Besluit Informatiebeheer gemeente Geertruidenberg 2008 (Geertruidenberg)

Besluit Informatiebeheer gemeente Geertruidenberg 2008Het college van de gemeente Geertruidenberg gelet op artikel 3 van de archiefverordening. Besluiten vast te stellen de navolgende voorschriften betreffende de aanwijzing van de archiefbewaarplaats, het beheer van de archiefbewaarplaats, het beheer van de documenten van de gemeentelijke organen, voor zover deze documenten niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. HoofdstukIALGEMENE BEPALINGEN Artikel1 1 Dit besluit verstaat onder: a. de wet: de archiefwet 1995; b. archiefverordening: de in de artikelen 30, eerste lid, artikel 32 tweede lid van de wet bedoelde verordening, vastgesteld bij besluit van de gemeenteraad d.d. 29 november 2007; c. de archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats; d. de archivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde gemeentearchivaris; e. documenten: de in de wet in artikel , onder c, bedoelde archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats; f. beheer van documenten: het treffen van maatregelen en het aanbrengen van voorzieningen, die nodig zijn om documenten in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren; g. informatiebestand: documenten, waarin een bepaalde fysieke of logische ordening gebracht is, of met een bestaand hulpmiddel gebracht kan worden; h. informatievoorziening: het geheel van handelingen, samenhangend met de voorziening inrichting en het beheer van informatiesystemen en documenten; i. de regeling: de Ministeriele Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden; 2De regeling is mede van toepassing op documenten die ingevolge de voor de gemeente geldende selectielijst voor vernietiging in aanmerking komen, tenzij waar dit in dit besluit anders is bepaald. HoofdstukIINOG NIET OVERGEBRACHTE EN OP TERMIJN VERNIETIGBARE DOCUMENTEN Artikel2Aanwijzing beheerseenheden Als beheerseenheid worden in verband met dit besluit aangemerkt de in de "organisatieregeling 2003"genoemde of bij apart besluit van burgemeester en wethouders van de gemeente Geertruidenberg als zodanig aan te duiden organisatieonderdelen/organisatorische eenheden. Artikel3Verantwoordelijkheden beheerseenheden Het hoofd van de beheerseenheid is belast met het geheel van de informatievoorziening voor de onder hem ressorterende taken en werkprocessen alsmede met het beheer van de documenten van de beheerseenheid, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Artikel4Mandatering uitvoering werkzaamheden Het hoofd van de beheerseenheid kan de uitvoering van dit besluit overdragen aan één of meer medewerkers binnen de beheerseenheid, alsmede aan een andere beheerseenheid. Artikel5Vervaardiging documenten Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de vervaardiging van documenten op zodanige wijze en met zodanige materialen geschiedt dat hun houdbaarheid tenminste in overeenstemming is met de bij of krachtens de wet gestelde eisen. Artikel6Mutatie en vernietiging Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor dat bij het wijzigen, verwijderen of vernietigen van documenten, of onderdelen daarvan, de bij of krachtens de wet gegeven regels betreffende selectie en vernietiging worden toegepast. Artikel7Archiefexemplaar uitgaande documenten Van documenten, waarvan een exemplaar wordt verzonden, wordt een ander exemplaar bewaard als minuut. Artikel8Procedures documentbehandeling Het hoofd van de beheerseenheid draagt — voor zover van toepassing - zorg voor de opstelling van procedures voor documentenverkeer en de behandeling van ingekomen, uitgaande en interne documenten, rekening houdend met de bij en krachtens de wet gestelde eisen. Artikel9Identificering van documenten 1 Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat uit ieder document, dan wel uit daarbij behorende informatie, blijkt wanneer het document is ontvangen of opgemaakt, wie de afzender of vervaardiger is, op welke taak het document betrekking heeft, wat de status is en het ontwikkelingsstadium van het document is, en wanneer en aan wie een exemplaar is verzonden. 2Ten aanzien van documenten dienen kenmerken zodanig te worden vastgelegd, dat ze met behulp daarvan op eenvoudige wijze kunnen worden teruggevonden. 