Verordening betreffende de zorg van het dagelijks bestuur voor de archiefbescheiden van de waterschapsorganen, de aanwijzing en het beheer van de arch

Archiefverordening Waterschap Peel en Maasvallei Het algemeen bestuur van Waterschap Peel en Maasvallei; gelezen het voorstel van het dagelijks bestuur van 29 november 2012, nr. 6/11; gelet op het bepaalde in artikel 35, eerste lid, artikel 36 en artikel 37, eerste lid van de Archiefwet 1995; BESLUIT: vast te stellen de Verordening betreffende de zorg van het dagelijks bestuur voor de archiefbescheiden van de waterschapsorganen, de aanwijzing en het beheer van de archiefbewaarplaats en het beheer van de archiefbescheiden voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.. Algemene bepalingen Artikel 1 In deze verordening en de daarop berustende voorschriften en uitvoeringsbesluiten wordt verstaan onder: de wet: de Archiefwet 1995; waterschapsorganen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b 1°, van de wet, voor zover behorende tot het waterschap; de archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 36 van de wet door het algemeen bestuur aangewezen archiefbewaarplaats; beheerder: degene die is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de waterschapsorganen die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats; beheereenheid: een door het dagelijks bestuur als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel, belast met de documentaire informatievoorziening; informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen, bewaard, geordend en geraadpleegd; de secretaris: de overeenkomstig artikel 37, eerste lid van de Archiefwet bedoelde secretaris van het waterschap, belast met het beheer van de archiefbewaarplaats De archiefbewaarplaats Artikel 2 Het algemeen bestuur draagt zorg voor het inrichten en in stand houden van de archiefbewaarplaats. De in artikel 36 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats is de bewaarplaats, die zich bevindt in het Waterschapskantoor aan de 3 Decembersingel 46 te Venlo In deze archiefbewaarplaats kunnen zich, naast overgebrachte archiefbescheiden, ook geplaatste archiefbescheiden met een afwijkend openbaarheidregime, zoals aangegeven in de door de waterschapssecretaris bijgehouden depotstaat bevinden. De zorg van het Dagelijks Bestuur voor de archiefbescheiden Artikel 3 Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de inrichting en instandhouding van voldoende en doelmatige archiefruimten. Artikel 4 Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor het aanwijzen van de beheerder. Artikel 5 Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle waterschapsarchiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm. Artikel 6, eerste lid Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschieden op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd. Artikel 6, tweede lid Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing op de vervaardiging van bescheiden, bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, waarvan redelijkerwijs kan worden aangenomen dat dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen Artikel 7 Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de waterschapsbegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden. Artikel 8 Het dagelijks bestuur stelt voor het beheer van de archiefbescheiden van de waterschapsorganen en voor het beheer van de archiefbewaarplaats voorschriften vast Artikel 9 Het dagelijks bestuur doet eenmaal per jaar aan het algemeen bestuur verslag omtrent hetgeen het heeft verricht ter uitvoering van artikel 35 van de wet. Slotbepalingen Artikel 10 Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 januari 2013, onder gelijktijdige intrekking van de Archiefverordening Waterschap Peel en Maasvallei, zoals deze is vastgesteld op 21 juni 2000 Artikel 11 Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening Waterschap Peel en Maasvallei

1. Algemene toelichting De Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stb. 276 en 277) en het Archiefbesluit 1995 (Stb. 671). Het algemeen bestuur heeft verordenende bevoegdheid en stelt dan ook op basis van de Archiefwet een Archiefverordening vast. Het is een beknopte verordening. Hoofdstuk I beschrijft de definities. Hoofdstuk II met slechts één artikel regelt de zorg voor het dagelijks bestuur betreffende inrichting en in standhouden van een archiefbewaarplaats en regelt de formele aanwijs van de archiefbewaarplaats zoals de Archiefwet dat eist. Hoofdstuk III regelt met name het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Hoofdstuk III is een uitwerking van het begrip “zorg”, dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (artikel 3), is geregeld in het Archiefbesluit 1995 resp. in de Archiefregeling (Stcrt. 2010, nr. 70 en nr. 17967). Deze verordening is, evenals de wet en het Besluit informatiebeheer, niet alleen van toepassing op traditionele papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers. Artikel 1 Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend. Waar in de wet wordt gesproken over ‘het bestuur’ wordt bedoeld het algemeen bestuur. Artikel 2 De Archiefwet bepaalt dat het algemeen bestuur expliciet een archiefbewaarplaats aanwijst. Dit is een ruimte waaraan specifieke bouwkundige en nadere inrichtingseisen worden gesteld, zoals waterdichtheid, draagvermogen van vloer en plafond en klimaatbeheersing. In het waterschapskantoor bevindt die ruimte zich onder maaiveld.. Artikel 3 De Archiefregeling stelt op grond van artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefruimten moeten voldoen. Artikel 4 De aanwijzing van de beheerder is opgenomen in het Besluit Informatiebeheer. Artikel 5 De inhoud spreekt voor zich. Artikel 6 De Archiefregeling stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van stukken die het waterschap zelf vervaardigt en zelf bewaart. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel voorziet het tweede lid van artikel 6 van de Verordening er in dat ook de te verzenden stukken aan de eisen in genoemde Regeling dienen te voldoen. Het waterschap heeft immers als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken, die ook aan die eisen voldoen zelf ook profijt. Artikel 7 Het dagelijks bestuur biedt jaarlijks ter vaststelling aan het algemeen bestuur een ontwerp waterschapsbegroting aan. Met het bepaalde in artikel 7 van de Archiefverordening geeft het algemeen bestuur de opdracht aan het dagelijks bestuur om jaarlijks voldoende middelen te ramen binnen de begroting. Daarmee is op voorhand geborgd, vanuit dit artikel, dat het algemeen bestuur jaarlijks een besluit neemt over de toe te bedelen gelden voor de ‘archiefzorg’. Dit gebeurt dan impliciet met het vaststellen van de begroting. Artikel 8 De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer. Artikel 9 Binnen één zittingsperiode verneemt het algemeen bestuur aldus vier maal wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden. Een jaarlijkse verslaglegging past bij het vernieuwde interbestuurlijk toezicht, dat een grotere nadruk legt op de bestuurlijk interne verantwoording horizontale verantwoording. Artikel 10 Gelijk met het in werkingtreden van de Archiefverordening 2013 vervalt de verordening uit
2. Op grond van het bepaalde in artikel 37 van de Archiefwet wordt de nieuwe verordening ter kennisname gestuurd aan gedeputeerde staten van Limburg