(2002)De raad der gemeente Tubbergen; gelezen het voorstel van het College van burgemeester en wethouders van 25 januari 2002 nummer 6699; Gelet op artikel 212 van de Gemeentewet en de Wet financiering decentrale overheden; Besluit: Vast te stellen het navolgende Treasurystatuut. I Begrippenkader Artikel
- Dit statuut neemt de definities van de Beheersverordening (Gemeenteblad 1996, nr. 32) - inclusief wijzigingen op die verordening - over en verstaat verder onder: -Derivaten Financiële instrumenten die hun bestaan ontlenen aan een bepaalde onderliggende waarde. De onderliggende waarden kunnen financiële producten, zoals leningen of obligaties zijn. Derivaten worden onder andere gebruikt om renterisico’s te sturen en financieringskosten te minimaliseren; -Financiering Het aantrekken van benodigde financiële middelen voor een periode van minimaal één jaar. Deze middelen kunnen bestaan uit zowel eigen vermogen als vreemd vermogen; -Geldstromenbeheer Al die activiteiten die nodig zijn om liquiditeiten te transfereren zowel binnen de organisatie zelf als tussen de organisatie en derden (betalingsverkeer); -Intern liquiditeitsrisico De risico’s van mogelijke wijzigingen in de liquiditeitenplanning en meerjaren investeringsplanning waardoor financiële resultaten kunnen afwijken van de verwachtingen; -vaste schuld Het gezamenlijk bedrag van: 1.de schuld uit hoofde van geldleningen met een oorspronkelijke rentetypische looptijd van één jaar of langer, en 2.de voor een termijn van één jaar of langer ontvangen waarborgsommen; -netto vlottende schuld Het gezamenlijk bedrag van: 1.de opgenomen gelden met een oorspronkelijke rentetypische looptijd van korter dan één jaar; 2.de schuld in rekening -courant; 3.de voor een termijn van korter dan één jaar ter bewaring in de kas gestorte gelden van derden en 4.overige geldleningen die geen onderdeel uitmaken van de vaste schuld; verminderd met het gezamenlijke bedrag van: 5.de contante gelden in kas; 6.de tegoeden in rekening-courant en 7.de overige uitstaande gelden met een rentetypische looptijd van korter dan één jaar ; -gemiddelde netto vlottende schuld per kwartaal Het gemiddelde van de netto-vlottende schuld op de eerste dag van iedere maand in het desbetreffende kwartaal; -Kasgeldlimiet Een bedrag op basis van de Wet fido ter grootte van een percentage van het totaal van de jaarbegroting van de gemeente bij aanvang van het jaar; -Koersrisico Het risico dat de financiële activa van de organisatie in waarde verminderen door negatieve koersontwikkelingen; -Kredietrisico De risico’s op een waardedaling van een vordering ten gevolge van het niet (tijdig) na kunnen komen van de verplichtingen door de tegenpartij als gevolg van insolventie of deficit; -Liquiditeitenbeheer Het aantrekken en uitzetten van middelen voor een periode tot één jaar; -Liquiditeitenplanning Een gestructureerd overzicht van de toekomstige inkomsten en uitgaven ingedeeld naar aard en tijdseenheid; -Rating De inschatting van de kans op eventuele wanbetalingen bij toekomstige rente- en aflossingsbetalingen op schuldpapier; -Renterisico Het gevaar van ongewenste veranderingen van de (financiële) resultaten van de gemeente door rentewijzigingen; -Renterisiconorm Een bij de aanvang van enig jaar op basis van de Wet fido gefixeerd percentage van het totaal van de vaste schuld van de gemeente dat bij de realisatie niet mag worden overschreden; -Rentetypische looptijd Het tijdsinterval gedurende de looptijd van een geldlening, waarin op basis van de voorwaarden van de geldlening sprake is van een door de verstrekker van de geldlening niet beïnvloedbare, constante rentevergoeding; -Saldobeheer Het beheer van de dagelijkse saldi op de rekeningen; -Rentevisie Toekomstverwachting over de rente-ontwikkeling; -Solvabiliteitsratio van 0% Status die door een bancaire toezichthouder in een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (lidstaten van de Europese Unie uitgebreid met Noorwegen, IJsland en Liechtenstein) aan het