3Het vorige lid heeft geen betrekking op documenten, die niet benodigd zijn in het kader van uitvoering van taken en de verantwoording daarover, of die niet in verband met enig wettelijk voorschrift worden opgemaakt, ontvangen of bewaard, dan wel geen verband houden met de communicatie met de burger. Artikel10Procedures registratie en afdoening Het hoofd van de beheerseenheid draagt zorg voor het opstellen van procedures, waarmee de registratie van documenten en hun afdoeningtermijn worden bewaakt. Artikel11Ordening Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en dat de ordening van de documenten geschiedt volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek, overeenkomstig een documentair structuurplan als bedoeld in artikel 3 van de regeling. Artikel12Toegankelijkheid, DSP en digitalisering 1 Het hoofd van de beheerseenheid ziet erop toe, dat van informatiebestanden, overeenkomstig artikel 3 van de regeling een inventaris wordt aangelegd en bijgehouden, waarin de informatiebestanden worden beschreven en in verband kunnen worden gebracht met de verschillende werkprocessen en taken. 2In afwijking van de regeling worden van op termijn vernietigbare digitale documenten op zijn minst de volgende gegevens vastgelegd: een beschrijving van het bestand, van het overheidsorgaan dat het heeft opgemaakt en ontvangen, het betreffende werkproces, begin- en einddatum en indien van toepassing de relatie met voor blijvende bewaring in aanmerking komende bestanden. 3Van vernietigbare digitale documenten worden alle in artikel 9 van de regeling opgesomde gegevens geregistreerd indien de toepassingsprogrammatuur, het platform of de besturings-programmatuur wordt vervangen voordat de bewaartermijn verstrijkt. 4De onderdelen van de beheereenheid als bedoeld in artikel 9 van dit besluit stellen het hoofd van de het cluster Post- een archiefzaken onverwijld n kennis van het ontvangen of opmaken van een digitaal document of informatiebestand dat uitsluitend op digitale wijze raadpleegbaar is. Tenminste eenmaal per jaar verricht het cluster PAZ een inventarisatie binnen de organisatie betreffende documenten en informatiebestanden die uitsluitend op digitale wijze raadpleegbaar zijn. 5Het cluster PAZ doet zodra nodig opgave van de noodzaak tot conversie of migratie van documenten en informatiebestanden bedoeld in het eerste lid. 6 a. de onderdelen als bedoeld in artikel 2 van dit besluit waar de betreffende digitale documenten of informatiebestanden zijn opgemaakt of ontvangen b. de onderdelen als bedoeld in artikel 2 van dit besluit waaraan bij een reorganisatie of opheffing rechten of functies zijn overgegaan, voor de daarbij aan hen overgedragen digitale documenten of informatiebestanden c. het cluster I&A , indien er volgens beide voorgaande punten geen verantwoordelijk onderdeel is. 7Het cluster I&A verleent technische ondersteuning bij de in het vijfde lid bedoelde conversie en migratie. 8Het gestelde onder lid 5 t/m 7 zijn ook van toepassing bij substitutie van originele drager naar substituut-drager ter definitieve vervanging van het originele exemplaar. Artikel13Lokalisering en status Uit de in het vorige artikel beschreven inventaris blijkt te allen tijden, waar de informatiebestanden en hun onderdelen zich bevinden of wanneer onderscheidenlijk aan wie ze zijn overgebracht, overgedragen, vernietigd of vervreemd. Artikel14Ordening en toegankelijkheid Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden bewaard. Artikel15Eisen archiefruimte Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat ten aanzien van het beheer van de archiefruimten, wordt voldaan aan de bij of krachtens de wet gestelde eisen, Artikel16Wijziging(en) archiefruimte Plannen betreffende bouw, verbouwing, inrichting, verandering of ingebruikneming van archiefruimten, bestemd voor het bewaren van documenten behoeven de goedkeuring van burgemeester en wethouders, de gemeentearchivaris gehoord. Artikel17Informatiebeveiliging Het hoofd van de beheerseenheid draagt zorg voor de nodige informatiebeveiliging, welke mede omvat de nodige procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiering of vernietiging van documenten die daarvoor gezien hun aard en status niet in aanmerking komen. Artikel18Gebruik en interne uitlening Het hoofd van de beheerseenheid laat bijhouden welke documenten uit de onder zijn beheer staande archieven worden uitgeleend en laat controle uitoefenen op de tijdige terugbezorging daarvan. Uitlening van documenten is slechts toegestaan aan functionarissen van de beheereenheid, die ambtelijk zijn belast met behandeling van de betreffende aangelegenheid, en aan andere functionarissen na verkregen toestemming van het hoofd van de beheerseenheid. Artikel19Verwijderingprocedure Het is verboden documenten uit informatiebestanden te verwijderen, tenzij ingevolge bij of krachtens de wet gegeven regels. Artikel20Geheimhouding en autorisatie 1Het hoofd van de beheerseenheid draagt zorg voor de geheimhouding van daarvoor in aanmerking komende documenten. 