aan de verenigde vergadering.
6. In het treasurystatuut worden in ieder geval regels opgenomen over: - de algemene doelstellingen en de te hanteren richtlijnen en limieten van de financieringsfunctie; - de administratieve organisatie van de financieringsfunctie, waaronder begrepen taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening.
7. Het in het eerste en tweede lid bedoelde statuut dient zodanig te worden opgesteld dat aan de eisen van controle, rechtmatigheid en doelmatigheid wordt voldaan.
8. De accountant wordt gehoord over het ontwerp van de voorschriften als bedoeld in het eerste en tweede lid van dit artikel. Artikel 4 Dijkgraaf en hoogheemraden wijzen de directeur-portefeuillehouder Interne bedrijfsvoering aan die verantwoordelijk is voor de uitvoering van de administratie en van het beheer van de vermogenswaarden van het waterschap. Artikel 5
9. Onverminderd de verantwoordelijkheid van de secretaris-directeur is de directeur-portefeuillehouder Interne bedrijfsvoering belast met de advisering over voorstellen of mededelingen aan dijkgraaf en hoogheemraden, waaraan financiële consequenties van betekenende omvang zijn verbonden. De voorstellen en mededelingen ter zake dienen hem tijdig te bereiken.
10. Indien een voorstel ter vergadering wordt gebracht zonder advisering door de directeur-portefeuillehouder Interne bedrijfsvoering, wordt daarvan door de secretaris-directeur mededeling gedaan aan dijkgraaf en hoogheemraden met opgave van redenen.
11. De directeur-portefeuillehouder Interne bedrijfsvoering is verantwoordelijk voor het voeren van de financiële administratie van het waterschap.
12. De directeur-portefeuillehouder Interne bedrijfsvoering richt de financiële administratie van het waterschap in overeenkomstig de voor het waterschap van toepassing zijnde comptabiliteitsvoorschriften en voert deze zodanig dat zij dienstbaar is voor: - het sturen en het beheersen van activiteiten en processen; - het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van het bezit van onroerende zaken, vorderingen en schulden c.a.; - het verschaffen van informatie voor het maken van kostencalculaties; - het bevorderen van de rechtmatigheid en de doelmatigheid; - het afleggen van verantwoording over het gevoerde financiële beheer; - de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de doelmatigheid en de rechtmatigheid van het gevoerde beheer.
13. Vanuit de administratie stelt de directeur-portefeuillehouder Interne bedrijfsvoering alle informatie beschikbaar die de andere functionarissen van het waterschap ten behoeve van hun functioneren nodig hebben. Artikel 6
14. De secretaris-directeur draagt er zorg voor dat aan de directeur-portefeuillehouder Interne bedrijfsvoering alle door de verenigde vergadering en dijkgraaf en hoogheemraden genomen besluiten waaraan financiële gevolgen verbonden zijn, worden toegezonden.
15. Aan de directeur-portefeuillehouder Interne bedrijfsvoering worden tijdig alle gegevens en stukken verstrekt die hij ten behoeve van een juiste verzorging van de financiële administratie, de kredietbewaking, de verslaglegging en het beheer van de vermogenswaarden nodig heeft. Artikel 7 De directeur-portefeuillehouder Interne bedrijfsvoering draagt er zorg voor, dat:
16. er tijdig voorstellen tot wijziging van de regelingen als bedoeld in de artikelen 2 en 3 aan dijkgraaf en hoogheemraden worden gedaan, indien door gewijzigde omstandigheden daartoe naar zijn mening aanleiding bestaat;
17. aan dijkgraaf en hoogheemraden tijdig voorstellen worden gedaan voor het verzekeren van financiële risico's die verband houden met de taakuitoefening van het waterschap;
18. de uit rechten en verplichtingen van het waterschap voortspruitende invorderingen en betalingen tijdig in behandeling worden genomen;
19. geldleningen worden aangetrokken ter voorziening in de financieringsbehoefte, welke door de verenigde vergadering in de treasuryparagraaf in de nota van toelichting bij de begroting wordt vastgesteld,met inachtneming van de regels daartoe vastgesteld in het treasurystatuut – bijzonder deel;
20. het beheer van de geldmiddelen doelmatig wordt gevoerd. Artikel 8
21. De bepaling van de posten van de begroting, waarop de inkomsten en uitgaven worden geboekt, geschiedt in overeenstemming met de desbetreffende bestuursbesluiten.
22. Indien de door de daartoe bevoegde ambtenaren gegeven aanwijzingen op de desbetreffende stukken niet in overeenstemming zijn met de post of posten, waarop verantwoording naar het oordeel van de directeur-ortefeuillehouder Interne bedrijfsvoering dient te geschieden, doet deze daarvan, door tussenkomst van de secretaris-directeur, mededeling aan dijkgraaf en hoogheemraden. Artikel 9
23. De betalingen geschieden op grond van gefiatteerde betalingsbescheiden.
24. De hieruit voortvloeiende betalingsopdrachten worden voorzien van de handtekeningen van tenminste twee daartoe aangewezen personen. HOOFDSTUK III - De ontwerp-jaarrekening van het waterschap Artikel 10
25. De ontwerp-jaarrekening van het waterschap en het daarbij behorende verslag ter verantwoording van het financieel beheer worden opgemaakt en ondertekend door de directeur-portefeuillehouder Interne bedrijfsvoering.
26. De ontwerp-jaarrekening en het verslag ter verantwoording van het financieel beheer worden tezamen met het verslag van de accountant aan dijkgraaf en hoogheemraden aangeboden.
27. Indien de directeur-portefeuillehouder Interne bedrijfsvoering, op grond van zijn verantwoordelijkheid voor de financiële administratie, meent de ontwerp-jaarrekening en het verslag ter verantwoording van het financieel beheer niet te kunnen tekenen, vindt de in het tweede lid van dit artikel bedoelde aanbieding plaats onder overlegging van een verslag van de bevindingen van de directeur-portefeuillehouder Interne bedrijfsvoering. Artikel 11 Indien dijkgraaf en hoogheemraden de ontwerp-jaarrekening, het verslag ter verantwoording van het financieel beheer en het verslag van de accountant aanvaardt, strekt dit mede tot décharge van de directeur-portefeuillehouder Interne bedrijfsvoering, behoudens later in rechte gebleken valsheid in bewijsstukken of andere onregelmatigheden. HOOFDSTUK IV - Slotbepalingen Artikel 12
28. De Verordening financieel beheer van Schieland en de Krimpenerwaard, vastgesteld door de verenigde vergadering op 3 januari 2005 wordt ingetrokken.
29. Deze verordening treedt met ingang van 1 september 2007 in werking.
30. Deze verordening kan worden aangehaald als "Verordening financieel beheer Schieland en de Krimpenerwaard 2007". Rotterdam, 28 november 2007 De verenigde vergadering voornoemd,