Archiefverordening Waterschap Veluwe (Waterschap Veluwe)

Hoofdstuk I Algemene bepalingen Artikel 1 In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder: de wet: de Archiefwet 1995; waterschapsorganen :de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, van de wet, voor zover behorende tot het waterschap; de archiefbewaarplaats : de door het algemeen bestuur overeenkomstig artikel 36 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats; de archivaris : de overeenkomstig artikel 37 van de wet benoemde waterschapsarchivaris; beheerder :degene die ingevolge artikel 4 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de waterschapsorganen, die nog niet naar de archiefbewaarwaarplaats zijn overgebracht; beheerseenheid : een door het dagelijks bestuur als zodanig aan te wijzen organisatie onderdeel; informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd. Hoofdstuk II De aanwijzing van de archiefbewaarplaats Artikel 2 De archieven bevinden zich voor wat betreft de archiefbescheiden van: archieven Waterschap Veluwe in het kantoor van Waterschap Veluwe (de rechtsvoorgangers van) waterschap Noord-Veluwe in het gemeentehuis van Oldebroek (de rechtsvoorgangers van) waterschap Oost-Veluwe in het gemeentehuis van Voorst (de rechtsvoorgangers van) zuiveringsschap Veluwe in het kantoor van Waterschap Veluwe Hoofdstuk III Zorg dagelijks bestuur archiefbescheiden Hoofdstuk IV Het beheer van de archiefbewaarplaats Artikel 10 Onder de bevelen van het dagelijks bestuur is de archivaris belast met het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden. Artikel 11 De archivaris is bevoegd om in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden en documentatie op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen, indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang wordt geacht. Artikel 12 Voorzover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de archivaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ten behoeve van waterschapsorganen. Hij verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zonodig door hem worden gecollationeerd en } geauthentiseerd. Artikel 13 Voorzover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, is de archivaris bevoegd ten behoeve van derden onderzoek te doen in de archieven en verzamelingen die zich in de archiefbewaarplaatsen bevinden. Hij verstrekt daaruit aan een ieder die zulks verzoekt afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zonodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd. Artikel 14 De kosten voor het verstrekken van afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen uit de archiefbescheiden die berusten in de archiefbewaarplaats alsmede de kosten gemaakt ten behoeve van onderzoekingen en andere werkzaamheden op verzoek van derden door of vanwege de archivaris verricht, worden aan de verzoeker in rekening gebracht volgens een door het algemeen bestuur bij verordening vastgesteld tarief. Alvorens de hier bedoelde werkzaamheden een aanvang nemen, wordt de verzoeker van dit tarief op de hoogte gesteld. Het raadplegen van de archiefbescheiden is geheel gratis. Artikel 15 De archivaris brengt eenmaal per jaar verslag uit aan het dagelijks bestuur over het door hem gevoerde beheer van de archiefbewaarplaats. Hoofdstuk V Toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden, welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats Artikel 16 De archivaris ziet erop toe, dat het beheer van de archiefbescheiden, welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften. Artikel 17 De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het bij artikel 37, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door aan hem ondergeschikte ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet. Artikel 18 1 . De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verleent de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin de archiefbescheiden zijn opgenomen.

1. De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en de ruimten waarin deze zich bevinden. Artikel 19 De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerders, alsmede, indien hij dit noodzakelijk acht, aan het dagelijks bestuur. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen. Artikel 20 De beheerder doet aan de archivaris tenminste tijdig mededeling van het voornemen tot: opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheerseenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon; bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte; verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden; ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem; voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen. Artikel 21 De archivaris brengt eenmaal per jaar aan het dagelijks bestuur verslag uit betreffende de uitoefening van het toezicht. Hoofdstuk VI Slotbepalingen Artikel 22 Deze verordening treedt met terugwerkende kracht in werking met ingang van 1 januari
2. Artikel 23 De Archiefverordeningen van het zuiveringschap Veluwe te Apeldoorn van 12 februari 1992, waterschap Oost-Veluwe te Twello van 28 mei 1984 en van het waterschap Noord Veluwe te Elburg van 28 september 1992 zijn vervallen op 1 januari
3. Artikel 24 Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening waterschap Veluwe
4. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van het algemeen bestuur van 6 januari
5. , voorzitter , secretaris Toelichting Krachtens artikel 35 van de archiefwet 1995 draagt het dagelijks bestuur van een waterschap zorg voor de archiefbescheiden van de organen van het waterschap, de aanwijzing van de archiefbewaarplaats, het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden, welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Per 1 januari 1997 treedt het nieuwe waterschap Veluwe in werking en dient een archiefverordening voor het waterschap Veluwe te worden vastgesteld. Deze verordening is een afgeleide van modellen archiefregelingen opgesteld door de Unie van Waterschappen. Toelichting op Hoofdstuk 11 artikel 2, de aanwijzing van de archiefbewaarplaats: Thans zijn de historische archieven van de rechtsvoorgangers van het nieuwe waterschap verspreid gevestigd; die van het waterschap Noord-Veluwe is opgeslagen in het gemeentehuis van Oldebroek, die van het waterschap Oost-Veluwe in het gemeentehuis van Voorst en die van het zuiveringsschap Veluwe in het kantoor van het waterschap Veluwe. Wij hebben een sterke voorkeur voor een centrale archiefbewaarplaats waar alle historische waterschapsarchieven beheerd worden. Hierbij zijn twee mogelijkheden: een archiefbewaarplaats in "eigen beheer"; het zogenaamde "meeliften" met een andere archiefbewaarplaats. Gelet op de inmiddels aangescherpte eisen waaraan een archiefbewaarplaats moet voldoen (conditionering zoals luchtbehandeling, vochtigheid) en de verwachting dat deze nog strenger zullen worden, is het met name vanwege de financiële gevolgen daarvan niet raadzaam over te gaan tot het realiseren van een zelfstandige archiefbewaarplaats, waarin alle historische archieven van de rechtsvoorgangers van het waterschap Veluwe worden opgenomen. Momenteel vinden er gesprekken plaats om mogelijk tot een samenwerkingsverband te komen met de gemeentelijke archiefdienst van Apeldoorn. Voor de tijd, zolang er nog geen definitieve archiefbewaarplaats is gerealiseerd, dienen dus de archiefbescheiden van de rechtvoorgangers tijdelijk elders te worden ondergebracht dan wel in de bewaarplaats te blijven waar deze nu zijn ondergebracht. Dit laatste heeft uiteraard de voorkeur. Om die redenen zijn de desbetreffende archiefbewaarplaatsen in artikel 2 van de verordening genoemd. Te zijner tijd, wanneer in een definitieve regeling is voorzien, dient dit artikel te worden aangepast.