2Raadpleging en uitlening van documenten, die aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen, is behoudens toestemming van burgemeester en wethouders slechts toegestaan aan die functionarissen van de beheerseenheid, die ambtelijk zijn belast met de behandeling van de betreffende aangelegenheid; 3Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de in het tweede lid genoemde functionarissen aan diegenen aan wie op grond van artikel 2 van dit besluit de uitvoering van dit besluit is opgedragen, meedelen welke documenten aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen. Zij bepalen tenminste eenmaal per jaar gezamenlijk of verlenging van geheimhouding van de betreffende documenten noodzakelijk is. 4Aan het verlenen van toestemming als bedoeld in het tweede lid kunnen burgemeester en wethouders College voorwaarden verbinden. Artikel21Reproducties Ten aanzien van besluiten tot vervanging van documenten door reproducties als bedoeld in artikel 6 van de wet, wordt vooraf het advies van de gemeentearchivaris ingewonnen. Artikel22Vervreemdingsprocedure Ten aanzien van besluiten tot vervreemding van documenten als bedoeld in artikel 8 van de wet, wordt vooraf het advies van de gemeentearchivaris ingewonnen. Artikel23Overdrachtsprocedure Overdracht van documenten aan andere beheerseenheden, waarbij het bepaalde in artikel 26 van dit besluit niet van toepassing is, behoeft de goedkeuring van burgemeester en wethouders, de gemeentearchivaris gehoord. Artikel24Procedure voorbereiding 1De gemeentearchivaris kan voorstellen doen aan burgemeester en wethouders tot het ontwerpen van selectielijsten, als bedoeld in artikel S eerste lid, van de wet. 2Het hoofd van de beheerseenheid zorgt voor het in een zo vroeg mogelijk stadium selecteren van documenten en informatiebestanden voor bewaring en vernietiging overeenkomstig de daarvoor bij en krachtens de wet gegeven voorschriften. 3In geval van selectie voor vernietiging worden de documenten en informatiebestanden voorzien van een kenmerk, dat de bewaartermijn aangeeft. 4Van deze bewaartermijn wordt tevens aantekening gehouden in de in artikel 13 van dit besluit bedoelde inventaris. Artikel25Verantwoording en goedkeuring/machtiging Het hoofd van de beheerseenheid stelt alvorens tot vernietiging van documenten over te gaan voor zijn beheerseenheid een lijst op van vernietigbare documenten met inachtneming van de geldende selectielijst. De lust van vernietigbare documenten behoeft de goedkeuring van de gemeentearchivaris, welke goedkeuring geldt als een machtiging tot vernietiging. Artikel26Samenhang documenten en informatie- raadpleegsystemen Bij overbrenging van documenten als bedoeld in artikel 12 van de wet wordt, in het geval het in een informatiesysteem opgenomen documenten en informatiebestanden betreft, het informatiesysteem, voor zover onmisbaar voor raadpleging overgebracht. HoofdstukIVOVERGEBRACHTE DOCUMENTEN EN COLLECTIES Artikel27Aanwijzing archiefbewaarplaats De in artikel 31 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats is de bewaarplaats, die zich bevindt bij het Regionaal Archief Tilburg. Artikel28Benoeming gemeentearchivaris De archivaris is belast met het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en documentaire verzamelingen. Artikel29Acquisitie en opname particuliere bescheiden De archivaris is bevoegd om in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden en documentatie op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht. Artikel30Onderzoek en verstrekking afschriften 1Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de archivaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ten behoeve van gemeentelijke organen. Hij verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zonodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd; 2Voor zover wettelijk voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, is de archivaris bevoegd ten behoeve van derden