Budgethoudersregeling (Hoogheemraadschap van Rijnland)

Budgethoudersregeling Samenvatting Deze nota regelt het financieel mandaat, dat wil zeggen de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de door het college van D&H aangewezen medewerkers. Deze budgethouders wordt de bevoegdheid gegeven, om binnen de hun, via de begroting en kredieten, gegeven machtiging overeenkomsten aan te gaan tot levering van producten, aanneming van werk en/of verlening van diensten aan en/of door het hoogheemraadschap. In deze regeling is vastgelegd welke bestuursorganen en functionarissen bevoegd zijn tot het aangaan van verplichtingen namens het hoogheemraadschap en tot welk niveau deze bevoegdheid geldt. Als gevolg van deze mandatering wordt het besluitvormingsproces versneld en worden beslissingen genomen door bestuursorganen / personen die de gevolgen van die beslissingen kunnen overzien en daarvoor ook de verantwoordelijkheid kunnen dragen. De budgethoudersregeling is geactualiseerd omdat inmiddels is veel veranderd in de Rijnlandse organisatie waaronder het verlaten van het sectorenmodel. Daarnaast is aangesloten bij de processen die eind 2009 voor heel Rijnland zijn beschreven. Uitgangspunt bij het samenstellen van deze regeling is: eenduidigheid, toetsbaarheid en bovenal een compacte en leesbare regeling. Met de invoering van de nieuwe Waterschapswet per 1 januari 2009 is er meer aandacht gekomen voor rechtmatigheid. Hiermee is rekening gehouden in deze aangepaste budgethoudersregeling. Ook de uitkomsten van de in 2009 uitgevoerde interne controles zijn verwerkt. 0. Inleiding en leeswijzer De budgethoudersregeling moet periodiek worden geactualiseerd omdat een organisatie als Rijnland doorlopend aan het veranderen is. Daardoor sluiten beschrijvingen en benamingen na verloop van tijd niet meer aan op de werkelijkheid. Om de laatste stand van zaken weer te geven, is de vorige regeling getoetst aan de praktijk en waarnodig aangepast. Het eerste hoofdstuk geeft de budgethoudersregeling artikelsgewijs weer. Vervolgens wordt in hoofdstuk 2 een toelichting op de artikelen gegeven waaronder de wijze waarop begrotingen tot stand komen en op welke wijze hierover gerapporteerd wordt aan leidinggevenden, directie en bestuur. De tabellen die betrekking hebben op resultaatverantwoordelijkheden en ondermandatering van bevoegdheden zijn opgenomen in de bijlagen. In bijlage 4 zijn details uit de budgethoudersregeling zoals het budgettair regelen met exploitatiekosten, met voorbeelden toegelicht. 1. Regeling budgethouderschap en financieel mandaat Deze nota regelt het financieel mandaat. De financiële bevoegdheden die door het college van D&H aan de secretaris-algemeen directeur zijn gemandateerd, zijn in deze budgethoudersregeling ondergemandateerd aan de ambtelijke organisatie. De budgethoudersregeling, zoals hieronder is uitgewerkt, geldt voor alle routinematige financiële zaken binnen de organisatie. Artikel 1 De budgethouder is de persoon binnen de ambtelijke organisatie aan wie op basis van het Mandaat- en Volmachtbesluit van het Hoogheemraadschap van Rijnland de bevoegdheid is verleend tot het aangaan van verplichtingen, met het oog op het realiseren van een in de begroting nader omschreven prestatie. Artikel 2 De budgethouder is verantwoordelijk voor een zodanige uitoefening van het budgethouderschap dat de belangen van Rijnland gesteld worden boven de belangen van de Rijnlandse organisatieonderdelen. Artikel 3 De standaard bevoegdhedentabel, zoals opgenomen in bijlage 2a is niet van toepassing op de volgende situaties: Wanneer het afdelingsoverschrijdende posten betreft; Personeels- en organisatiegerelateerde budgetten met een centraal georganiseerd karakter; Diverse, hieronder specifiek benoemde posten. In de bovengenoemde gevallen a. en b. is een directeur bevoegd. Onder c. worden de posten zoals energie en slibverwerking (voorschotten) bedoeld. Zie hiervoor bijlage 3. Artikel 4 Afdelingshoofden zijn resultaatverantwoordelijk voor meerdere (hoofd)processen en beheerproducten (bijlage 2) en verder zijn de afdelingshoofden als budgethouder aangewezen volgens de tabel opgenomen in bijlage 1. In afzonderlijke tabellen is vastgelegd welke budgetbevoegdheden zijn doorgemandateerd, zie bijlagen 2b t/m 2d. Voor de volledigheid, het gaat hierbij om zowel de baten als de lasten die aan een product worden toegerekend. Ondermandatering vindt plaats door afdelinghoofden in overleg met hun meest betrokken directeur. Bij ondermandatering blijft de budgetbevoegdheid onveranderd de verantwoordelijkheid van de afdelingshoofden en de integrale verantwoordelijkheid van de directeuren. Artikel 5 Wanneer wordt overgegaan tot het ondermandateren van de budgetbevoegdheid, zijn de bepalingen van deze regeling overeenkomstig van toepassing. Artikel 6 De budgethouder verstrekt