schuldpapier van een instelling kan worden toegekend; -Treasuryfunctie De treasuryfunctie omvat alle activiteiten die zich richten op het besturen en beheersen van, het verantwoorden over en het toezicht houden op de financiële vermogenswaarden, de financiële stromen, de financiële posities en de hieraan verbonden risico’s. De treasuryfunctie bestaat uit vier deelfuncties: risicobeheer, gemeentefinanciering, kasbeheer en debiteuren- en crediteurenbeheer; -Uitzetting Het tijdelijk toevertrouwen van liquiditeiten aan derden tegen vooraf overeengekomen condities en bedingen. Kortlopende uitzettingen hebben betrekking op een periode tot één jaar en langlopende uitzettingen hebben betrekking op een periode van één jaar of langer. II Doelstellingen van de treasuryfunctie Artikel
- De treasuryfunctie van de gemeente dient tot: Het verzekeren van duurzame toegang tot financiële markten tegen acceptabele condities; Het beschermen van gemeentelijke vermogens- en (rente-)resultaten tegen ongewenste financiële risico’s zoals renterisico’s, koersrisico’s, kredietrisico’s en liquiditeitsrisico’s; Het minimaliseren van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities; Het optimaliseren van de renteresultaten binnen de kaders van de Wet fido respectievelijk de limieten en richtlijnen van het treasurystatuut. Risicobeheer III Uitgangspunten risicobeheer Artikel
- Met betrekking tot risicobeheer gelden de volgende algemene uitgangspunten: De gemeente mag leningen of garanties uit hoofde van de “publieke taak” uitsluitend verstrekken aan door de Gemeenteraad goedgekeurde derde partijen, waarbij vooraf advies van de afdeling Financiën wordt ingewonnen over de financiële positie en de kredietwaardigheid van de betreffende partij; Geen uitdrukkelijke goedkeuring van de raad is vereist voor het verstrekken van geldleningen aan de Woningstichting "Tubbergen" in het belang van de volkshuisvesting en aan de gemeenteambtenaren ter uitvoering van de ambtelijke rechtspositieregeling. De gemeente kan middelen uitzetten uit hoofde van de treasuryfunctie indien deze uitzettingen een prudent karakter hebben en niet zijn gericht op het genereren van inkomen door het lopen van overmatig risico. Het prudente karakter van deze uitzettingen wordt gewaarborgd middels de richtlijnen en limieten van dit treasurystatuut; Het gebruik van derivaten is niet toegestaan. IV Renterisicobeheer Artikel
- De kasgeldlimiet wordt niet overschreden conform de Wet fido; De renterisiconorm wordt niet overschreden conform de Wet fido; Nieuwe leningen/uitzettingen worden afgestemd op de bestaande financiële positie en de liquiditeitenplanning; De rentetypische looptijd en het renteniveau van de betreffende lening/uitzetting wordt zo veel mogelijk afgestemd op de actuele rentestand en de rentevisie; Binnen de kaders gesteld onder lid 3 en lid 4, streeft de gemeente tevens naar spreiding in de rentetypische looptijden van uitzettingen. V Koersrisicobeheer Artikel
- De gemeente beperkt de koersrisico’s op uitzettingen uit hoofde van treasury, door daarbij uitsluitend de volgende producten te hanteren: rekening courant, spaarrekening, daggeld, deposito’s. VI Kredietrisicobeheer Artikel
- Bij het uitzetten van middelen uit hoofde van treasury gelden de volgende uitgangspunten: Uitzettingen vinden uitsluitend plaats bij: Instellingen, voor wiens waardepapier een solvabiliteitsratio van 0% geldt; Financiële instellingen met ten minste een AA-rating; Bij het verstrekken van leningen uit hoofde van de publieke taak worden - indien mogelijk - zekerheden of garanties geëist. VII Intern liquiditeitsrisicobeheer Artikel
- De gemeente beperkt haar interne liquiditeitsrisico’s door haar treasuryactiviteiten te baseren op een korte termijn liquiditeitenplanning (looptijd tot één jaar), alsmede een meerjarige liquiditeitenplanning met een looptijd van minimaal twee jaar. VIII Valutarisicobeheer Artikel