onderzoek te doen in de in de archiefbewaarplaats berustende archieven en verzamelingen. Hij verstrekt daaruit aan een ieder die zulks verzoekt afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zonodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd; 3De kosten voor het in het voorgaande lid beschrevene worden aan de verzoeker in rekening gebracht Artikel31Raadpleging en ter beschikkingstelling Het college kan nadere regels stellen omtrent de raadpleging van de archiefbescheiden en het beheer van de ruimten waarin deze ter beschikking worden gesteld. Hoofdstuk6SLOTBEPALINGEN Artikel33 a. Dit besluit kan worden aangehaald als het "het besluit informatiebeheer gemeente Geertruidenberg 2008" en treedt in werking met ingang van 1 januari

1. b. Op dat tijdstip vervalt het "besluit informatiebeheer gemeente Geertruidenberg 2004, vastgesteld bij collegebesluit van 22 maart
2. Toelichting1 Memorie van toelichting Dit model Besluit Informatiebeheer is gebaseerd op artikel 3 van de Archiefverordening Gemeente Geertruidenberg
3. Met dit besluit wordt beoogd de ambtelijke verantwoordelijkheid voor het beheer van documenten, het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen en bewaren van documenten te regelen. Het besluit is daarbij zowel van toepassing op digitale documenten als op papieren documenten. Het begrip documenten is gerelateerd aan het archiefrechtelijk begrip archiefbescheiden. Het besluit bevat bepalingen inzake de verantwoordelijkheid voor het beheer, de archiefvorming- en ordening en inzake het beheer van documenten met inbegrip van e-mail, Het houdt nadrukkelijk rekening met het beheer van digitale informatiebronnen. In verband met de noodzaak de bepalingen van dit besluit te kunnen bespreken met personen, die niet werkzaam zijn in de documentaire informatievoorziening — bijvoorbeeld automatiseerders en systeembeheerders — is de terminologie van het besluit daarop aangepast. Het gebruik van het begrip ‘document’ is daarvan een voorbeeld. Het is aangepast aan de in artikel 12 van het Archiefbesluit 1995 voorgeschreven Ministeriële Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden (Nederlandse Staatscourant nr, 43, d.d. 1 maart 2002). Organisaties, die nog specifieker zowel papieren als digitale informatiebronnen willen aanduiden, kunnen in de begripsbepalingen naast het begrip document het begrip registraties opnemen. In dat geval beperkt het begrip document zich tot tekstbestanden en registraties zich tot andere gegevensbestanden. Beide begrippen dienen vervolgens gerelateerd te worden aan het archiefrechtelijk begrip archiefbescheiden, Het Besluit Informatiebeheer kan -. althans voor wat betreft begripsaanduidingen — op eenvoudige wijze ook een meer traditioneel karakter krijgen door wijziging van de titel In Besluit Post- en Archiefzaken en vervanging van het begrip document door het begrip archiefbescheiden. Dit model is aangepast aan de dualisering van de medebewindsbevoegdheden met ingang van 8 maart
4. Vanaf die datum Is niet langer de gemeenteraad bevoegd om de archivaris te benoemen en de archiefbewaarplaats aan te wijzen. Deze bevoegdheden komen dan te berusten bij het College. Dit heeft onder andere tot gevolg dat het hoofdstuk over de archiefbewaarplaats in de oude verordeningen is overgeheveld naar het Besluit Informatiebeheer. Artikelsgewijze toelichting artikel 1, LID 1 Onder g en h, informatiebestand en informatievoorziening: definitie van deze begrippen is met name opgenomen om ten aanzien van specifieke aspecten van digitale documenten regels te kunnen stellen. Onder i: De regeling geordende en toegankelijke staat is op grond van artikel 12 van het Archiefbesluit 1995 vastgesteld door de staatssecretaris van Onderwijs, cultuur en wetenschappen en gepubliceerd in de Nederlandse Staatscourant nr. 43 d.d. 1 maart 2002 en in werking getreden op 3 maart