tijdig informatie aan zijn/haar leidinggevende omtrent de gesignaleerde of te verwachten afwijkingen van het toegekende budget. Het betreft zowel over- als onderschrijdingen van de uitgaven en/of inkomsten als de aan het budget gekoppelde prestaties en overige kengetallen. Daarnaast wordt inhoudelijke informatie verstrekt over taakuitvoering in termen van gerealiseerde prestaties, het rapporteren over de besteding van het budget en eventueel te voorziene overschotten c.q. tekorten en het verklaren van verschillen in de beïnvloedbare lasten en baten. Artikel 7 De budgethouder is verantwoordelijk voor het met een nader te bepalen frequentie aanleveren van informatie ten behoeve van het opstellen van overzichten ten behoeve van leidinggevenden, DT en bestuur van de geplande en werkelijke uitkomsten van het budget en gerealiseerde prestaties ten opzichte van de geplande. Artikel 8 De budgethouder is verantwoordelijk voor het aanleveren van gegevens ten behoeve van de begroting en de meerjarenraming, het vertalen van die gegevens naar de eigen afdeling in de vorm van te leveren prestaties, het bepalen van het benodigde budget, de vastlegging ervan in het afdelingsplan, de bewaking en de verantwoording van de besteding van het budget. Artikel 9 Verplichtingen mogen slechts worden aangegaan nadat de budgethouder heeft geconstateerd dat er een toereikend budget beschikbaar is. Artikel 10 Overschrijdingen van budgetten dienen te worden vermeden door tijdige en passende maatregelen. Artikel 11 Binnen de afdeling Overschrijdingen van beïnvloedbare kostensoorten kunnen zonder document binnen een afdeling gecompenseerd worden. Hierbij dienen de kosten binnen dezelfde taak gecompenseerd te worden. Deze regel wordt toegepast met inachtneming van de afgesproken prestaties. Afdelingsoverschrijdend Af- en overschrijven binnen de taak tussen verschillende kostensoorten is toegestaan binnen dezelfde taak. Met de posten, die niet door de budgethouder kunnen worden beïnvloed, mag niet budgettair worden geregeld. Deze regel wordt toegepast met inachtneming van de afgesproken prestaties. Artikel 12 Het is de budgethouder toegestaan om (dreigende) budgetoverschrijding te compenseren met budgetten van andere objecten die tot zijn verantwoordelijkheid behoren. Voorwaarde hiervoor is dat de verdeelsleutels van de ontvangende en afgevende objecten voor de toerekening van kosten naar taak identiek zijn. Artikel 13 Onvoorziene uitgaven zijn uitgaven, waarvan de aard en/of omvang bij de vaststelling van de begroting niet kunnen worden voorzien. Voorstellen tot aanwending van de begrotingsposten onvoorziene uitgaven tijdens een begrotingsjaar zullen ter goedkeuring worden voorgelegd aan het college van dijkgraaf en hoogheemraden. Artikel 14 De afdelingshoofden kunnen financiële ondermandatering verlenen aan functionarissen. In bijlagen 2b en 2c zijn de financiële bevoegdheden per functie en de maximale bedragen nader gelimiteerd Artikel 15 Investeringsuitgaven worden niet gedaan, indien geen of onvoldoende krediet beschikbaar is. Het door de VV vastgestelde krediet is te allen tijde het maximum. Een noodzakelijk geachte verhoging van het uitvoeringskrediet wordt door de VV vastgesteld. Artikel 16 In het geval dat een krediet dreigt te worden overschreden met meer dan 10%, dan wel € 500.000, dient een aanvullend investeringskrediet te worden aangevraagd bij de VV. Artikel 17 Voor de zgn. A-investeringen wordt door de opdrachtgever (directeur of afdelingshoofd) een budgethouder aangewezen. Het budgethouderschap van een investeringsproject kan door de opdrachtgever gewijzigd worden. Artikel 18 Uitsluitend voor A-investeringen (waarvoor door de VV een krediet is afgegeven) mogen uitgaven worden gedaan. Voor B-investeringen kan door het college van dijkgraaf en hoogheemraden een voorbereidingskrediet worden afgegeven tot maximaal € 50.000. Artikel 19 De regeling treedt in werking met ingang van de datum waarop deze wordt goedgekeurd door het college van D&H. 2. De financiële organisatie van Rijnland 2.1 Algemeen Het doel van de financiële organisatie van het Hoogheemraadschap van Rijnland is er voor te zorgen dat er steeds voldoende geld is om de taken die aan Rijnland zijn opgedragen doelmatig te kunnen uitvoeren. Daarnaast is het de bedoeling om er voor te zorgen dat het geld bij het uitvoeren van de taken zo goed mogelijk wordt besteed. Kort samengevat kunnen we zeggen dat de financiële organisatie van Rijnland is opgezet om het financieel proces binnen Rijnland zo goed mogelijk te laten verlopen. Om het financiële proces binnen Rijnland goed te kunnen begrijpen, moeten we onderscheid maken tussen het geldbedrag dat nodig is om Rijnland ieder jaar te laten “draaien” (de exploitatiebegroting) en het geldbedrag dat nodig is om binnen Rijnland nieuwe werken te kunnen bouwen, bestaande werken ingrijpend te kunnen verbeteren en duurzame bedrijfsmiddelen aan te kunnen kopen (de investeringsbegroting). 