- Valutarisico’s worden in de gemeente uitgesloten door uitsluitend leningen te verstrekken, aan te gaan of te garanderen in euro's. Gemeentefinanciering IX Financiering Artikel
- Bij het aantrekken van financieringen voor een periode van één jaar en langer gelden de volgende uitgangspunten: Financieringen worden enkel aangetrokken ten behoeve van de uitoefening van de publieke taak, waaronder het doorverstrekken van langlopende geldleningen aan de Woningstichting "Tubbergen", gevestigd te Tubbergen; Financiering met externe financieringsmiddelen wordt zoveel mogelijk beperkt door primair de beschikbare interne financieringsmiddelen te gebruiken teneinde de renterisico’s en het renteresultaat te optimaliseren; Het enige toegestane instrument bij het aantrekken van financieringen zijn onderhandse leningen; De gemeente vraagt offertes op bij minimaal 3 instellingen alvorens een financiering wordt aangetrokken. X Langlopende uitzettingen Artikel
- Bij het uitzetten van middelen uit hoofde van de treasuryfunctie voor een periode van één jaar en langer gelden de volgende uitgangspunten: Uitzettingen worden uitsluitend gedaan onder de in artikel 4, 5 en 6 genoemde voorwaarden; De gemeente vraagt bij minimaal 2 instellingen offertes op alvorens een langlopende uitzetting wordt gedaan. XI Relatiebeheer Artikel11 De gemeente beoogt het realiseren van gunstige c.q. marktconforme condities voor af te nemen financiële diensten. Hiervoor gelden de volgende uitgangspunten: Bankrelaties en hun bancaire condities worden ten minste ééns in de 5 jaar beoordeeld; Bankrelaties dienen wat betreft hun kredietwaardigheid minimaal te voldoen aan de eisen die zijn gesteld in artikel 6; Financiële instellingen (kredietinstellingen, beleggingsinstellingen, effecteninstellingen, verzekeraars en pensioenfondsen) dienen onder Nederlands of anderszins EER-toezicht 1) te vallen, zoals De Nederlandsche Bank en de Verzekeringskamer. 1) Onder de Europese Economische Ruimte (EER) vallen naast de lidstaten van de Europese Unie ook Noorwegen, IJsland en Liechtenstein Kasbeheer XII Geldstromenbeheer Artikel
- Teneinde de kosten van het geldstromenbeheer te minimaliseren wordt: Het liquiditeitsgebruik beperkt door de geldstromen op gemeenteniveau op elkaar en de liquiditeitenplanning af te stemmen. Hierbij wordt erop toegezien dat de liquiditeitspositie voldoende is om te garanderen dat de verplichtingen tijdig kunnen worden nagekomen. Het betalingsverkeer zoveel mogelijk elektronisch uitgevoerd door één bank. XIII Saldo- en liquiditeitenbeheer Artikel
- Voor het saldobeheer en het liquiditeitenbeheer gelden de volgende specifieke richtlijnen: De gemeente streeft naar concentratie van de liquiditeiten binnen één rentecompensatiecircuit bij de bank met de gunstigste condities; Indien er een liquiditeitsbehoefte ontstaat kan de gemeente kortlopende middelen aantrekken. Hierbij wordt – conform artikel 4 lid 1 - de kasgeldlimiet niet overschreden; Toegestane instrumenten bij het aantrekken van kortlopende middelen zijn daggeld, kasgeldleningen en kredietlimiet op rekening courant; Toegestane instrumenten bij het uitzetten van gelden voor een periode korter dan één jaar zijn rekening-courant, daggeld, spaarrekeningen en deposito’s; Bij het extern uitzetten van gelden korter dan één jaar zijn slechts de in artikel 6 genoemde tegenpartijen toegestaan; De gemeente vraagt bij minimaal 2 instellingen offertes op alvorens middelen worden aangetrokken of uitgezet met een looptijd korter dan één jaar. Administratieve organisatie en interne controle XIV Uitgangspunten administratieve organisatie en interne controle Artikel