5. artikel 1, LID 2 De uitvoering van vele overheidstaken ligt vast In uiteindelijk vernietigbare documenten. Deze dienen ter verantwoording van het beleid en de democratische controle daarop, alsmede in het belang van de rechtszekerheid van de gemeente, de andere overheidsorganen en de burger gedurende de bewaartermijn in geordende en toegankelijke staat te worden gehouden. Dit geldt zowel voor de klassieke papieren documenten als voor de digitale. Het is daarom van het grootste belang dat ook uiteindelijk voor vernietiging in aanmerking komende documenten en informatiebestanden gedurende hun termijn van bewaring onder dezelfde regels vallen als de voor blijvende bewaring in aanmerking komende. Andere medewerkers dan die van het cluster Post- en Archiefzaken zijn niet op de hoogte van de wettelijke regels omtrent het beheer van voor vernietiging in aanmerking komende archiefbescheiden. Voorts is niet altijd vooraf duidelijk welk gedeelte van de documenten en Informatiebestanden voor blijvende bewaring dan wel voor vernietiging in aanmerking komt. Ook om deze reden dienen deze bescheiden onder de werking van dit besluit te vallen. Aangezien voor vernietiging in aanmerking komende documenten, en met name digitale documenten niet werkelijk aan alle eisen van de digitale duurzaamheid zoals omschreven in de regeling behoeven te beantwoorden, zijn daarvoor op de terzake doende plaatsen in dit besluit uitzonderingen gemaakt, met name in 11 van dit besluit. ARTIKEL 2 Tenminste die onderdelen, die belast zijn met zelfstandige uitvoering van taken en zelfstandig documenten registreren, ordenen en beheren worden hier als beheerseenheid aangemerkt. ARTIKEL 4 Het overdragen van de uitvoering van dit besluit aan medewerkers binnen de beheereenheid of naar een andere beheereenheid heeft betrekking op de wijze waarop het documentbeheer binnen de Organisatie Is georganiseerd, locaal of centraal. Bij locaal beheer wordt de uitvoering aan een of meer medewerkers binnen de beheereenheid overgedragen. Bij centraal beheer wordt de uitvoering van de werkzaamheden van dit besluit aan een andere beheereenheid overgedragen die daartoe door het Organisatiereglement specifiek is aangewezen. De verantwoordelijkheid als proceseigenaar voor de documenten blijft bij de geëigende beheereenheid zoals bedoeld in artikel 3 van dit besluit. artikel 5 Tot die bij of krachtens de wet gestelde eisen behoort de In artikel 11, tweede lid, Archiefbesluit 1995 bedoelde Ministeriële Regeling duurzaamheid archiefbescheiden (Nederlandse Staatscourant nr. 180 d.d. 18 september 2001). artikel 6 De bepaling in dit artikel heeft een algemene strekking, maar is specifiek van belang voor digitale informatiesystemen, waarin selectie en vernietiging dikwijls in de systemen is ingebouwd, zonder met de wettelijke voorschriften inzake selectie en vernietiging rekening te houden, artikel 7 Een minuut is de vastgestelde versie van een document, waarnaar de uitgaande versie wordt opgemaakt. Een minuut bestaat in de praktijk veelal uit een kopie, die door middel van kenmerken is geauthentiseerd. Deze bepaling van algemene strekking dient ook in een digitale omgeving te worden nagevolgd. artikel 8 De opstelling van de procedures wordt aan het hoofd van de beheerseenheid overgelaten, omdat deze het best in staat is de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen. Wijziging in die werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures. artikel 9 In tegenstelling tot traditionele registratiebepalingen schrijft dit artikel niet voor hoe registratie van documenten dient plaats te vinden, Voorgeschreven wordt alleen het resultaat. Voortschrijdende technische ontwikkelingen leiden daarom niet automatisch tot de noodzaak dit artikel te wijzigen. Gezien het arbeidsintensieve karakter van registratie worden in het derde lid belangrijke uitzonderingen gemaakt op de plicht tot registratie. De regeling vereist niet dat ook de functionarissen betrokken bij de behandeling van een zaak of werkproces worden geregistreerd. Om de behandelingen en werkprocessen te reconstrueren en aan andere wettelijke bepalingen te voldoen is dat echter wel noodzakelijk. Vanwege het arbeidsintensieve karakter van de registratie, worden in het derde lid belangrijke uitzonderingen mogelijk gemaakt op de plicht tot registratie. artikel 10 De opstelling van de procedures wordt aan het hoofd van de beheerseenheid overgelaten, omdat deze het best in staat is de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen. Wijziging in die werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures. artikel 11 In tegenstelling tot traditionele ordeningsvoorschriften schrijft dit artikel geen specifieke ordeningssystematiek voor. Verandering van opvatting ten aanzien van ordeningsmethoden en de voortschrijdende technische ontwikkelingen maken dit weinig zinvol. Op grond van artikel 3 van de regeling is de vastlegging van de gebruikte ordeningssystemen in een