2.2 Juridisch kader De bronnen voor het budgetrecht en de mandaatverlening zijn: De Waterschapswet; De Verordening Beleid- en Verantwoordingsfunctie; Het Mandaat- en volmachtbesluit; Het Besluit ondermandaten; De Nota Inkoopbeleid. Deze Budgethoudersregeling; Voor de details wordt verwezen naar de genoemde documenten zoals de Nota inkoopbeleid 2009. Deze nota wordt regelmatig bijgewerkt en daarom is het van belang om steeds naar de laatst vastgestelde versie te kijken. 2.3 De exploitatiebegroting Om Rijnland ieder jaar te laten functioneren zoals we dat ons ten doel stellen, is geld nodig. In 2010 is dit € 177 mln. Om te bepalen wat precies het totaalbedrag is dat in een bepaald jaar nodig zal zijn, wordt in het daaraan voorafgaande jaar begonnen met na te denken over wat we in het volgende jaar voor activiteiten gaan ondernemen en wat dat zal gaan kosten. De Verenigde Vergadering (VV) start de jaarlijkse begrotingsdiscussie aan de hand van het Meerjarenperspectief, waarin op strategisch niveau de wensen ten aanzien van de te realiseren doelen en effecten voor het komende begrotingsjaar en de drie hierop volgende jaren worden geformuleerd. De besluitvorming in het Meerjarenperspectief is vervolgens input voor de daarop volgende begrotingsdiscussie, waarbij de VV, per bestuursprogramma de te bereiken effecten, doelstellingen en de financiële kaders (budgetten en tarieven) formuleert. Door het vaststellen van de begroting geeft de VV aan het college van D&H de bevoegdheid de begroting uit te voeren binnen de daarvoor vastgestelde kaders (doelen, gekoppeld aan geld en personeel). De bedragen die in de loop van een jaar worden uitgegeven en ontvangen om de taken van Rijnland te kunnen uitvoeren, worden in de financiële administratie vastgelegd. Dat gebeurt ook met de bedragen die in de loop van het jaar door Rijnland worden ontvangen, zoals bijvoorbeeld de belastingopbrengsten (de algemene omslagen en de zuiverings- en verontreinigingsheffing) en subsidies van het Rijk. In de Buraps wordt over zowel de kosten, de baten en de geleverde prestaties aan het college van D&H en de VV gerapporteerd. Aan DT en MT wordt door middel van de Maraps gerapporteerd. Na afloop van het jaar wordt de administratie over het boekjaar afgesloten en wordt de jaarrekening opgemaakt. In de jaarrekening worden de bedragen vermeld die in het afgelopen jaar door Rijnland voor de voorgenomen activiteiten zijn uitgegeven en ontvangen. Met de jaarrekening wordt door het college van D&H verantwoording afgelegd aan de VV over de wijze waarop in de loop van het jaar met de door de VV beschikbaar gestelde middelen is omgegaan en welke prestaties er zijn geleverd. De procesverantwoordelijken zullen bij het opstellen van de begroting en afdelingsplannen afspraken maken met de desbetreffende budgethouder(

1. s)van de doorbelaste kosten over de prestaties die worden geleverd en de budgethouder(
2. s)die een bijdrage leveren aan de totstandkoming de betreffende output. Ten aanzien van de doorbelaste kosten is voor de opdrachtgever geen budgetverantwoordelijkheid van toepassing. Deze budgetverantwoordelijkheid ligt bij het afdelingshoofd (de opdrachtnemer) van de te leveren dienst of product. De afdelingshoofden zijn gemandateerd voor het afdelingsbudget zoals dat in de vastgestelde begroting is opgenomen. De hoogte van de ramingen (op kostensoort niveau) vormen de maximale bedragen waarover een afdeling kan beschikken. Het afdelingsbudget bevat, behalve de kosten, ook de baten en de urenboekingen die voortkomen uit de TIM-applicatie. De mogelijkheden voor compensatie binnen het afdelingsbudget zijn met voorbeelden toegelicht in bijlage 3. Indien geen compensatie binnen de exploitatiebegroting mogelijk is, dient een voorstel aan het college van D&H ter goedkeuring te worden gericht om te mogen beschikken over de post “onvoorzien” in de begroting. Het moet hierbij gaan om uitgaven die voldoen aan de drie O’s (onvoorzienbaar, onvermijdbaar en onuitstelbaar). 