- In het kader van de treasuryfunctie gelden de volgende algemene uitgangspunten op het gebied van administratieve organisatie en interne controle. De verantwoordelijkheden en bevoegdheden van treasuryactiviteiten zijn op eenduidige wijze schriftelijk vastgelegd; Bevoegdheden zijn via delegatie en mandaat nader schriftelijk vastgelegd; Bij de uit te voeren treasuryactiviteiten is functiescheiding doorgevoerd met als belangrijkste voorwaarden: iedere transactie wordt door minimaal twee functionarissen geautoriseerd (het vier-ogen-principe); de uitvoering en de controle geschiedt door afzonderlijke functionarissen; de uitvoering en de registratie in de financiële administratie geschiedt door afzonderlijke functionarissen. Tegenpartijen wordt opdracht gegeven de bevestigingen van iedere transactie te versturen naar de financiële administratie zonder tussenkomst van de personen die bevoegd zijn tot het sluiten van de transacties; Een transactie wordt onmiddellijk geregistreerd door de functionaris die de transactie heeft afgesloten; Na ontvangst van de transactiebevestiging wordt de transactie direct gecontroleerd door de functionaris belast met de interne controle. XV Verantwoordelijkheden Artikel
- De verantwoordelijkheden met betrekking tot de treasuryfunctie van de gemeente staan in onderstaande tabel gedefinieerd. Functie Verantwoordelijkheden De Gemeenteraad -Het vaststellen van treasurydoelstellingen, het treasurybeleid, beleidskaders en limieten; -Het vaststellen van de treasuryparagraaf in de begroting en de jaarrekening; -Het houden van toezicht op het treasurybeleid en de uitvoering hiervan; -Het evalueren en als gevolg daarvan (eventueel) bijstellen van het treasurybeleid; -Het uitvoeren van de niet aan het college van B&W overgedragen treasuryactiviteiten. Commissie financiën -Het uitbrengen van advies over beleidsvoorstellen en rapportages op het gebied van treasury aan de Gemeenteraad. Het college van B&W -Het uitvoeren van het treasurybeleid (formele verantwoordelijkheid); -Het achteraf bekrachtigen van de afgesloten transacties (voor zover de Gemeenteraad dit niet aan zich heeft voorbehouden); -Het rapporteren aan de Gemeenteraad over de uitvoering van het treasurybeleid. Portefeuillehouder financiën -Het uitvoeren van het treasurybeleid (politieke verantwoordelijkheid). De controller -Het opzetten van administratieve richtlijnen op het gebied van treasury; -Het bewaken van de kwaliteit van de treasuryprocessen; -Het controleren van de volledigheid en betrouwbaarheid van de informatievoorziening van de treasuryfunctie en hierover rapporteren aan het college van B&W. Hoofd afdeling Financiën -Het uitvoeren van de treasuryactiviteiten conform het treasurystatuut en de treasuryparagraaf; -Het zorgdragen voor juiste verantwoording van de uitvoering van de treasuryactiviteiten; -Het rapporteren aan B&W over de uitvoering van het treasurybeheer; -Het afleggen van verantwoording aan het college van B&W. De sectordirecteuren -Het zorgdragen voor een goede kwaliteit van de informatie die hun sector aanlevert aan de afdeling Financiën met betrekking tot toekomstige uitgaven en ontvangsten. De afdelingshoofden en budgethouders -Het zorgdragen voor een goede kwaliteit van de informatie die hun Afdelingen aanleveren aan de afdeling Financiën met betrekking tot toekomstige uitgaven en ontvangsten. -Het zorg dragen voor het tijdig aanleveren van betrouwbare operationele informatie over toekomstige geldstromen aan de afdeling Financiën; -Het fiatteren van betalingen en ontvangsten, ten laste c.q. ten gunste van hun budgetten. De treasurymedewerker -Het uitvoeren van de activiteiten met betrekking tot de volgende deelfuncties: het risicobeheer, gemeentefinanciering (financiering, uitzetting en relatiebeheer) en kasbeheer. Deze activiteiten moeten conform dit treasurystatuut en de treasuryparagraaf worden uitgevoerd en de transacties dienen geautoriseerd te zijn door het hoofd afdeling Financiën; -Het aantrekken en uitzetten van gelden in het kader van het saldo- en liquiditeitenbeheer; -Het beheren van de geldstromen; -Het onderhouden van contacten met banken, geldmakelaars en overige financiële instellingen; -Het afsluiten van financiële contracten voortvloeiend uit bovenstaande deelfuncties; -Het schriftelijk vastleggen van de treasurytransacties en het doorgeven hiervan aan de kassier; -Het voorbereiden van beleidsvoorstellen op treasurygebied; -Het aanleveren