documentair structuurplan vereist. De toetsing van ordeningssystemen als doelmatig en doeltreffend dient te geschieden door de toezichthouder(s). artikel 12 en artikel 13 ALGEMEEN Deze artikelen hebben een algemene strekking, maar zijn specifiek van belang ten aanzien van digitale informatiebestanden, Papieren informatiebestanden worden traditioneel al opgenomen in een dossierinventaris, De verplichting geldt ook voor niet centraal bewaarde Informatie bestanden. artikel 12, vierde tot en met zevende lid Met dit artikel wordt beoogd het probleem het hoofd te bieden van het (niet) digitaal duurzaam zijn van informatie die uitsluitend digitaal is te benaderen en die blijvend moet worden bewaard. Door tijdig te signaleren voor welke documenten conversie en/of migratie nodig is, kan de informatie die deze documenten bevatten, worden behouden voor de organisatie. Men dient de conversie of migratie tijdig en daadwerkelijk uit te voeren en er financiële middelen voor beschikbaar te hebben. Dit soort conversies en migraties is wettelijk verplicht, Artikel 8 van de Regeling duurzaamheid archiefbescheiden (Nederlandse Staatscourant nr. 180, d.d. 18 september 2001) regelt dat archiefbescheiden op optische schijven of elektromagnetische dragers worden overgezet op of in nieuwe dragers, zodra het gevaar dreigt dat de informatie verloren gaat door veroudering van de drager of de leesapparatuur. Als er geen verantwoordelijk organisatieonderdeel meer is, zorgt het cluster I& ervoor dat de conversie en migratie wordt uitgevoerd. Ook dan zullen er financiële middelen beschikbaar moeten komen. De identificatie van dergelijke informatiebestanden zal gemeenschappelijke inspanning vereisen van de onderdelen, cluster I&A en het cluster PAZ zijn geïdentificeerd. Het cluster I&A kan uiteraard niet verantwoordelijk zijn voor de inhoud van de informatiebestanden. artikel 15 Tot deze bij of krachtens de wet gestelde eisen behoort de In artikel 13, vierde lid, Archiefbesluit 1995 genoemde Ministeriële Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen (Nederlandse Staatscourant nr. 180 d,d. 18 september 2001, verbeterd in nr. 209 d.d. 29 oktober 2001). artikel 17 De opstelling van de procedures wordt aan het hoofd van de beheerseenheid overgelaten, omdat deze het best in staat is de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen. Wijziging in die werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures. artikel 19 Archiefrechtelijke regels maken verwijdering mogelijk, bijvoorbeeld ingeval vervanging, vernietiging, vervreemding of uitlening plaatsvindt. De Wet Bescherming Persoonsgegevens bepaalt — evenals verschillende andere privacywetten — in welke gevallen persoonsgegevens uit registraties verwijderd dienen te worden, Vervolgens dienen de archiefrechtelijke regels inzake selectie en vernietiging te worden toegepast. artikel 20 Dit artikel beoogt te voorkomen, dat documenten, ten aanzien waarvan uitzonderingsgronden van de Wet openbaarheid van bestuur worden gehanteerd, In strijd daarmee openbaar gemaakt worden of door ondeskundig beheer verloren gaan. artikel 21 en artikel 22 Bij vervanging en vervreemding dient ingevolge het bepaalde in het Archiefbesluit 1995 rekening te worden gehouden met culturele en historische aspecten. Bemoeienis van de archivaris hiermee is derhalve op zijn plaats. artikel 24 De bepaling, dat de selectie in een zo vroeg mogelijk stadium dient plaats te hebben, is van algemene strekking. De bepaling is echter specifiek van belang ten aanzien van digitale informatiesystemen. Wanneer in de conceptiefase daarvan geen rekening wordt gehouden met de selectie-eisen, kan dit tot onherstelbaar verlies van informatie leiden. artikel 25 Deze lijst is enerzijds noodzakelijk als onderdeel van de in artikel 8 van het Archiefbesluit 1995 bedoelde verklaring, en dient anderzijds om de toezichthouder een toetsingsinstrument te verschaffen voor het correct toepassen van de selectielijst. artikel 26 Voor het op lange termijn toegankelijk houden van met name digitale informatie, zijn naast de gegevens ook de programmatuur, documentatie en apparatuur noodzakelijk. Wanneer dit nodig is, dienen ook deze te worden overgebracht. Van toepassing zijn met name ook de op grond van artikel 12 Archiefbesluit 1995 vastgestelde Ministeriële Regeling Geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden (Ned. Staatscourant 43 d.d. 1 maart 2002).