2.4 Samenvatting bevoegdheden van de actoren De Verenigde Vergadering De VV heeft het hoogste recht in budgettair opzicht. Dit betekent: Voor investeringen die een bedrag van € 50.000 te boven gaan, verleent zij een krediet; Eens per jaar stelt zij de exploitatiebegroting voor het komende jaar vast; Hiermee verleent zij D&H mandaat binnen de afgesproken kaders van de begroting. Het college van Dijkgraaf en hoogheemraden Voor investeringen kan door het college een voorbereidingskrediet worden afgegeven tot maximaal € 50.000. Over hogere bedragen gaat de VV; Het college beschikt over voorstellen tot aanwending van de begrotingspost Onvoorzien uit de exploitatiebegroting; Algemeen directeur Het college van D&H mandateert de van de VV verkregen mandaat alsmede de hierboven genoemde eigen bevoegdheden door aan de algemeen directeur. MT Directeuren en afdelingshoofden zijn als budgethouder aangewezen (m.a.w. de algemeen directeur verdeelt de bevoegdheid over de door VV en het college van D&H verleende budgetten over de ambtelijke organisatie); Afdelingshoofden kunnen hun bevoegdheden in gedeelten ondermandateren aan hun medewerkers (in de praktijk meestal teamleiders). Projectleiders, teamleiders etc. Projectleiders krijgen de bevoegdheid over kredieten doorgemandateerd en zijn daarmee verantwoordelijk voor budgetbeheer van kredieten verleend door de VV; Met name teamleiders krijgen deelbudgetten uit de exploitatiebegroting doorgemandateerd van hun afdelingshoofden. 2.5 De investeringsbegroting Algemeen Rijnland geeft jaarlijks ook aanzienlijke bedragen uit aan het bouwen van nieuwe en het ingrijpend aanpassen van bestaande werken en het aankopen van duurzame bedrijfsmiddelen. Die hier bedoelde activiteiten worden ook wel investeringsuitgaven genoemd. Investeringsuitgaven hebben niet alleen betrekking op de bouw van nieuwe werken, zoals zuiveringsinstallaties, poldergemalen en de aanleg van persleidingen, maar ook op de aanschaf van diverse bedrijfsmiddelen zoals automatiseringsapparatuur en software. Het investeringsplan is gesplitst in een drietal lijsten, waarbij plaatsing op een van de lijsten zowel een bestuurlijk (kolom: karakter) als budgettaire (kolom: dekking) betekenis heeft. Voor een uitleg van die besluitvorming wordt verwezen naar onderstaande tabel. Uitleg besluitvorming Catergorie Inhoud Dekking A-lijst De in uitvoering zijnde en nog uit te voeren vervangings- en uitbreidingsinvesteringen. De Verenigde Vergadering heeft reeds kredieten beschikbaar gesteld De kapitaallasten zijn verwerkt in de begroting en de meerjarenraming B-lijst Investeringen, waarvan de bestuurlijke afweging in beginsel heeft plaatsgevonden (het project bevindt zich in de voorbereidingsfase).De VV (of D&H tot € 50.000) kan reeds een voorbereidingskrediet beschikbaar stellen. De uitvoering zal echter pas daadwerkelijk starten na beschikbaarstelling van een uitvoeringskrediet. De kapitaallasten zijn verwerkt in de begroting en de meerjarenraming C-lijst Investeringen waarvan verwacht wordt dat er in de toekomst uitgaven uit gaan voorvloeien.Er zijn voor de investeringen nog geen (voorbereidings)kredieten beschikbaar gesteld. De voorbereidingsfase kan pas daadwerkelijk starten na bestuurlijke besluitvorming. De kapitaallasten van deze investeringen worden niet verwerkt in de begroting en de meerjarenraming. Bij het Meerjarenperspectief worden zoveel mogelijk integrale voorstellen gedaan welke nieuwe beleidsvoorstellen van de C-lijst, naar de B-lijst worden overgebracht. In spoedeisende gevallen kan het college van D&H ook besluiten een afzonderlijk voorstel naar de B-lijst over te brengen. Een dergelijk besluit betekent dat de planvormingsfase van zo´n project kan starten. Vervolgens wordt op de begrotingsdag het meerjareninvesteringsprogramma behandeld en kan op basis daarvan worden besloten om dat specifieke programma in de begroting en meerjarenraming op te nemen. Voor de daadwerkelijke uitvoering van een belangrijk investeringsproject moet door de VV een apart besluit worden genomen, een zogenaamd investeringsbesluit. In principe kunnen dergelijke besluiten slechts worden genomen, indien daar op de B–lijst van het investeringsprogramma bedragen voor zijn geraamd. Ter voorbereiding van een investeringsbesluit wordt een voorstel, met daarbij behorende gespecificeerde kostenbegroting, geformuleerd. Een dergelijk voorstel wordt door D&H aan de VV voorgelegd. Stemt de VV met het voorstel in, dan wordt daarmee tegelijkertijd het krediet beschikbaar gesteld om het voorstel te kunnen uitvoeren. In de Nota vaste activabeleid (voor het laatst vastgesteld in 2009) wordt beschreven voor welke activiteiten kredieten kunnen worden aangevraagd en over hoeveel jaren een krediet wordt afgeschreven. Voor investeringskredieten dient te worden bepaald wie de meest aangewezen functionaris is om voor dit krediet als budgethouder op te treden. Hier kan een conflict optreden tussen het projectleiderschap en de lijnbevoegdheid van het afdelingshoofd. In beginsel is het afdelingshoofd uit hoofde van deze lijnbevoegdheid de budgethouder. Echter, de projectleider moet zijn rol als verantwoordelijk manager van het investeringsproject invulling kunnen geven en daarom ook financiële bevoegdheden toebedeeld krijgen. Dit behoeft geen bezwaar op te leveren aangezien er duidelijkheid bestaat over het vastgestelde krediet dat niet overschreden mag worden. Op grond hiervan wordt voorgesteld om de projectleider een financieel mandaat te verlenen voor de zgn. A-investeringen. Benadrukt wordt dat bij