van tijdige, volledige en betrouwbare gegevens aan de gemeentelijke administratie; -Het afleggen van verantwoording aan het hoofd afdeling Financiën over de uitvoering van de activiteiten. De kassier -Het overboeken van saldi tussen bankrekeningen; -Het afhandelen van het contante en girale betalingsverkeer; -Het aanleveren van tijdige, volledige en betrouwbare gegevens aan de gemeentelijke administratie; -Het rapporteren aan het hoofd Financiën belast met controle over de uitvoering van de aan hem/haar gemandateerde activiteiten. Financiële administratie -Het juist en volledig administreren van de bezittingen, schulden, rechten, verplichtingen, inkomsten, uitgaven, ontvangsten en betalingen in de verplichtingen- en financiële administratie; Interne controle -Het ontvangen van de orderbevestiging van derden en het controleren of deze overeenkomt met de transactie-informatie zoals verstrekt dor de medewerker belast met treasury; -Het voeren van de interne controle op de uitgevoerde treasurytransacties en hierover rapporteren aan het hoofd van de afdeling Financiën; -Het afleggen van verantwoording aan de controller over de uitvoering van de aan hem/haar gemandateerde activiteiten. De externe accountant -Het in het kader van zijn reguliere controletaak adviseren en controleren omtrent de feitelijke naleving van het treasurystatuut. Bevoegdheden Artikel
- In onderstaande tabel staan bevoegdheden met betrekking tot treasuryactiviteiten weergegeven alsmede de daarbij benodigde fiattering. Bevoegd functionaris (eerste handtekening) Autorisatie door (tweede handtekening) Saldo-, liquiditeiten- en geldstromenbeheer 1.Het uitzetten van middelen via callgeld, deposito en spaarrekening Treasurymedewerker Comptabele 2.Het aantrekken van middelen via callgeld of kasgeld Treasurymedewerker Comptabele 3.Betalingsopdrachten voorbereiden en versturen Kassier Comptabele Bankrelatiebeheer 4.Bankrekeningen openen/sluiten/wijzigen Comptabele Sectordirecteur Middelen 5.Bankcondities en tarieven afspreken Comptabele Sectordirecteur Middelen Financiering en uitzetting 6.Het vaststellen van kredietfaciliteiten Comptabele Sectordirecteur Middelen 7.Het aantrekken van middelen via vaste of onderhandse leningen zoals vastgelegd in de treasuryparagraaf Comptabele Sectordirecteur Middelen 8.Het uitzetten van middelen via vaste of onderhandse geldleningen zoals vastgelegd in de treasuryparagraaf Comptabele Sectordirecteur Middelen 9.Het verstrekken van leningen aan derden uit hoofde van de publieke taak College van B&W Gemeenteraad 10.Het garanderen van middelen uit hoofd van de publieke taak College van B&W Gemeenteraad Artikel 17 Met betrekking tot de treasuryactiviteiten dient tenminste de in de onderstaande tabel opgenomen informatie te worden verstrekt door de betreffende functionarissen: Informatie Frequentie Informatie-verstrekker Informatie-ontvanger 1.Gegevens m.b.t. toekomstige uitgaven en ontvangsten voor de liquiditeitenplanning Kwartaal / Incidenteel Sector- directeuren Treasury-medewerker 2.Liquiditeitenplanning Kwartaal Treasury- medewerker Comptabele 3.Beleidsplannen treasury in treasuryparagraaf van begroting Jaarlijks Comptabele Gemeenteraad 4.Evaluatie treasuryactiviteiten in treasuryparagraaf van de jaarrekening Jaarlijks Comptabele Gemeenteraad 5.Voortgang onderdelen treasuryparagraaf via de voor- en najaarsrapportage Halfjaarlijks Comptabele Gemeenteraad 6.Verantwoording n.a.v. treasuryparagraaf via het jaarverslag Jaarlijks Comptabele Gemeenteraad 7.Informatie aan derden (toezichthouder en CBS) zoals genoemd in art. 8 Wet fido Kwartaal Comptabele Derden 8.Lenings- / uitzettings-/ garantiebesluiten binnen 14 dagen na besluit College van B&W Provincie XVII Inwerkingtreding Artikel
- Dit Treasurystatuut treedt in werking zes weken na haar bekendmaking en heeft terugwerkende kracht tot 1 januari
- Aldus besloten in de openbare vergadering van 4 februari 2002De secretaris, De voorzitter, drs. ing. G.B.J. Mensink, mr. M.K.M. Stegers