de voorgestelde ondermandatering de functionarissen in lijn boven de projectleider niet van hun verantwoordelijkheden zijn ontheven. Zij blijven verantwoordelijk en dienen er mede op toe te zien dat verleende kredieten niet worden overschreden. De termijnbetalingen worden voor akkoord ondertekend door de projectleider nadat de opzichter die dit kan controleren, heeft bevestigd dat het werk conform de overeenkomst is uitgevoerd. Doorgaans zijn investeringskredieten opgebouwd uit een voorbereidingskrediet (ten behoeve van de nadere onderbouwing van het uitvoeringskrediet) en een uitvoeringskrediet (ter bekostiging van de feitelijke investeringsuitgave). Met het oog op de kredietbewaking (uitgaven en inkomsten) dienen kredieten altijd bruto te worden aangevraagd en verstrekt. Dit wil zeggen dat subsidies en bijdragen van derden niet op voorhand van het krediet worden afgetrokken. Verzamelkredieten In de Voorjaarsnota 2005 is besloten om te gaan werken met verzamelkredieten. Een verzamelkrediet bestaat uit kleine en reguliere niet-beleidsmatige investeringen, die jaarlijks na het vaststellen van de begroting (in dezelfde vergadering) door de VV worden behandeld en vastgesteld. Tot de niet-beleidsmatige investeringen worden de investeringen gerekend met een meer beheersmatig karakter. Het gaat hierbij in de eerste plaats om vervangingsinvesteringen, die zich richten op het instandhouden van het bestaande voorzieningenniveau (vervanging, groot onderhoud, renovatie van werken etc.). In de tweede plaats gaat het om investeringen in bedrijfsmiddelen zoals kantoormeubilair, kantoorautomatisering, het wagenpark etc. Vanwege het beheersmatige karakter kan bij het verstrekken van kredieten ten behoeve van niet-beleidsmatige investeringen een lichtere en dus snellere procedure worden gevolgd dan bij beleidsmatige investeringen Het gaat hierbij nadrukkelijk dus niet om voorbereidingskredieten voor grote investeringen, onderzoeken waarvoor een krediet nodig is, pilot-projecten e.d. Deze investeringen hebben een beleidsmatig karakter en vragen daarom expliciet om instemming van de VV. Omgaan met meevallers Meevallers blijven in principe beschikbaar voor het betreffende project. De meevallers kunnen alleen worden ingezet om financiële tegenvallers van andere delen van het project op te kunnen vangen. Ofwel binnen een ‘raamplan’ mag tussen mee- en tegenvallers worden geschoven zolang de totale kredietruimte maar niet wordt overschreden. Bij tegenvallers buiten de totale kredietruimte (zie artikel 16, met meer dan 10% of maximaal € 500.000) wordt de VV hoe dan ook betrokken; er moet in dit geval immers aanvullend krediet bij de VV worden aangevraagd. Meevallers mogen niet gebruikt worden om extra voorzieningen binnen het project te realiseren of het project aan te passen. Dit moet altijd aan de VV worden voorgelegd. In de praktijk zal de projectleider de eerste zijn die een mee- of tegenvaller signaleert. Als de gunning van een werk of dienst heeft plaatsgevonden, is duidelijk in hoeverre het beschikbare (deel-)krediet wordt over- of onderschreden. De projectleider dient zijn afdelingshoofd hierover te informeren en is verantwoordelijk voor de bewaking van het totale krediet en voor de communicatie met de VV bij mee- of tegenvallers. 2.6 De verantwoording rapportages en gelegenheid tot bijsturing Hiervoor krijgen de in paragraaf 2.4 genoemde actoren standaard de beschikking over de volgende documenten aan de hand waarvan zij kunnen bijsturen: De VV en het college van D&H 2 keer per jaar een Burap (bestuursrapportage) met eventueel een voorstel tot begrotingswijziging; 1 keer per jaar (in de jaarrekening) het overzicht Lopende en af te sluiten kredieten; 1 keer per jaar een jaarrekening. Directeuren en MT De hierboven genoemde documenten en daarnaast (met betrekking tot de bedrijfsvoering): 3 keer per jaar een Marap (managementrapportage); Periodiek diverse maatwerkoverzichten; Daarnaast zullen in de praktijk, op verzoek nog andere rapportages worden verzorgd wanneer daarvoor aanleiding is. Bijlage 1 Bijlage 1: Overzicht resultatenverantwoordelijke sectordirecteuren en hun beleidsproducten (bron: Functie- en Takenboeken) Overzicht resultaatverantwoordelijke functionarissen en hun beheerproducten Processen Beheerproduct Omschrijving beheerproduct Verantwoordelijk afdelingshoofd Opmerkingen Administratie beheren 51010 Comptabiliteit h.ADM 63010 Dividenden en Overige Inkomsten h.ADM HRM- en organisatiemanagement 42010 Externe communicatie h.ADV Informatiemanagement 50020 Organisatiebeleid en -beheer h.ADV Communicatie 50030 Personeelsbeleid en -beheer h.ADV Algemene en juridische ondersteuning / advisering 50050 Interne voorlichting h.ADV Financiële ondersteuning en advisering 52010 Informatiebeleid en automatisering h.ADV Relatiebeheer (opbouwen, onderhouden) 41010 Bestuur AS Bestuursondersteuning 41020 Bestuursondersteuning AS 41030 Beheer niet-reglementaire zaken h.SER 50060 Algemeen-bestuurlijke- en juridische ondersteuning AS Wet- en regelgeving actualiseren 11010 Beheersplan waterkeringen h.BLD Opstellen legger/beheerregister (ker. watersystemen) 11070 Themaplannen h.BLD Uitvoeren veiligheidstoets (keringen) 11080 Plannen afvalwaterbeleid h.BLD Planvorming plannen van derden 13010 Legger waterkeringen h.BLD Planvorming eigen plannen 13020 Beheersregister waterkeringen h.BLD Plannen en ontwerpen 13030 Veiligheidstoetsing waterkeringen h.BLD Innovaties verkennen, onderzoeken en ontwikkelen 16020 Waterakkoorden h.BLD 16030 Legger waterlopen en kunstwerken h.BLD 16040 Beheerregister waterlopen en kunstwerken h.BLD 18010 Baggerprogramma h.BLD 18050 Saneringsprogramma h.BLD 21010 Monitoring waterkwantiteit h.BLD 21020 Monitoring waterkwaliteit h.BLD 23050 Subsidies afhaakproblematiek h.BLD 38010 Stimulering derden aanpak diffuse emissies h.BLD Belasting heffen en invorderen 39010 Kostentoedeling, classificatie en belastingverordeningen h. BEL / h.ADM 39020 Aanslagen huishoudens h. BEL / h.ADM 39030 Aanslagen Wvo overige bedrijven h. BEL / h.ADM 39040 Aanslagen omslag gebouwd, ongebouwd en pachters h. BEL / h.ADM 39050 Verzoek, bezwaar en beroepschriften huishoudens h. BEL / h.ADM 39060 Verzoek, bezwaar en beroepschriften Wvo bedrijven h. BEL / h.ADM 39070 Bezwaar en beroepschriften omslag gebouwd, ongebouwd en pachters h. BEL / h.ADM 40010 Betalingsverwerking aanslagen h. BEL / h.ADM 40020 Kwijtschelding h. BEL / h.ADM 40030 Invorderingsmaatregelen aanslagen h. BEL / h.ADM 62010 Belastingopbrengsten h. BEL / h.ADM 64010 Kwijtschelding en Oninbare vorderingen h. BEL / h.ADM Calamiteitenzorg 14020 Onderhoud primaire waterkeringen h.BWS 1e lijnsonderhoud Beheren/bedienen 14040 Onderhoud regionale waterkeringen h.BWS 1e lijnsonderhoud (keringen, watersystemen) 14060 Onderhoud overige waterkeringen h.BWS 1e lijnsonderhoud 15010 Dijkbewaking en calamiteitenbestrijding h.BWS 17020 Onderhoud waterlopen h.BWS 1e lijnsonderhoud 17040 Onderhoud kunstwerken passieve waterbeheersing h.BWS 1e lijnsonderhoud 17050 Kwaliteitsmaatregelen in oppervlaktewater h.BWS 17070 Muskusrattenbestrijding h.BWS 19020 Onderhoud kunstwerken actieve waterbeheersing h.BWS 1e lijnsonderhoud 19030 Bediening kunstwerken actieve waterbeheersing h.BWS 19040 Boezembeheer h.BWS 20010 Calamiteitenbestrijding watersystemen h.BWS Beheren/bedienen(waterzuiveringen) 22020 Onderhoud transportstelsels h.BZU 1e lijnsonderhoud 22030 Beheer transportstelsels h.BZU 23020 Onderhoud zuiveringsinstallaties h.BZU 1e lijnsonderhoud 23030 Beheer zuiveringsinstallaties h.BZU 23040 Wvo-heffing effluent (betalingen aan het rijk) h.BZU 23060 IBA-inrichtingen h.BZU 24020 Onderhoud slibverwerkingsinstallaties h.BZU 1e lijnsonderhoud 24030 Beheer slibverwerkingsinstallaties h.BZU 24040 Afzet slib/restproducten h.BZU 25010 Afvalwaterbehandeling door derden h.BZU Realiseren (keringen, watersystemen, afvalwater) 14010 Aanleg en verwerving primaire waterkeringen h.BZA Onderhouden en in standhouden 14020 Onderhoud primaire waterkeringen h.BZA 2e en 3e lijnsonderhoud (keringen, watersystemen,afvalwater) 14030 Aanleg en verwerving regionale waterkeringen h.BZA 14040 Onderhoud regionale waterkeringen h.BZA 2e en 3e lijnsonderhoud 14050 Aanleg en verwerving overige waterkeringen h.BZA 14060 Onderhoud overige waterkeringen h.BZA 2e en 3e lijnsonderhoud 17010 Aanleg en verwerving waterlopen h.BZA 17020 Onderhoud waterlopen h.BZA 2e en 3e lijnsonderhoud 17030 Bouw en verwerving kunstwerken passieve waterbeheersing h.BZA 17040 Onderhoud kunstwerken passieve waterbeheersing h.BZA 2e en 3e lijnsonderhoud 18020 Verwijdering en verwerking van verspreidbare baggerspecie h.BZA 18030 Verwijdering en verwerking van niet verspreidbare baggerspecie h.BZA 18060 Sanering van waterbodems h.BZA 19010 Bouw en verwerving kunstwerken actieve waterbeheersing h.BZA 19020 Onderhoud kunstwerken actieve waterbeheersing h.BZA 2e en 3e lijnsonderhoud 22010 Bouw en verwerving transportstelsels h.BZA 22020 Onderhoud transportstelsels h.BZA 2e en 3e lijnsonderhoud 23010 Bouw en verwerving zuiveringsinstallaties h.BZA 23020 Onderhoud zuiveringsinstallaties h.BZA 2e en 3e lijnsonderhoud 24010 Bouw en verwerving slibverwerkingsinstallaties h.BZA 24020 Onderhoud slibverwerkingsinstallaties h.BZA 2e en 3e lijnsonderhoud Coördineren van de planning & controlcyclus 50040 Kwaliteit-,Arbeidsomstandigheden-, milieuzorg-beleid en -beheer CC 50061 Concerncontrol en financieel beleid CC 50062 Meerjarenraming en begroting CC 50063 Management- en bestuursrapportages CC Handhaving 31020 Handhaving grondwaterbeheer h.HDH 34010 Toezicht keur h.HDH 34020 Repressieve handhaving keur h.HDH 36010 Toezicht Wvo h.HDH 36020 Repressieve handhaving Wvo h.HDH Monsterneming en analyse 54010 Bemonstering en analyse h.LAB/h.BLD n.v.t. 11030 Beheersplan wegenbeheer n.v.t. 11040 Beheersplan vaarwegenbeheer n.v.t. Calamiteitenzorg 11020 Waterbeheersplan h.P&P Planvorming plannen van derden 11050 Gebiedsgerichte plannen h.P&P Planvorming eigen plannen 11060 Calamiteitenplannen h.P&P Plannen en ontwerpen 12010 Plannen Rijk h.BLD 12020 Plannen Provincie h.BLD 12030 Plannen Gemeenten h.P&V 12040 Plannen overig h.P&P 14070 Voorzieningen verwante belangen waterkeringen h.P&P Bevoegd is D&H 16010 Peilbesluiten h.P&P 17060 Voorzieningen verwante belangen watersystemen h.P&P Bevoegd is D&H 37030 Beheerplan (afval)waterketen h.P&P 18040 Bijdragen aan derden voor baggeren h.P&V Vergunningverlening 31010 Vergunningverlening grondwaterbeheer 32010 Keur h.P&V 33010 Vergunningen en keurontheffingen h.P&V 35010 Wvo-vergunningen h.P&V 35020 Wvo-meldingen h.P&V 37010 Rioleringsplannen h.P&V 37020 Subsidies lozingen h.P&V 50010 Centraal management SAD Huisvesting 52020 Centrale (geo)grafische informatie h.SER Verzorgen van overige interne faciliteiten 53010 Huisvesting h.SER 53020 Interne faciliteiten h.SER n.v.t. 60010 Onvoorzien d.MID 61010 Algemene Reserves d.MID Bijlage 2a Bijlage 2a: Bevoegdhedentabel exploitatiebegroting Bevoegdhedentabel exploitatiebegroting Afdeling Afdelingsbegroting Functie Opmerkingen Bestuur 9110 Adjunct secretaris AS Directieteam 9150 Secretaris algemeen directeur SAD Stafafdelingen Secretaris algemeen directeur SAD BO 9170 Adjunct secretaris AS CC 9160 Concern Controller CC Overige afdelingen ADM 9350 Afdelingshoofd Administratie h.ADM ADV 9360 Afdelingshoofd Advies h.ADV BEL 9370 Afdelingshoofd Belasting h.BEL LAB 9380 Afdelingshoofd Laboratorium h.LAB SER 9390 Afdelingshoofd Service h.SER P&P 9470 Afdelingshoofd Plannen en Projecten h.P&P BLD 9460 Afdelingshoofd Beleid h.BLD P&V 9480 Afdelingshoofd Plantoetsing en Vergunningverlening h.P&V BZU 9540 Afdelingshoofd Zuiveren h.BZU BWS 9530 Afdelingshoofd Watersystemen h.BWS BZA 9550 Afdelingshoofd Bouwzaken h.BZA HDH 9560 Afdelingshoofd Handhaving h.HDH Bijlage 2b Bijlage 2b: Bevoegdhedentabel exploitatiebegroting ondermandatering/vervanging Bevoegdhedentabel exploitatiebegroting ondermandatering / vervangingAfdeling Budgethouder Delegatie Bedrag Opmerking Alle Afdelingshoofden Directeur onbeperkt Betreft vervanging die in het algemeen horizontaal tussen afdelingshoofden zal plaatsvinden BZA h.BZA Teamleider Civiele- en cultuurtechniek (taakstellend onderhoud) € 100.000 Teamleider Civiele- en cultuurtechniek (projectleiding) € 100.000 Teamleider Installatietechniek € 100.000 Teamleider Onderhoud € 25.000 Projectmanager € 25.000 Projectleider € 25.000 Vakspecialist A € 25.000 Vakspecialist B € 25.000 Senior onderhoudstechnicus € 10.000 Senior medewerker procesautomatisering € 10.000 BWS h.BWS Teamleider Gebiedsbeheer € 25.000 Teamleider Bedrijfsvoering Noord € 25.000 Teamleider Bedrijfsvoering Zuidoost € 25.000 Teamleider Bedrijfsvoering Zuidwest € 25.000 Senior watersysteembeheerder € 10.000 Senior medewerker bedrijfsvoering € 10.000 BZU h.BZU Teamleider Noord € 30.000 Teamleider Zuid-Oost € 30.000 Teamleider Zuid-West € 30.000 Senior procesvoerder € 10.000 Overige h.HDH Teamleider € 25.000 h.BLD Teamleider € 25.000 h.P&P Teamleider € 25.000 h.ADV Teamleider € 25.000 h.SER Teamleider € 25.000 h.ADM Teamleider € 25.000 h.BEL Teamleider € 25.000 h.LAB Teamleider € 25.000 Bijlage 2c Bijlage 2c: Bevoegdhedentabel investeringsbegroting ondermandatering/ vervanging Bevoegdhedentabel investeringsbegroting ondermandatering / vervanging Afdeling Budgethouder Delegatie Bedrag Opmerkingen Alle Afdelings-hoofden Directeur onbeperkt Betreft vervanging die in het algemeen horizontaal tussen afdelingshoofden zal plaatsvinden BZA h.BZA Teamleider Civiele- en cultuurtechniek (taakstellend onderhoud) € 100.000 Teamleider Civiele- en cultuurtechniek (projectleiding) € 100.000 Teamleider Installatietechniek € 100.000 Teamleider Onderhoud € 25.000 Projectleider € 25.000 Vakspecialist A € 25.000 Vakspecialist B € 25.000 Senior watersysteembeheerder € 10.000 Senior medewerker bedrijfsvoering € 10.000 P&P h.P&P Teamleider € 100.000 Projectmanager € 25.000 Projectleider € 25.000 Procesleider € 25.000 BLD h.BLD Beleidsadviseur € 25.000 Adviseur beleid & onderzoek € 25.000 Overige h.ADV Aangewezen (functioneel) projectleider € 25.000 h.SER Aangewezen (functioneel) projectleider € 25.000 h.ADM Aangewezen (functioneel) projectleider € 25.000 h.BEL Aangewezen (functioneel) projectleider € 25.000 h.LAB Aangewezen (functioneel) projectleider € 25.000 Bijlage 2d Bijlage 2d: Bevoeghedentabel t.b.v. declaraties reis- en verblijfkosten (TIM) Bevoegdhedentabel t.b.v. declaraties reis- en verblijfkosten (TIM) Afdeling Funtie Materiële controle Budgetbevoegdheid Bestuur DGF loco DGF loco DGF loco-DGF SAD SAD hoogheemraden DGF DGF VV-leden SAD SAD leden Rekenkamercommissie SAD SAD DT directeur DGF DGF SAD SAD SAD SAD SAD SAD Stafafdelingen AS SAD SAD CC SAD SAD medewerker stafdeling afdelingshoofd afdelingshoofd Afdeling BZA h.BZA directeur directeur teamleider afdelingshoofd afdelingshoofd onderhoudstechnicus/vakman Senior onderhoudstechnicus teamleider medewerker proces-automatisering Senior medewerker teamleider overige medewerkers procesautomatiseringteamleider teamleider Overige afdelingen h.P&P directeur directeur h.BLD directeur directeur h.P&V directeur directeur h.HDH directeur directeur h.BWS directeur directeur h.BZU directeur directeur h.ADM directeur directeur h.ADV directeur directeur h.BEL directeur directeur h.LAB directeur directeur h.SER directeur directeur teamleider afdelingshoofd afdelingshoofd medewerker teamleider teamleider Bijlage 3d Bijlage 3: Toelichting budgethouderschap Uitzonderingen exploitatiebudgetten Voor een aantal kostensoorten geldt dat deze niet in de standaardregeling kunnen worden ondergebracht. Dit zijn de in artikel 3 onder c. bedoelde posten. In deze gevallen kan niet één budgethouder of de vaste budgethouder voor een object hiervoor verantwoordelijk worden gesteld omdat deze of alleen de hoeveelheid of alleen de prijs kan beïnvloeden of dat de werkzaamheden over verschillende afdelingen zijn verdeeld. Leveringscontracten worden namelijk centraal afgesloten. Om de bedrijfsvoering niet te belemmeren, is hiervoor een praktische oplossing gekozen die in de onderstaande tabel is samengevat. Het gaat hierbij om de volgende kosten: Uitzonderingen exploitatiebudgettenKostensoort Budgethouder Kosten van ondernemingsraad SAD Kosten van verzekeringen h.ADM Kosten van slibverbranding h.BZU voor budgeth.ADM voor de creditnota’s en voorschotnota’s Telefoonkosten h.SER Onroerende zaakbelasting en andere zakelijke lasten h.ADM Motorrijtuigenbelasting h.SER Rioolrechten h.ADM Kosten van energie h.ADM voor voorschotnota’s en afrekeningen Huur- en rentekosten SBG h.ADM Werkgeverslasten afgevloeide werknemers h.ADM Onderhoudskosten 1e lijns-onderhoud h.BWS en h.BZU voor het 1e lijnsonderhoud Onderhoudskosten 2e en 3e lijns-onderhoud h.BZA Portokosten h.SER (tl S&O) Advertenties en bekendmakingen h.SER (tl C&E) Toelichting budgetcompensatie en budgettaire regelingen (Dreigende) overschrijdingen van budgetten dienen te worden vermeden door tijdige en passende maatregelen. Eerst dient afgewogen te worden of opname van de uitgave in de eerstvolgende begroting en besteding in een volgend jaar mogelijk is. Bij een overschrijding met minder dan € 5.000 per afdeling per kostensoort behoeft nog geen actie te worden ondernomen. Ook wanneer het totale budget aan directe, beïnvloedbare kosten per object of per afdeling niet wordt overschreden, kan een budgettaire regeling achterwege blijven. Indien dan nog onvoldoende budgetruimte aanwezig blijkt te zijn en een (bestel)opdracht dringend noodzakelijk is, dient de besteller een aanvraag voor een budgettaire regeling op te stellen. Budgettaire regelingen binnen de taak tussen verschillende kostensoorten is toegestaan (verticale compensatie). Het is de budgethouder toegestaan om een (dreigende) budgetoverschrijding te compenseren met budgetten van andere objecten die tot zijn verantwoordelijkheid behoren. Voorwaarde hiervoor is dat de verdeelsleutels van ontvangende en afgevende objecten voor de toerekening van de kosten naar taak identiek zijn. In concreto betekent dit dat compensatie mogelijk is tussen de kostensoorten van bijvoorbeeld de volgende categorieën: poldergemalen en boezemgemalen; rioolgemalen en afvalwaterzuiveringen; binnen eenzelfde product van een afdeling. Ten aanzien van een aantal kostensoorten geldt dat hiermee niet budgettair geregeld kan worden. Deze worden hieronder limitatief opgesomd: personele lasten; slibverwerking incl. grondstoffen; energie en water; chemicaliën; afschrijvingen; rentebaten en –lasten. Voor deze kostensoorten geldt dat ze niet of in beperkte mate door de budgethouder beïnvloed kunnen worden. Daarom mag hiermee niet tussen kostensoorten budget overgeboekt worden. Wel mag binnen een kostensoort tussen budgethouders worden overgeboekt. Voorbeelden: budgetcompensatie tussen awzi Aalsmeer en Velsen is toegestaan (dezelfde taak); budgetcompensatie tussen transportgemaal Vogelenzang en poldergemaal Lijnden is niet toegestaan (andere taak); Voor de budgettaire regelingen zijn formulieren beschikbaar. Het afdelingshoofd dat om de budgettaire regeling verzoekt, levert daarvoor het ingevulde formulier bij de afdeling Administratie in die de administratieve en financiële afhandeling en verwerking verzorgt. Bij afdelingsoverschrijdende regelingen ondertekenen beide afdelingshoofden het verzoek.